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        工作流技術(shù)在企業(yè)科技管理中的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)*——以中海油研究總院科技項(xiàng)目管理為例

        2011-01-23 00:39:34夏志英藺慧麗謝孝榮
        中國(guó)海上油氣 2011年6期
        關(guān)鍵詞:協(xié)同工作中海油總院

        夏志英 藺慧麗 謝孝榮

        (中海油研究總院)

        工作流技術(shù)在企業(yè)科技管理中的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)*
        ——以中海油研究總院科技項(xiàng)目管理為例

        夏志英 藺慧麗 謝孝榮

        (中海油研究總院)

        工作流技術(shù)是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)支持的協(xié)同工作研究領(lǐng)域新推出的一門學(xué)科,是實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)過(guò)程建模、過(guò)程管理與集成和業(yè)務(wù)過(guò)程自動(dòng)化的核心技術(shù)?;谟脩糇远x業(yè)務(wù)流程的工作流技術(shù)的應(yīng)用研發(fā),對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組和協(xié)同工作技術(shù)的發(fā)展具有十分重要的意義。文中以中海油研究總院科技項(xiàng)目管理為背景,集中闡述了利用工作流技術(shù)的各種定義功能實(shí)現(xiàn)科研過(guò)程的協(xié)同工作、過(guò)程管理和集成應(yīng)用,結(jié)果表明,基于工作流技術(shù)的科研協(xié)同工作系統(tǒng)的建立與應(yīng)用,可以使科研過(guò)程能夠在有序、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、安全的環(huán)境中實(shí)施,從而實(shí)現(xiàn)科技項(xiàng)目管理的自動(dòng)化、精細(xì)化和高效化。

        工作流技術(shù) 科技項(xiàng)目管理 辦公自動(dòng)化 協(xié)同工作 過(guò)程管理

        中海油研究總院是一個(gè)具有近千人的綜合性研究機(jī)構(gòu),承擔(dān)著中國(guó)海油國(guó)內(nèi)國(guó)際勘探與開(kāi)發(fā)研究、工程設(shè)計(jì)、新能源研發(fā)、技術(shù)研究等領(lǐng)域的科技研發(fā)任務(wù),同時(shí)也承擔(dān)著國(guó)家863、973和總公司及有限公司技術(shù)攻關(guān)等研究課題。在公司業(yè)務(wù)迅速發(fā)展的今天,如何快捷、高效地為公司的決策者和業(yè)務(wù)發(fā)展提供科研成果和決策依據(jù),即如何提高科研項(xiàng)目的研發(fā)工作效率,如何以創(chuàng)新的管理理念、規(guī)范的科研管理制度、科學(xué)的實(shí)施方法、精細(xì)的管理環(huán)節(jié)推動(dòng)科技成果的高效產(chǎn)出,縮短科研周期、合理配置資源、實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新研發(fā),以高質(zhì)量的研究成果為公司提供科技服務(wù),已成為中海油研究總院科研活動(dòng)及科技項(xiàng)目管理中需要不斷改進(jìn)和提升的推動(dòng)力。為了能夠更好地幫助科技人員和科技管理者實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo),我們?cè)O(shè)計(jì)建立了基于工作流技術(shù)[1-3]的科研協(xié)同工作系統(tǒng),該系統(tǒng)從研發(fā)項(xiàng)目啟動(dòng)(開(kāi)工)到結(jié)束(完工),借助信息化手段,實(shí)現(xiàn)了科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化、高速度的全程管理和協(xié)同工作,為中海油研究總院快出成果、多出成果提供了極大的幫助,其中工作流技術(shù)的應(yīng)用起到了不可替代的作用,已成為系統(tǒng)的核心和靈魂。

        1 工作流實(shí)現(xiàn)的體系結(jié)構(gòu)與技術(shù)特點(diǎn)

        工作流(Work Flow)就是工作流程的計(jì)算模型,即將工作流程中的工作如何前后組織在一起的邏輯和規(guī)則,在計(jì)算機(jī)中以恰當(dāng)?shù)哪P瓦M(jìn)行表示,并對(duì)其實(shí)施計(jì)算[1]。工作流要解決的主要問(wèn)題是:為實(shí)現(xiàn)某個(gè)業(yè)務(wù)目標(biāo),在多個(gè)參與者之間,利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng),按某種預(yù)定規(guī)則自動(dòng)傳遞文檔、信息或者任務(wù)。簡(jiǎn)單的說(shuō),工作流就是一系列相互銜接、自動(dòng)進(jìn)行的業(yè)務(wù)活動(dòng)或任務(wù)。

        工作流的概念起源于生產(chǎn)組織和辦公自動(dòng)化領(lǐng)域,它是針對(duì)日常工作中具有獨(dú)立程序的活動(dòng)而提出的。工作流技術(shù)通過(guò)將工作分解為定義良好的任務(wù)、角色,按照一定的規(guī)則和過(guò)程來(lái)執(zhí)行并對(duì)其進(jìn)行監(jiān)控,以達(dá)到提升工作效率、降低工作成本、掌控工作過(guò)程、有效管理業(yè)務(wù)、提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的目的。在沒(méi)有引入計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的支持以前,這些工作都是由人工來(lái)完成的。但在信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展并得以深入應(yīng)用的今天,人們自然會(huì)想到并著手實(shí)現(xiàn)一種自動(dòng)化的工作模式來(lái)代替人工方式。為此,工作流技術(shù)很快就得到了廣泛的重視和實(shí)際應(yīng)用。

        1.1 工作流實(shí)現(xiàn)的體系結(jié)構(gòu)

        工作流技術(shù)在實(shí)際應(yīng)用中一般分為3個(gè)階段:工作流建模階段、工作流模型實(shí)例化階段和工作流執(zhí)行階段(圖1)。在工作流建模階段,主要通過(guò)工作流建模工具完成業(yè)務(wù)流程的模型建立,將實(shí)際的業(yè)務(wù)操作流程轉(zhuǎn)為計(jì)算機(jī)可模擬處理的工作流模型;在模型實(shí)例化階段,主要通過(guò)工作流引擎完成具體業(yè)務(wù)流程的實(shí)例化,為具體業(yè)務(wù)流程辦理流轉(zhuǎn)提供工作流相關(guān)數(shù)據(jù)和控制數(shù)據(jù),并為業(yè)務(wù)流程的辦理提供所需要的資源;在工作流執(zhí)行階段,主要完成業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行,重點(diǎn)是完成人機(jī)交互和系統(tǒng)內(nèi)部或外部應(yīng)用程序的調(diào)用。圖2為工作流技術(shù)的完整體系結(jié)構(gòu)(框架),可以看出,建立一個(gè)基于工作流體系的實(shí)際業(yè)務(wù)管理系統(tǒng),需要綜合的環(huán)境和技術(shù)支撐。

        1.2 工作流技術(shù)特點(diǎn)

        實(shí)施工作流管理的優(yōu)勢(shì)非常顯著,包括提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率、改善企業(yè)資源利用、提高業(yè)務(wù)運(yùn)作的靈活性和適應(yīng)性;也包括提高工作效率以及集中精力處理核心業(yè)務(wù)、推動(dòng)精細(xì)化管理、量化考核業(yè)務(wù)處理過(guò)程的效率;另外,還能夠減少浪費(fèi)和閑置,充分利用現(xiàn)有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源。工作流的實(shí)施將大大縮短業(yè)務(wù)處理周期,改善、規(guī)范乃至再造、優(yōu)化各種業(yè)務(wù)流程,實(shí)現(xiàn)資源的合理利用,減少人為錯(cuò)誤或延誤,提高整個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)程的處理效率,其技術(shù)特點(diǎn)主要表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面:①圖形化、可視化設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn);②具有對(duì)各種復(fù)雜業(yè)務(wù)流程的處理能力;③組織結(jié)構(gòu)/機(jī)構(gòu)和處理者可自定義功能;④B/S結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì),純網(wǎng)絡(luò)瀏覽應(yīng)用;⑤快速、準(zhǔn)確、安全、可靠的流轉(zhuǎn)機(jī)制;⑥表單、模板、組件應(yīng)用以及應(yīng)用的可擴(kuò)展性;⑦業(yè)務(wù)代辦、超時(shí)管理、多人會(huì)簽、異步處理等;⑧處理過(guò)程的動(dòng)態(tài)監(jiān)控;⑨處理過(guò)程可逆轉(zhuǎn)并完整保存歷史痕跡;⑩集成應(yīng)用、綜合處理。

        2 工作流技術(shù)在企業(yè)科技管理中的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)——以中海油研究總院科技項(xiàng)目管理為例

        據(jù)不完全統(tǒng)計(jì),僅2009年和2010年中海油研究總院共承擔(dān)了近400個(gè)研發(fā)項(xiàng)目和近600個(gè)外委研究課題,其中每一個(gè)研發(fā)項(xiàng)目或課題都要按照業(yè)已確定的科研規(guī)范和質(zhì)量保證體系完成項(xiàng)目研發(fā)。例如,ODP設(shè)計(jì)文件的形成就必須按照五級(jí)校審和版本控制程序進(jìn)行,而且每一個(gè)版本都必須保存?zhèn)浞菸募辉谠O(shè)計(jì)文件形成過(guò)程中,又需要各專業(yè)緊密配合,資料互提、信息共享和即時(shí)溝通,審核、審批、流轉(zhuǎn)等工序協(xié)同完成,且符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求。此過(guò)程只是對(duì)項(xiàng)目研發(fā)的具體業(yè)務(wù)過(guò)程控制而言,而對(duì)于每一類項(xiàng)目或課題的管理,都需要經(jīng)過(guò)立項(xiàng)論證、任務(wù)評(píng)審、任務(wù)下達(dá)、項(xiàng)目啟動(dòng)、策劃、實(shí)施、收尾和質(zhì)量管理、成果歸檔等一系列管理流程。對(duì)于外委課題,還需要進(jìn)行外委課題立項(xiàng)審批、招投標(biāo)管理、評(píng)標(biāo)管理、合同管理、技術(shù)委托要求和承包商管理等管理流程。如果這些過(guò)程均按照傳統(tǒng)的工作方式進(jìn)行,首先會(huì)使工作效率低下,管理過(guò)程無(wú)序;其次就是質(zhì)量得不到完全保證,繼而會(huì)嚴(yán)重影響成果的產(chǎn)出?;诠ぷ髁骷夹g(shù)的協(xié)同工作系統(tǒng)有效解決了上述問(wèn)題,使整個(gè)科研過(guò)程和管理都能在有序、規(guī)范、流暢、高效的環(huán)境中協(xié)同完成。

        2.1 研發(fā)過(guò)程及管理中的需求定位

        中海油研究總院科技項(xiàng)目管理對(duì)工作流應(yīng)用的需求來(lái)源于以下幾個(gè)方面:

        (1)實(shí)現(xiàn)科技管理的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化;

        (2)實(shí)現(xiàn)在ISO9001質(zhì)量管理體系約束下的科研過(guò)程化管理;

        (3)實(shí)現(xiàn)各類科技研發(fā)項(xiàng)目的協(xié)同工作;

        (4)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目研發(fā)過(guò)程的全程跟蹤和質(zhì)量監(jiān)控。

        2.2 工作流建模與實(shí)例化

        圖3展示了中海油研究總院科技項(xiàng)目的總體業(yè)務(wù)過(guò)程、參與者和待處理的業(yè)務(wù)對(duì)象,該圖宏觀地描述了各階段所要處理的業(yè)務(wù)范圍和參與者,對(duì)于每一種業(yè)務(wù)過(guò)程和個(gè)體參與者,需要在其具體的業(yè)務(wù)過(guò)程中定義并建立模型。例如,圖4和圖5分別具體刻畫(huà)了中海油研究總院工作訂單的業(yè)務(wù)過(guò)程模型和計(jì)算模型,體現(xiàn)出了工作流實(shí)施3個(gè)基本階段中的第一步,即工作流建模階段。實(shí)際上,業(yè)務(wù)過(guò)程建模是將現(xiàn)有的全部業(yè)務(wù)過(guò)程和內(nèi)部組織文檔化,并以圖形的方式將其描述出來(lái);建立計(jì)算模型是將業(yè)務(wù)模型轉(zhuǎn)化為可編程開(kāi)發(fā)的過(guò)程模型。實(shí)例化則是軟件實(shí)施的具體過(guò)程,即完成流程程序的編碼實(shí)現(xiàn)和運(yùn)行定義。流程定義運(yùn)行后轉(zhuǎn)化為流程實(shí)例,一個(gè)流程定義可以產(chǎn)生多個(gè)流程實(shí)例,也就是說(shuō),每一個(gè)模型有可能同時(shí)存在若干個(gè)運(yùn)行實(shí)例(即活動(dòng)流程),這充分說(shuō)明流程的運(yùn)行效率是非常高的。

        下面以科技管理中的任務(wù)評(píng)審為例,討論項(xiàng)目任務(wù)評(píng)審流程中從流程建模到模型實(shí)例化的過(guò)程。在任務(wù)評(píng)審過(guò)程中,首先要確定該流程的參與者,即創(chuàng)建者和各級(jí)審核審批人;其次需要分析確定業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)以及每一個(gè)節(jié)點(diǎn)所要求的操作;第三,要分析確定流轉(zhuǎn)過(guò)程中的路徑判別。圖6定義了中海油研究總院計(jì)劃任務(wù)評(píng)審流程的業(yè)務(wù)模型,圖7則是在該業(yè)務(wù)模型基礎(chǔ)上建立的計(jì)算模型。當(dāng)模型被實(shí)例化(運(yùn)行)之后,每一個(gè)參與者都會(huì)按照自己的角色和權(quán)限實(shí)施相應(yīng)操作(系統(tǒng)在個(gè)人桌面上設(shè)置了代辦工作項(xiàng)功能,當(dāng)流程流轉(zhuǎn)至相應(yīng)節(jié)點(diǎn)時(shí),代辦工作項(xiàng)提醒功能會(huì)通知參與者進(jìn)行操作)。

        2.3 流程執(zhí)行結(jié)果與過(guò)程監(jiān)控

        上述計(jì)劃任務(wù)評(píng)審流程實(shí)例化運(yùn)行后,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄該審批過(guò)程的流程信息、審批信息和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),并按要求輸出相應(yīng)表單(圖8)。在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中,可以回退、中止(或終止)實(shí)例,也可以改變路徑,實(shí)現(xiàn)流程的動(dòng)態(tài)改變,以適應(yīng)來(lái)自用戶的變更因素。流程執(zhí)行的所有信息和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都將按照事先定義好的類別類型存入數(shù)據(jù)庫(kù)中,以便實(shí)現(xiàn)諸如提醒、查詢、統(tǒng)計(jì)等各種輔助功能之調(diào)用。圖9是中海油研究總院計(jì)劃任務(wù)評(píng)審流程運(yùn)行過(guò)程的動(dòng)態(tài)監(jiān)控,此功能實(shí)現(xiàn)了研發(fā)項(xiàng)目進(jìn)展過(guò)程中各個(gè)階段的狀態(tài)跟蹤,同時(shí)以圖形化和列表共存的方式監(jiān)控于每一個(gè)流程實(shí)例的運(yùn)行狀態(tài),確保了項(xiàng)目的研究進(jìn)度和質(zhì)量,真正實(shí)現(xiàn)了以工作流為核心的、動(dòng)態(tài)的、可控的、高效的項(xiàng)目協(xié)同工作和過(guò)程化管理。

        圖8 中海油研究總院計(jì)劃任務(wù)評(píng)審流程執(zhí)行結(jié)果(表單)

        2.4 效果分析

        通過(guò)上面的實(shí)際例證不難發(fā)現(xiàn),在科技項(xiàng)目管理中采用基于工作流技術(shù)的科研協(xié)同工作系統(tǒng),不但能夠極大地提高工作效率,實(shí)現(xiàn)在線交流、信息共享、文件快速流轉(zhuǎn)、在線審批簽署等功能,更重要的是真正實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、精細(xì)化的過(guò)程化管理和協(xié)同工作以及信息資源的集成應(yīng)用;同時(shí),它能夠以圖形化的方式動(dòng)態(tài)跟蹤整個(gè)工作過(guò)程以及對(duì)質(zhì)量的動(dòng)態(tài)監(jiān)控,使得整個(gè)工作過(guò)程都能在可控的狀態(tài)下進(jìn)行。由于工作流是在業(yè)務(wù)模型的基礎(chǔ)上建立的系統(tǒng)運(yùn)行模式,它在制度規(guī)范、精細(xì)處理、高效運(yùn)行、節(jié)約資源、集成應(yīng)用等方面能夠發(fā)揮其重要作用。目前,該系統(tǒng)在運(yùn)行的幾年中已有數(shù)十項(xiàng)管理制度和工作程序被規(guī)范和優(yōu)化,每年有近千個(gè)研究項(xiàng)目和課題在系統(tǒng)中高效運(yùn)行,業(yè)務(wù)合同、供應(yīng)商、招投標(biāo)等商務(wù)管理井井有條。鑒于工作流技術(shù)特點(diǎn),不難看出,在沒(méi)有工作流引擎驅(qū)動(dòng)的管理信息系統(tǒng)中將難以實(shí)現(xiàn)在線協(xié)同工作和過(guò)程化管理,也難以將信息資源得到更好的集成和應(yīng)用。

        圖9 中海油研究總院計(jì)劃任務(wù)評(píng)審流程執(zhí)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控

        3 結(jié)束語(yǔ)

        工作流技術(shù)在企業(yè)科技管理中的應(yīng)用實(shí)現(xiàn),使得企業(yè)的信息資源得到了更好的集成和應(yīng)用,充分體現(xiàn)了工作流技術(shù)的靈活性和可擴(kuò)展性。隨著工作流技術(shù)的不斷發(fā)展和成熟,以業(yè)務(wù)為核心的敏捷工作流的實(shí)現(xiàn),勢(shì)必成為企業(yè)業(yè)務(wù)過(guò)程自動(dòng)化的重要手段。

        [1] 彭靖灝,李智樺.Windows workflow Foundation新一代工作流開(kāi)發(fā)實(shí)務(wù)[M].北京:電子工業(yè)出版社,2008.

        [2] 歐陽(yáng)昱.工作流與訪問(wèn)控制[M].北京:航空工業(yè)出版社,2007.

        [3] 阿斯特.工作流管理:模型、方法和系統(tǒng)[M].王建民,譯.北京:清華大學(xué)出版社,2004.

        An application of workflow technology in enterprise management of science and technology:a case of managing science and technology projects in CNOOC Research Institute

        Xia Zhiying Lin Huili Xie Xiaorong
        (CNOOC Research Institute,Beijing,100027)

        As a new subject in the system-supported research field of collaborative work,workflow technology is a core technique to realize business process modeling,process management and integration and business process automation.Based on a customized business process,the application research and development of workflow technology are very significant to the reformation of enterprise business processes and the development of collaborative work technology.Taking the project management in CNOOC Research Institute as an example,this paper illustrates the implementation of collaborative working,process management and system integration in its scientific research process by using various definition functions of workflow technology.The results have shown that establishing and applying a collaborative work system based on workflow technology can made the scientific researches to be conducted in an orderly,standard,normalized and safe environment,therefore resulting in automation,refining and high efficiency of the project management.

        workflow technology;management of science and technology project;office automation;collaborative work;process management

        *中海石油(中國(guó))有限公司綜合科研項(xiàng)目“科研綜合管理平臺(tái)二期(2006YXIT-001)”部分研究成果。

        夏志英,男,高級(jí)工程師,畢業(yè)于中國(guó)科學(xué)技術(shù)大學(xué),并獲信息系統(tǒng)工程專業(yè)碩士學(xué)位,現(xiàn)主要從事企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)方面的研發(fā)工作。地址:北京市東城區(qū)東直門外小街6號(hào)海油大廈21層(郵編:100027)。E-mail:xiazhy@cnooc.com.cn。

        2011-06-09改回日期:2011-11-10

        (編輯:崔護(hù)社)

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