□ 劉曉青 王貴索

淺論水利工程建設(shè)監(jiān)理檔案管理

□ 劉曉青 王貴索

工程建設(shè)監(jiān)理資料是監(jiān)理單位在實施監(jiān)理的過程中形成的各種原始記錄，它既是監(jiān)理工作中各項控制與管理工作的依據(jù)和憑證,也反映了監(jiān)理人員的素質(zhì)和監(jiān)理機構(gòu)的管理能力與管理水平。特別是水利工程建設(shè)監(jiān)理有著自身明顯的特點，完全不同于工程勘察、設(shè)計和建筑施工。即不以實物形式體現(xiàn)，它是在與業(yè)主簽訂監(jiān)理委托合同、接受業(yè)主委托的前提下，在履約過程中為保證建設(shè)項目達到預(yù)期的目標提供具有高技術(shù)含量的技術(shù)服務(wù)，是一種軟服務(wù)。他的工作效果不能單獨割裂出來，工作效益隱含在工程建設(shè)產(chǎn)品之中。因此，如何能夠比較真實的反應(yīng)監(jiān)理工作，評價其工作，是業(yè)主和監(jiān)理單位都非常關(guān)心的問題。監(jiān)理檔案能夠如實反映監(jiān)理工程師在水利工程建設(shè)項目管理中的作用、監(jiān)理工作是否到位、監(jiān)理工程師處理問題的方法是否公平合理等，可作為衡量監(jiān)理服務(wù)質(zhì)量高低的標準之一，并在確定監(jiān)理活動效果的同時，體現(xiàn)監(jiān)理工作的價值。在水利工程監(jiān)理項目管理評估中建設(shè)監(jiān)理檔案是最重要的基礎(chǔ)材料。此外，完整的監(jiān)理檔案可以作為工程質(zhì)量評定、工程驗收的重要依據(jù)。因此，檔案的管理在監(jiān)理工作中意義重大。

一、水利工程建設(shè)監(jiān)理檔案的基本要求

根據(jù)國家計委“建設(shè)項目（工程）竣工驗收辦法”和國家檔案局的有關(guān)規(guī)定，建設(shè)項目（工程）檔案應(yīng)完整、準確、安全保管并有效利用。在這里，“建設(shè)項目（工程）檔案”指從建設(shè)項目（工程）的提出、立項、審批、勘察設(shè)計、施工、生產(chǎn)準備到竣工投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的應(yīng)歸檔保存的文件資料。歸檔的文件檔案必須達到完整、準確、系統(tǒng)，保障生產(chǎn)（使用）、管理維護、改擴建的需要。

二、水利工程建設(shè)監(jiān)理檔案的基本內(nèi)容

（一）合同文件類。主要包括各種協(xié)議文件、招標投標文件、合同文件、土地征用文件、拆遷補償文件等。

（二）設(shè)計文件類。主要包括設(shè)計單位編制的可行性研究、初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工詳圖等設(shè)計文件和圖紙，以及設(shè)計變更通知單、工程竣工后填平補齊的設(shè)計文件和圖紙。

（三）施工文件類。主要包括施工單位編制的施工組織設(shè)計、施工方案、施工計劃、施工技術(shù)措施。

（四）業(yè)主指示類。主要包括來自業(yè)主單位的指令、文件、信息及上級機關(guān)、主管部門對工程技術(shù)性問題的規(guī)定、批示、決定、指示及審查意見等。

（五）施工管理及監(jiān)理類。主要包括：工程開工令、停工令、反工令、工程大事記；工程質(zhì)量檢查記錄及檢查報告、質(zhì)量鑒定書、質(zhì)量事故處理記錄和報告；工程質(zhì)量等級評定材料（分部分項工程、單位工程質(zhì)量等級評定）；基礎(chǔ)處理、基礎(chǔ)工程施工記錄、隱蔽工程記錄；大型設(shè)備安裝記錄及其質(zhì)量檢查評定材料；現(xiàn)場監(jiān)理日志、監(jiān)理旬報、月報、季報、總結(jié)；觀測原始記錄、分析報告及圖紙資料；各種驗收文件（基礎(chǔ)驗收、隱蔽工程驗收及階段驗收、竣工驗收和交付使用文件等）。

（六）規(guī)程規(guī)范設(shè)備儀器類。主要包括：技術(shù)規(guī)程、規(guī)范、準則及說明文件；概預(yù)算定額、施工定額、經(jīng)濟定額；進口設(shè)備及重要的國產(chǎn)設(shè)備、儀器使用說明書、圖紙、圖片及隨機文件；設(shè)備訂貨清單、出廠檢驗合格證、裝箱單、開箱記錄、工程單和備品備件單、監(jiān)理主場建造記錄及報告；設(shè)備儀器安裝、調(diào)試、測試數(shù)據(jù)、性能鑒定和驗收過程的技術(shù)性、憑證性文件材料以及安裝總結(jié)報告，儀器設(shè)備計量認證憑單；設(shè)備儀器的運行維修記錄、設(shè)備改進改裝、質(zhì)量事故報告及重大檢修報告。

（七）其他。主要包括：圍繞工程建設(shè)所形成的有關(guān)音像材料；計算機及其外圍輔助設(shè)備的隨機系統(tǒng)軟件目錄、源程序、使用說明書以及使用過程中所形成的具有保存價值的文件材料、磁帶、磁盤等介質(zhì)；有關(guān)永久性生活設(shè)施的文件材料；其他有價值的技術(shù)文件材料。

三、水利工程建設(shè)監(jiān)理檔案的基本功能

（一）監(jiān)理檔案的知識儲備功能。監(jiān)理檔案是在監(jiān)理活動過程中直接形成的具有保存價值的文件材料，是監(jiān)理活動的真實記錄。建設(shè)監(jiān)理單位是知識密集型的專業(yè)化、社會化的中介服務(wù)機構(gòu)，具有高素質(zhì)、高水平的工程技術(shù)管理人員，按照監(jiān)理合同的約定，對工程實施監(jiān)督管理，在這一管理活動中形成的經(jīng)驗、科技成果等原生信息都是通過監(jiān)理檔案來記載和儲備的，因此監(jiān)理檔案具有知識儲備功能。

（二）監(jiān)理檔案的依據(jù)憑證功能。工程監(jiān)理工作的主要內(nèi)容為“三控、一協(xié)調(diào)、兩管理”。“三控”指投資控制、質(zhì)量控制、進度控制，“一協(xié)調(diào)”指對工程建設(shè)中各種矛盾和問題的組織協(xié)調(diào)，“兩管理”指合同管理、信息管理。監(jiān)理工程師的主要職責包括：審定承包單位提交的開工報告、施工組織設(shè)計、技術(shù)方案、進度計劃；調(diào)解建設(shè)單位與承包單位的合同爭議；向業(yè)主提供索賠與爭議事實的分析資料，提供監(jiān)理方面的決定性意見，處理索賠；審批工程延期；審核簽認分部工程和單位工程的質(zhì)量檢驗評定資料；審查承包單位的竣工申請；組織質(zhì)量檢查；參與竣工驗收；審查工程結(jié)算；核對完成工程量；確定變更工程和額外工程的價格；簽發(fā)各類證書；簽署付款憑證等。監(jiān)理管理工作覆蓋工程的各個階段，在管理過程中產(chǎn)生的大量反映監(jiān)理活動的監(jiān)理檔案是工程各主體分清責任、解決糾紛的依據(jù)，也是合理結(jié)算工程價款、評估工程質(zhì)量的重要依據(jù)。

（三）完備的監(jiān)理檔案是竣工驗收的重要條件?！督ㄔO(shè)工程質(zhì)量管理條例》（國務(wù)院第279號令）第十六條規(guī)定：“建設(shè)工程竣工驗收應(yīng)具備的條件中，必須有完整的技術(shù)檔案和施工管理資料，必須有勘察、設(shè)計、施工、工程監(jiān)理等單位分別簽章的質(zhì)量合格文件?！钡谑邨l規(guī)定：“建設(shè)單位應(yīng)當嚴格按照國家有關(guān)檔案管理規(guī)定，及時收集、整理建設(shè)項目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立、健全建設(shè)項目檔案，并在建設(shè)工程竣工驗收后及時向建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)項目檔案。”《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》釋義中指出，建設(shè)項目檔案一般包括以下文件材料：“立項依據(jù)審批文件；項目審批文件；征地、勘察、測繪、設(shè)計、招投標、監(jiān)理文件；施工技術(shù)文件、竣工驗收文件及竣工圖；監(jiān)理文件?！?/p>

四、水利工程建設(shè)監(jiān)理檔案管理的工作內(nèi)容

（一）為加強對監(jiān)理檔案的管理，防止散失，有條件的工程，特別是大型工程的監(jiān)理機構(gòu)應(yīng)配置專門的檔案管理人員，建立專用的檔案室。

（二）為使監(jiān)理檔案的管理有章可循，應(yīng)建立檔案管理的規(guī)章制度。

（三）為保證監(jiān)理檔案的完整性和系統(tǒng)性，要求監(jiān)理人員平常就要注意監(jiān)理檔案的收集、整理、移交和管理，并不得違背監(jiān)理合同中關(guān)于保守工程保密的規(guī)定。

（四）除有專人管理和制定管理辦法外，總監(jiān)理工程師要親自督促檢查。

（五）建立建設(shè)監(jiān)理信息管理系統(tǒng)。應(yīng)用計算機進行檔案管理，提高工作質(zhì)量和效率。

總之，水利工程建設(shè)項目的各參建單位必須建立健全項目檔案各項管理制度，明確項目檔案的分管領(lǐng)導(dǎo)及各部門職責分工，將項目文件的形成、積累和管理列入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門、人員的職責范圍或崗位責任制。在工程建設(shè)開始，就應(yīng)根據(jù)國家《檔案法》及水利部《科學技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》，結(jié)合本項目管理的特點，編制本項目詳盡的檔案收集、整理、分類編號、竣工圖編制以及檔案的利用、保管、保密等制度。

劉曉青 黑龍江省富錦市河道管理處156100；王貴索 黑龍江農(nóng)墾水利工程建設(shè)監(jiān)理咨詢有限公司 150046）