唐 盛,向子亮

(1.湖南省高速公路管理局,湖南長沙 410003; 2.懷化市公路勘察設(shè)計院,湖南懷化 418000)

公路工程建設(shè)包括可行性分析、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、施工、養(yǎng)護(hù)等階段,其中施工階段投資額最大,工期最長,對整個項(xiàng)目的質(zhì)量、安全、成本都有重要的影響。施工過程中的諸多風(fēng)險,如果管理不當(dāng),將對項(xiàng)目產(chǎn)生災(zāi)難性后果,進(jìn)而引發(fā)項(xiàng)目危機(jī)。筆者站在施工承包方總部的角度,對危機(jī)出現(xiàn)的原因進(jìn)行分析,提出處理方案,探討使用危機(jī)預(yù)警系統(tǒng)杜絕危機(jī)的發(fā)生,為施工企業(yè)管理者們提供有益的參考。

1 工程項(xiàng)目危機(jī)管理概述

圖1 危機(jī)管理工作流程圖

危機(jī)管理包括危機(jī)爆發(fā)前的危機(jī)預(yù)防和危機(jī)爆發(fā)后的危機(jī)處理(見圖1)。危機(jī)預(yù)防主要是指在危機(jī)爆發(fā)前發(fā)現(xiàn)并抑制觸發(fā)危機(jī)的因素,從而避免危機(jī)的爆發(fā),它是一種慣例性的日常項(xiàng)目管理工作。危機(jī)處理是指在危機(jī)爆發(fā)后為降低損失、消除不利影響所做的善后工作,它是一種由承包商高層發(fā)起的一次性的管理活動,缺少慣例可以遵循。

危機(jī)的預(yù)防是需要管理成本的。危機(jī)因素隱藏越深,發(fā)現(xiàn)的成本就越大;危機(jī)因素發(fā)現(xiàn)得越早,預(yù)防的成本就越低;危機(jī)預(yù)防的成本通常遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于危機(jī)處理的成本;來自企業(yè)外部的危機(jī)因素,企業(yè)往往能力有限,只能加強(qiáng)監(jiān)測。由此可見建立高效的危機(jī)預(yù)警體系是預(yù)防和杜絕項(xiàng)目危機(jī)的有力保障。

2 危機(jī)處理

恰當(dāng)?shù)奈C(jī)處理可以避免承包商蒙受更大的損失,有時候甚至可以轉(zhuǎn)“危”為“機(jī)”。危機(jī)處理通常包括以下工作流程。

2.1 組建危機(jī)處理小組

在確定危機(jī)爆發(fā)之后,企業(yè)應(yīng)立即組建危機(jī)處理小組。危機(jī)處理小組應(yīng)由企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)牽頭,并保證有足夠的授權(quán)。小組的主要成員應(yīng)具備以下基本素質(zhì):頭腦冷靜、思維全面、視野開闊、善于溝通、意志堅強(qiáng)、專業(yè)出色、客觀公正、精力充沛、富有管理藝術(shù)、德高望重。

危機(jī)處理小組的人員選擇關(guān)系到危機(jī)處理的成敗,企業(yè)可建立相應(yīng)的人才庫,以確保在需要時能夠迅速找到合適的人才。

2.2 危機(jī)分析

危機(jī)處理小組應(yīng)盡早趕到項(xiàng)目現(xiàn)場開展工作,通過各種渠道全面了解項(xiàng)目情況,與項(xiàng)目各方充分溝通,深入分析項(xiàng)目面臨的各類困難,挖掘項(xiàng)目存在的深層次問題。

危機(jī)處理小組應(yīng)審查項(xiàng)目的財務(wù)、工程和機(jī)務(wù)文檔,深入了解項(xiàng)目的真實(shí)情況,如有必要,須對項(xiàng)目現(xiàn)金流計劃、人員計劃、質(zhì)量保證措施、安全保障措施、施工組織計劃、設(shè)備和材料計劃進(jìn)行修訂。

危機(jī)處理小組的總體工作目標(biāo)是化解危機(jī),挽回或減少損失,設(shè)定危機(jī)處理的安全、進(jìn)度、質(zhì)量、成本等工作目標(biāo)。危機(jī)處理小組還應(yīng)據(jù)此編制危機(jī)處理工作計劃,該計劃是為了指導(dǎo)危機(jī)處理活動,使之有計劃、分步驟、無遺漏、有條不紊地進(jìn)行,計劃應(yīng)包括危機(jī)處理的整體策略和實(shí)施細(xì)節(jié)等等。危機(jī)處理計劃是危機(jī)處理的綱領(lǐng)性文件,應(yīng)獲得企業(yè)、業(yè)主和監(jiān)理等項(xiàng)目各方的支持。

危機(jī)過去之前,企業(yè)總部應(yīng)授權(quán)危機(jī)處理小組代表總部直接管理該項(xiàng)目。

2.3 采取措施

危機(jī)處理小組應(yīng)果斷采取措施阻止危機(jī)的蔓延,落實(shí)危機(jī)處理計劃,盡可能消除危機(jī)產(chǎn)生的負(fù)面影響,恢復(fù)項(xiàng)目正常運(yùn)轉(zhuǎn)。具體應(yīng)積極開展以下工作。

2.3.1 消除社會影響

危機(jī)一旦發(fā)生,企業(yè)一定要迅速拿出最大誠意來調(diào)查與公布真相,并應(yīng)盡快向項(xiàng)目業(yè)主、監(jiān)理和當(dāng)?shù)卣答佌鎸?shí)情況和應(yīng)對措施。如果已經(jīng)有媒體關(guān)注,則應(yīng)準(zhǔn)備好新聞稿和背景材料,統(tǒng)一口徑,及時向公眾傳遞積極信息,力爭通過媒體將企業(yè)的積極態(tài)度表現(xiàn)給公眾,主動承擔(dān)責(zé)任,來降低危機(jī)所帶來的危害,還要冷靜與靈活應(yīng)對,去尋找突破危機(jī)的契機(jī),博取輿論同情,重塑企業(yè)形象。

2.3.2 加強(qiáng)項(xiàng)目內(nèi)部管理

若危機(jī)是由企業(yè)或項(xiàng)目引發(fā),危機(jī)處理小組應(yīng)根據(jù)危機(jī)處理計劃有針對性地加強(qiáng)項(xiàng)目內(nèi)部管理,把握轉(zhuǎn)化危機(jī)的機(jī)會,正確運(yùn)用危機(jī)管理策略,來進(jìn)行積極的把握駕馭。

如果項(xiàng)目存在技術(shù)瓶頸,應(yīng)邀請有關(guān)專家進(jìn)行現(xiàn)場考察,對項(xiàng)目施工方案進(jìn)行技術(shù)評審,并做好后續(xù)技術(shù)跟蹤工作。

如果項(xiàng)目財務(wù)運(yùn)作困難,應(yīng)對項(xiàng)目成本、計量支付、變更索賠、現(xiàn)金流計劃進(jìn)行深入檢查,如有必要還要進(jìn)行財務(wù)審計。如果發(fā)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)問題,應(yīng)嚴(yán)肅處理。如果確有資金缺口,總部應(yīng)果斷撥款支持。

如果項(xiàng)目管理松懈,人心渙散,則應(yīng)對項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)班子進(jìn)行全面整頓,調(diào)整人員分工,明確責(zé)權(quán)利,加強(qiáng)項(xiàng)目班子凝聚力,提高項(xiàng)目職工的主人翁意識。

如果項(xiàng)目進(jìn)度滯后,則應(yīng)調(diào)整施工組織計劃,將進(jìn)度、質(zhì)量、安全和成本目標(biāo)分?jǐn)偟饺?明確獎懲辦法和責(zé)權(quán)劃分,充分調(diào)動項(xiàng)目部人員工作積極性。

如果項(xiàng)目發(fā)生安全事故,則應(yīng)立即安撫受害人或家屬,盡快談妥并落實(shí)賠償協(xié)議,消除負(fù)面影響。此外,應(yīng)遵照有關(guān)安全法律法規(guī),如實(shí)上報事故情況,對安全事故展開調(diào)查,對項(xiàng)目安全保障體系進(jìn)行全面整改,落實(shí)安全責(zé)任制。

2.4 評估和總結(jié)

在危機(jī)處理過程中,危機(jī)處理小組往往會發(fā)現(xiàn)一些平時未能發(fā)現(xiàn)的一些問題,特別是與引發(fā)危機(jī)事件有關(guān)的問題。這些問題中有些是偶然的,有些則是制度性的,有的則是人為造成的。隨著危機(jī)事件的處理,這些問題也逐漸暴露出來,而且這些問題的暴露還會發(fā)現(xiàn)一些與之相關(guān)聯(lián)的、與危機(jī)事件無關(guān)但也是很重要的問題。企業(yè)則可以通過對暴露出來的問題的分析,進(jìn)行必要的改革和調(diào)整,從而避免企業(yè)犯更大的錯誤。

危機(jī)處理完畢后,應(yīng)由危機(jī)處理小組及時撰寫危機(jī)處理報告,描述危機(jī)處理過程中消除危機(jī)的各項(xiàng)措施和有效性,總結(jié)項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),記錄在案,以備將來的危機(jī)預(yù)防和處理。

3 危機(jī)預(yù)防

為減低項(xiàng)目危機(jī)產(chǎn)生的概率,施工企業(yè)應(yīng)建立危機(jī)預(yù)警系統(tǒng)。防范于未然,危機(jī)預(yù)警系統(tǒng)貫穿于項(xiàng)目施工投標(biāo)和實(shí)施全過程,它通過各種方法,把矛盾和風(fēng)險消滅或控制在萌芽狀態(tài)。作為一項(xiàng)經(jīng)常性工作,危機(jī)預(yù)警系統(tǒng)必須有健全規(guī)范的制度成果作保障,才能夠維系它規(guī)范、有序、積極地運(yùn)轉(zhuǎn);否則,就會出現(xiàn)臨陣磨刀,手忙腳亂的現(xiàn)象。對應(yīng)于投標(biāo)前、投標(biāo)中、中標(biāo)后三個階段,施工企業(yè)項(xiàng)目危機(jī)預(yù)警系統(tǒng)包括:標(biāo)前分析、效益分析、跟蹤考評三個部分。

3.1 標(biāo)前分析

作為承包商,為了業(yè)績對項(xiàng)目往往來者不拒,這為項(xiàng)目后續(xù)工作埋下了潛在的風(fēng)險。標(biāo)前分析要求承包商在正式投標(biāo)之前對項(xiàng)目合同條款、施工條件、技術(shù)難點(diǎn)和要點(diǎn)、資金、材料、設(shè)備、人員、市場環(huán)境等諸多要素建立評分機(jī)制,對各單項(xiàng)要素逐一進(jìn)行詳細(xì)分析并評分。根據(jù)評分情況判斷承接該項(xiàng)目是否符合企業(yè)戰(zhàn)略,企業(yè)各方面能力是否能滿足履約的需要。如有任何要素不達(dá)標(biāo),都應(yīng)重新考慮是否參與投標(biāo)。

3.2 效益分析

在廣泛的市場調(diào)研的基礎(chǔ)上,承包商應(yīng)對影響工程效益的諸要素量化分析,結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況優(yōu)化施工組織設(shè)計、測算項(xiàng)目成本,評估項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益,確定投標(biāo)單價,明確項(xiàng)目成本目標(biāo)責(zé)任。

3.3 跟蹤考評

項(xiàng)目實(shí)施過程中,項(xiàng)目的安全、質(zhì)量、進(jìn)度、效益、施工環(huán)境、設(shè)備、人員、材料、技術(shù)方案、分包、業(yè)主和監(jiān)理的評價等各要素一直在變化之中,這就要求承包商總公司(一般是總公司主管工程的職能部門牽頭)對項(xiàng)目進(jìn)行密切跟蹤。對影響項(xiàng)目的主要要素建立評估、打分和考評制度?？偣究啥ㄆ诨虿欢ㄆ谕ㄟ^現(xiàn)場調(diào)查、走訪業(yè)主監(jiān)理等先關(guān)單位等多種途徑調(diào)查了解各要素的真實(shí)情況。要素的評分,建議使用綠、黃、紅三種顏色分別對應(yīng)于好、一般、危險三種狀態(tài),如果項(xiàng)目被評為危險,則應(yīng)馬上啟動危機(jī)處理程序。

為保證危機(jī)預(yù)防工作的順利開展,企業(yè)應(yīng)制定相應(yīng)的危機(jī)預(yù)防制度,并組建危機(jī)預(yù)防工作小組。危機(jī)預(yù)防小組的主要職責(zé)是進(jìn)行日常危機(jī)預(yù)防工作,包括危機(jī)預(yù)警系統(tǒng)的管理、危機(jī)的宣傳和危機(jī)演習(xí),并參與危機(jī)爆發(fā)后的前期工作(例如籌備危機(jī)處理小組)。

4 結(jié)論

預(yù)防為主、行動迅速、判斷準(zhǔn)確、嚴(yán)格跟蹤是項(xiàng)目危機(jī)管理的基本原則。建立科學(xué)完善的危機(jī)預(yù)警系統(tǒng)是降低項(xiàng)目風(fēng)險的有效手段,應(yīng)引起企業(yè)管理層的高度重視;危機(jī)一旦爆發(fā),如果靈活機(jī)動地應(yīng)對處理是企業(yè)所需要學(xué)習(xí)的,若處理得當(dāng),危機(jī)可以逐漸化解,并為企業(yè)創(chuàng)造新的機(jī)遇。成功的危機(jī)管理不僅可以使深陷困境的企業(yè)擺脫危機(jī),甚至有可能促使企業(yè)把危機(jī)變成轉(zhuǎn)機(jī),獲取意想不到的收益。

施工項(xiàng)目的管理是一個系統(tǒng)工程,企業(yè)高層應(yīng)加強(qiáng)風(fēng)險意識,搞好項(xiàng)目危機(jī)管理,提高項(xiàng)目管理水平和履約能力,在實(shí)踐中摸索出的危機(jī)管理的經(jīng)驗(yàn),具有較強(qiáng)的可操作性和借鑒價值。

[1]仲景冰.工程項(xiàng)目管理[M].武漢:華中科技大學(xué)出版社,2009.

[2](澳)羅伯特?希斯.危機(jī)管理[M].北京:中信出版社,2001.