黃艷麗

（省直機關房屋物業(yè)修理中心 哈爾濱 150000）

如何發(fā)揮檔案管理的實際效益

黃艷麗

（省直機關房屋物業(yè)修理中心 哈爾濱 150000）

多年實踐證明，檔案管理工作在促進經(jīng)濟社會快速發(fā)展進程中發(fā)揮著越來越大的作用。然而在檔案信息資源開發(fā)利用工作中，我們還存在著檔案信息資源利用不到位、信息反饋不及時等問題，已嚴重影響著檔案信息資源的開發(fā)與利用和檔案事業(yè)的健康發(fā)展。本文針對問題，結合筆者本職工作，重點對如何發(fā)揮檔案管理的實際效益作以探討。

一、檔案信息資源開發(fā)和信息反饋工作現(xiàn)狀

我國傳統(tǒng)的檔案管理工作只重視檔案的保管，忽視檔案信息資源的開發(fā)利用。表現(xiàn)為只注重追求館藏的數(shù)量和規(guī)模，而對檔案信息能多大程度地滿足社會需求、能否充分發(fā)揮其作用重視不夠。少數(shù)檔案工作者認為檔案只是過時的材料，檔案工作只是看門守攤、無所作為，只要保管的檔案不損壞、不丟失就算完成任務了，看不到檔案對科研、經(jīng)濟和文化建設的重要作用。

(一)注重檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計，不求檔案的實際效益。

(二)注重檔案借閱表格填寫，不求深層次了解。

(三)注重信息反饋工作，不求匯集編發(fā)重返社會。

(四)注重檔案管理工作，不求系統(tǒng)開發(fā)編研工作。

二、發(fā)揮檔案管理實際效益的措施

(一)必須提高社會各界對檔案工作認識

1.認真做好檔案管理人員教育工作

每個檔案員都應懂得沒有檔案信息資源的開發(fā)與利用，檔案管理工作便失去了意義。檔案人員首先要樹立起從事檔案工作的光榮感和自豪感。熱愛檔案工作，獻身檔案事業(yè)，要端正服務態(tài)度，完善服務措施，為利用者提供優(yōu)質服務，并積極動腦筋，想辦法，變被動服務為主動服務，變單一的你來我查為走出去，了解社會所需的信息資源，為社會提供盡可能的有價值的信息資料。

2.強化社會檔案意識

有人群的地方就應有檔案?？梢哉f檔案工作涉及整個社會的各個方面，涉及千家萬戶。因此，要保證檔案工作的有機運行，就要通過各種輿論形式，大張旗鼓地、堅持不懈地宣傳檔案法規(guī)，逐步使整個社會對檔案工作的性質、任務和作用有所了解和認識，使廣大干部群眾理解、關心、重視和支持檔案工作，在各自的工作中自覺遵照檔案法規(guī)要求，收集、整理、保管和使用檔案。

3.轉變利用者對檔案利用工作的看法

檔案工作是整個社會事業(yè)中不可缺少的一部分，縱觀歷史，古今中外，檔案有著極為重要的作用，它的作用也是不可替代的，這已成為人們的共識。

（二）必須不斷加強檔案基礎資料設施建設

1.認真做好檔案收集整理工作

一要加強檔案征集工作，確保檔案原始資料豐富齊全；二是把好接收關，改變以前檔案門類單一。注意接收反映經(jīng)濟建設，科學技術的進步，各種專門、專業(yè)檔案和新型載體的檔案，應根據(jù)不同門類與載體形成的檔案的特點，及時接收進庫，擴大庫藏范圍。

2.提高檔案檢索工作效率

能否及時準確地提供檔案，為利用者服務，在很大程度上取決于有無完備的檢索工具。今后，檔案實行微機管理，為查檔提供更加快捷的服務。

3.注重加強檔案編研工作

利用庫藏檔案，有針對性地編寫資料，供領導和其他部門參考，為大家提供直接、便捷、周到的服務。編研工作是利用檔案的很好形式。近幾年來,各級檔案部門都抓了這項工作，取得了豐碩成果。今后，還要緊抓不放，認清形勢，開動腦筋，選準主題，編研出更多的資料,讓檔案在各項事業(yè)中發(fā)揮更大的作用。

（三）必須提高檔案管理水平

1.建立健全檔案工作各項規(guī)章制度

為了更好地落實《檔案法》，搞好檔案的提供利用工作，檔案室建立一套行之有效地制度，諸如《檔案資料收集辦法》、《檔案接收制度》、《檔案管理制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作人員崗位責任制》等各項制度，這些制度規(guī)范了檔案工作的各個環(huán)節(jié)上的程序和標準，明確了檔案人員工作范圍和職責，使檔案利用工作建立在堅實的基礎上。要毫不松懈地搞好規(guī)范化的落實，提高檔案工作的管理水平，為檔案利用工作創(chuàng)造條件。

2.逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

隨著自動化管理水平的提高和發(fā)展，最終將實現(xiàn)檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡，實現(xiàn)檔案信息綜合管理和利用，實現(xiàn)異地查詢，信息共享，將給檔案的提供利用帶來極大的方便。毫無疑問，檔案管理向現(xiàn)代化的轉變，將是一次歷史性的變革。我們從現(xiàn)在起就要抓緊工作，創(chuàng)造條件盡快完成這個轉變，實現(xiàn)這個變革。

3.加強檔案人員的學習

隨著檔案業(yè)務范圍的不斷拓寬和現(xiàn)代化管理設備的逐步使用，對檔案管理工作的主體檔案人員提出了新的要求。跟上發(fā)展的步伐，適應發(fā)展的形勢，就要利用各種形式抓好檔案干部的政治、業(yè)務和科學技術的學習，不斷提高“兩個”素質，提高管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，為“兩個文明”建設提供及時、準確、周到的服務。

（四）必須創(chuàng)新檔案資源開發(fā)利用方式

1.認真做好查(借)閱登記工作

查（借）閱登記是各館在檔案查(借)閱時必須做的一項工作。在登記時，一要認真負責，按項目一一填寫清楚，必須填寫的項目不要漏填；二要把查（借）閱檔案的利用目的，填寫清楚，不可填寫得太簡單，如“工作參考”等，而應填明作那一項工作參考，填明具體內(nèi)容和將起到的作用和效益,這樣便于提供實際效益的線索和確定是否必要進行跟蹤調(diào)查等。

2.搞好咨詢服務

咨詢服務是檔案人員根據(jù)利用者的要求，從檔案信息和與檔案有關的知識，采用進行個別解答問題的方式，為利用者解決疑難問題的一種服務工作。

3.建立用戶聯(lián)系制度

為了及時利用信息，可以建立用戶聯(lián)系制度，即把用戶的姓名、單位地址、聯(lián)系電話和郵編等一一登記在冊，以便與用戶聯(lián)系。

4.分發(fā)檔案信息反饋表

即在用戶查（借）閱檔案后發(fā)給一張檔案利用信息反饋表，主要內(nèi)容包括利用單位、利用人、時間、案卷名稱和獲取的社會效益、經(jīng)濟效益。

5.實地調(diào)查和電話采訪

根據(jù)用戶查閱時登記在案的線索，可以及時到實地調(diào)查或電話采訪,掌握利用效果的第一手資料。

6.及時編發(fā)檔案利用社會效益、經(jīng)濟效益實例

反饋的信息仍要通過編輯再重返社會，這樣既可進一步宣傳檔案的作用和價值,又可使社會各界進一步了解檔案、熟悉檔案，來利用檔案。

7.搞好編研資料

檔案編研，就是根據(jù)利用需要,通過檔案的分析研究，按照一定的主題，對檔案存有的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等，編印成各種檔案參考資料，從而使檔案信息資源更準確、系統(tǒng)、精練，便于利用的一種工作。

綜上所述，檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計是必要的，也說明了檔案利用工作的一個側面，但更重要的是要了解、收集檔案的實際效益，有利于進一步加強檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為社會各界和經(jīng)濟建設服務。