陳 玉

張家口廣播電視大學(xué)，河北 張家口 075000

1 辦公自動(dòng)化的概念

辦公自動(dòng)化是指通過計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)辦公人員信息交流、資源共享、協(xié)作辦公及異時(shí)異地辦公，它是一種新型的辦公方式。通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)部人員可以跨越時(shí)間、地點(diǎn)方便快捷地共享信息、資源，進(jìn)行實(shí)時(shí)交流，高效地協(xié)同工作，并且辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不是孤立存在的，它與其它各類管理系統(tǒng)密切相關(guān)、有機(jī)整合。企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)部門、人員通過辦公自動(dòng)化有機(jī)的結(jié)合成一個(gè)整體，既提高辦公效率，也方便領(lǐng)導(dǎo)的決策。

我國(guó)辦公自動(dòng)化的發(fā)展始于80年代中期。1985年全國(guó)召開了第一次辦公自動(dòng)化規(guī)劃會(huì)議，對(duì)我國(guó)辦公自動(dòng)化建設(shè)進(jìn)行了規(guī)劃。1986年5月在國(guó)務(wù)院電子振興領(lǐng)導(dǎo)小組辦公自動(dòng)化專家組第一次專家會(huì)議上，定義了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能層次和結(jié)構(gòu)模式，隨后國(guó)務(wù)院率先開發(fā)了"中南海辦公自動(dòng)化系統(tǒng)"。近20幾年發(fā)展，我國(guó)辦公自動(dòng)化的發(fā)展已經(jīng)達(dá)到發(fā)達(dá)國(guó)家水平。

目前我國(guó)企事業(yè)單位的辦公自動(dòng)化程度可以劃分為以下幾類：

1）配備沒有接入網(wǎng)絡(luò)的計(jì)算機(jī)，使用MS Office系列辦公類應(yīng)用軟件以提高個(gè)人辦公效率；

2）配備沒有接入網(wǎng)絡(luò)的計(jì)算機(jī)，使用FOXPRO或類似數(shù)據(jù)庫(kù)軟件建立的信息管理系統(tǒng)，提高辦公效率；

3）已經(jīng)建立了Intranet網(wǎng)絡(luò)，但沒有好的應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個(gè)人辦公。網(wǎng)絡(luò)處在閑置狀態(tài)；

4）已經(jīng)建立了Intranet網(wǎng)絡(luò)，企事業(yè)內(nèi)部員工通過IM軟件或電子郵件交流信息，實(shí)現(xiàn)了有限的協(xié)同工作；

5）已經(jīng)建立了Intranet網(wǎng)絡(luò)；使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；能較好得支持信息共享和協(xié)同工作。

在系統(tǒng)需求分析的過程中，要結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，制定辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)內(nèi)容概括為“三個(gè)一”，即“一個(gè)網(wǎng)絡(luò)、一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中心、一個(gè)系統(tǒng)”。具體如下：

1）一個(gè)網(wǎng)絡(luò) 在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的過程中，應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)和現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源，建立校園各部門間的網(wǎng)絡(luò)，從系統(tǒng)管理維護(hù)人員到用戶，從校領(lǐng)導(dǎo)到教師教輔人員，此網(wǎng)絡(luò)的建立可以辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提供基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)通訊保障；

2）一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中心 對(duì)于學(xué)校各項(xiàng)工作產(chǎn)生的相應(yīng)數(shù)據(jù)，在日常辦公時(shí)，可以隨時(shí)調(diào)出，隨時(shí)處理，為系統(tǒng)提供相關(guān)的數(shù)據(jù)及信息支持；

3）一個(gè)系統(tǒng) 在建立起來的網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)庫(kù)中心的基礎(chǔ)上，建立校園辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，設(shè)計(jì)個(gè)人辦公、行政管理、后勤管理、教學(xué)管理及教務(wù)管理等多個(gè)模塊，在模塊建設(shè)的過程中，利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)，選用能夠無縫運(yùn)行在任意操作系統(tǒng)平臺(tái)上的PHP技術(shù)及MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，在設(shè)計(jì)應(yīng)用程序時(shí)做到充分利用已有資源，凡是涉及到相同內(nèi)容的不重復(fù)開發(fā)，為提高校園辦公工作效率作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

2 系統(tǒng)的開發(fā)技術(shù)

系統(tǒng)使用PHP和MYSQL技術(shù)進(jìn)行開發(fā)。PHP是英文超文本預(yù)處理器的字母縮寫，被廣泛應(yīng)用的開放源代碼的多用途腳本語言，它可嵌入到 HTML中，尤其適合 Web 開發(fā)。

PHP的特性：

1）源代碼開放：PHP源代碼在其官網(wǎng)上可以下載，你可以分析和研究；

2）PHP是免費(fèi)的，也沒有版權(quán)的限制，可以隨時(shí)隨地的學(xué)習(xí)它，使用它；

3）php的便捷性： php便捷，學(xué)習(xí)簡(jiǎn)單，上手快；

4）基于服務(wù)器端：由于PHP是運(yùn)行在服務(wù)器端的腳本,可以運(yùn)行在UNIX、LINUX、WINDOWS下；

5）嵌入HTML：PHP可以嵌入HTML語言；

6）簡(jiǎn)單易學(xué)的語言：PHP堅(jiān)持腳本語言為主，易學(xué)易用；

7）效率高：PHP與其他腳本語言相比消耗相當(dāng)少的系統(tǒng)資源；

8）圖像處理：用PHP可以動(dòng)態(tài)的創(chuàng)建圖像；

9）面向?qū)ο瘢涸趐hp5 中，php完全支持面向?qū)ο?，可以用來開發(fā)大型商業(yè)程序[16]。

用戶通過瀏覽器向服務(wù)器請(qǐng)求PHP文件，Apache在服務(wù)器上的用戶文檔發(fā)布目錄下查找瀏覽器所請(qǐng)求的PHP文件，若找不到，則向?yàn)g覽器返回錯(cuò)誤信息，否則，將其提交給PHP解釋器解釋執(zhí)行，PHP解釋器對(duì)該P(yáng)HP文件進(jìn)行語法分析，若發(fā)現(xiàn)語法錯(cuò)誤，則經(jīng)Apache返回錯(cuò)誤信息到瀏覽器，否則執(zhí)行該P(yáng)HP程序，將PHP程序執(zhí)行結(jié)果經(jīng)Apache返回到瀏覽器，瀏覽器對(duì)返回的結(jié)果進(jìn)行解釋、執(zhí)行，執(zhí)行的結(jié)果顯示在瀏覽器窗口中。

MySQL是一個(gè)小型關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，開發(fā)者為瑞典MySQL AB公司。目前MySQL被廣泛地應(yīng)用在Internet上的中小型網(wǎng)站中。由于其體積小、速度快、總體擁有成本低，尤其是開放源碼這一特點(diǎn)，許多中小型網(wǎng)站為了降低網(wǎng)站總體擁有成本而選擇了MySQL作為網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫(kù)。

MySQL的特性：

1）使用C和C++編寫，并使用了多種編譯器進(jìn)行測(cè)試，使源代碼的可移植性；

2）支持多種操作系統(tǒng)，可以很容易的在多個(gè)平臺(tái)上應(yīng)用，沒有限制；

3）為多種編程語言提供了API。包括C、C++、Python、Java、Perl、PHP、Eiffel、Ruby 和 Tcl等 ；

4）支持多線程，可以充分利用CPU資源；

5）優(yōu)化的SQL查詢算法，有效地提高查詢速度；

6）既能夠作為一個(gè)單獨(dú)的應(yīng)用程序應(yīng)用在客戶端服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，也能夠作為一個(gè)庫(kù)而嵌入到其他的軟件中提供多語言支持，常見的編碼如中文的GB 2312、BIG5，日文的Shift_JIS等都可以用作數(shù)據(jù)表名和數(shù)據(jù)列名；

7）提供TCP/IP、ODBC和JDBC等多種數(shù)據(jù)庫(kù)連接途徑；

8）提供用于管理、檢查、優(yōu)化數(shù)據(jù)庫(kù)操作的管理工具，可以處理?yè)碛猩锨f條記錄的大型數(shù)據(jù)庫(kù)。

3 系統(tǒng)分析

學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是利用現(xiàn)有的校園網(wǎng)絡(luò)，建立起一個(gè)涉及學(xué)校的行政、教學(xué)、科研和學(xué)生工作等各個(gè)環(huán)節(jié)，具有多層次用戶的、安全的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)。

根據(jù)學(xué)校日常辦公的各項(xiàng)工作，秦皇島市新世紀(jì)高中辦公自動(dòng)化系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)校園行政及會(huì)議通知、工作安排的發(fā)布，校園內(nèi)部的資源共享，教師檔案、個(gè)人日程安排、工作日志及通訊錄的管理，學(xué)生的學(xué)籍、考試成績(jī)、量化考核及平時(shí)表現(xiàn)等的管理，畢業(yè)生信息管理，學(xué)校內(nèi)部論壇、圖片庫(kù)及VOD視頻點(diǎn)播系統(tǒng)的資源整合以及后勤服務(wù)，校園網(wǎng)絡(luò)管理等多項(xiàng)功能。

基于利用學(xué)校現(xiàn)有校園網(wǎng)絡(luò)及軟硬件資源和易學(xué)易用等需求，校園辦公自動(dòng)化系統(tǒng)從設(shè)計(jì)上要達(dá)到如下目標(biāo)：

1）系統(tǒng)界面友好，操作簡(jiǎn)單，易學(xué)易用；

2）全部功能都可以在WWW瀏覽器內(nèi)進(jìn)行操作；

3）滿足各部門高效率處理日常工作的需要。

總的來說，此辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是為學(xué)校提供一套高效的辦公解決方案，構(gòu)建現(xiàn)代化的信息平臺(tái)。在此平臺(tái)上，各個(gè)部門的教師和教輔人員能夠通力合作，從而提高資源利用率和工作效率。

系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則是：

1）系統(tǒng)性原則

要從整個(gè)系統(tǒng)的角度進(jìn)行考慮，系統(tǒng)的界面、操作習(xí)慣要統(tǒng)一，代碼、設(shè)計(jì)規(guī)范要標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集要做到全局共享。

2）階段性原則

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一個(gè)復(fù)雜的工程，需要分階段逐步完成。在開發(fā)過程中，要分清所有功能模塊的優(yōu)先級(jí)，先實(shí)現(xiàn)優(yōu)先級(jí)較高的模塊，后實(shí)現(xiàn)其他模塊。

3）創(chuàng)新、成熟性原則

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)必須采用先進(jìn)成熟的體系模式、技術(shù)，以便保證系統(tǒng)的性能和生命力。

4）易用性原則

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)必須保證其易用性。用戶并非專家，而是普通的教師，只掌握計(jì)算機(jī)的基本操作能力，所以系統(tǒng)是否能夠輕松掌握是非常重要和必要的。

5）實(shí)用性原則

為確保投資的有效性和系統(tǒng)的實(shí)用性，必須選擇合適的技術(shù)，使整個(gè)系統(tǒng)達(dá)到最高的性價(jià)比。

6）可擴(kuò)展性原則

隨著普通高中教育的發(fā)展，學(xué)校行政、教學(xué)工作的類型可能增加，這就要求辦公自動(dòng)化系統(tǒng)必須能夠擴(kuò)展規(guī)模，實(shí)現(xiàn)平滑升級(jí)。

7）可靠性原則

系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要充分考慮到可能出現(xiàn)的問題，以便采用各種技術(shù)，盡可能減少系統(tǒng)故障，保證系統(tǒng)具有良好、持續(xù)的運(yùn)行性能。

8）可用性原則

不能因?yàn)橄到y(tǒng)中某一模塊出現(xiàn)的故障，導(dǎo)致其他模塊終止運(yùn)行。系統(tǒng)必須具有容錯(cuò)能力，當(dāng)某一部分模塊因故障不能工作時(shí)，數(shù)據(jù)不能受到損壞和污染。

9）安全性原則

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)作為學(xué)校工作的整合平臺(tái)，系統(tǒng)的信息安全必須得到確保。

為實(shí)現(xiàn)學(xué)校辦公的具體需求，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)采用模塊化模式，由主模塊調(diào)用各個(gè)子模塊，每個(gè)子模塊完成一項(xiàng)相對(duì)獨(dú)立的功能。每個(gè)子模塊可獨(dú)自開發(fā)、測(cè)試和修改，最后組成整個(gè)系統(tǒng)。該辦公自動(dòng)化系統(tǒng)分為8個(gè)大模塊。分別是個(gè)人辦公模塊、行政管理模塊、德育管理模塊、教務(wù)管理模塊、后勤管理模塊、校園網(wǎng)絡(luò)管理模塊、網(wǎng)絡(luò)中心模塊、系統(tǒng)管理模塊。

根據(jù)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行的模塊劃分，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)方案仍采取根據(jù)模塊模塊劃分?jǐn)?shù)據(jù)表的方法，主要將數(shù)據(jù)表分成用戶表、班級(jí)表、管理員表、管理日志表、文章表、學(xué)籍表、畢業(yè)生信息表等。

總之，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，各學(xué)校建立了校園網(wǎng),教師們使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行辦公。這種情況下，要有一個(gè)平臺(tái)來整合教師的日常工作，使教師們可以實(shí)現(xiàn)信息共享、協(xié)作辦公，即校園辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。這個(gè)平臺(tái)的建立將節(jié)省大量的人力物力資源，提高辦公效率。

[1]肖闊憲.基于B/S結(jié)構(gòu)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn).黑龍江科技信息.

[2]陶艷紅.我國(guó)高校辦公自動(dòng)化現(xiàn)狀分析及對(duì)策研究.華中農(nóng)業(yè)大學(xué)，2004，5.