□史維丹

隨著水文信息化的進一步推進，水文系統(tǒng)電子文件與日俱增。對于檔案工作者來說，與紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔是一項更為艱苦細致的工作，主要原因是電子文件形成者囿于傳統(tǒng)觀念，誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔；或由于電子文件對計算機系統(tǒng)的依賴性，必須借助計算機編目歸檔，以及其查閱時對其形成原始文件的操作系統(tǒng)的依賴性等等。這對不熟悉操作技術(shù)的立卷人來說，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒。筆者認為，推動水文電子文件歸檔工作的著眼點要高，立足點要實，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時，應(yīng)從水文辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和水文信息化的工作程序，建立歸檔制度。

一、電子文件歸檔方式

一般來說，紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，歸檔方式的選擇至關(guān)重要。我省水文系統(tǒng)檔案的網(wǎng)絡(luò)移交有兩一個途徑：

(一)借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著全省水文計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，以反映職能活動的概貌。上網(wǎng)前，又按照水文信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是水文電子檔案歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的、具有保存價值的電子文件，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案室傳輸，可以借助水文信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在水文信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)，將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案室。檔案室經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認可幾種通用性較強的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)選擇電子文件信息的匯集點，一般由水情中心負責(zé)傳輸至檔案室歸檔。為適應(yīng)水文辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重水文信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。水情中心的計算機與信息管理員負責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌全局信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型水文信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文件信息的匯集點，再將匯集后的水文信息轉(zhuǎn)至檔案室，由他們負責(zé)將日常工作中形成的具有保存價值的水文電子文件歸檔。水文系統(tǒng)的計算機與信息管理中心利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立全省水文信息管理系統(tǒng)，分為水情、水質(zhì)、地下水、站網(wǎng)等多個子系統(tǒng)。這些數(shù)據(jù)產(chǎn)生后，由各部門分別處理后，再進行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案室的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案室保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

無論利用何種途徑歸檔，必須由這些水文電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案室，不能由檔案室自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性負責(zé)。檔案室接收的電子文件應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。

二、建立水文電子文件歸檔制度

經(jīng)過多年實踐，水文檔案的紙質(zhì)文件歸檔有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負責(zé)督促檢查立卷工作。開展水文電子文件歸檔也要以人為本，形成一支專業(yè)隊伍，承擔(dān)此項工作。由于大多數(shù)計算機與信息管理人員對水文檔案工作較為陌生，不像紙質(zhì)立卷歸檔人員與檔案室多年合作，建立了相對穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案室在電子文件歸檔上達成共識。因此，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，建立電子檔案歸檔工作隊伍更穩(wěn)妥。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔(dān)負起水文電子文件歸檔工作的重任。

水文電子文件來源于業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計算機技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的水文電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使執(zhí)行制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入立卷歸檔制度，列入水文信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核水文信息管理工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件歸檔工作。

與紙質(zhì)文件相比，水文電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素更多，僅靠檔案室人員很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案室、計算機與信息管理人員三結(jié)合的方法。水文電子文件形成部門熟悉各項管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)水文電子文件歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權(quán)；檔案室掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計算機與信息管理人員既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計和維護信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在水文電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三項職能應(yīng)相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在水文電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

三、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性

由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)有技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的水文電子文件拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案室應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照。

在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問題尚未解決之前，它將與紙質(zhì)檔案并存很長時間。但從長遠看，在水文電子檔案存儲介質(zhì)的技術(shù)條件進一步改進之后，可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法。而對那些憑證價值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化室藏，而且能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。兩種介質(zhì)歸檔的簡化合一，要經(jīng)過審慎驗證，在萬無一失的情況下實行。最好以簡報、情況通報類及信息的實質(zhì)內(nèi)容已被其他檔案所包含的文件作為簡化合一的首選目標(biāo)。