劉穎 哈爾濱市城鄉(xiāng)規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院 150010

當(dāng)前條件下如何切實(shí)做好人事檔案服務(wù)工作

劉穎 哈爾濱市城鄉(xiāng)規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院 150010

人事檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用，是人事檔案工作實(shí)現(xiàn)高效利用人事檔信息的根本目的所在，對(duì)于衡量人事檔案工作優(yōu)劣具有標(biāo)桿作用，更是直觀(guān)體現(xiàn)人事檔案價(jià)值的重要環(huán)節(jié)。

人事檔案；信息服務(wù)；提升檔案質(zhì)量；開(kāi)發(fā)信息資源

開(kāi)發(fā)利用人事檔案的信息資源就是通過(guò)一定的方式方法，為組織人事工作提供人事檔案中相關(guān)內(nèi)容的服務(wù)活動(dòng)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)深入發(fā)展的大環(huán)境，人事檔案管理工作必須適應(yīng)新形勢(shì)的需求，在尊重人才流動(dòng)的基礎(chǔ)上，改變服務(wù)觀(guān)念，探索管理手段的創(chuàng)新，以更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)、服務(wù)于大眾。

1 人事檔案具有信息服務(wù)功能

1.1 人事檔案的信息功能

在很長(zhǎng)的一個(gè)時(shí)期內(nèi)，我國(guó)的人事檔案具有很強(qiáng)的保密性，其表現(xiàn)就是：除了檔案收集人員和保管人員等管理者才能直接接觸到人事檔案，其他人包括檔案內(nèi)所記錄的人員，對(duì)于檔案內(nèi)的材料如何，特別是主觀(guān)評(píng)議類(lèi)的材料根本無(wú)從知曉。

隨著社會(huì)的發(fā)展，這樣的觀(guān)點(diǎn)已經(jīng)嚴(yán)重地阻礙了人事檔案價(jià)值的體現(xiàn)與服務(wù)功能的發(fā)揮。人事檔案是客觀(guān)記錄當(dāng)事人德才能績(jī)與個(gè)人經(jīng)歷等情況，如果過(guò)分強(qiáng)調(diào)人事檔案的保密性，必然會(huì)不利于人事檔案的發(fā)展，以及檔案的開(kāi)發(fā)和利用。

人事檔案具有強(qiáng)大的信息功能，而每個(gè)人都有權(quán)利知道自己的檔案保管狀態(tài)與內(nèi)容狀況。個(gè)人信息權(quán)的主體是生成信息的人，個(gè)人信息權(quán)的客體包括能直接識(shí)別本人的個(gè)人信息資料（如:肖像、姓名、身份證），還包括與其他資料相結(jié)合才能識(shí)別本人的間接信息資料（如:職業(yè)、收入、學(xué)歷）等；同時(shí)，評(píng)議材料或個(gè)人評(píng)價(jià)、銀行信用記錄等都是人事檔案內(nèi)記錄的重要信息。

在社會(huì)日益昌明的今天，人事檔案的管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)積極探索有效措施，不斷增強(qiáng)人事檔案的透明度，這樣可以在一個(gè)合理的范圍內(nèi)，做到既維護(hù)了當(dāng)事人的隱私，確保人事檔案的安全的情況下，有效解決社會(huì)所關(guān)心的人事檔案造假等問(wèn)題，有效增強(qiáng)社會(huì)與個(gè)人對(duì)人事檔案的信任度。

1.2 人事檔案的服務(wù)功能

誠(chéng)實(shí)守信是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的基本保證，更是社會(huì)的基本道德準(zhǔn)則。人事檔案體系本身就是信用體系中的一種，其為為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)提供信息服務(wù)，參與構(gòu)建統(tǒng)一、權(quán)威、可靠、新型信用體系，也是人事檔案管理服務(wù)應(yīng)具備的功能。

“人事檔案工作既是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，又是一項(xiàng)服務(wù)性的工作。人事檔案室的服務(wù)性，是人事檔案賴(lài)以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。”

要強(qiáng)化人事檔案的服務(wù)功能，首先要使人事檔案的記載與人員流動(dòng)的速度相適應(yīng)，以力爭(zhēng)收集到更為準(zhǔn)確、全面、科學(xué)的內(nèi)容。因此，有必要建立人事檔案材料收集新機(jī)制。即通過(guò)主動(dòng)服務(wù)理念的樹(shù)立，采取積極主動(dòng)的措施，通過(guò)完善管理體制、擴(kuò)大歸檔范圍、加強(qiáng)編研開(kāi)發(fā)等措施，提升人事檔案的信息準(zhǔn)確度，為人事檔案的服務(wù)功能開(kāi)展打好物質(zhì)基礎(chǔ)。如：將所掌握的人事檔案信息分門(mén)別類(lèi)地儲(chǔ)存起來(lái)，并主動(dòng)為用人單位參考和利用提供服務(wù)。

2 提高檔案材料質(zhì)量是做好人事檔案服務(wù)工作的基礎(chǔ)

2.1 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)從思想和行動(dòng)上要重視人事檔案

組織人事部門(mén)和相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)為檔案管理部門(mén)配備必要的基礎(chǔ)設(shè)施和管檔人員，改善工作條件，支持人事檔案管理部門(mén)開(kāi)展工作。可以通過(guò)制定相應(yīng)的機(jī)制來(lái)提高檔案工作人員的工作積極性。如:可以建立培訓(xùn)制度，定期組織檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)；對(duì)工作進(jìn)行量化與考核，通過(guò)完善考核體系，規(guī)范檔案管理人員的工作。

2.2 及時(shí)補(bǔ)充具有個(gè)性的人事檔案材料

在人事檔案的構(gòu)成上，要?jiǎng)?chuàng)新人事檔案的內(nèi)容。人事檔案的內(nèi)容要與人事檔案主體多元化、社會(huì)職能多元化相適應(yīng)，根據(jù)不同類(lèi)型人員，可采用不同的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容。

人事檔案應(yīng)根據(jù)時(shí)代和人們職業(yè)的變化，及時(shí)改變過(guò)去千人一面的狀態(tài)，有選擇地補(bǔ)充能反映當(dāng)事人的綜合能力、能力素質(zhì)、心理素質(zhì)、興趣、相應(yīng)的業(yè)績(jī)考核、個(gè)人氣質(zhì)、個(gè)人信用記錄等具有個(gè)性化的人事檔案材料。例如，對(duì)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部要及時(shí)將他們的工作情況、工作業(yè)績(jī)和在重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作中的表現(xiàn)情況及任務(wù)完成情況、考核考察材料收入檔案，為憑實(shí)績(jī)用干部提供必要的依據(jù)。對(duì)一般專(zhuān)業(yè)技術(shù)和管理人員，要收集他們的學(xué)術(shù)和技術(shù)推廣成果材料、企業(yè)經(jīng)營(yíng)者利稅材料等，對(duì)流動(dòng)人員，要收集那些能據(jù)此判斷一個(gè)人素質(zhì)優(yōu)劣的材料，如個(gè)人業(yè)績(jī)、信用記錄、素質(zhì)能力、職業(yè)生涯、社會(huì)責(zé)任等方面的材料。以提高人事檔案的“立體感”和“折射度”。另外要實(shí)行跟蹤記載保持人事檔案的時(shí)效性。及時(shí)地把各類(lèi)人員的各項(xiàng)考核結(jié)果(包括測(cè)評(píng)數(shù)據(jù)/測(cè)驗(yàn)結(jié)果等)存入人事檔案，增加動(dòng)態(tài)材料的比重，提高人事檔案的“價(jià)值量”。

3 深入開(kāi)發(fā)人事檔案信息資源

只有合理開(kāi)發(fā)、利用檔案信息資源才能切實(shí)做好人事檔案工作。而開(kāi)發(fā)利用人事檔案資源應(yīng)做好下面幾個(gè)方面的工作。

3.1 人事檔案管理應(yīng)更新觀(guān)念積極主動(dòng)提供服務(wù)

開(kāi)發(fā)人事檔案信息資源，必須解放思想，更新觀(guān)念，切實(shí)改變被動(dòng)服務(wù)的局面。與其他檔案相比較，人事檔案的保密性更強(qiáng)，甚至于有些人事檔案在很長(zhǎng)一短時(shí)間內(nèi)不能公開(kāi)利用，但這絕不是說(shuō)人事檔案服務(wù)工作只能被動(dòng)等待查閱。應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變思想觀(guān)念，對(duì)人事檔案的保密性正確對(duì)待。保密的必須要嚴(yán)加保密；對(duì)于能夠提供利用的檔案，要積極主動(dòng)地做好開(kāi)發(fā)利用工作，對(duì)重要人才信息資源的人事檔案整理、歸納，并積極主動(dòng)地為管理決策提供具有一定深度且全面、準(zhǔn)確的服務(wù)。

3.2 建立并完善人事檔案中信息的挖掘與整理制度措施

要做好服務(wù)工作，就應(yīng)當(dāng)建立人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，這既是人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，同時(shí)還能為人事檔案服務(wù)工作提供更為全面的信息，成為人事檔案優(yōu)質(zhì)、主動(dòng)服務(wù)的重要前提條件。建立的信息庫(kù)應(yīng)當(dāng)內(nèi)容全面、準(zhǔn)確、翔實(shí)，并可以做到隨時(shí)維護(hù)與更新。這里面不但應(yīng)包含人員基本情況信息集，還要對(duì)人員的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、職務(wù)任免、職稱(chēng)評(píng)聘、工資變化、科研成果、家庭成員及主要社會(huì)關(guān)系有全面系統(tǒng)的記錄與分析。通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)，可以進(jìn)行人信息的查詢(xún)、檢索、統(tǒng)計(jì)、分析，生成各種名冊(cè)和表格，大大提高人事檔案利用工作的效率與質(zhì)量，為進(jìn)一步挖掘人事檔案的內(nèi)在潛力提供有力的保障。

此外，對(duì)于利用頻率高、易磨損、利用價(jià)值高的檔案材料，可通過(guò)掃描儀等電子設(shè)備傳輸?shù)接?jì)算機(jī)中，以進(jìn)一步完善人事檔案信息庫(kù)。

3.3 建立人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)

建立人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，信息的安全性是首先需要解決的問(wèn)題，建議將我國(guó)的人事檔案信息分為三個(gè)等級(jí)：第一級(jí)是自由查閱的人事檔案信息；第二級(jí)是申請(qǐng)查閱的人事檔案信息；第三級(jí)是嚴(yán)格保密的人事檔案信息。

在檔案管理分級(jí)的基礎(chǔ)上，有效利用多媒體技術(shù)，在人事檔案中增加個(gè)人圖像、聲音等資料，進(jìn)一步擴(kuò)充人事檔案的信息內(nèi)容。并通過(guò)局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等環(huán)節(jié)的建設(shè)，建成功能完備、內(nèi)容齊全、技術(shù)先進(jìn)的人事信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。利用者只需通過(guò)網(wǎng)絡(luò)利用人事檔案信息時(shí)，可以從文字、圖像、聲音等方面對(duì)人員進(jìn)行全面的了解，給利用者以身臨其境，當(dāng)面交談的直觀(guān)感受。

結(jié)語(yǔ)

開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源是檔案部門(mén)建設(shè)和發(fā)展的主要途徑，人事檔案管理部門(mén)也可以通過(guò)檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供有益的決策依據(jù)。所以，人事檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)一步拓展服務(wù)空間，在保證檔案信息安全的前提下，讓檔案信息盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，能最大限度地為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，為社會(huì)效益服務(wù)。

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10.3969/j.issn.1001-8972.2011.08.125