摘要：電子文件與紙質(zhì)文檔有著較大的差異性，但本質(zhì)卻并無不同，因而二者的鑒定工作也是異中存同，在鑒定方法、鑒定內(nèi)容與鑒定時(shí)間等方面，兩者有相通、相融和互鑒之處，只有明確他們的共性，并進(jìn)行有效的互補(bǔ)、利用和創(chuàng)新，才能促進(jìn)檔案鑒定的進(jìn)步與發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電子文件 紙質(zhì)檔案 鑒定

鑒定是檔案管理工作中的重要一環(huán)，是辨別檔案真?zhèn)?、衡量檔案價(jià)值的必要手段。傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)為主，鑒定手段多樣，技術(shù)也在不斷演進(jìn)。但電子文件與紙質(zhì)檔案有著很大的差異，如何對(duì)大量的、易變的、不可人工識(shí)讀的電子文件進(jìn)行及時(shí)、高效、準(zhǔn)確的鑒定，檔案界遇到了挑戰(zhàn)，研究電子文件鑒定也成為業(yè)界熱點(diǎn)。

目前檔案界關(guān)注較多的是紙質(zhì)檔案與電子檔案鑒定之間的不同。本文想反其道而行之，研究電子文件鑒定與紙質(zhì)文件鑒定之中的共同點(diǎn)和相通之處。差異研究的目的是區(qū)分此物與彼物，尋求“同中之異”，如果反向?qū)徱暋爱愔兄?，同樣也可以進(jìn)一步深化對(duì)這個(gè)問題的認(rèn)識(shí)。

一、鑒定方法的繼承與相通之處

紙質(zhì)時(shí)代，鑒定的標(biāo)準(zhǔn)、原則雖多，但鑒定方法卻相對(duì)固定，即盛行內(nèi)容鑒定法。原因就在于此時(shí)的檔案鑒定者有能力與“閑心”逐份地閱讀文件內(nèi)容，然后依據(jù)確立的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件進(jìn)行精挑細(xì)選。但在電子時(shí)代，文件數(shù)量的壓力與鑒定的緊迫性使得檔案工作者再也無法保持紙質(zhì)時(shí)代的固有步伐，逐份閱讀的鑒定方法遭遇了挑戰(zhàn)。順應(yīng)電子文件的要求，一種旨在“批量生產(chǎn)”的鑒定方法——宏觀職能鑒定法便凸現(xiàn)出來，日益受到重視。宏觀職能鑒定法認(rèn)為文件價(jià)值的大小取決于職能活動(dòng)的重要程度，因此，鑒定應(yīng)“通過了解主要文件形成機(jī)構(gòu)的職能來間接進(jìn)行，檔案工作者應(yīng)對(duì)文件形成部門的職能進(jìn)行有效的分析”①。較之內(nèi)容鑒定法，職能鑒定法更為宏觀，更為高效，是一種間接的鑒定方法。

從上述情況來看，電子文件與紙質(zhì)文件似乎應(yīng)用了不同的鑒定方法，但稍稍分析一下，就可以發(fā)現(xiàn)兩者并無本質(zhì)區(qū)別，有許多相通之處。首先，傳統(tǒng)的親身親為、直接觀察、化驗(yàn)驗(yàn)證、觀感比較等方法在電子時(shí)代同樣適用；其次，一些新方法的出現(xiàn)也是與傳統(tǒng)方法主旨一致的。如宏觀職能鑒定法認(rèn)為文件價(jià)值的大小取決于職能活動(dòng)的重要程度，鑒定應(yīng)“通過了解主要文件形成機(jī)構(gòu)的職能來間接進(jìn)行，檔案工作者應(yīng)對(duì)文件形成部門的職能進(jìn)行有效的分析”②。較之以前的單件逐項(xiàng)直接鑒定法，職能鑒定法更為宏觀，更為高效。但宏觀職能鑒定法的核心思想并不是電子時(shí)代的產(chǎn)物。 “早在1957年德國(guó)檔案工作者協(xié)會(huì)年會(huì)上，與會(huì)者對(duì)根據(jù)職能來鑒定、保管文件的重要性已達(dá)成共識(shí)。德國(guó)檔案界已形成了‘按文件產(chǎn)生者劃分級(jí)別原則’，鑒定已不再只對(duì)文件本身進(jìn)行鑒定?！雹塾纱丝梢钥闯?，宏觀職能鑒定法適用于紙質(zhì)文檔鑒定，也助推了電子文檔的鑒定。第三，電子文檔鑒定必須創(chuàng)新使用鑒定方法。技術(shù)的革新，肯定會(huì)帶來方法的變革，技術(shù)的進(jìn)步，肯定會(huì)帶來方法的創(chuàng)新。電子文檔鑒定由于巨量的原因有時(shí)難以逐條逐件查看，但它同樣不能失于粗放與浮泛，相反，電腦與網(wǎng)絡(luò)的檢索、拷貝比較、數(shù)據(jù)恢復(fù)、遠(yuǎn)程鑒別會(huì)診、遠(yuǎn)程傳輸?shù)?，又極大地豐富了電子文檔的鑒定方法，同時(shí)很多方法也為傳統(tǒng)紙質(zhì)鑒定所用。例如一件單一的文件鑒定，可以利用電子技術(shù)掃描存儲(chǔ)后傳輸給遠(yuǎn)在千里外的專家進(jìn)行遠(yuǎn)程鑒定，紙質(zhì)文檔借用電子技術(shù)保存文字、圖像信息，也借用電子技術(shù)豐富鑒定方法。

由此可以看出，無論是電子文檔還是紙質(zhì)文檔，許多鑒定方法是相通的，不同之中有相同點(diǎn)，相互借鑒，而且往往一種方法兩類文檔鑒定都適用，任何方法并不對(duì)立，而是分屬不同層次，應(yīng)用于不同對(duì)象。

二、鑒定內(nèi)容的拓展與相融之處

紙質(zhì)文件的鑒定一般是指對(duì)檔案真?zhèn)魏蜋n案價(jià)值的鑒定，傳統(tǒng)檔案界通常所說的檔案鑒定，是對(duì)檔案價(jià)值的鑒定，關(guān)注的焦點(diǎn)是如何判定文件的價(jià)值?？梢哉f，在紙質(zhì)環(huán)境中，內(nèi)容鑒定以價(jià)值為中心的觀點(diǎn)根深蒂固，也是鑒定的出發(fā)點(diǎn)。然而，電子文檔開始動(dòng)搖這一理念。從現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展出發(fā)，雖然原始的紙質(zhì)文檔有特別的文物價(jià)值，但也越來越借助電子技術(shù)保存，從而成為了一種新的“電子與紙質(zhì)相融的檔案”。例如一件重要領(lǐng)導(dǎo)簽名件或名人親筆件，特殊的質(zhì)材與親筆要素使這類文檔成為惟一性，不但具有檔案價(jià)值，也具有文物價(jià)值，但掃描后或攝像后，這惟一性可以逼真地復(fù)制，現(xiàn)代技術(shù)甚至可以達(dá)到以假亂真的地步。復(fù)制品可以電子文檔存儲(chǔ)、閱讀利用，原件可以保存，而這件文檔實(shí)際已經(jīng)形成了電子與紙質(zhì)兩種存在形式。但電子文檔會(huì)存在一些新的問題，一是電子文件的載體與內(nèi)容的分離，造成了其內(nèi)容的易改與不確定；二是電子文件的代碼存儲(chǔ)形式，模糊了原件的概念；三是電子文件對(duì)其產(chǎn)生環(huán)境（計(jì)算機(jī)的軟硬件）的依賴性，又使其可讀性受到了新挑戰(zhàn)。

基于電子文檔的這些特性，法國(guó)檔案學(xué)者哈羅爾德·瑙格勒明確提出并系統(tǒng)闡述了電子文件雙重鑒定的思想，認(rèn)為“機(jī)讀文件的鑒定包括文件所含信息的鑒定（內(nèi)容鑒定）和文件技術(shù)狀況的鑒定（技術(shù)分析）”。④電子檔案內(nèi)容雙重鑒定的思想提出之后，受到了檔案界的廣泛認(rèn)同。我們認(rèn)為，電子文檔除了文檔本身的內(nèi)容需要鑒定之外，確實(shí)要增加技術(shù)鑒定，而技術(shù)鑒定也是電子文件鑒定與紙質(zhì)文件鑒定的巨大區(qū)別。同樣，從技術(shù)鑒定的目的上來看，技術(shù)鑒定也并不是電子文件所獨(dú)有的。電子文件的技術(shù)鑒定包括對(duì)文件信息的真實(shí)性、完整性、可讀性分析以及對(duì)文件載體性能的檢測(cè)。⑤從內(nèi)容可以看出，電子文件的技術(shù)鑒定的目的無外乎兩個(gè)：一是鑒定文件之真?zhèn)危?二是保證文件的可讀與完整。在紙質(zhì)鑒定時(shí)代，雖然以文件價(jià)值鑒定為中心，保證其真實(shí)、可讀與完整同樣是鑒定的題中之義。因此，電子文件的技術(shù)鑒定只不過是紙質(zhì)文件的真?zhèn)?、可讀與完整性鑒定的拓展。兩者雖然在復(fù)雜程度與具體的措施上有所不同，但其根本目的卻是一致的，是相融的。

三、鑒定時(shí)間的前置與互鑒之處

紙質(zhì)文件的鑒定通常分三個(gè)階段進(jìn)行，即文書處理部門對(duì)應(yīng)歸檔材料的完整性的鑒定和保管期限的劃分、檔案室對(duì)入館前具有永久保存價(jià)值的檔案的鑒定、館藏期滿檔案的鑒定。世界各國(guó)由于檔案定義的多種多樣，在鑒定時(shí)間的設(shè)置上有所不同，但第一次鑒定在文件形成之后進(jìn)行卻是不爭(zhēng)的事實(shí)。電子文件的特性卻對(duì)檔案界適用已久的做法提出了挑戰(zhàn)。有些電子文檔可以長(zhǎng)期保存，有些電子文檔卻可能稍縱即逝，例如網(wǎng)絡(luò)文檔、留言等，如果沒有復(fù)制，一旦原始出品人刪除，則不可尋，而復(fù)制后再查找原始電子件，往往真實(shí)性又受到懷疑，這是與紙質(zhì)文檔的重要區(qū)別。因此之于電子文件而言，如果等檔案文件形成之后、現(xiàn)行期已過再做鑒定，有些文件將不復(fù)存在。若集中在某個(gè)時(shí)間段對(duì)電子文件進(jìn)行鑒定，又將使鑒定工作的壓力過大。因此，電子文件的鑒定在時(shí)間安排上與紙質(zhì)文件存在明顯不同，需要在電子文件生成之前、尚處于虛擬狀態(tài)之時(shí)，就在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中提出鑒定要求，然后電子文件一旦生成就能隨時(shí)予以初步鑒定。

鑒定時(shí)間的前置雖然是在電子時(shí)代才受到了廣泛的關(guān)注，這種思想也只有在電子時(shí)代才易于實(shí)現(xiàn)。但實(shí)際上，這種思想最早是針對(duì)紙質(zhì)文件提出的，早在1940年，菲力普布魯克斯就已提出鑒定工作最好是在文件生成之時(shí)就加以完成⑥。在紙質(zhì)環(huán)境中，鑒定時(shí)間前置也并非不可能實(shí)現(xiàn)，相反，只要具有與電子文件鑒定同樣的前提條件，實(shí)現(xiàn)起來并不是難事。無論是理想狀態(tài)的由計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行，還是現(xiàn)實(shí)的人工鑒定、計(jì)算機(jī)輔助鑒定，電子文件的鑒定離不開規(guī)范、實(shí)用的保管期限表。如果沒有事先制訂好的、能嵌入電子文件管理系統(tǒng)中的保管期限表，鑒定時(shí)間前置也就難以實(shí)現(xiàn)。同樣的，在紙質(zhì)環(huán)境中，如果文件工作人員能較熟練地掌握文件保管期限表，則鑒定程序前置就像文件歸檔中的“預(yù)立卷”一樣可行，當(dāng)然前置與否，并不能絕對(duì)地一概而論，而是要針對(duì)不同的對(duì)象科學(xué)設(shè)定。

四、結(jié)語

上述分析不難發(fā)現(xiàn)，即使在電子文件鑒定與紙質(zhì)文件鑒定存在明顯區(qū)別的幾個(gè)方面，都可以找出其共同點(diǎn)。電子文件鑒定與紙質(zhì)文件鑒定這種“同中有異、異中有同”的復(fù)雜關(guān)系正是兩者上述關(guān)系的體現(xiàn)。認(rèn)清了兩者的這種“依存”關(guān)系，一方面有助于把電子文件鑒定的一些做法與理論反過來應(yīng)用于紙質(zhì)文件的鑒定，從而促進(jìn)鑒定工作的整體進(jìn)步與發(fā)展；另一方面也有助于防止檔案界為兩者之差異所迷惑，而能準(zhǔn)確把握住鑒定之本質(zhì)以及鑒定工作面臨的核心問題，從而深化對(duì)鑒定的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)鑒定理論和實(shí)踐的進(jìn)一步完善和發(fā)展。

注釋：

①②③⑥章丹，譚琤培. 國(guó)外電子文件鑒定理論與實(shí)踐[J]. 浙江檔案，2001(3):32-34.

④馮惠玲. 電子文件的雙重鑒定──《擁有新記憶——電子文件管理研究》摘要之三[J]. 檔案學(xué)通訊，1998 (3)：32-35.

⑤馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001：47.

作者單位：深圳職業(yè)技術(shù)學(xué)院