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        如何發(fā)揮檔案管理的實際效益

        2011-08-15 00:46:01黃艷麗
        黑龍江史志 2011年8期
        關鍵詞:編研效益檔案管理

        黃艷麗

        (省直機關房屋物業(yè)修理中心 哈爾濱 150000)

        如何發(fā)揮檔案管理的實際效益

        黃艷麗

        (省直機關房屋物業(yè)修理中心 哈爾濱 150000)

        多年實踐證明,檔案管理工作在促進經(jīng)濟社會快速發(fā)展進程中發(fā)揮著越來越大的作用。然而在檔案信息資源開發(fā)利用工作中,我們還存在著檔案信息資源利用不到位、信息反饋不及時等問題,已嚴重影響著檔案信息資源的開發(fā)與利用和檔案事業(yè)的健康發(fā)展。本文針對問題,結合筆者本職工作,重點對如何發(fā)揮檔案管理的實際效益作以探討。

        一、檔案信息資源開發(fā)和信息反饋工作現(xiàn)狀

        我國傳統(tǒng)的檔案管理工作只重視檔案的保管,忽視檔案信息資源的開發(fā)利用。表現(xiàn)為只注重追求館藏的數(shù)量和規(guī)模,而對檔案信息能多大程度地滿足社會需求、能否充分發(fā)揮其作用重視不夠。少數(shù)檔案工作者認為檔案只是過時的材料,檔案工作只是看門守攤、無所作為,只要保管的檔案不損壞、不丟失就算完成任務了,看不到檔案對科研、經(jīng)濟和文化建設的重要作用。

        (一)注重檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計,不求檔案的實際效益。

        (二)注重檔案借閱表格填寫,不求深層次了解。

        (三)注重信息反饋工作,不求匯集編發(fā)重返社會。

        (四)注重檔案管理工作,不求系統(tǒng)開發(fā)編研工作。

        二、發(fā)揮檔案管理實際效益的措施

        (一)必須提高社會各界對檔案工作認識

        1.認真做好檔案管理人員教育工作

        每個檔案員都應懂得沒有檔案信息資源的開發(fā)與利用,檔案管理工作便失去了意義。檔案人員首先要樹立起從事檔案工作的光榮感和自豪感。熱愛檔案工作,獻身檔案事業(yè),要端正服務態(tài)度,完善服務措施,為利用者提供優(yōu)質服務,并積極動腦筋,想辦法,變被動服務為主動服務,變單一的你來我查為走出去,了解社會所需的信息資源,為社會提供盡可能的有價值的信息資料。

        2.強化社會檔案意識

        有人群的地方就應有檔案??梢哉f檔案工作涉及整個社會的各個方面,涉及千家萬戶。因此,要保證檔案工作的有機運行,就要通過各種輿論形式,大張旗鼓地、堅持不懈地宣傳檔案法規(guī),逐步使整個社會對檔案工作的性質、任務和作用有所了解和認識,使廣大干部群眾理解、關心、重視和支持檔案工作,在各自的工作中自覺遵照檔案法規(guī)要求,收集、整理、保管和使用檔案。

        3.轉變利用者對檔案利用工作的看法

        檔案工作是整個社會事業(yè)中不可缺少的一部分,縱觀歷史,古今中外,檔案有著極為重要的作用,它的作用也是不可替代的,這已成為人們的共識。

        (二)必須不斷加強檔案基礎資料設施建設

        1.認真做好檔案收集整理工作

        一要加強檔案征集工作,確保檔案原始資料豐富齊全;二是把好接收關,改變以前檔案門類單一。注意接收反映經(jīng)濟建設,科學技術的進步,各種專門、專業(yè)檔案和新型載體的檔案,應根據(jù)不同門類與載體形成的檔案的特點,及時接收進庫,擴大庫藏范圍。

        2.提高檔案檢索工作效率

        能否及時準確地提供檔案,為利用者服務,在很大程度上取決于有無完備的檢索工具。今后,檔案實行微機管理,為查檔提供更加快捷的服務。

        3.注重加強檔案編研工作

        利用庫藏檔案,有針對性地編寫資料,供領導和其他部門參考,為大家提供直接、便捷、周到的服務。編研工作是利用檔案的很好形式。近幾年來,各級檔案部門都抓了這項工作,取得了豐碩成果。今后,還要緊抓不放,認清形勢,開動腦筋,選準主題,編研出更多的資料,讓檔案在各項事業(yè)中發(fā)揮更大的作用。

        (三)必須提高檔案管理水平

        1.建立健全檔案工作各項規(guī)章制度

        為了更好地落實《檔案法》,搞好檔案的提供利用工作,檔案室建立一套行之有效地制度,諸如《檔案資料收集辦法》、《檔案接收制度》、《檔案管理制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作人員崗位責任制》等各項制度,這些制度規(guī)范了檔案工作的各個環(huán)節(jié)上的程序和標準,明確了檔案人員工作范圍和職責,使檔案利用工作建立在堅實的基礎上。要毫不松懈地搞好規(guī)范化的落實,提高檔案工作的管理水平,為檔案利用工作創(chuàng)造條件。

        2.逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

        隨著自動化管理水平的提高和發(fā)展,最終將實現(xiàn)檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡,實現(xiàn)檔案信息綜合管理和利用,實現(xiàn)異地查詢,信息共享,將給檔案的提供利用帶來極大的方便。毫無疑問,檔案管理向現(xiàn)代化的轉變,將是一次歷史性的變革。我們從現(xiàn)在起就要抓緊工作,創(chuàng)造條件盡快完成這個轉變,實現(xiàn)這個變革。

        3.加強檔案人員的學習

        隨著檔案業(yè)務范圍的不斷拓寬和現(xiàn)代化管理設備的逐步使用,對檔案管理工作的主體檔案人員提出了新的要求。跟上發(fā)展的步伐,適應發(fā)展的形勢,就要利用各種形式抓好檔案干部的政治、業(yè)務和科學技術的學習,不斷提高“兩個”素質,提高管理水平,充分發(fā)揮檔案的作用,為“兩個文明”建設提供及時、準確、周到的服務。

        (四)必須創(chuàng)新檔案資源開發(fā)利用方式

        1.認真做好查(借)閱登記工作

        查(借)閱登記是各館在檔案查(借)閱時必須做的一項工作。在登記時,一要認真負責,按項目一一填寫清楚,必須填寫的項目不要漏填;二要把查(借)閱檔案的利用目的,填寫清楚,不可填寫得太簡單,如“工作參考”等,而應填明作那一項工作參考,填明具體內(nèi)容和將起到的作用和效益,這樣便于提供實際效益的線索和確定是否必要進行跟蹤調(diào)查等。

        2.搞好咨詢服務

        咨詢服務是檔案人員根據(jù)利用者的要求,從檔案信息和與檔案有關的知識,采用進行個別解答問題的方式,為利用者解決疑難問題的一種服務工作。

        3.建立用戶聯(lián)系制度

        為了及時利用信息,可以建立用戶聯(lián)系制度,即把用戶的姓名、單位地址、聯(lián)系電話和郵編等一一登記在冊,以便與用戶聯(lián)系。

        4.分發(fā)檔案信息反饋表

        即在用戶查(借)閱檔案后發(fā)給一張檔案利用信息反饋表,主要內(nèi)容包括利用單位、利用人、時間、案卷名稱和獲取的社會效益、經(jīng)濟效益。

        5.實地調(diào)查和電話采訪

        根據(jù)用戶查閱時登記在案的線索,可以及時到實地調(diào)查或電話采訪,掌握利用效果的第一手資料。

        6.及時編發(fā)檔案利用社會效益、經(jīng)濟效益實例

        反饋的信息仍要通過編輯再重返社會,這樣既可進一步宣傳檔案的作用和價值,又可使社會各界進一步了解檔案、熟悉檔案,來利用檔案。

        7.搞好編研資料

        檔案編研,就是根據(jù)利用需要,通過檔案的分析研究,按照一定的主題,對檔案存有的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等,編印成各種檔案參考資料,從而使檔案信息資源更準確、系統(tǒng)、精練,便于利用的一種工作。

        綜上所述,檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計是必要的,也說明了檔案利用工作的一個側面,但更重要的是要了解、收集檔案的實際效益,有利于進一步加強檔案信息資源的開發(fā)利用工作,為社會各界和經(jīng)濟建設服務。

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