王 軍

河北工業(yè)大學綜合檔案室，天津 300401

0 引言

高校信息化管理，建設(shè)數(shù)字化校園給高?，F(xiàn)有的檔案管理工作模式與運行機制帶來了巨大挑戰(zhàn)，將由實物館藏（紙質(zhì)文件、書、畫、視頻、音響等）時代走向?qū)嵨镳^藏和館藏數(shù)字化并存的發(fā)展階段。實物館藏是館藏資料的歷史依據(jù)，館藏數(shù)字化是實物館藏的復制，是重要的補充，具有同樣的法律效率。館藏數(shù)字化，將極大地便利了資料的整合傳輸和應(yīng)用，已成為檔案工作發(fā)展的必然選擇和迫切需要。

1 高校檔案信息化建設(shè)

高校檔案管理，要與社會和學校發(fā)展需要相適應(yīng)，利用現(xiàn)代多媒體、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建一個館藏資料文庫系統(tǒng)，管理和開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)于學校和社會。計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為高校檔案信息化建設(shè)奠定了堅實的基礎(chǔ)。

1.1 檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)應(yīng)當融入校園信息化系統(tǒng)，成為校園網(wǎng)絡(luò)、校園辦公化系統(tǒng)的子系統(tǒng)。他的建設(shè)應(yīng)包括計算機及相關(guān)硬件設(shè)備建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。硬件設(shè)備應(yīng)當能夠滿足信息化管理的需要。軟件部分能夠健全檔案館（室）網(wǎng)站（頁）服務(wù)于管理應(yīng)用功能，檔案信息化實現(xiàn)了檔案管理的智能化科學化。

1.2 檔案信息資源建設(shè)

高校檔案是高校歷史的原始記錄，不僅具有歷史價值，而且還在不斷地服務(wù)于現(xiàn)在，這些“原生態(tài)”的信息資源作為檔案信息化建設(shè)的核心，是建設(shè)檔案信息資源庫的基本元素。高校檔案部門只有在檔案信息資源建設(shè)上下工夫，才能打牢基礎(chǔ)，積累財富實現(xiàn)檔案資源最大限度的利用和共享。 高校檔案資源建設(shè)要完成以下任務(wù)。一是由案卷級轉(zhuǎn)化為文件級完成計算機錄入，建立和完善計算機檢索體系，實現(xiàn)館藏檔案全部機檢；二是館藏檔案進行數(shù)字化加工和處理，逐步推進全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)檔案全文信息查詢；三是加強對電子文件收集、積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督指導，確保各部門產(chǎn)生的有價值的電子文件完整和及時歸檔。

1.3 檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

高校檔案信息管理應(yīng)用系統(tǒng)擔負著檔案信息資源 采集、開發(fā)、管理、利用等技術(shù)處理的任務(wù)。檔案管理部門要盡量把同時具備存儲、管理和利用功能的先進系統(tǒng)軟件應(yīng)用到檔案管理工作之中，為保證檔案信息數(shù)字化處理，方便利用，信息資源共享提供條件。利用好現(xiàn)有的校園網(wǎng)絡(luò)平臺，充分發(fā)揮檔案管理網(wǎng)站（頁）的作用，成為信息交流的窗口，上傳己公開的檔案全文信息，提供網(wǎng)上查詢和利用服務(wù)，促進檔案資源共享。普及紙質(zhì)文檔和電子文檔一體化管理，進一步擴大網(wǎng)上歸檔功能，提高歸檔工作效率。

1.4 檔案信息化的功能

檔案信息化將成為“數(shù)字校園”建設(shè)總格局中的一個重要的組成部分，他以承載歷史，服務(wù)現(xiàn)實，向社會展示學校的歷史發(fā)展脈絡(luò)，人文精神，文化底蘊。加強歷史檔案的發(fā)掘工作，發(fā)揮檔案的遞延效應(yīng)，是傳承建設(shè)校園文化的重要組成部分。檔案的數(shù)字化建設(shè)工作要堅持落實科學發(fā)展觀，管理和開發(fā)檔案信息資源，為學校教學、科研和管理服務(wù)，真正實現(xiàn)檔案館在決策咨詢、宣傳教育、技術(shù)服務(wù)、信息傳播、考證利用、學術(shù)交流等方面的服務(wù)功能。

1.5 檔案信息化人才隊伍建設(shè)

檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)是一項技術(shù)性、專業(yè)性很強的工作，工作人員首先應(yīng)當是檔案管理的專門人才，具有檔案管理的專業(yè)知識和較強的工作能力；同時還要兼有堅實的計算機信息管理、信息技術(shù)、電子政務(wù)等理論知識實用技能的復合型人才。高?，F(xiàn)行檔案管理人員隊伍，大都是檔案管理專業(yè)和非計算機專業(yè)的人員組成，年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)結(jié)構(gòu)都無法適應(yīng)發(fā)展了的技術(shù)管理需要，制約了檔案信息化建設(shè)。因此應(yīng)當把引進人才和專業(yè)培訓的人才培養(yǎng)戰(zhàn)略放在首位。對引進的計算機專業(yè)人才進行檔案專業(yè)培訓；對檔案管理和非計算機專業(yè)人員進行計算機專業(yè)培訓，提高專職檔案工作者現(xiàn)代化檔案管理理念，具有熟練的檔案管理、檔案保護專業(yè)知識和能力，熟練地掌握計算機應(yīng)用技術(shù)，電子文件管理、檔案信息存儲等方面的工作能力，培養(yǎng)適應(yīng)高校檔案管理的復合型人才，提高檔案管理的水平、應(yīng)用能力，為建設(shè)數(shù)字化大學作出貢獻。

2 結(jié)論

檔案管理在學校管理工作中享有重要的地位，它是一個學校發(fā)展歷史，人文精神、校園文化、科學素養(yǎng)養(yǎng)成的歷史記載。檔案信息化有效的整合了學校的歷史資源，使這種資源以科學、便捷的方式迅速對外傳輸，擴大了學校的影響力，為提高學校的知名度起到傳播的作用，因此受到廣泛關(guān)注，檔案信息化水平是衡量高校檔案管理現(xiàn)代化程度的重要標志。檔案部門要有改革創(chuàng)新的勇氣，充分利用先進的科學技術(shù)，使沉睡在檔案架上的檔案生命復蘇，為學校的教學科研服務(wù)。檔案館要建立起一個結(jié)構(gòu)合理，信息收集渠道暢通，運轉(zhuǎn)靈活，管理科學，服務(wù)高效的檔案管理服務(wù)模式，為學校的發(fā)展建設(shè)做出應(yīng)有的貢獻。

[1]全國檔案信息化建設(shè)實施綱要[S].國家檔案局，2009.

[2]何建宇淺談高校檔案信息化建設(shè)[J].廣西醫(yī)科大學學報，2009：45-46.

[3]陳淑香.以校園網(wǎng)為依托推動高校檔案信息化建設(shè)[J].中國檔案，2007(7).