陳麗璇 鐘珍 深圳市龍崗中心醫(yī)院設(shè)備科 (深圳 518116)

“五常法”在醫(yī)用耗材管理中的應(yīng)用

陳麗璇 鐘珍 深圳市龍崗中心醫(yī)院設(shè)備科 (深圳 518116)

目的：探索“五常法”在醫(yī)用耗材管理中的應(yīng)用效果。方法：在醫(yī)用耗材倉庫成立“五常法”工作小組，將常組織、常整頓、常清潔、常規(guī)范、常自律運(yùn)用于醫(yī)用耗材的管理中。結(jié)果：提高醫(yī)用耗材管理質(zhì)量及工作效率，保證了臨床使用醫(yī)用耗材的安全，臨床科室對醫(yī)用耗材倉庫滿意度提高。結(jié)論：“五常法”具有簡單、實(shí)用、合理、高效的管理特點(diǎn)，它在醫(yī)用耗材管理中的應(yīng)用，有助于提高醫(yī)用耗材管理質(zhì)量，從而提升醫(yī)用耗材倉庫工作人員的形象。

五常法 醫(yī)用耗材管理 應(yīng)用

醫(yī)用耗材是指醫(yī)院在開展醫(yī)療服務(wù)過程中經(jīng)常使用的一次性衛(wèi)生材料、人體植入物，以及消毒后可重復(fù)使用且容易損耗的醫(yī)療器械，其品種繁多、使用量大、覆蓋面廣，是醫(yī)院開展醫(yī)療、科研、教學(xué)等工作的物質(zhì)基礎(chǔ)[1]。醫(yī)用耗材管理具有特殊性、專業(yè)性和復(fù)雜性的特點(diǎn)，雖然目前耗材管理基本上都配備了計(jì)算機(jī)管理，但有許多繁雜的工作需要人工完成，因而醫(yī)用耗材管理就需要建立一套完善、細(xì)致且簡單可行的操作方法來保證?！拔宄７ā笔乾F(xiàn)代管理的基礎(chǔ),包括常組織、常整頓、常清潔、常規(guī)范、常自律，主要應(yīng)用于改善工作環(huán)境、提高工作效率、改善品質(zhì)、確保安全、提升形象。我院設(shè)備倉庫從2009年1月開始應(yīng)用“五常法”規(guī)范管理醫(yī)用耗材，取得較好的效果，現(xiàn)介紹如下：

1 資料與方法

1.1 一般資料

我院是深圳市東部最大的一所綜合性醫(yī)院，是地區(qū)急救、醫(yī)療、教學(xué)、科研、康復(fù)和保健中心，共開放床位954張，有34個(gè)臨床和醫(yī)技科室，2個(gè)?？漆t(yī)院和20個(gè)社康中心，醫(yī)用耗材品種達(dá)5000多種。

1.2 實(shí)施階段

“五常法”實(shí)施階段遵循PDCA循環(huán)法：首先是對倉庫的人、物、環(huán)境進(jìn)行現(xiàn)狀調(diào)查，對存在的問題進(jìn)行原因分析并進(jìn)行論證，然后結(jié)合科室的實(shí)際情況，對照“五常法”的要求，制定相應(yīng)的對策并實(shí)施；在循環(huán)實(shí)施過程中，根據(jù)實(shí)施的具體情況，不斷地修改所制定的內(nèi)容，以達(dá)到簡單、易行、規(guī)范的目的。通過循環(huán)的程序?qū)嵤┵|(zhì)量管理及控制，達(dá)到持續(xù)改進(jìn)的目的。

1.2.1常組織

常組織的核心功能是減少消耗、降低成本。因此，在醫(yī)用耗材管理中，要以“人”為中心，從“物”入手，將必需物品的數(shù)量降至最低程度，根據(jù)使用頻率進(jìn)行分層管理，合理安排其放置位置[2]。

醫(yī)用耗材的數(shù)量動(dòng)態(tài)變化非常頻繁，必須在統(tǒng)計(jì)歷史數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，做好醫(yī)用耗材庫存量的控制。一般來說，可根據(jù)3～5天的采購和使用情況，對醫(yī)用耗材的庫存數(shù)量進(jìn)行上限和下限的設(shè)定，上限為飽和庫存量，下限為臨界庫存量；超過上限即為積壓，低于下限即為短缺；當(dāng)醫(yī)用耗材庫存量低于上限時(shí)即為需要采購，低于下限時(shí)意味著短貨，必須及時(shí)補(bǔ)充[3]。為了達(dá)到及時(shí)掌握數(shù)量的目的，需要在醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)中設(shè)立“統(tǒng)計(jì)分析”模塊，設(shè)置相應(yīng)的臨界值報(bào)警功能。當(dāng)達(dá)到臨界值時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)報(bào)警，提醒管理人員及時(shí)處理。在管理中要考慮特殊的情況，如對于骨科植入器械、某些高值介入器械等耗材，需要與供應(yīng)商協(xié)商，采用零庫存管理方法，在接到科室通知后提前1～2天通知送貨；對于通用性較強(qiáng)的或急診備用器械，則采用少量備貨，用后及時(shí)補(bǔ)充。通過合理調(diào)整“保障臨床需求、防止積壓、減少庫存”三者之間的關(guān)系，可在保障臨床使用的情況下盡量減少庫存量，實(shí)現(xiàn)資金加快周轉(zhuǎn)，減少醫(yī)用耗材積壓，降低保存成本，有利于耗材有效期的管理。

1.2.2 常整頓

常整頓的核心功能是提高效率，就是在常組織的基礎(chǔ)上，對各類醫(yī)用耗材實(shí)行定位、定量、整齊分類標(biāo)識存放，使其存取方便，保證在30秒內(nèi)取出和放回原位。

醫(yī)用耗材的類別可分為一次性使用無菌醫(yī)療器械、護(hù)理材料和敷料、影像膠片和材料、高值醫(yī)用耗材、“消”字號消毒材料、低值易耗醫(yī)療器械、其他醫(yī)用耗材八大類。據(jù)此進(jìn)行分類、分柜存放，根據(jù)物品的類別、名稱和分類要求進(jìn)行顏色管理，將領(lǐng)用頻率高的物品放在最易拿到的地方，其中一次性使用無菌醫(yī)療器械、檢驗(yàn)試劑和材料等有特殊要求的醫(yī)用耗材要設(shè)立專用房間存放，專人管理，并且要勤整理、勤保養(yǎng)。此外，要求庫房保管人員認(rèn)真做好耗材的效期管理，堅(jiān)持“先進(jìn)先出，近期先出，過期不出”的原則發(fā)放。

對于?？粕儆玫尼t(yī)用耗材，則建立少用醫(yī)用耗材和物品名稱對照庫，內(nèi)容包括產(chǎn)品注冊證及登記表、產(chǎn)品實(shí)物圖片掃描件、規(guī)格型號、供應(yīng)商聯(lián)系電話、臨床常用產(chǎn)品名稱對照等，并對產(chǎn)品進(jìn)行編號。該庫與使用科室關(guān)聯(lián)，臨床申請時(shí)使用產(chǎn)品編號即可采購到適用臨床使用的產(chǎn)品，提高了臨床科室使用醫(yī)用耗材的及時(shí)性。

1.2.3 常清潔

常清潔的核心是維持一個(gè)潔凈舒心的工作環(huán)境，及時(shí)清除工作場所的廢棄物品，保持環(huán)境、物品、設(shè)備的清潔狀態(tài)，防止污染的發(fā)生。每天對無菌物品進(jìn)行一次消毒，保證無菌物品的品質(zhì)；每周開展一次全面清潔，對容易忽視的角落要特別注意，防止清潔漏洞；大件包裝的貨物必須清除運(yùn)輸途中的灰塵才能入庫，保持貨架、庫區(qū)的清潔。

1.2.4 常規(guī)范

常規(guī)范的核心功能是養(yǎng)成堅(jiān)持的習(xí)慣，保持良好的品質(zhì)和形象，目的是通過制度化來維持管理成果。通過建立健全規(guī)章制度，制定一系列可操作性規(guī)章制度和程序，使每一位工作人員的每一行為都有法可依、有章可循。在醫(yī)用耗材管理中，要責(zé)任到人，所有耗材分類、分柜，指定專人負(fù)責(zé)。每位工作人員對自己責(zé)任柜內(nèi)的醫(yī)用耗材質(zhì)量、有效期、數(shù)量、衛(wèi)生等負(fù)全責(zé)，做到每日小五常每月大五常，平時(shí)不定期管理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)處理；每月對庫存物品進(jìn)行盤點(diǎn)，將實(shí)際數(shù)量與庫存清單核對，發(fā)現(xiàn)賬物不符的情況，查找原因并進(jìn)行盤存盤虧登記，使其與實(shí)物相符。

1.2.5 常自律

常自律的核心功能是創(chuàng)造一個(gè)保持良好習(xí)慣的工作環(huán)境，目的是培養(yǎng)具有良好習(xí)慣、遵守規(guī)則的工作人員 ，營造團(tuán)隊(duì)精神[4]，嚴(yán)格管理，使人人依規(guī)定行事、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。

為保證“五常法”的實(shí)施，提高工作人員的自覺性和自律性尤為重要。一方面，將醫(yī)用耗材的管理和科內(nèi)每一位工作人員的責(zé)、權(quán)、利聯(lián)系起來，保證各項(xiàng)規(guī)章制度的落實(shí)；另一方面，要對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，逐漸改變他們的思想行為，使“五常法”效應(yīng)由環(huán)境品質(zhì)擴(kuò)展到人的行為品質(zhì)，讓工作人員認(rèn)識“五常法”的必要性而自覺地執(zhí)行，對醫(yī)用耗材的管理由“要我做”變成“我要做”，使醫(yī)用耗材管理工作日?；⒅贫然?、規(guī)范化、責(zé)任化。

2 評價(jià)方法

2.1 比較我院醫(yī)用耗材實(shí)施“五常法”管理之前(2007年～2008年)和之后(2009年～2010年)賬物相符情況、發(fā)放物品準(zhǔn)確情況、發(fā)放物品時(shí)取物的時(shí)間和補(bǔ)充物品的時(shí)間。

2.2 滿意度調(diào)查

采用臨床、門診和醫(yī)技科室對醫(yī)用耗材倉庫滿意度調(diào)查表，由臨床常領(lǐng)用物品的人員對倉庫工作人員滿意度進(jìn)行調(diào)查，從服務(wù)態(tài)度、溝通交流、工作效率、物品適用性、人員形象等方面進(jìn)行調(diào)查，按很(10分)、好(8分)、較好(6分)、一般(4分)、差(2分)進(jìn)行評價(jià)，≥95%為滿意，80%～94%為較滿意，60%～79%為一般，≤60%為不滿意。

2.3 統(tǒng)計(jì)學(xué)方法

應(yīng)用SPSS11.5軟件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，計(jì)量資料采用兩獨(dú)立樣本t檢驗(yàn)，計(jì)數(shù)資料采用兩獨(dú)立樣本間的χ2檢驗(yàn)。

3 結(jié)果

3.1 實(shí)施“五常法”管理前后物品質(zhì)量比較

見表1。從表1可見，實(shí)施“五常法”管理前后物品質(zhì)量比較，均P<0.05，差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。

表1 “五常法” 管理前后物品質(zhì)量比較

3.2 實(shí)施“五常法”管理前后臨床科室對醫(yī)用耗材倉庫滿意度比較

見表2。從表2可見，實(shí)施“五常法”管理前后臨床科室對醫(yī)用耗材倉庫滿意度比較，均P＜0.05，差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。

表2 “五常法”管理前后臨床科室對醫(yī)用耗材倉庫滿意度比較(%)

4 討論

4.1 實(shí)施“五常法”有利于提高醫(yī)用耗材的管理質(zhì)量

“五常法”管理原則要求人人參與、職責(zé)明確，保證各項(xiàng)規(guī)章制度的落實(shí)。“五常法”的貫徹實(shí)施，強(qiáng)化了工作人員的管理意識及自我約束意識[5]，使醫(yī)用耗材的管理質(zhì)量得到提高。統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示，實(shí)施“五常法”管理后，醫(yī)用耗材的管理井然有序，取用方便，取物品和補(bǔ)充物品所需時(shí)間縮短，減少了查找時(shí)間。

4.2 實(shí)施“五常法”有利于提高工作效率和滿意度

實(shí)施“五常法”前，醫(yī)用耗材倉庫物品較雜亂，瑣碎繁多，未能做到按“定位、定量、先進(jìn)先出”的原則擺放，有時(shí)為了發(fā)放少用的物品而花費(fèi)大量時(shí)間。實(shí)施“五常法”管理后，各物品定位、定量放置，運(yùn)用“顏色”管理，標(biāo)識清楚，使每一位工作人員都能及時(shí)、準(zhǔn)確地取物，同時(shí)也節(jié)省了大量的物品檢查、補(bǔ)充時(shí)間，從而提高工作效率，見表1。由表2可見，“五常法”的實(shí)施，有效增進(jìn)了倉庫員工與臨床科室的交流、溝通，提高了工作人員的服務(wù)意識，通過在醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)中設(shè)立醫(yī)用耗材數(shù)量臨界值報(bào)警和有效期管理功能，及時(shí)為臨床提供無過期物品，為一線科室提供了優(yōu)質(zhì)服務(wù)，從而提高臨床科室對倉庫管理工作的滿意度。

4.3 實(shí)施“五常法”保證了無菌物品質(zhì)量，提高了醫(yī)用耗材使用的安全性

目前醫(yī)用耗材在采購、配送、入出庫、儲(chǔ)存等活動(dòng)中，尚未達(dá)到自動(dòng)化的運(yùn)作，絕大多數(shù)仍要依靠人工完成，所領(lǐng)取的普通低值耗材大多存在拆包零領(lǐng)的情況。實(shí)施“五常法”之后，我們通過“常清潔”保證發(fā)放醫(yī)用耗材的安全性，發(fā)放時(shí)如發(fā)現(xiàn)包裝破損、潮濕、霉變則堅(jiān)決不出庫；針對效期管理問題，在醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)增加有效期管理，入庫時(shí)準(zhǔn)確錄入其有效期，管理系統(tǒng)根據(jù)有效期對其進(jìn)行查詢，對即將到期的提醒及時(shí)出庫；出庫時(shí)嚴(yán)格按照出庫單上指定的物品效期批次出庫，保障使用科室所領(lǐng)取的醫(yī)用耗材絕無過期產(chǎn)品。

4.4實(shí)施“五常法”提高了供應(yīng)商資料的管理效率

在醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)中增加供應(yīng)商證件管理模塊，可隨時(shí)對其信息進(jìn)行查詢，使用部門記賬時(shí)，系統(tǒng)對過期“三證”實(shí)時(shí)提醒，變“三證”靜態(tài)管理(保存在檔案袋中)為動(dòng)態(tài)管理，同時(shí)對未登記基本信息的醫(yī)用材料，系統(tǒng)將拒絕記賬，從根本上杜絕了醫(yī)用材料使用過程中可能存在的隱患。

5 小結(jié)

“五常法”具有簡單、實(shí)用、合理、高效的管理特點(diǎn)。它在醫(yī)用耗材管理中的應(yīng)用，有助于提高醫(yī)用耗材管理質(zhì)量，從而提升醫(yī)用耗材倉庫的形象。

[1] 鄒德春，張瑜.淺論醫(yī)用耗材采購控制與管理[J].中國醫(yī)療設(shè)備，2009，5：91-92.

[2] 楊筱蓉.運(yùn)用“五常法”加強(qiáng)手術(shù)室物品的管理[J].現(xiàn)代臨床護(hù)理，2008，7(5)：26.

[3] 湯黎明，吳敏，陳銳華，醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備企業(yè)化管理探索[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2007，28(9)：46-47，50.

[4] 林榮瑞.品質(zhì)管理[M].廈門：廈門大學(xué)出版社，2000：208-214.

[5] 李華，鐘華蓀 盧少萍等. “五常法”在病區(qū)環(huán)境管理中的應(yīng)用[J].護(hù)理管理雜志，2004，4(1)：60.)

5S Methodology Applied to the Management of Medical Supplies

CHEN Li-xuan ZHONG zhen Longgang District Center Hospital of Shenzhen, Equipment Dept (Shenzhen 518116)

Objective: To analyze the effects of the 5S methodology applied to the management of medical supplies.Methods: Apply the 5S methodology (Structure, Systematize, Sanitize, Standardize and Self - discipline) by the 5S team to the management of medical supplies.Results: After the implementation of the 5S methodology, the the quality of management and working efficieny were improved significantly. The satisfy rate was increased too.Conclusion: The 5S methodology is an effective way to manage medical supplies.

5S methodology, medical supply

1006-6586(2011)05-0010-04

R197.39

B

2011-03-24

陳麗璇，深圳市第九人民醫(yī)院(深圳市龍崗中心醫(yī)院)設(shè)備科采購員