許花桃 華南理工大學(xué)學(xué)報(bào)編輯部,廣州 510640

提高科技論文參考文獻(xiàn)著錄質(zhì)量的途徑

許花桃 華南理工大學(xué)學(xué)報(bào)編輯部,廣州 510640

針對(duì)科技論文中存在參考文獻(xiàn)引用不當(dāng)、文中標(biāo)注和文后著錄不規(guī)范問(wèn)題，分析了提高科技論文參考文獻(xiàn)著錄質(zhì)量的途徑，期望有助于提高科技論文的寫作和編輯質(zhì)量。

科技論文；參考文獻(xiàn)；質(zhì)量；途徑；參考文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)

sci-tech paper; reference; quality; approach; reference database

文后參考文獻(xiàn)是指為撰寫或編輯論文和著作而引用的有關(guān)文獻(xiàn)信息資源[1]。它包括公開發(fā)表的文獻(xiàn)和不涉及保密等問(wèn)題的內(nèi)部資料[2]。按規(guī)定，在各類型出版物中，凡是引用前人或他人的觀點(diǎn)、數(shù)據(jù)和材料等，都要對(duì)它們?cè)谖闹谐霈F(xiàn)的地方予以標(biāo)明，并在文末列出參考文獻(xiàn)表[3]。文后參考文獻(xiàn)是科技論文重要的組成部分，在科技論文尤其是學(xué)術(shù)論文中具有重要的作用[3-7]，已成為衡量科技論文和期刊學(xué)術(shù)質(zhì)量最重要的依據(jù)。近年來(lái)我國(guó)對(duì)參考文獻(xiàn)的引用及其推廣、研究都受到了作者和編輯的重視,取得了可喜的進(jìn)步[8]。但不少作者和編輯對(duì)參考文獻(xiàn)的作用和價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，重視不夠，使科技論文中存在參考文獻(xiàn)引用不當(dāng)、文中標(biāo)注和文后著錄不規(guī)范等問(wèn)題[7-13]，嚴(yán)重影響了論文和期刊的質(zhì)量。文中結(jié)合編輯工作實(shí)踐，探討了提高參考文獻(xiàn)著錄質(zhì)量的幾種途徑，期望有助于提高科技論文的寫作和編輯質(zhì)量。

1 提高作者的認(rèn)識(shí)和科技論文寫作的能力

因?yàn)槟芊駵?zhǔn)確地引用參考文獻(xiàn)，首先取決于作者，因此需要作者提高對(duì)著錄參考文獻(xiàn)重要性的認(rèn)識(shí)，重視參考文獻(xiàn)的選擇，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹螌W(xué)態(tài)度按照所投期刊的著錄要求認(rèn)真書寫參考文獻(xiàn)，使其符合期刊的基本要求。作者在投稿前應(yīng)該認(rèn)真閱讀紙質(zhì)期刊或期刊網(wǎng)站上的征稿簡(jiǎn)則，以了解擬投期刊對(duì)參考文獻(xiàn)著錄的要求，或者閱讀/下載擬投期刊近期的幾篇論文作為參考，均可以避免參考文獻(xiàn)著錄方面的錯(cuò)誤。另外，作者在閱讀文獻(xiàn)資料的同時(shí)，可以通過(guò)建立個(gè)人參考文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)[14]來(lái)記下著錄參考文獻(xiàn)所需信息，以便在標(biāo)注參考文獻(xiàn)時(shí)使用。

在編審稿件中不難發(fā)現(xiàn)，參考文獻(xiàn)著錄不規(guī)范的稿件往往以在讀低年級(jí)碩士研究生或中級(jí)以下職稱的作者居多，這些作者的論文因各種原因造成的退稿率也相當(dāng)高。主要是因?yàn)檫@些作者寫得少，看得少，對(duì)著錄參考文獻(xiàn)的意義和作用沒(méi)有深刻的認(rèn)識(shí)，在查閱資料和寫作的過(guò)程中沒(méi)有注意記載參考文獻(xiàn)的相關(guān)信息，對(duì)參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則不了解。隨著我國(guó)研究生規(guī)模的日益擴(kuò)大，越來(lái)越多的研究生迫切需要了解如何寫出合格的科技論文及如何提高論文的錄用率。因此，國(guó)內(nèi)高校應(yīng)該重視學(xué)生寫作能力的培養(yǎng)，開設(shè)科技論文寫作課程，通過(guò)該課程的學(xué)習(xí)，使學(xué)生對(duì)論文選題、成果歸納等有一個(gè)初步的認(rèn)識(shí)，熟悉科技論文的寫作方法和寫作規(guī)范，掌握論文修改的基本方法以及科技期刊的投稿策略，從而提高其撰寫的科技論文質(zhì)量。以華南理工大學(xué)為例，《科技論文寫作與投稿指引》課程于2009年開始開設(shè)，當(dāng)年選修的研究生有210人，2010年則增加到355人；根據(jù)課程結(jié)束后學(xué)員們提交的課程論文，發(fā)現(xiàn)絕大部分學(xué)員的科技論文寫作尤其是參考文獻(xiàn)的引用、在正文中的標(biāo)注和文后著錄都比較規(guī)范，達(dá)到了開設(shè)這門課程的目的。

2 編輯部建立參考文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)

基于期刊已刊載的或待刊出的論文參考文獻(xiàn)，編輯部可根據(jù)實(shí)際情況按參考文獻(xiàn)著錄國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、分類、核對(duì)等，使用NoteExpress、PowerReference等功能強(qiáng)大的參考文獻(xiàn)管理軟件或Access軟件來(lái)建立參考文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)［14］，如果在編輯加工稿件過(guò)程中發(fā)現(xiàn)參考文獻(xiàn)著錄項(xiàng)目有缺失或有誤時(shí)，編輯可先調(diào)用編輯部自建的參考文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行多角度地檢索和查詢。如果編輯在自建的參考文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)中找到相應(yīng)的文獻(xiàn)，那么與通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)搜索引擎或互聯(lián)網(wǎng)上各種大型電子數(shù)據(jù)庫(kù)等數(shù)字化資源對(duì)參考文獻(xiàn)進(jìn)行檢索和核查相比，可以大大縮短編輯核查參考文獻(xiàn)所需時(shí)間，提高編輯的工作效率。而如果編輯在自建的參考文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)中沒(méi)有找到相應(yīng)的文獻(xiàn)，那么再通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)搜索引擎或互聯(lián)網(wǎng)上各種大型電子數(shù)據(jù)庫(kù)等數(shù)字化資源對(duì)參考文獻(xiàn)進(jìn)行檢索和核查，并將檢索結(jié)果和該稿件中著錄正確的參考文獻(xiàn)添加到自建的參考文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)中，使自建的參考文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)得到及時(shí)的更新維護(hù)，為日后的查詢和檢索作準(zhǔn)備。

3 提高編輯素質(zhì)、加強(qiáng)編輯審核

科技期刊文后參考文獻(xiàn)如何著錄，早在20世紀(jì)80年代就以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T 7714—1987）的形式加以規(guī)范，2005年國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)在GB/T 7714—1987的基礎(chǔ)上修訂并頒布了GB/T7714—2005《文后參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則》[1]。這是專門為作者和編輯提供的參考文獻(xiàn)著錄標(biāo)準(zhǔn)。而編輯是國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的首要執(zhí)行者，并最先掌握有關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的要求，在科技期刊能否認(rèn)真執(zhí)行、落實(shí)國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范方面起著重要的作用[4]。因此，期刊編輯首先要認(rèn)真學(xué)習(xí)、反復(fù)閱讀國(guó)標(biāo)GB/T 7714—2005，有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)范意識(shí)，并為作者提供耐心細(xì)致的指導(dǎo)，讓作者通過(guò)修改、校對(duì)等過(guò)程，逐漸熟悉參考文獻(xiàn)的著錄要求與格式。具體步驟如下：

(1)在紙版期刊的征稿簡(jiǎn)則中或其網(wǎng)站上以范例的格式，給出適合本期刊的參考文獻(xiàn)著錄格式要求，以指導(dǎo)作者規(guī)范著錄參考文獻(xiàn)。

(2)在編輯初審階段，對(duì)于稿件內(nèi)容新但參考文獻(xiàn)著錄不規(guī)范的稿件，編輯可將本期刊的參考文獻(xiàn)著錄格式要求通過(guò)E-mail發(fā)給作者，并要求作者嚴(yán)格按照此要求著錄參考文獻(xiàn)，待作者修改完成后再將稿件送同行專家審閱；對(duì)于初審未通過(guò)直接退稿的稿件，如果其參考文獻(xiàn)著錄不規(guī)范，那么編輯在給作者發(fā)送退稿通知時(shí)可順便附上參考文獻(xiàn)著錄格式要求，讓作者能夠充分了解參考文獻(xiàn)著錄的一些要求。

(3)在退修階段，對(duì)于參考文獻(xiàn)著錄還有不規(guī)范的稿件，編輯在將專家評(píng)審意見發(fā)給作者時(shí)，可同時(shí)附上本期刊的參考文獻(xiàn)著錄格式要求，要求作者在修改稿件過(guò)程中予以補(bǔ)充或更正。

(4)在編校階段，編輯應(yīng)嚴(yán)格按照文獻(xiàn)[1]規(guī)定對(duì)參考文獻(xiàn)的內(nèi)容進(jìn)行專項(xiàng)檢查，向作者指出不正確著錄所在并要求更正，對(duì)有疑問(wèn)的參考文獻(xiàn)可以要求作者提供原文復(fù)印件［15］（可以是紙版的文獻(xiàn)或是文獻(xiàn)的電子文檔），在沒(méi)有作者更正的情況下，編輯也應(yīng)學(xué)會(huì)利用編輯部自建的參考文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)，或通過(guò)網(wǎng)絡(luò)搜索引擎及互聯(lián)網(wǎng)上各種大型電子數(shù)據(jù)庫(kù)等數(shù)字化資源對(duì)參考文獻(xiàn)進(jìn)行檢索和核查，以保證參考文獻(xiàn)的著錄質(zhì)量，使發(fā)表的論文更加嚴(yán)謹(jǐn)。

4 審稿專家審核

在發(fā)給同行專家的審稿要求中，編輯部應(yīng)該將參考文獻(xiàn)作為一項(xiàng)重要內(nèi)容讓專家進(jìn)行審核。因?yàn)閷徃鍖＜覍?duì)自己專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的文獻(xiàn)和新進(jìn)展較為熟悉，在審閱稿件時(shí)應(yīng)該對(duì)參考文獻(xiàn)引用是否適當(dāng)、是否遺留了該領(lǐng)域中的重要參考文獻(xiàn)、過(guò)于陳舊等提出意見，從而使作者更充分、更完整、更有效地標(biāo)注參考文獻(xiàn)。

[1]GB/T 7714—2005文后參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則[S].北京:中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社.2005

[2]陳浩元.參考文獻(xiàn)著錄問(wèn)題釋疑[R].廣州：廣東省科學(xué)技術(shù)期刊編輯學(xué)會(huì)與中國(guó)南方國(guó)際心血管病學(xué)術(shù)會(huì)議組委會(huì).2011

[3]陳浩元.科技書刊標(biāo)準(zhǔn)化18講[M].第1版.北京:北京師范大學(xué)出版社.1998;204

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G23

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