沈維詩

（上海第二工業(yè)大學(xué)綜合檔案室，上海 201209）

0 引言

隨著我國(guó)改革開放的深入，公民民主意識(shí)、自我意識(shí)不斷加強(qiáng)，因本人對(duì)自己人事檔案無知情權(quán)而引起的爭(zhēng)議頻發(fā)。誠(chéng)然，由歷史形成的我國(guó)人治型、控制型、內(nèi)向型的人事檔案管理模式與當(dāng)今信息化時(shí)代已格格不入?？v觀過去文獻(xiàn)，亦有學(xué)者呼吁保障人事檔案知情權(quán)，可實(shí)行“半公開”制度[1]，但事實(shí)僅限于理論設(shè)想。筆者認(rèn)為，在如今全國(guó)檔案學(xué)界以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，全面貫徹落實(shí)以人為本的“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”，建立“兩個(gè)體系”檔案工作的戰(zhàn)略思想背景下，解放人事檔案正當(dāng)時(shí)。我國(guó)現(xiàn)行人事管理的檔案主要有兩大類：一類是國(guó)家行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在人事管理工作中形成的有關(guān)人事工作的文書檔案；另一類是政府機(jī)關(guān)和各企事業(yè)單位工作人員的個(gè)人檔案，本文所說人事檔案系指后者?？梢灶A(yù)見，解放人事檔案將成為保障人事檔案知情權(quán)的有效手段，也是人事檔案工作者主動(dòng)參與“兩個(gè)體系”建設(shè)的最佳實(shí)踐，更是樹立人事檔案工作者服務(wù)民生的最佳典范。

1 背景

1.1 解放人事檔案的環(huán)境依據(jù)

2007年9月，國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)同志在紀(jì)念檔案法頒布20周年座談會(huì)上講話時(shí)提出了實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”，建立“兩個(gè)體系”的檔案工作思想，即“轉(zhuǎn)變重事輕人，重物輕人，重典型輕普通人物的傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識(shí)，重視所有涉及人的檔案的價(jià)值，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系；轉(zhuǎn)變檔案工作中重機(jī)關(guān)團(tuán)體利用，輕個(gè)人利用，重為機(jī)關(guān)團(tuán)體服務(wù)，輕為群眾服務(wù)的傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識(shí)，像重視為機(jī)關(guān)團(tuán)體利用那樣重視人民群眾利用，建立方便人民群眾的檔案利用體系?！盵2]這是新形勢(shì)下對(duì)我國(guó)檔案工作實(shí)踐中出現(xiàn)的新趨勢(shì)的新總結(jié)，是檔案工作貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的體現(xiàn)，更是以人為本思想對(duì)檔案工作提出的新要求、新任務(wù)。結(jié)合政府信息公開的大環(huán)境，實(shí)現(xiàn)當(dāng)事人對(duì)人事檔案的知情權(quán)，既能踐行實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”，建立“兩個(gè)體系”的檔案工作思想，又符合信息時(shí)代發(fā)展的新趨勢(shì)。

1.2 解放人事檔案的法律依據(jù)

我國(guó)歷來憲法中均無明確規(guī)定公民知情權(quán)的條文，但原憲法第二條規(guī)定，“國(guó)家的一切權(quán)利屬于人民”，依照人民主權(quán)原則，根據(jù)“權(quán)利推定”的辦法，我國(guó)公民也享有知情權(quán)[3]。

2004年3月通過的《中華人民共和國(guó)憲法修正案》在原憲法中增加了“國(guó)家尊重和保障人權(quán)”，而根據(jù)人權(quán)的概念，知情權(quán)又屬于其范疇，這實(shí)際上是進(jìn)一步明確規(guī)定了我國(guó)公民享有知情權(quán)。

我國(guó)有學(xué)者將知情權(quán)的內(nèi)容分為執(zhí)政權(quán)、社會(huì)知情權(quán)、對(duì)個(gè)人信息的知情權(quán)、法人的知情權(quán)及法定知情權(quán)五個(gè)方面[4]。其中，個(gè)人信息數(shù)據(jù)知情權(quán)是指自然人依法享有的了解有關(guān)自己各方面信息的權(quán)利，就是指包括自然人出生時(shí)間、地點(diǎn)、父母親屬、生理病理資料等各種涉及本人的檔案記錄[5]。

此外，2008年5月1日開始實(shí)施的國(guó)家《政府信息公開條例》第九條規(guī)定，涉及公民、法人或者其他組織切身利益的政府信息應(yīng)當(dāng)由行政機(jī)關(guān)主動(dòng)公開。

由此可見，在我國(guó)國(guó)情下，公民個(gè)人檔案雖屬于個(gè)人，但卻非掌握于個(gè)人手中，是一種受組織控制的重要信息資源，要實(shí)現(xiàn)公民知情權(quán)的保護(hù)，解放人事檔案勢(shì)在必行。

1.3 解放人事檔案的理論依據(jù)

根據(jù)檔案價(jià)值理論，雖然檔案價(jià)值是多種具體形態(tài)、多層次的，但最根本的價(jià)值就在于利用價(jià)值，也因利用而需保存終成檔案。檔案作為一種重要的社會(huì)信息資源，也只有在被利用后才能體現(xiàn)其價(jià)值。人事檔案是人事工作的重要組成部分。要充分發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中的作用，就是要提高人事檔案的利用價(jià)值和工作效率，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地滿足社會(huì)各方面的需求，提供人事檔案信息資源，為人事決策提供參考憑據(jù)，否則在當(dāng)今這個(gè)競(jìng)爭(zhēng)社會(huì)中必然會(huì)失去其應(yīng)有的地位。

1.4 解放人事檔案的事實(shí)依據(jù)

據(jù)《上海法制報(bào)》2004年11月30日?qǐng)?bào)道，2003年6月，通用電氣（中國(guó)）公司認(rèn)為部門經(jīng)理張小姐在采購(gòu)活動(dòng)中存在弄虛作假、嚴(yán)重違反公司紀(jì)律的行為，發(fā)出違紀(jì)通告，作出解雇張小姐的決定，并把處理結(jié)果的相關(guān)材料，轉(zhuǎn)交人事檔案代管單位上海對(duì)外服務(wù)公司，放入其檔案內(nèi)。張小姐對(duì)此不服，先后進(jìn)行了勞動(dòng)仲裁和訴訟，法院于2004年2月否定了公司對(duì)張小姐的處分決定。遭遇此次解雇后，張小姐到處應(yīng)聘，卻不料均遭用人單位拒絕，一切皆因其人事檔案中的《違紀(jì)情況通報(bào)》和《處分決定》。

又如，在筆者日常工作中，經(jīng)常有成人高等教育畢業(yè)生人事檔案管理機(jī)構(gòu)要求提供畢業(yè)生學(xué)籍卡、成績(jī)總表、登記表等學(xué)籍檔案利用服務(wù)來補(bǔ)缺個(gè)人人事檔案。

上述兩個(gè)案例無論是不應(yīng)有的材料多了，還是應(yīng)有的材料少了，都再次從深層次上折射出了傳統(tǒng)人事檔案管理制度的弊端。我國(guó)人事檔案管理制度歷來都是采用人治型、控制型、內(nèi)向型的管理模式，是一種相對(duì)封閉的管理方式，而且“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”，是我國(guó)人事檔案制度的重要原則之一。因而，每個(gè)公民的人事檔案雖然要跟隨人的一輩子，甚至有的重要人士的人事檔案需要長(zhǎng)期永久保存，但相對(duì)于每個(gè)公民自身來說，任何人都無法打開自己的檔案看一看，也不清楚人事檔案之中究竟記錄了哪些方面的內(nèi)容，其內(nèi)容到底公正與否、完整與否。另外，人事檔案的形成過程缺乏公開、透明、公正的程序，無法排除別有用心的人暗箱操作抑或無心之人工作疏忽，因此，改革與時(shí)代不合拍的傳統(tǒng)人事檔案管理方式刻不容緩。

1.5 解放人事檔案的可行性依據(jù)

人事檔案不能對(duì)外公開的理由通常是人事檔案需保密。從人事檔案所含內(nèi)容分析，以干部人事檔案為例，其內(nèi)容包括履歷材料、自傳材料、鑒定、考核、考察材料、學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)情況的材料、政審 材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、違紀(jì)違法材料、任免、工資、待遇、出國(guó)審批材料和其他可供組織參考的材料等十大類[6]?？梢?，在人事檔案中涉及三種類型的秘密，一是該人事檔案所記錄的對(duì)象因工作等原因而知曉的國(guó)家秘密，如自傳材料、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)情況的材料等，這無疑需要對(duì)外保密，但因?qū)ο蟊救耸窃摴ぷ鞯挠H身參與者，顯然對(duì)于該對(duì)象本人來說就無秘密可言了；二是該人事檔案所記錄的對(duì)象的私人信息秘密，對(duì)外界來說這是一種個(gè)人隱私，屬于個(gè)人信息數(shù)據(jù)范疇，但該對(duì)象本人對(duì)此明確享有知情權(quán)；三是不宜與該人事檔案所記錄的對(duì)象本人見面的材料，如鑒定、考核、考察材料和政審材料，這對(duì)于該對(duì)象本人來說也確實(shí)需要保密。其中，前兩類材料本人事實(shí)上已經(jīng)知道或變相知道，只有第三類材料是本人只知結(jié)果而不知過程和內(nèi)容。顯然，人事檔案中真正需要對(duì)本人保密的材料并不多，這就為解放人事檔案提供了操作上的可能性。

2 解放人事檔案的內(nèi)涵

筆者認(rèn)為，本文所指解放人事檔案可以從以下三個(gè)方面來理解：

首先，從思想上解放，即打破思想禁錮，解除對(duì)人事檔案的固有束縛，使其得到應(yīng)有的自由并順應(yīng)新歷史環(huán)境發(fā)展。

其次，從內(nèi)容上解放，即基于隱私權(quán)下公民享有對(duì)本人人事檔案內(nèi)容及被利用情況的知情權(quán)、控制權(quán)、異議權(quán)和獲得救濟(jì)權(quán)。

再次，從管理上解放，即改變?cè)械娜耸聶n案管理模式，創(chuàng)新管理體制，符合政務(wù)信息公開的要求。

3 解放人事檔案的策略

3.1 依法治檔

如前文的第一個(gè)案例，因?yàn)槿耸聶n案管理人員未按法定程序嚴(yán)格把好歸檔材料的鑒定關(guān)而造成虛假材料進(jìn)檔，這反映出我國(guó)人事檔案執(zhí)法程序存在明顯漏洞。

所謂依法治檔，就是要通過提高人事檔案工作者民生意識(shí)進(jìn)而提高人事檔案工作者保障公民知情權(quán)的法律素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)由行政手段向注重運(yùn)用法律手段管理的轉(zhuǎn)變，建立和完善解放人事檔案的相關(guān)法制化管理配套規(guī)范，做到有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，最終將人事檔案的各環(huán)節(jié)都逐步納入法制化管理的軌道，進(jìn)一步促進(jìn)和發(fā)展人事檔案事業(yè)。

3.2 以德治檔

對(duì)于人事檔案中出現(xiàn)的“黑材料”現(xiàn)象，究其原因是兩個(gè)環(huán)節(jié)上的問題：一者是立檔單位的文書工作者，再者就是檔案機(jī)構(gòu)的管理人員，他們或在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境利益的驅(qū)使下喪失本應(yīng)有的職業(yè)道德意識(shí)，抑或?qū)τ谌耸聶n案管理工作玩忽職守缺乏責(zé)任心。我國(guó)古典檔案學(xué)理論之集大成者、以畢生精力從事史學(xué)研究與方志編纂的章學(xué)誠(chéng)繼承并發(fā)展了劉知幾的史才“三長(zhǎng)論”，并在才、學(xué)、識(shí)之外提出了“史德”，其中“德”即指思想覺悟和道德品質(zhì)。

所謂以德治檔，就是要通過完善人事檔案工作者選拔途徑，嚴(yán)格人事檔案工作者的準(zhǔn)入機(jī)制，同時(shí)對(duì)于在職的人事檔案工作者及立檔單位的文書工作者應(yīng)加強(qiáng)職業(yè)道德教育，打造一支恪守職業(yè)道德的高責(zé)任心、高素質(zhì)、高水平的人事檔案工作者隊(duì)伍，堅(jiān)決抵制一切違法的不正當(dāng)行為，從源頭上遏制人事檔案的造假，保證人事檔案的真實(shí)性，為解放人事檔案奠定物質(zhì)材料基礎(chǔ)。

3.3 以人為本

“以人為本”是指用“以人為本”為指導(dǎo)思想來管理人事檔案，掀起公民人事檔案的神秘面紗[7]，變?nèi)耸聶n案管理的被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)創(chuàng)新服務(wù)，包括兩方面含義：一是充分挖掘人事檔案的信息資源，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作真正為黨和國(guó)家的人事工作服務(wù)的根本目的。這就要求人事檔案工作者必須提高其工作的及時(shí)性，即根據(jù)人事檔案所記對(duì)象的發(fā)展變化及時(shí)補(bǔ)充和增添反映這種變化的新材料、新內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，同時(shí)，做好去偽存真工作，保證人事檔案內(nèi)容的真實(shí)可靠性。二是主動(dòng)掀起公民人事檔案的神秘面紗，改變?nèi)藗儗?duì)其望而生畏的心理，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作為本人服務(wù)的目的。這就要求要有條件、有范圍地增加人事檔案透明度，允許人事檔案的本人了解自己人事檔案的內(nèi)容，以便及時(shí)剔除其中的不實(shí)材料，從而確保人事檔案的真實(shí)性。

3.4 與時(shí)俱進(jìn)

在現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，傳統(tǒng)人事檔案管理模式表現(xiàn)出了內(nèi)容、程序、透明度等諸多不適應(yīng)癥。這就要求人事檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，包含兩層含義：一是內(nèi)容與時(shí)俱進(jìn)，改變?nèi)耸聶n案“千篇一律”的狀況?，F(xiàn)存人事檔案因歷史原因其內(nèi)容反映個(gè)人經(jīng)歷、家庭情況及社會(huì)關(guān)系多，反映歷史材料多，而反映個(gè)人的人才類型、管理能力、技術(shù)專長(zhǎng)、工作實(shí)績(jī)、心理素質(zhì)及個(gè)性特點(diǎn)少，反映現(xiàn)實(shí)德才表現(xiàn)和成績(jī)、才能等方面的材料也不全[8]，因而很難真實(shí)、全面、具體地反映一個(gè)人的全貌，給深入開展人事工作造成一定的困難。這就要求人事檔案管理工作人員在設(shè)計(jì)人事檔案內(nèi)容時(shí)刪去那些無太大價(jià)值的項(xiàng)目，以專業(yè)水平、技能、現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)等材料取而代之。二是管理體制的與時(shí)俱進(jìn)，建立符合新時(shí)期特點(diǎn)的人事檔案及其管理制度。這種新管理制度，與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)信息化程度密切相關(guān)的，是一種社會(huì)化、開放式管理模式[9]。其管理和服務(wù)的對(duì)象更具有社會(huì)性，可面向整個(gè)社會(huì)提供人事檔案服務(wù)，同時(shí)借助信息技術(shù)建立開放的人事檔案管理部門與外界的人才信息交流平臺(tái)，為人事工作的需求雙方提供更好的服務(wù)。

3.5 按需治檔

檔案工作具有案頭工作性質(zhì)，加之人事檔案向來對(duì)外保密，因而很多人事檔案管理人員常常思想觀念滯后落伍。但是根據(jù)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的理論，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，人事檔案工作的“需求市場(chǎng)”直接影響著人事檔案利用的效果。

所謂按需治檔，就是人事檔案部門必須充分地了解“需求市場(chǎng)”，樹立“人事檔案工作要服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，注重經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益”的觀念，同時(shí)根據(jù)社會(huì)發(fā)展和公民人事檔案利用需求變化的趨勢(shì)，建立公民對(duì)人事檔案內(nèi)容知情需求調(diào)查體制，創(chuàng)新人事檔案利用服務(wù)機(jī)制，拓展與深化人事檔案利用服務(wù)的方式，以滿足不同人事檔案利用者群體的不同需求，進(jìn)行有針對(duì)性的“因人而發(fā)，因事而發(fā)”服務(wù)，以個(gè)性化服務(wù)獲取更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

4 解放人事檔案的舉措

4.1 體制上——統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理

公民人事檔案知情權(quán)能否得到維護(hù)，最終取決于如何進(jìn)行人事檔案的解放工作.筆者以為，必須加強(qiáng)人事檔案信息化管理，盡快建立國(guó)家人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，并逐步實(shí)現(xiàn)個(gè)人人事檔案全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。為此，我國(guó)首先應(yīng)在國(guó)家政府部門或檔案部門設(shè)立國(guó)家級(jí)的個(gè)人信息數(shù)據(jù)資料的管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)全國(guó)人事檔案及其他個(gè)人信息數(shù)據(jù)資料的立法、規(guī)劃、審核、督查、執(zhí)法、評(píng)估和維權(quán)工作。其次是明確各級(jí)政府中管理人事檔案及其他個(gè)人信息數(shù)據(jù)資料的專門機(jī)構(gòu)，組織、協(xié)調(diào)和指揮各級(jí)的人事檔案及其他個(gè)人信息數(shù)據(jù)資料管理的宏觀工作。再次是設(shè)立個(gè)人信息專員，主要負(fù)責(zé)主持各部門所管的人事檔案及其他個(gè)人信息數(shù)據(jù)資料的微觀層的處理、協(xié)調(diào)、管理、保障等具體工作。

4.2 法律上——明細(xì)條文，落實(shí)保障

憲法作為我國(guó)一切法律法規(guī)的上位法，人事檔案法律法規(guī)作為下位法應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)其精神，且不得與之抵觸。但是在當(dāng)前我國(guó)民主與法制建設(shè)尚不完善的情況下，檔案法律法規(guī)和根本大法的不配套是必然存在的現(xiàn)象，解決這一問題的辦法就是根據(jù)社會(huì)發(fā)展和公民需求，使之逐步完善。如今，公民對(duì)人事檔案有知情的需要，那么作為下位法的人事檔案法律法規(guī)，首當(dāng)其沖應(yīng)該修改“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”這一我國(guó)人事檔案制度的重要原則，在相關(guān)法律法規(guī)中細(xì)化其條文，為解放人事檔案掃除法律障礙。

國(guó)外在保護(hù)個(gè)人信息領(lǐng)域內(nèi)尤其是維護(hù)公民的知情權(quán)方面的一些實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)十分值得我們借鑒。如英國(guó)的《個(gè)人數(shù)據(jù)保護(hù)法》中規(guī)定“取得個(gè)人數(shù)據(jù)資料必須經(jīng)過有關(guān)個(gè)人的同意”，經(jīng)濟(jì)與合作發(fā)展組織在其成員國(guó)適用的基本原則中指出“收集的個(gè)人數(shù)據(jù)資料應(yīng)予以合理的安全保障，以免遭不正當(dāng)接近、破壞、篡改”、“個(gè)人有權(quán)對(duì)個(gè)人數(shù)據(jù)資料提出異議，請(qǐng)求刪改、補(bǔ)充該資料”等[5]。因此，我國(guó)要實(shí)現(xiàn)解放人事檔案，也應(yīng)該制定一部國(guó)家性《個(gè)人信息保護(hù)法》，將上述國(guó)外保護(hù)個(gè)人信息的良好做法明確寫入其中，切實(shí)保障公民的知情權(quán)、控制權(quán)、異議權(quán)和獲得救濟(jì)權(quán)。

4.3 制度上——加強(qiáng)監(jiān)管，防止暗害

人事工作的根本目的是開發(fā)人才、培養(yǎng)人才、使用人才、充分調(diào)動(dòng)人的積極性，使有用的人各得其所，其工作的優(yōu)劣關(guān)鍵取決于管理水平的高低。因而，對(duì)于人事檔案而言，要實(shí)現(xiàn)解放人事檔案，切實(shí)維護(hù)人事檔案知情權(quán)，必須加強(qiáng)監(jiān)督管理，防止暗箱操作[10]。對(duì)此，可以從以下三方面入手：首先，要向公民本人開放其人事檔案的形成程序，對(duì)于人事檔案的收集和補(bǔ)充、整理、鑒定、保管、轉(zhuǎn)遞、利用等各環(huán)節(jié)，盡量做到透明化、公開化、公正化，賦予當(dāng)事人一定知情權(quán)、控制權(quán)和異議權(quán)。一旦擁有人事檔案知情權(quán)后，就能知曉本人檔案內(nèi)容、數(shù)量、轉(zhuǎn)遞過程、存放地點(diǎn)等信息，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)人事檔案中的問題，經(jīng)第三方行政復(fù)議機(jī)關(guān)調(diào)查核實(shí)確實(shí)存在有應(yīng)歸檔而未歸檔，或者已歸檔材料有與事實(shí)不符，再或在檔案過程中發(fā)生丟失等現(xiàn)象，當(dāng)事人即有權(quán)要求相關(guān)部門的工作人員采取相應(yīng)措施解決。其次，要嚴(yán)格處罰措施，對(duì)于惡意篡改、破壞、歪曲、偽造人事檔案的行為及其行為人予以嚴(yán)懲，視情節(jié)的輕重給予民事或刑事制裁，賦予當(dāng)事人獲救濟(jì)權(quán)。根據(jù)現(xiàn)行我國(guó)法律，對(duì)因檔案的知情權(quán)受到侵犯而導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失和精神損害，應(yīng)適用《中華人民共和國(guó)民法通則》、《中華人民共和國(guó)行政法》、《中華人民共和國(guó)國(guó)家賠償法》的有關(guān)條款給予賠償或承擔(dān)其他民事責(zé)任[11]。這樣，一方面通過制裁違法亂紀(jì)者的不法行為，達(dá)到警示公眾的目的，另一方面引導(dǎo)大眾端正行為，限制檔案材料“弄虛作假”的可能性。再次，要選派政治思想好、法律意識(shí)高、責(zé)任心強(qiáng)的人員，建立一支高素質(zhì)監(jiān)管隊(duì)伍，以法律為準(zhǔn)繩，監(jiān)督、管理、審核、仲裁人事檔案材料的真實(shí)性，查辦個(gè)人和單位間因人事檔案材料真假而產(chǎn)生的糾紛。

4.4 意識(shí)上——輿論造勢(shì)，強(qiáng)化意識(shí)

社會(huì)檔案意識(shí)是一個(gè)國(guó)家文明程度和綜合國(guó)力的體現(xiàn)，然而由于人事檔案的神秘性導(dǎo)致公民的人事檔案意識(shí)相對(duì)薄弱。對(duì)此，應(yīng)該通過社會(huì)輿論造勢(shì)，以強(qiáng)化公民的人事檔案意識(shí)。首先，通過大眾傳媒對(duì)人事檔案的作用、功能、價(jià)值做多渠道的宣傳，讓普通公眾知曉人事檔案作為一種信息資源在人才遴選過程中發(fā)揮的重要作用。其次，針對(duì)現(xiàn)實(shí)生活中涉及人事檔案又與公眾生活息息相關(guān)的熱點(diǎn)問題，如擅自扣檔、自動(dòng)棄檔、隨意改檔等，請(qǐng)專業(yè)的權(quán)威人士通過媒體作具體分析并闡述解決辦法，對(duì)此類現(xiàn)象作正確的輿論引導(dǎo)，以正視聽。第三，通過傳媒向公眾普及解放人事檔案的相關(guān)規(guī)定、事務(wù)流程、注意事項(xiàng)等，讓公眾在查閱、借用本人的人事檔案、享受知情權(quán)帶來的好處的同時(shí)，親自體會(huì)人事檔案的重要作用，從而由衷地樹立起檔案意識(shí)。

4.5 方法上——把握尺度，逐步解放

由于我國(guó)現(xiàn)行的人事檔案管理方法由來已久，要實(shí)現(xiàn)解放人事檔案，必將有一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，因而人事檔案部門應(yīng)同其他部門就如何解放人事檔案、解放的內(nèi)容范圍等問題展開討論和論證時(shí)，尤其要注意遵守層層推進(jìn)、逐步公開的原則。如從人事檔案內(nèi)容角度看，可以先解放公民都已知曉的和變相知曉的無秘密可言的內(nèi)容，對(duì)于涉及個(gè)人隱私的內(nèi)容則僅對(duì)個(gè)人公開或在個(gè)人同意的情況下向公眾公開，而涉及國(guó)家機(jī)密的內(nèi)容則不予公開。如何把握好公開尺度，怎樣協(xié)調(diào)好知情權(quán)與隱私權(quán)是解放人事檔案的關(guān)鍵所在，通常情況下可根據(jù)利益大小決定權(quán)利配置，當(dāng)二者與社會(huì)公共權(quán)利相矛盾時(shí)，可優(yōu)先保護(hù)知情權(quán)，反之，則以隱私權(quán)為重。

5 解放人事檔案的意義

5.1 提高人事檔案的社會(huì)公信力

人事檔案是記錄個(gè)人德能勤績(jī)等方面情況的，經(jīng)組織認(rèn)可歸檔保存的個(gè)人材料[8]，是人們從事社會(huì)性活動(dòng)不可替代的憑證。但是如果人事檔案被一些別有用心的人隨意篡改，則使得人事檔案的真實(shí)性、權(quán)威性大打折扣，人事檔案也就失去了其社會(huì)公信力，其作用、價(jià)值也將蕩然無存。所以，勢(shì)必要有一個(gè)公開、公平、公正的人事檔案形成過程作保障，以確保人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性，這同時(shí)也提高了人事檔案賴以生存的社會(huì)公信力。

5.2 發(fā)揮人事檔案的利用價(jià)值

現(xiàn)代社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的競(jìng)爭(zhēng)歸根到底還是人才的競(jìng)爭(zhēng)，而人力資源的開發(fā)離不開人事檔案，人事檔案在這方面具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)。通過解放人事檔案的方法，可以在一定程度上確保人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性，也能遏制“一人多檔”、“棄檔族”等現(xiàn)象，這是確保人事檔案提升服務(wù)能力，積極開展民生服務(wù)工作，主動(dòng)提供社會(huì)化服務(wù)的前提。

5.3 提高公眾的檔案意識(shí)

公民因長(zhǎng)期以來與接觸檔案無緣，而對(duì)檔案充滿神秘感和畏懼感，所以公民的檔案意識(shí)普遍不強(qiáng)。社會(huì)公眾可通過解放人事檔案的制度，充分利用本人人事檔案解決涉及切身利益的困難，進(jìn)而由人事檔案認(rèn)識(shí)各種檔案的重要性，從而增強(qiáng)整個(gè)社會(huì)的檔案意識(shí)，促進(jìn)檔案事業(yè)早日走上良性發(fā)展的軌道。

5.4 促進(jìn)透明政府建設(shè)

如今，透明政府的建設(shè)成為政府新形象塑造的主流，我國(guó)《政府信息公開條例》也已正式實(shí)施。在此背景下，研究解放人事檔案的相關(guān)法律、政策、規(guī)范、程序，可以進(jìn)一步推進(jìn)政務(wù)信息的全面公開、有效開發(fā)和充分利用。

5.5 建立社會(huì)誠(chéng)信體系

人事檔案中記載的有關(guān)個(gè)人基本情況、信用記錄和品格特征等內(nèi)容，是個(gè)人誠(chéng)信檔案的重要組成部分，也是為建立社會(huì)誠(chéng)信體系提供的物質(zhì)材料基礎(chǔ)。人事檔案從產(chǎn)生、形成到管理的全過程需經(jīng)其形成者、管理者和檔案工作人員等多人之手。只要這其中的任何一方缺失誠(chéng)信意識(shí)，那么由此形成的人事檔案也必將失去誠(chéng)信，人事檔案存在的意義也就隨之不復(fù)存在。所以，規(guī)范人事檔案各環(huán)節(jié)的誠(chéng)信，必將成為建設(shè)社會(huì)誠(chéng)信體系的重要一環(huán)。

5.6 創(chuàng)建和諧社會(huì)

在解放人事檔案后，像前文所述案例可以在一定程度上防患于未然，這對(duì)于維護(hù)社會(huì)正常秩序是種積極、有益的探索。同時(shí)，人事檔案信息的公開打破了原先公民與國(guó)家政府間信息不對(duì)稱的局面，使公民的知情權(quán)得到有效維護(hù)，有利于進(jìn)一步維持社會(huì)的穩(wěn)定，為創(chuàng)建和諧社會(huì)提供堅(jiān)實(shí)后盾。

總之，人事檔案要向本人有條件開放必然要經(jīng)過一個(gè)體制轉(zhuǎn)變、法律完善、監(jiān)管加強(qiáng)、意識(shí)提高、方法漸進(jìn)的過程。人事檔案工作者應(yīng)通過自身的不懈努力盡量加快解放人事檔案的進(jìn)程，切實(shí)維護(hù)公民對(duì)本人人事檔案的知情權(quán)，充分發(fā)揮人事檔案信息在黨和國(guó)家民生工作中的積極作用。

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