崔愛君

（河南省豫東水利工程管理局，河南 開封 475002）

0 引言

水利工程檔案是工程建設(shè)的歷史依據(jù)和痕跡，包括從水利水電工程項目開發(fā)建議書、 可行性研究到竣工驗收、試運行(使用)等過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像、計算材料等不同形式和載體的各種歷史記錄[1]。 它對工程質(zhì)量起著監(jiān)督和驗證作用。科學(xué)地進行檔案管理，大力開發(fā)水利工程檔案信息資源，多層次、多方位、多形式向水利部門和社會提供可利用資料， 是實現(xiàn)水利工程檔案自身價值的重要渠道，也是檔案工作的根本目的。

1 水利工程檔案管理存在的問題

我國重點建設(shè)項目的檔案工作起步于20 世紀50 年代，在20 世紀80 年代得到發(fā)展。 國家檔案局1992 年頒發(fā)了《建設(shè)項目（工程）檔案驗收辦法》，1997 年又與國家計委聯(lián)合發(fā)布了《國家重點建設(shè)項目檔案管理登記辦法》。這些規(guī)定和辦法為重點項目檔案工作的健康發(fā)展提供了保證。近年來，隨著水利工程質(zhì)量管理工作的不斷規(guī)范、 管理模式和管理手段的不斷更新， 工程檔案管理工作質(zhì)量也有了很大的提高。但是，一些水利工程檔案仍然存在著整理速度慢，內(nèi)容不齊全，編寫不規(guī)范，質(zhì)量不高等問題。

1.1 檔案管理工作的前期投入和管理不足

一般情況下，在工程項目建設(shè)的后期，工作人員才開始著手進行檔案資料的收集、整理工作。致使檔案資料復(fù)印件多、原件少，特種載體檔案嚴重缺失。

1.2 缺乏高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才

工程項目資料管理人員大多是臨時抽調(diào)、 沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的人員，且身兼數(shù)職，致使檔案管理水平普遍較差， 在項目檔案管理工作上遠沒有達到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化管理。 還有許多施工企業(yè)檔案管理體制不健全，檔案規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒有形成有效的管理和監(jiān)督機制。

1.3 檔案管理體制和制度不健全

隨著我國市場經(jīng)濟體制的建立， 在工程建設(shè)領(lǐng)域，工程招投標(biāo)制度、竣工驗收備案制度、監(jiān)理制度、市場稽查制度正在逐步完善。 為適應(yīng)政府管理職能轉(zhuǎn)變和行政審批制度改革的要求， 工程建設(shè)項目檔案的內(nèi)容、形式，以及各種檔案載體都發(fā)生了相應(yīng)變化，但與之相對應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)卻未能及時地調(diào)整和修改。

2 對策和建議

2006 年，水利部出臺的《關(guān)于印發(fā)水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定的通知》要求：（1）加強對工程檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)；（2）認真落實崗位責(zé)任制；（3）加強檢查指導(dǎo)與監(jiān)督；（4）提高工程檔案現(xiàn)代化管理水平；（5）認真做好水利工程建設(shè)項目檔案登記工作。 這些都為我國的水利工程檔案管理工作提出了明確的要求。根據(jù)這些要求，針對目前存在的問題，建議采取以下對策。

2.1 健全制度、強化管理，落實崗位責(zé)任制

加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理是水利工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證[2]。 為此，應(yīng)采取以下措施。 （1）成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)全面負責(zé)，對檔案室配備專職檔案人員，在各業(yè)務(wù)部門，指定專人擔(dān)任兼職或?qū)Ｂ殭n案員。 （2）把學(xué)習(xí)、宣傳有關(guān)檔案法規(guī)與增強工程技術(shù)人員的法制觀念結(jié)合起來， 把宣傳正反面典型與提高檔案人員的自覺性結(jié)合起來， 形成人人理解和支持檔案工作的良好風(fēng)尚。（3）企業(yè)應(yīng)建立完善工程檔案管理制度， 強化工程管理部門及施工單位、質(zhì)檢及監(jiān)督、審計等部門的實施力度，并制訂相應(yīng)的措施， 使檔案部門可以進行有效的監(jiān)督和制約。 同時，建立內(nèi)部管理激勵機制，把檔案管理工作目標(biāo)分解、細化，層層加以落實，真正地把崗位責(zé)任制貫穿于從建設(shè)項目立項到工程建設(shè)結(jié)束，檔案資料管理通過驗收的全過程[3]。 （4）對項目檔案的驗收做到規(guī)范、嚴格把關(guān)。這是保證項目檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。 按照國家檔案局重點建設(shè)項目整體驗收的組織原則，認真做好檔案驗收工作。 （5）設(shè)計出可使用的檔案管理信息管理軟件， 將輸入的數(shù)字檔案信息進行分類排列和編目，實現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息組織與管理的有序化。（6）建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度，修訂崗位責(zé)任制及檔案管理制度，做到職責(zé)分明。 （7）建立科學(xué)的歸檔制度，歸檔時應(yīng)對文件進行全面、認真的檢查，在內(nèi)容方面，檢查歸檔的文件是否齊全完整。 無論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個部門，都應(yīng)從組織上保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達到系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

2.2 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力

針對工程檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高的實際情況，必須加大檔案人才的培養(yǎng)力度，努力提高重點建設(shè)項目檔案工作人員的素質(zhì)[4]。 （1）工程檔案管理人員應(yīng)定期參加專業(yè)理論學(xué)習(xí)， 并取得相應(yīng)的管理資質(zhì)，做到“持證上崗”。 （2）培養(yǎng)檔案管理人員的全員檔案意識，認真抓好檔案的收集、保管、利用3 個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

長期以來， 由于我們對于各級各類檔案的管理工作缺乏科學(xué)的管理意識， 未能將檔案工作滲透到各個環(huán)節(jié)之中， 導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門各自為政、檔案資料積累殘缺不全，給檔案資料的整理歸檔帶來了困難。 為了使水利工程的檔案管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，必須提高認識，轉(zhuǎn)變觀念，制訂一系列措施，對水利工程檔案進行科學(xué)管理，并根據(jù)水利工程復(fù)雜性的特點， 拓寬檔案收集渠道。 從實際情況看，水利工程建設(shè)是比較復(fù)雜的，從項目申報到工程竣工的階段比較多。 這種工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及的部門和人員多、經(jīng)歷的時間長，稍有疏忽，就可能遺漏。 而小型水利工程大多施工要求急、建設(shè)周期短，形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。加上施工人員組成復(fù)雜，往往是工程任務(wù)一完成，臨時機構(gòu)就解散，檔案材料也隨之消失。 為了保證檔案資料收集的齊全、完整，應(yīng)當(dāng)要求檔案管理人員首先了解水利工程建設(shè)工作的具體操作程序、工作流程及分階段的工作安排，掌握每一階段工作中需要形成哪些檔案資料， 對每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。 在此基礎(chǔ)上，可采取以下收集方法：（1）追蹤收集。 即檔案人員或兼職檔案人員主動到現(xiàn)場詢問和了解工程進展情況，及時掌握工程信息， 并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門有針對性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全，質(zhì)量也比較高，但花費的人力、物力較大，適用于工程周期短、形成檔案材料快的工程。 （2）分階段收集。即檔案人員始終保持與兼職檔案員及施工、建設(shè)部門的聯(lián)系，及時掌握工程進展情況，并加強催收，盡力避免檔案原始材料的散失。 該方法適用于建設(shè)周期長的工程。 （3）強制性收集。 即采用收取檔案資料押金的做法。當(dāng)一項水利工程報建后，施工單位先交一定金額的資料押金， 將完整的檔案資料移交給檔案部門后，才可退回這筆押金。這種方法對一些內(nèi)部較復(fù)雜的施工單位具有一定的約束力， 適用于對某些人員分散、臨時機構(gòu)較多的施工單位。

2.3 通過開發(fā)利用檔案信息，促進檔案管理工作

水利工程檔案的形成是水利工作者勞動和智慧的結(jié)晶，做好檔案資料的收集、歸檔工作是為了更好地利用和開發(fā)利用檔案信息。 例如，2003 年開封市境內(nèi)河清挖河道，當(dāng)時的情況是黃河發(fā)大水，整個河道被淤泥覆蓋，整個水利工程受損嚴重，農(nóng)業(yè)灌溉受到嚴重影響。為了保豐收、利水情，市、縣政府責(zé)成水利部門對內(nèi)河清淤拿出整改措施。 水利施工人員通過對水利工程檔案的調(diào)閱，針對各河道的現(xiàn)狀，迅速制訂了最佳清淤方案，使各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的災(zāi)情降到最低、農(nóng)田損失面積得到最大的控制。因此，對于檔案工作者來說， 如果能將檔案信息及時提供給業(yè)務(wù)部門和水利工作者，使他們親身體驗到檔案信息的價值，就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作[5]。

2.4 加大投入，實現(xiàn)檔案管理手段現(xiàn)代化

檔案管理手段的現(xiàn)代化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基本標(biāo)志， 它包括以下幾方面： 保管條件的現(xiàn)代化，載體材料的現(xiàn)代化，翻拍、復(fù)印、裝訂手段的現(xiàn)代化，檔案工作手段現(xiàn)代化，咨詢業(yè)務(wù)智能化等。 實現(xiàn)檔案資料的數(shù)據(jù)化管理和網(wǎng)絡(luò)化報送、傳遞，可滿足水利工程建設(shè)者多方位、 多區(qū)域利用檔案資料的需求，為水利工程建設(shè)和管理者提供方便、快捷、高效的檔案服務(wù)。

2.5 加強對建設(shè)管理體制改革的研究

應(yīng)定期對國家制定的適應(yīng)建設(shè)管理體制改革的檔案管理制度和法規(guī)進行學(xué)習(xí)、研究，及時制訂一批既符合工程檔案自身發(fā)展規(guī)律、 又適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟要求，既符合我國國情、又吸收國外先進管理經(jīng)驗的檔案法規(guī)、規(guī)章。鑒于計算機技術(shù)給檔案工作帶來的深刻影響， 應(yīng)大力加強對重點水務(wù)工程檔案工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的研究。

2.6 資料分類科學(xué)化、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是檔案工作科學(xué)管理的重要內(nèi)容，也是提高檔案工作管理水平的必由之路。 因此，我們應(yīng)根據(jù)水利工程文件材料自然形式的特點和相互間的有機聯(lián)系，按照《檔案法》、《水利基本建設(shè)項目工程檔案資料管理規(guī)定》、《水利水電建設(shè)工程驗收規(guī)范》等水利工程檔案法律和規(guī)章，結(jié)合單位的實際情況，制訂一個統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，完善標(biāo)準(zhǔn)化管理規(guī)章制度，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)實現(xiàn)檔案編制、收集、整理、編目、保管及提供利用的系統(tǒng)性、完整性、實用性。

3 結(jié)語

檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中一項邊緣性、 基礎(chǔ)性工作，是衡量一個企業(yè)管理水平高低的標(biāo)準(zhǔn)之一。近幾年，隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)的普及，越來越多的文件將直接在電腦上產(chǎn)生和傳輸， 無紙化辦公方式產(chǎn)生的電子文件、圖像文件、圖形文件等，給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來新課題和新挑戰(zhàn)，面對這種形勢，我們應(yīng)該更加重視對項目檔案人才的培養(yǎng)和激勵機制，不斷總結(jié)完善建設(shè)項目檔案管理的經(jīng)驗， 促進水利工程檔案管理再上一個臺階。

[1] 王文華. 論水利工程檔案的管理[J]. 人力資源管理：學(xué)術(shù)版，2009（6）：34.

[2] 何亞川. 水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定-貫徹實施與檔案管理、科技檔案編研、檔案的歸檔、移交、驗收、整編及檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)試用手冊[M]. 北京：中國水利出版社，2006.

[3] 張書亞. 水利工程監(jiān)理的檔案管理[J]. 中小企業(yè)管理與科技，2009（36）：4.

[4] 楊 碩. 電子檔案的整理與保護及檔案工作者信息素質(zhì)[J]. 黑龍江科技信息，2007（19）：213.

[4] 王雪潔.檔案信息化建設(shè)淺談[J]. 檔案與建設(shè)，2003（10）：20-23.