朱劍平,章志華,汪歡文

浙江中煙工業(yè)有限責(zé)任公司信息中心,杭州市建國南路288號 310009

煙草行業(yè)近年來從國外引進了大量高、精、尖設(shè)備,生產(chǎn)自動化程度極大提高[1]。技術(shù)改造與設(shè)備更新?lián)Q代速度的加快,使備件管理成為卷煙制造企業(yè)日常管理的一項重要內(nèi)容,而現(xiàn)階段的備件管理不能根據(jù)設(shè)備實時的運行狀態(tài)進行科學(xué)地判斷,既影響生產(chǎn),也增加維修成本和備件成本[2]。備件管理不僅要研究備件分類機制,同時要研究庫存儲備量問題,在系統(tǒng)滿足一定可用率的基礎(chǔ)上,確定最佳儲備數(shù)量,以保證最佳的經(jīng)濟效益[3-4]。國內(nèi)外關(guān)于備件分類的研究,最有代表性的為ABC(A ctivity Based C lassification)分類法[5]。關(guān)于備件的需求預(yù)測、需求量計算研究,李宗平等[6]建立了兩個基于系統(tǒng)可靠性的備件儲備量模型,分別解決在一定費用情況下使系統(tǒng)運行時間最長的備件儲備量和在一定時間下連續(xù)運行成本最經(jīng)濟的備件儲備量問題。浙江中煙工業(yè)有限責(zé)任公司(以下簡稱浙江中煙)結(jié)合多年來自身在備件管理方面的經(jīng)驗,通過對傳統(tǒng)ABC的備件分類和庫存進行優(yōu)化和研究,建立了一套較完整的備件管理運作流程和模型,并在ERP(Enterp rise Recourse Planning)中實現(xiàn)了備件業(yè)務(wù)信息化以及財務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理。

1 浙江中煙備件管理業(yè)務(wù)現(xiàn)狀

浙江中煙備件管理經(jīng)過多年的業(yè)務(wù)實踐,已形成了一套相對完善的備件進銷存管理體系,較好地滿足了日常備件的管理業(yè)務(wù)。由于備件種類繁多,浙江中煙目前已形成了自己的備件技術(shù)資料庫。備件技術(shù)資料除基本信息外,還有國產(chǎn)圖件號、進口圖件號、型號、規(guī)格等信息,這些信息是區(qū)分成千上萬種備件所必須的特性信息,所有的備件信息都保存在數(shù)據(jù)庫中;備件采購計劃的制定是整個備件管理中的核心業(yè)務(wù),浙江中煙的備件采購計劃主要來自業(yè)務(wù)部門的需求申請以及常用備件的收支存情況,業(yè)務(wù)部門可通過紙質(zhì)和在信息系統(tǒng)中錄入兩種形式提出備件申請需求,備件計劃人員根據(jù)每天收支存情況制定相應(yīng)的采購計劃。制定采購計劃需要綜合考慮安全庫存、日常備件領(lǐng)用數(shù)量和頻率、庫備水平等;庫存管理是備件管理中的一項重要內(nèi)容,浙江中煙根據(jù)自身備件管理特點,制定了較完善的備件分類標(biāo)準(zhǔn)、庫備機制、庫位管理、庫存查詢、備件收發(fā)機制等。

隨著公司業(yè)務(wù)的深入開展,現(xiàn)有的機制越來越受到各種因素的制約。在公司聯(lián)合重組后,杭州卷煙廠和寧波卷煙廠的備件基礎(chǔ)數(shù)據(jù)沒有完全整合,導(dǎo)致了多個編碼對應(yīng)一個備件(多碼一物)的情況經(jīng)常發(fā)生;備件采購、收貨、付款環(huán)節(jié)由于沒有與財務(wù)系統(tǒng)對接,只能通過每月報表的形式進行對賬,未能實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理;備件庫備雖然制定了較合理的機制,但庫存水平依然較高,資金占有量處于較高水平。為解決上述問題,設(shè)計了基于ERP的備件管理系統(tǒng)。

2 基于ERP的備件管理系統(tǒng)設(shè)計

浙江中煙備件管理系統(tǒng)利用SAP(System s App lications and Products in Data Processing)的標(biāo)準(zhǔn)流程,結(jié)合浙江中煙備件管理特點,對涉及業(yè)務(wù)的模塊進行了二次開發(fā),操作便捷,業(yè)務(wù)流程完整。各個系統(tǒng)的開發(fā)充分利用了SAP的標(biāo)準(zhǔn)功能,符合業(yè)務(wù)特性的操作界面更具人性化。在流程處理上,考慮了公司本部、杭州卷煙廠和寧波卷煙廠兩地三點同一作業(yè)程序多人同時處理的情況,滿足了協(xié)同工作的要求;在擴展性上,考慮了將來新增工廠時對業(yè)務(wù)獨立處理以及共享庫存信息的要求等。

ERP備件管理系統(tǒng)以資料管理為基礎(chǔ),由計劃管理牽頭,采購管理、質(zhì)量管理、倉儲管理相結(jié)合,充分共享、共用備件信息與庫存,實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化要求,系統(tǒng)模塊流程見圖1。在ERP備件管理方案中,涉及到備件資料管理、機型與機臺配置、備件庫存分割評估、庫存地與采購組、計劃與采購訂單、收貨與倉庫分管、備件寄售管理等關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

2.1 備件資料管理

在ERP物料數(shù)據(jù)字段設(shè)計中,結(jié)合備件管理經(jīng)驗及技術(shù)表述的特征,針對備件技術(shù)資料特性,使用了進口圖件號、國產(chǎn)圖件號、型號、規(guī)格、廠編號。為了延伸備件使用的范圍,建立了機型、適用范圍、所屬部件以及設(shè)備的臺擁量等字段,并根據(jù)資料提交的屬地不同增加了屬地字段,便于引用時能夠詳細(xì)區(qū)分。以上字段信息都存放在SAP系統(tǒng)提供的特征值里面。在備件系統(tǒng)中還開發(fā)了物料查詢功能,通過圖件號、型號等基本信息可查詢相關(guān)備件資料。

為充分利用和參考系統(tǒng)中已存在的備件物料數(shù)據(jù),建立了一個備件物料數(shù)據(jù)的前置數(shù)據(jù)表,即技術(shù)資料表,為各技術(shù)部門開放使用,力求完善設(shè)備的資料信息管理。技術(shù)資料表主要保存?zhèn)浼膱D件號、型號、規(guī)格等屬性信息?？紤]到整理備件庫存的需要,創(chuàng)建了記錄備件末次入庫、末次領(lǐng)用的信息,便于分析備件的使用狀況。

2.2 機臺機型

為表述備件的特性建立了機型特性,用于表明備件屬于哪一類設(shè)備,在整理備件資料時可根據(jù)其設(shè)備屬性進行分類,也便于日后設(shè)備變化時及時清理相應(yīng)的備件清單,為轉(zhuǎn)移或報廢等清理工作做好準(zhǔn)備。該特性也為設(shè)備管理模塊的實施提供了相應(yīng)的接口字段信息。

2.3 備件庫存分割評估

備件系統(tǒng)管理的物料數(shù)量龐大,有些物料來源于不同的進貨渠道(主要分進口件、國產(chǎn)件、維修件),但要使用在煙機設(shè)備的同一位置,實現(xiàn)同一功能。一般的物料管理是將不同渠道的物料當(dāng)成不同物料,建立兩個或兩個以上的物料數(shù)據(jù),這樣就增加了業(yè)務(wù)人員的判斷難度,影響了系統(tǒng)處理數(shù)據(jù)效率,增大了重復(fù)計劃、重復(fù)采購的可能性。

圖1 浙江中煙基于ERP備件管理系統(tǒng)模塊流程圖

在ERP備件管理系統(tǒng)中,使用SAP系統(tǒng)的庫存分割評估功能,對同一工廠下的國產(chǎn)、進口、維修件,分別建立獨立的庫存地點,以滿足同一備件,在不同倉庫地點、不同貨位號存放的需求。利用該功能創(chuàng)建同功能物料的不同來源屬性,解決了“多碼一物”問題,滿足了財務(wù)上對不同來源的同一物料財務(wù)報表統(tǒng)計需求,實現(xiàn)了備件管理部門對于數(shù)據(jù)管理的要求。

2.4 庫存地與采購組

由于浙江中煙主管備件的部門屬于公司層級的物資供應(yīng)部,不同于其他企業(yè)的業(yè)務(wù)管理及機構(gòu)設(shè)置在下屬工廠的模式。而備件主管部門又向制造工廠(制造部)派駐了業(yè)務(wù)人員,因此需要駐點人員既能共享備件信息和庫存、處理工廠的業(yè)務(wù)需求,又能獨立開展工作不受同部門駐另外地點人員的影響。為此對不同制造部的采購申請部門建立了采購組,采購組采用與庫存地一致的編碼,在系統(tǒng)處理時加以匹配篩選。為了擴展將來可能增加的工廠或庫存地,庫存地數(shù)據(jù)與采購組均可按照編碼規(guī)則進行維護。如12GC表示杭州國產(chǎn)庫,13JK表示寧波進口庫,12WX表示杭州維修庫等。

2.5 計劃與采購訂單

在ERP平臺中,根據(jù)業(yè)務(wù)部門在系統(tǒng)中提交的采購申請、備件管理部門的采購申請、日常備件領(lǐng)用記錄3方面情況綜合生成采購計劃。由于備件在使用中情況復(fù)雜,出庫用途也不唯一,所以不能僅設(shè)置一個最高、最低或安全庫存,使系統(tǒng)自行判斷采購量。備件主管部門對業(yè)務(wù)的要求是要細(xì)致分析每筆的庫存變動記錄,以篩選因為非正常維修的耗用對業(yè)務(wù)的影響。在下達訂購計劃時還要考慮在途訂單,以免造成重復(fù)采購。因此,在備件計劃與采購界面,可顯示多種在途數(shù)和庫存數(shù),增加了查看該物料歷史耗用明細(xì)清單,用來指導(dǎo)業(yè)務(wù)人員準(zhǔn)確計劃。界面還滿足了采購業(yè)務(wù)對全面展現(xiàn)某一物料訂購數(shù)據(jù)的要求,為采購業(yè)務(wù)提供盡可能多的信息,避免錯誤訂購。

2.6 收貨與倉庫分管

由于備件品種繁多且日常業(yè)務(wù)量大,倉庫保管員需要實行分工負(fù)責(zé)。在系統(tǒng)中,設(shè)置了21大類的備件品種,不同類別的備件由不同的保管員負(fù)責(zé)收發(fā)。SAP系統(tǒng)物料管理模塊的收貨入庫功能不支持倉管員對不同物料的分管分工收貨,該備件管理系統(tǒng)利用SAP系統(tǒng)的收貨與移庫功能,結(jié)合實際業(yè)務(wù)中的檢驗與入庫流程,將業(yè)務(wù)分解為SAP系統(tǒng)中的質(zhì)檢收貨與移庫兩個環(huán)節(jié),解決了倉管員分管分工問題。實際應(yīng)用中備件倉庫質(zhì)檢員先收貨到質(zhì)檢庫,質(zhì)檢后由倉庫分管員在系統(tǒng)中對自己負(fù)責(zé)的備件從質(zhì)檢庫移庫到正常庫,實物則從質(zhì)檢室移放到對應(yīng)的備件倉庫貨架上。

2.7 備件寄售管理

為了減少庫存資金占有量,浙江中煙備件管理采用了寄售管理方式,主要是實現(xiàn)供應(yīng)商庫存的寄售管理,發(fā)生耗用后定期與供應(yīng)商結(jié)算。SAP系統(tǒng)支持對物料的寄售,因此在定制開發(fā)的采購訂單中,保留了訂單寄售標(biāo)記,同時對系統(tǒng)進行配置,以保證前期、后續(xù)流程的一致性。

3 應(yīng)用效果

3.1 實現(xiàn)了備件有效分類和庫存優(yōu)化

在實際應(yīng)用中,傳統(tǒng)備件ABC分類法存在較大缺陷,不能滿足浙江中煙備件分類的需要,難以實現(xiàn)浙江中煙的備件管理和庫存優(yōu)化。在ERP備件系統(tǒng)實施過程中設(shè)計了符合浙江中煙備件管理的分類標(biāo)準(zhǔn),見圖2。

(1)將備件分為零星件和非零星件。零星件的需求隨機,有需求才進貨,與設(shè)備關(guān)系不大,不會直接影響生產(chǎn)。浙江中煙備件種類大概有5萬多種,其中有很大一部分是計劃采購備件,需求按維修計劃確定,平時庫存保持量一般為零,當(dāng)有維修計劃時才計劃采購,在提前期內(nèi)到貨。因此第一階段先將備件劃分為計劃件和通用件。

(2)根據(jù)備件領(lǐng)用記錄,大概有40%左右的備件年領(lǐng)用次數(shù)小于1,而這部分備件主要集中在通用件中。因此第二階段將通用件劃分為快速移動備件和慢速移動備件,劃分標(biāo)準(zhǔn)以前2年的領(lǐng)用記錄為標(biāo)準(zhǔn),大于1為快速,小于1為慢速。

(3)由于快速移動備件有領(lǐng)用記錄,可以找出消耗規(guī)律,從而制定相應(yīng)的庫存策略。而慢速移動備件缺少完整的領(lǐng)用記錄,無規(guī)律可循,單價又較高,對設(shè)備影響較大,管理好這部分備件是管理好整個備件的關(guān)鍵。因此第三階段將慢速移動備件以現(xiàn)有庫存資金占用量為標(biāo)準(zhǔn)的ABC分類法分成3類,其中A類占資金70%,B類占20%,C類占10%。

圖2 浙江中煙備件分類結(jié)構(gòu)

針對以上結(jié)構(gòu),采取不同的庫存控制機制:

(1)計劃件。需求較明確,比如計劃維修件,半年或一年維修一次,有些是半年或一年更換一次,具體維修或更換間隔根據(jù)廠家情況而定。該類備件平時不需要庫存,只需在一個提前期前向廠家采購,當(dāng)有需求時,采購的備件剛好到達倉庫。

(2)慢速移動備件。年需求小于1,有些甚至2～3年沒有需求,此類備件一般都由國外進口,價格昂貴,采購提前期長,但又是設(shè)備的主要組成部分,一旦損壞,需要及時更換,因此備件管理人員會為該類備件儲備一定數(shù)量的庫存,避免上述情況發(fā)生。將慢速移動備件按庫存資金占用ABC分類,歷史消耗量為零的大額備件被分到A類,A類備件重點考查,每隔一定時間就進行庫存盤點,使庫存保持在一定數(shù)量;B類備件一般考查,即定期盤點,周期比A類備件稍長一些;C類備件可采用經(jīng)濟訂貨批量進行采購,這部分備件占用總庫存值比例最小,批量訂購對總庫存值的影響也最小,可以達到控制總庫存值的目的。

(3)快速移動備件。年需求較小但不為零的備件,采用定期采購法,采購周期為1年,每年年初或年末進行采購,采購數(shù)量為年平均消耗量+安全庫存量。年需求較大的日常消耗品,如燃燒油等,采用訂貨點法,訂貨點=月平均消耗量×提前期+安全庫存量。當(dāng)庫存降到訂貨點時提出訂貨需求,訂貨量一般為3～4個提前期內(nèi)的庫存需求量。

3.2 解決了備件管理遺留問題

ERP備件管理系統(tǒng)采用SAP特有的庫存分割功能,對同一備件的國產(chǎn)件、進口件、維修件能夠進行有效區(qū)分和庫位管理,而同一備件的國產(chǎn)件、進口件、維修件都只有一個同樣的編碼。例如編碼為GX22999CTX的備件,該備件同時存在國產(chǎn)件和進口件,在傳統(tǒng)備件管理中,該備件的國產(chǎn)件和進口件有兩種不同的編碼,庫存也是分開的。在EPR系統(tǒng)中,該備件國產(chǎn)件和進口件編碼統(tǒng)一,但由于采用了庫存分割,編碼為GX22999CTX的備件會有多個庫存地,分別為12GC,12JK,13GC,13JK,表示杭州國產(chǎn)庫、杭州進口庫、寧波國產(chǎn)庫、寧波進口庫,每個庫存地存放對應(yīng)備件,如系統(tǒng)中備件GX22999CTX的杭州國產(chǎn)庫存放國產(chǎn)備件,進口庫存放進口備件,通過系統(tǒng)可以查詢到GX22999CTX所有的庫存及庫位信息。利用庫存分割功能,有效解決了“多碼一物”問題,降低了備件管理部門處理備件物料數(shù)據(jù)的工作量,減少了大量的冗余物料信息。

ERP備件管理系統(tǒng)和財務(wù)模塊無縫集成,系統(tǒng)中每一單備件的采購訂單都對應(yīng)唯一的財務(wù)憑證,采購訂單生成后系統(tǒng)自動生成一張財務(wù)憑證,財務(wù)付款、發(fā)票校驗都掛接在財務(wù)憑證上,由此采購信息和財務(wù)信息能夠相互關(guān)聯(lián),從而實現(xiàn)財務(wù)與業(yè)務(wù)一體化。原備件管理中,備件管理部門只能通過手工統(tǒng)計財務(wù)付款信息,提交財務(wù)報表給財務(wù)部門,而ERP備件管理系統(tǒng)中財務(wù)部門可以隨時查詢和統(tǒng)計備件的財務(wù)信息和財務(wù)報表,提高了業(yè)務(wù)處理的效率,解決了財務(wù)和業(yè)務(wù)脫節(jié)的問題。

4 結(jié)語

浙江中煙工業(yè)有限責(zé)任公司基于ERP備件管理系統(tǒng)在原備件管理基礎(chǔ)上,實現(xiàn)了財務(wù)與業(yè)務(wù)一體化,解決了多年來一直存在的“多碼一物”問題,首次實現(xiàn)了寄售業(yè)務(wù)管理,降低了庫存資金占用量。改進后的備件分類和庫存優(yōu)化機制,有效解決了備件分類混亂問題,備件庫備水平合理,庫存資金占有量減少了近20%。

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