2011年5月27日，中國(guó)檔案報(bào)二版刊登了題為“北京石景山區(qū)檔案局館在全市率先實(shí)現(xiàn)全部館藏檔案數(shù)字化”的報(bào)道，欣聞此訊，除表示祝賀外，亦頗多啟示。

啟示之一，館藏?cái)?shù)字化是一石多鳥(niǎo)、立見(jiàn)成效的一項(xiàng)工作。

檔案局館的工作多而雜，其中有的工作成效單一；有的工作成效不顯，也難于量化和檢驗(yàn)；更有個(gè)別工作純系造聲勢(shì)、圖形式、走過(guò)場(chǎng)，甚至有勞民傷財(cái)之嫌。而館藏?cái)?shù)字化這項(xiàng)工作則不同，不但是硬指標(biāo)，可量化，可檢驗(yàn)，還是一石多鳥(niǎo)、立見(jiàn)成效的一項(xiàng)工作。原因至少有三：

首先，館藏?cái)?shù)字化是滿足利用者快捷查詢檔案的有效舉措。報(bào)道中的桂女士為房產(chǎn)交易而查詢婚姻檔案，她從走進(jìn)閱覽室到拿到檔案館出具的婚姻證明，用時(shí)不到5分鐘，這在以前，可要等上半個(gè)小時(shí)。從半小時(shí)縮短到5分鐘，時(shí)間一下子壓縮了80%，這是何等的快捷呀！

其次，館藏?cái)?shù)字化是維護(hù)檔案原件安全的重要舉措。報(bào)載，“截至目前，區(qū)檔案館共生成目錄122萬(wàn)余條，原文圖片近270萬(wàn)頁(yè)，基本實(shí)現(xiàn)調(diào)卷不進(jìn)庫(kù)?！逼浜锰幨牵簾o(wú)論是檔案人員，還是檔案利用者，都不接觸檔案原件，這就有效地避免了檔案原件由檔案庫(kù)房調(diào)到閱覽室，再交付利用者閱覽，最終又回到檔案庫(kù)房，這一系列必不可少的檔案利用流程中，而難免產(chǎn)生的光照老化、人為污損，甚至因交接監(jiān)管中的疏漏，而造成的檔案原件缺頁(yè)、丟失等問(wèn)題。不進(jìn)檔案庫(kù)房，不動(dòng)檔案原件，而又保證了檔案利用，這對(duì)檔案原件的維護(hù)是何等的安全??！

第三，館藏?cái)?shù)字化是提高檔案部門辦公效率的主要舉措。目前各區(qū)縣檔案局館普遍感到人員緊張，難以應(yīng)對(duì)逐年增加的檔案館藏、與日俱增的檔案利用和方方面面部署的中心工作、臨時(shí)工作。在定編定員不能和工作任務(wù)同步增長(zhǎng)的情況下，加班加點(diǎn)雖可解難于一時(shí)，卻不宜過(guò)度提倡，從以人為本的宗旨出發(fā)，惟有提高檔案人的工作效率才是最為可行的舉措。館藏?cái)?shù)字化便是提高檔案部門辦公效率的最為可行的舉措。

上述三點(diǎn)說(shuō)明館藏?cái)?shù)字化確有一石多鳥(niǎo)的功效，而且這項(xiàng)工作完成一部分，便立馬就有一部分的效果；全部完成，便有事半功倍的效果。

啟示之二，館藏?cái)?shù)字化是科技興檔、關(guān)系全局的一項(xiàng)工作。

檔案局館的工作林林總總，但并非項(xiàng)項(xiàng)工作都連著科技興檔，更非件件事情都關(guān)乎全局。這里的“全局”就是國(guó)家檔案局提出的建設(shè)覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系和確保安全保密的檔案安全體系。就館藏?cái)?shù)字化而言，它所具有的一石多鳥(niǎo)功效必然和三個(gè)體系的建設(shè)都有直接的關(guān)聯(lián)。館藏?cái)?shù)字化當(dāng)然是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性質(zhì)極強(qiáng)的工作，檔案原件要一頁(yè)一頁(yè)地掃描，必須保證圖片的清晰無(wú)誤，還要把一個(gè)一個(gè)的數(shù)字圖片文件，制成相互關(guān)聯(lián)可以檢索的軟件。由此可見(jiàn)館藏?cái)?shù)字化的業(yè)務(wù)性之強(qiáng)，但是，正因?yàn)槿绱?，又不?yīng)把館藏?cái)?shù)字化簡(jiǎn)單地看成是一項(xiàng)純業(yè)務(wù)性質(zhì)的工作，而要把這項(xiàng)工作提高到科技興檔、關(guān)系全局的一項(xiàng)工作來(lái)抓。當(dāng)前，不少檔案局館其他工作都搞得有聲有色，惟獨(dú)館藏?cái)?shù)字化這項(xiàng)工作進(jìn)展遲緩，原因固然很多，但認(rèn)識(shí)上的問(wèn)題應(yīng)列在首位。認(rèn)識(shí)上不去，館藏?cái)?shù)字化這項(xiàng)工作在檔案局館諸多工作中的排位也就上不去，如此情況下，用于館藏?cái)?shù)字化的人力、物力、財(cái)力，乃至精力自然少之又少。加之，館藏逐年增加，館藏?cái)?shù)字化的工作難免陷入舊賬未了，又添新賬的被動(dòng)局面中，不能自拔。

啟示之三，館藏?cái)?shù)字化是當(dāng)務(wù)之急、趕早不趕晚的一項(xiàng)工作。

檔案局館的工作雖然龐雜，但亦有局館自身業(yè)務(wù)與其他部門下達(dá)、部署之分，中心工作與臨時(shí)交辦之別，事關(guān)大局與枝節(jié)末端之差。其中哪個(gè)重，哪個(gè)輕；哪個(gè)要全力以赴，哪個(gè)可點(diǎn)到而已，檔案人雖然個(gè)個(gè)都心知肚明，但未必所有人都能認(rèn)識(shí)到：館藏?cái)?shù)字化于今已是當(dāng)務(wù)之急、趕早不趕晚的一項(xiàng)工作。有人說(shuō)，國(guó)家檔案局和北京市檔案局館已經(jīng)對(duì)館藏?cái)?shù)字化提出了時(shí)限要求，我在這之前完成就行了，何談“當(dāng)務(wù)之急、趕早不趕晚”呢？筆者認(rèn)為，館藏?cái)?shù)字化是檔案局館的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，這項(xiàng)工作不是給人家做的，更不是給上級(jí)看的，哪個(gè)檔案局館早完成，哪個(gè)檔案局館就早受益，何必非要等到大限將至呢？誰(shuí)完成得早，誰(shuí)就能從工作效率的提高中，騰出人力、物力、財(cái)力去做其他工作，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的良性循環(huán)。石景山區(qū)檔案局館早在2007年，就認(rèn)識(shí)到館藏?cái)?shù)字化是一項(xiàng)當(dāng)務(wù)之急、趕早不趕晚的工作，制訂了“館藏檔案數(shù)字化三年工作規(guī)劃”，故此，在全市率先實(shí)現(xiàn)全部館藏檔案數(shù)字化。現(xiàn)在他們就有條件抽出更多的精力用于其他工作，原因就是館藏?cái)?shù)字化極大地提高了他們的工作效率。俗話說(shuō)，磨刀不誤砍柴工，館藏?cái)?shù)字化這把牽動(dòng)三個(gè)體系建設(shè)的刀磨快了，勢(shì)必會(huì)帶動(dòng)其他工作聯(lián)動(dòng)而上。

毛澤東同志早在新中國(guó)誕生前夕，就在《黨委會(huì)的工作方法》一文中要求我們“學(xué)會(huì)‘彈鋼琴’。彈鋼琴要十個(gè)指頭都動(dòng)作，不能有的動(dòng)，有的不動(dòng)。但是，十個(gè)指頭同時(shí)都按下去，那也不成調(diào)子。要產(chǎn)生好的音樂(lè)，十個(gè)指頭的動(dòng)作要有節(jié)奏，要互相配合。黨委要抓緊中心工作，又要圍繞中心工作而同時(shí)開(kāi)展其他方面的工作。我們現(xiàn)在管的方面很多，各地、各軍、各部門的工作，都要照顧到，不能只注意一部分問(wèn)題而把別的丟掉。凡是有問(wèn)題的地方都要點(diǎn)一下，這個(gè)方法我們一定要學(xué)會(huì)。鋼琴有人彈得好，有人彈得不好，這兩種人彈出來(lái)的調(diào)子差別很大。黨委的同志必須學(xué)好‘彈鋼琴’”。如今，檔案局館的工作實(shí)在是多，多得讓人有點(diǎn)應(yīng)接不暇，這就更要學(xué)會(huì)彈鋼琴。有的工作點(diǎn)一下就行，有的工作就要全力以赴，館藏?cái)?shù)字化就是一項(xiàng)在目前需要全力以赴，且趕早不趕晚的工作。石景山區(qū)檔案局館對(duì)館藏?cái)?shù)字化的重要性，有先見(jiàn)之明，又率先一步，堪為各區(qū)縣檔案局館的楷模。如今他們?cè)陴^藏?cái)?shù)字化這項(xiàng)工作上，已經(jīng)不需要全力以赴了，只要用些許之力把每年新進(jìn)館的檔案數(shù)字化即可。但尚未完成館藏?cái)?shù)字化的其他檔案局館則要把工作的重心，迅速調(diào)整到館藏?cái)?shù)字化這項(xiàng)工作上，并在人力、物力、財(cái)力及精力上予以傾斜。如是，則館藏?cái)?shù)字化工作幸甚，檔案人幸甚。