寧國祥

(齊齊哈爾大學(xué)，黑龍江 齊齊哈爾 161006)

一、高校財(cái)務(wù)流程再造的涵義

業(yè)務(wù)流程重組最早由美國的哈默和杰姆培于1993年提出，在20世紀(jì)90年代成為全盛的一種管理思想。強(qiáng)調(diào)以業(yè)務(wù)流程為改造對(duì)象和中心、以關(guān)心客戶的需求和滿意度為目標(biāo)、對(duì)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行根本的再思考和徹底的再設(shè)計(jì)，利用先進(jìn)的制造技術(shù)、信息技術(shù)以及現(xiàn)代的管理手段、最大限度地實(shí)現(xiàn)技術(shù)上的功能集成和管理上的職能集成，以打破傳統(tǒng)的職能型組織結(jié)構(gòu)，建立全新的過程型組織結(jié)構(gòu)，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營在成本、質(zhì)量、服務(wù)等方面運(yùn)作模式。有的學(xué)者對(duì)BPR在教育行業(yè)的應(yīng)用也進(jìn)行了探討，如部門預(yù)算流程、財(cái)務(wù)審批流程、會(huì)計(jì)核算流程、學(xué)費(fèi)收繳流程等，目的在于理順財(cái)務(wù)關(guān)系，強(qiáng)化財(cái)務(wù)監(jiān)督，提高服務(wù)質(zhì)量。目前，現(xiàn)在的高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程受時(shí)間和空間限制，無法實(shí)現(xiàn)監(jiān)控和跟蹤，迫切需要對(duì)傳統(tǒng)高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程進(jìn)行再造。結(jié)合BPR的概念及高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程的涵義，可以嘗試將高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程再造定義為:對(duì)高校財(cái)務(wù)報(bào)賬工作中的程序或操作規(guī)則進(jìn)行重新審視及設(shè)計(jì)，以達(dá)到簡化報(bào)賬流程、報(bào)賬不受時(shí)間和空間限制，最終達(dá)到提高報(bào)賬工作效率和質(zhì)量的目的。

二、高校財(cái)務(wù)報(bào)賬業(yè)務(wù)流程再造模式

目前高校報(bào)賬是按照傳統(tǒng)的自然流程和組織分工進(jìn)行的，高校報(bào)賬的一般流程模式為:經(jīng)費(fèi)使用人持原始憑證填寫報(bào)賬單，由經(jīng)費(fèi)使用部門負(fù)責(zé)人簽批，再由校長簽批，然后再到財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人處審批，最后再到報(bào)賬大廳交由會(huì)計(jì)核算人員審核，錄入賬務(wù)系統(tǒng)，打印記賬憑證，交由出納員付款。各個(gè)環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人因公出差不能授權(quán)代簽，報(bào)賬業(yè)務(wù)就要暫時(shí)停止，財(cái)務(wù)部門也無法跟蹤監(jiān)控。

盡管財(cái)務(wù)電算化系統(tǒng)代替原有的手工核算，但未使整個(gè)流程發(fā)生本質(zhì)性的改變，票據(jù)的大量錄入仍然是財(cái)務(wù)人員繁重的工作，也是報(bào)賬人最不愿意等待但卻等待最久的環(huán)節(jié)。其根源在于傳統(tǒng)的分工格局要求單據(jù)在錄入過程中必須由財(cái)務(wù)人員完成，這就使得這流程耗時(shí)又低效。

按照業(yè)務(wù)流程再造(BPR)的理念，將在報(bào)賬大廳中最耗時(shí)的單據(jù)錄入核算工作進(jìn)行分解，報(bào)賬人在未進(jìn)入報(bào)賬大廳前登錄網(wǎng)絡(luò)化的報(bào)賬系統(tǒng)模板完成，使得各報(bào)賬人報(bào)銷業(yè)務(wù)錄入能夠在任意時(shí)間和場所進(jìn)行，該系統(tǒng)將報(bào)賬人的錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)處理。

高校財(cái)務(wù)報(bào)賬過程的流程重組基于IT技術(shù)，仿照現(xiàn)今流行的文件簽發(fā)系統(tǒng)，以校園網(wǎng)為平臺(tái)的流程再造，其報(bào)賬業(yè)務(wù)流程如下:當(dāng)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，由報(bào)賬人員隨時(shí)隨地登陸報(bào)賬預(yù)處理系統(tǒng)中的各類報(bào)賬模板進(jìn)行業(yè)務(wù)信息的錄入，也可以掃描必要的原始單據(jù)作為電子附件上傳。在信息進(jìn)入系統(tǒng)之后，將以字段記錄形式被存儲(chǔ)在校園網(wǎng)數(shù)據(jù)庫中，無需財(cái)務(wù)人員再行錄入。被“授權(quán)”的經(jīng)費(fèi)使用部門負(fù)責(zé)人可共享相關(guān)數(shù)據(jù)，進(jìn)行網(wǎng)上審核簽批(也可以綁定電子簽批系統(tǒng))，報(bào)賬人能時(shí)時(shí)跟蹤報(bào)賬業(yè)務(wù)傳遞情況，隨時(shí)得到反饋信息。最后財(cái)務(wù)部門審核合格后，從網(wǎng)上向報(bào)賬人發(fā)出可來大廳報(bào)賬的指令。報(bào)賬大廳的財(cái)務(wù)人員只需根據(jù)報(bào)賬人提供的原始單據(jù)對(duì)已生成的報(bào)賬單和記賬憑證進(jìn)行再修改、再確認(rèn)最后打印報(bào)賬單和記賬憑證，確認(rèn)后進(jìn)入財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，生成賬簿和報(bào)表等工作均由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)完成。

三、高校財(cái)務(wù)報(bào)賬流程再造優(yōu)點(diǎn)

經(jīng)過報(bào)賬業(yè)務(wù)流程再造后人員分工發(fā)生了變化，打破原來工作量不均衡現(xiàn)象，把單調(diào)、繁雜、重復(fù)的核算錄入工作分?jǐn)偟綀?bào)賬人身上，原來財(cái)務(wù)核算人員成為審核人員，節(jié)省人力資源，既能保證財(cái)務(wù)工作的準(zhǔn)確性又能提高效率，消除原有流程的一些低效率的弊端。報(bào)賬人員比較耗時(shí)耗力的一些流程在財(cái)務(wù)部門以外的任意場所和時(shí)間完成，既節(jié)約時(shí)間又提高服務(wù)質(zhì)量。公共信息平臺(tái)的建立、資源使用的高效率、財(cái)務(wù)報(bào)賬業(yè)務(wù)流程一體化等都是基于今天飛速發(fā)展的IT技術(shù)。財(cái)務(wù)人員只有從繁雜報(bào)賬核算工作中解脫出來，才能成為真正意義上的財(cái)務(wù)管理者。

[1]薛華成.管理信息系統(tǒng)[M].第5版.北京:清華大學(xué)出版社，2010－5.

[2]黃景文.高校報(bào)賬過程的流程重組[J].中國管理信息化，2007(10):54－56.