常 立

會計電算化環(huán)境下的內部控制淺析

常 立

會計電算化是將計算機信息技術應用于日常會計工作，它的使用給會計業(yè)帶來了翻天覆地的變革，計算機在數(shù)據(jù)處理上的優(yōu)勢使會計工作的效率大大提高，同時也將會計工作從以核算為重點轉移到事前預測、事中監(jiān)督、事后分析的財務管理方向上來，這就要求我們對原有手工模式下的內部控制進行新的改良。只有內部控制的健全、有效、嚴密與規(guī)范才能最大限度的提高會計工作的質量和效率。

內部控制是企業(yè)為保證業(yè)務活動的有效進行，保護資產的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤與舞弊，保證會計資料的真實、合法、完整而制定和實施的政策與程序。會計電算化下的內部控制既包括了原來手工條件下的一部分控制過程，又增加了程序設計與程序控制這兩個新內容。由于新的信息處理系統(tǒng)本身的局限性，在提高工作效率的同時，也給內部控制帶來新的問題和挑戰(zhàn)。

一、會計電算化對內部控制的影響

1.控制環(huán)境的變化

任何企業(yè)的控制都存在于一定的控制環(huán)境中，控制環(huán)境的好壞直接決定著企業(yè)其他控制能否實施或實施的效果，計算機在會計工作中的廣泛應用為企業(yè)控制環(huán)境帶來的變化體現(xiàn)在以下兩個方面：

（1）網(wǎng)絡環(huán)境

計算機的應用，使網(wǎng)絡成為會計工作的新平臺，處理速度大大提高，也節(jié)省了人力、物力與時間。然而無形的網(wǎng)絡傳輸與手工的檔案傳遞相比，安全性有待商榷，網(wǎng)絡環(huán)境的安全成為內部控制制度是否有效的基礎。

（2）人才與組織機構

組織機構是會計核算工作的整體框架，合理的機構設置有利于建立良好的控制環(huán)境。會計電算化引起了企業(yè)組織機構形式和專業(yè)人才知識結構的變化，具體表現(xiàn)在：①組織單位的形式。傳統(tǒng)情況下會計部門的工作獨立性很強，與公司其他部門沒有工作上的協(xié)作問題，而新環(huán)境下會計部門除了基本的財務人員以外，也需要具有專業(yè)計算機水平的人員對程序的設計與控制進行管理。然而通常情況是會計專業(yè)水平高的人，計算機水平需要加強；計算機水平高的人，又不精通會計日常工作，這就要求企業(yè)的信息技術部門人員參與到企業(yè)會計部門的工作中，相關的管理職能和報告關系發(fā)生了變化，同時對會計工作的安全性也提出了新的問題。②人才需求。企業(yè)的競爭就是人才的競爭，人才在內部控制中的作用是顯而易見的，人員安排是否恰當影響內部控制的有效性。電算化的實施將會計人員從簡單枯燥的記賬、算賬中解放出來，復雜的會計核算工作不僅變得簡單、迅速，而且大大提高了會計資料的準確性。實現(xiàn)會計電算化后，利用計算機可以采用手工條件下不愿采用甚至無法采用的復雜、精確的計算方法，從而使會計核算工作做得更細、更深，更好地發(fā)揮其預測、監(jiān)督、分析等管理的職能。新一代的會計人員必須既要掌握會計專業(yè)知識，又要掌握相關的計算機知識、網(wǎng)絡知識、信息、管理知識等，因此，會計電算化要求會計人員的知識結構向既博又專的方向發(fā)展。

2.會計核算系統(tǒng)發(fā)生變化

會計系統(tǒng)的核心就是處理交易，公司的會計系統(tǒng)應為每筆交易提供一個完整的交易軌跡。傳統(tǒng)條件下，內部控制所要控制的經(jīng)濟事項，都要經(jīng)過必要的程序和環(huán)節(jié)，經(jīng)不同權限的人員處理后，才形成一個完整的流程。每個環(huán)節(jié)都有相關人員的審核簽章，而這些人員的職責是不相容且相互制約的；電算化下，基礎數(shù)據(jù)輸入完畢后，所有的數(shù)據(jù)處理都由計算機完成，計算機功能的高度集中導致了職責的集中，交易軌跡不再明顯，業(yè)務人員可以利用不同的身份進入不同權限，進行各種操作，由此出現(xiàn)失控而造成損失。同時，計算機處理的無紙化，使各種交易的處理缺乏痕跡，使核證和追查出現(xiàn)困難。

3.控制方式發(fā)生變化

電算化系統(tǒng)除了原來手工系統(tǒng)下的職能分工，還增加了與軟件相關的信息技術職能，在職責的劃分與權限的分配上，一方面仍然需要人工控制，另一方面還需要計算機程序控制，新出現(xiàn)的程序操作、系統(tǒng)維護、系統(tǒng)管理、病毒防治等職責就要與出納、會計、審核等手工職責相交叉，因此，要做好人員職責的劃分，避免不相容職責的集中。同時商業(yè)軟件重功能輕安全，使本身內部控制有效性較差，增加了差錯反復發(fā)生的可能性。如何提高其內控的水平，還需要信息技術人員與會計人員協(xié)商改進。

4.會計檔案發(fā)生變化

會計電算化中形成的所有數(shù)據(jù)都不再以書面形式存在，而是以抽象的電子檔案存于磁性介質（磁盤與硬盤）中，這種介質的安全性差，易損毀，易盜取，而且不留痕跡，檔案保存成了內控制度新的關鍵點。

二、會計電算化環(huán)境下內部控制存在的問題

1.內部控制的程序化，增加了差錯反復發(fā)生的可能性

在企業(yè)手工會計系統(tǒng)中，由于企業(yè)內部的數(shù)據(jù)處理大多是分布在各個部門、各個員工身上，一旦出現(xiàn)問題，可以立即對這一環(huán)節(jié)進行改正，所以發(fā)生差錯大多是個別現(xiàn)象。但是在會計電算化的環(huán)境下，業(yè)務事項有可能在遠離會計部門的某個終端上完成數(shù)據(jù)的處理工作，原先應由會計人員處理的有關業(yè)務事項，現(xiàn)在可能由其他業(yè)務人員一次在終端機上完成；原先應由幾個部門按預定步驟完成的業(yè)務事項，現(xiàn)在可能集中在一個部門甚至一個人完成。如果一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就有可能造成整個系統(tǒng)出現(xiàn)大面積的問題，使整個系統(tǒng)出現(xiàn)反復性的差錯，后果嚴重。

2.會計數(shù)據(jù)的安全問題突出

在企業(yè)會計電算化環(huán)境中，信息的載體已經(jīng)從原來的紙介質逐漸轉變成為電磁介質。但是電磁介質由于其自身的一些原因，很容易會造成會計數(shù)據(jù)的丟失和破壞。此外，由于網(wǎng)絡環(huán)境使得會計信息逐漸暴露在開放的環(huán)境下，這就隨時會出現(xiàn)假冒身份、偽造信息和會計數(shù)據(jù)被篡改等現(xiàn)象，這給企業(yè)帶來了很大的安全隱患，使得企業(yè)的會計信息失真。企業(yè)在實行電算化以后，企業(yè)較多的依賴于電腦，使得企業(yè)內部的經(jīng)營管理水平不斷下降，假如沒有專業(yè)計算機管理人員，并且疏于對整個信息網(wǎng)絡的更新和維護，一旦出現(xiàn)系統(tǒng)的癱瘓必將給企業(yè)的生產經(jīng)營管理工作帶來嚴重的損失。

3.會計電算化環(huán)境下崗位職責劃分不清

許多企業(yè)實行會計電算化后，沒有對原有的會計制度進行合理的調整，沒有按電算化的基本要求對企業(yè)內部的一些崗位進行明確的設置。在電算化環(huán)境下，操作權限控制是一種基本的內控手段，會計業(yè)務處理大部分由計算機操作，人為控制因素減少，假使崗位設置的隨意性較大，操作權限制度就不會真正落實到位，有的操作員可以以不同的身份進入系統(tǒng)操作，使分工控制名存實亡，增加了企業(yè)出現(xiàn)舞弊和錯誤狀況發(fā)生的可能性。

三、會計電算化環(huán)境下加強企業(yè)的內部控制建設的措施

1.建立嚴格的管理制度，提供有效的環(huán)境支持

首先要完善網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全管理制度。新形勢下的網(wǎng)絡環(huán)境與安全是電算化正常運行的基礎，系統(tǒng)管理與系統(tǒng)維護這樣的職責應該由專門的人員來負責，并且財務部門委派相關人員進行監(jiān)督，實行兩把鑰匙開一把鎖的方針。同時要定期查毒，定期與軟件供應商溝通，及時升級，對軟件的漏洞進行修補，并且禁止在服務器上玩電腦游戲，做無關操作。其次，制定新的會計基礎工作制度，為計算機提供規(guī)范的基礎數(shù)據(jù)。同時根據(jù)計算機的特點規(guī)范新的操作流程，并根據(jù)不同企業(yè)的行業(yè)特點與經(jīng)營模式來進行個性化的調整。

2.建立規(guī)范的會計核算系統(tǒng)

（1）保證基礎數(shù)據(jù)的準確性

會計電算化條件下原有手工狀態(tài)下的職責劃分出現(xiàn)集中的趨勢，多項可分離的職責集中到了計算機的身上，計算的精度提高了，但缺乏過程的監(jiān)督，導致差錯率不可避免的提高。這就要求基礎數(shù)據(jù)錄入的準確性，否則之后計算機一系列的處理過程容易出現(xiàn)差錯，如何保證錄入的準確性，就要加強制單的審核，各個模塊與總賬的核對。只有嚴格貫徹實施，才能保證基礎數(shù)據(jù)的真實性、完整性與準確性。

（2）加強會計職責權限的控制

新出現(xiàn)的系統(tǒng)維護與系統(tǒng)支持職能與會計職能必須調配適當，將不相容的職責分開，比如操作人員不能進行審核、系統(tǒng)維護人員不能從事操作等，通過相互稽核、相互監(jiān)督來達到相互制約，以確保不會出現(xiàn)財務數(shù)據(jù)被更改、銷毀、泄露等情況。

3.完善檔案管理制度

會計電算化缺乏交易處理的痕跡，這就對檔案管理提出高的要求。首先紙制憑證與賬簿要打印出來留檔，而電子數(shù)據(jù)至少要在兩臺機器上進行備份，同時保存在磁介質上進行存檔。定期清理過期數(shù)據(jù)，并嚴格限制不相關人員接觸這些資料，并由專門人員進行保管。

4.加強內部審計

內部控制制度是否運行有效，需要管理當局的監(jiān)督與指導，定期組織相關人員對其進行內部審計，是保證會計電算化正常順利進行的法寶。在電算化系統(tǒng)運行過程中，內部審計可以對會計工作的處理流程進行評價和檢測，有利于檢驗財務軟件對工作的支持度，發(fā)現(xiàn)內部控制制度存在的問題，并提出合理建議，進而提高會計工作質量和工作水平。同時，作為補充，管理當局可以考慮適當?shù)臅r候聘請中介機構，對內部控制制度進行專項審計，以便更好的查漏補缺。

5.加強人員培訓

會計電算化對會計人員的整體素質要求比較高，它涉及到會計專業(yè)知識、計算機應用、信息系統(tǒng)開發(fā)技術等多方面。因此要經(jīng)常對財務人員進行會計電算化內部控制風險的防范教育和業(yè)務知識培訓，不斷提高財務人員業(yè)務素質、思想素質和職業(yè)道德素質、更加有效的防范會計電算化內部質量控制風險。

隨著網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展，我們的工作將越來越依賴電子計算機，這就對會計電算化系統(tǒng)提出了更高的要求。嚴格的內部控制制度在保障工作的順利進行，減少差錯率上起著至關重要的作用，我們只有加強內部控制制度的建設才能將會計工作推上一個新的臺階。

（作者單位：河南省水利勘測設計研究有限公司）