摘要：“三個(gè)體系”已成為全國(guó)檔案工作的指導(dǎo)思想和行動(dòng)指南，本文就檔案館如何圍繞“三個(gè)體系”建設(shè)開(kāi)展工作進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：檔案資源體系 檔案利用體系 檔案安全體系

2008年，國(guó)家檔案局楊冬權(quán)局長(zhǎng)在全國(guó)檔案工作會(huì)議上提出檔案工作要實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”，建立“兩個(gè)體系”。2010年5月，全國(guó)檔案安全體系建設(shè)工作會(huì)議上部署了“建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”。至此，全國(guó)檔案工作初步形成了“三個(gè)體系”的檔案發(fā)展觀的理論框架。當(dāng)前，“三個(gè)體系”已成為全國(guó)檔案工作的指導(dǎo)思想和行動(dòng)指南。這是檔案工作在新時(shí)期適應(yīng)新形勢(shì)的新舉措，對(duì)我國(guó)檔案工作的思維方式、管理理念和工作方法發(fā)生轉(zhuǎn)變將起到極大的促進(jìn)作用，并直接影響我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展。

一、構(gòu)建覆蓋人民群眾的檔案資源體系

覆蓋人民群眾的檔案資源體系建設(shè)是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的重事輕人、重物輕人、重典型人物輕普通人物的重要舉措。這就是在原收集環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上，逐步增加對(duì)個(gè)人有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體形式的歷史記錄的收集，也可以說(shuō)是對(duì)原收集工作的補(bǔ)充完善。最終要建立起覆蓋社會(huì)各個(gè)層次、各個(gè)層面的檔案信息中心和檔案信息網(wǎng)絡(luò)，使保存的檔案資源涵蓋社會(huì)的方方面面。

第一，繼續(xù)加強(qiáng)主體檔案資源的質(zhì)量建設(shè)。雖然檔案界目前對(duì)國(guó)家檔案資源的認(rèn)識(shí)有多種理解，但都認(rèn)同一點(diǎn)：各級(jí)檔案館是檔案資源體系建設(shè)的主體。因此，各級(jí)檔案館要按照國(guó)家檔案局的要求，完成對(duì)檔案接收范圍的及時(shí)調(diào)整，并在原接收范圍的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)二級(jí)、三級(jí)單位永久檔案的接收和監(jiān)督。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)資產(chǎn)改制檔案、破產(chǎn)企業(yè)檔案的規(guī)范管理。另外，對(duì)重要活動(dòng)和重大事件的負(fù)責(zé)單位以及新成立企事業(yè)單位提前做好信息溝通，進(jìn)行及時(shí)的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保其形成檔案的質(zhì)量符合要求，以備將來(lái)規(guī)范進(jìn)館。

第二，加大檔案征集工作力度。國(guó)家檔案資源體系的建設(shè)，不僅僅是檔案館的事，也是全社會(huì)的事，是每個(gè)公民的事。因此，各級(jí)檔案館要有計(jì)劃、有重點(diǎn)地征集散存在國(guó)內(nèi)外的珍貴檔案及其他具有保存價(jià)值的檔案。首先，要研究轄區(qū)的具體情況，確定征集重點(diǎn)。其次，要明確征集線索。檔案征集的重點(diǎn)確定后，要通過(guò)多種途徑查找征集線索，一是以黨委、政府的名義向所屬單位和社會(huì)印發(fā)《檔案資料征集通告》；二是研究轄區(qū)內(nèi)現(xiàn)行立檔單位以及一些非進(jìn)館單位的檔案工作情況；三是多方走訪離退休老干部、研究本地區(qū)歷史的專(zhuān)家學(xué)者以及轄區(qū)內(nèi)德高望重的老人；四是了解本轄區(qū)內(nèi)的收藏單位和收藏愛(ài)好者的情況，詢(xún)問(wèn)查找征集線索。最后，研究所掌握的線索，明確輕重緩急，制訂詳細(xì)的征集計(jì)劃。

第三，進(jìn)行社會(huì)檔案資源的目錄登記。各級(jí)檔案館在征集檔案的過(guò)程中，對(duì)于不能、不便進(jìn)館的檔案資料進(jìn)行必要的登記。登記的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括：檔案名稱(chēng)、簡(jiǎn)介、保管人、保管狀況、保管地址、聯(lián)系方式等。

第四，做好檔案資源的整合與共享。目前我國(guó)從中央到地方都成立有綜合性檔案館和專(zhuān)業(yè)檔案館。據(jù)國(guó)務(wù)院新聞辦公室發(fā)表的《2009中國(guó)人權(quán)事業(yè)的進(jìn)展》白皮書(shū)，我國(guó)共有檔案館4035個(gè)。存在于機(jī)關(guān)團(tuán)體、社會(huì)組織、企業(yè)事業(yè)單位的檔案室或檔案中心數(shù)量更是龐大，2009年僅對(duì)87家中央企業(yè)的不完全統(tǒng)計(jì)，共有檔案室9963個(gè)，檔案館201個(gè)。除各級(jí)各類(lèi)檔案管理機(jī)構(gòu)外，社會(huì)其他機(jī)構(gòu)如圖書(shū)館、博物館、紀(jì)念館等也不同程度收藏有檔案資源，如上海圖書(shū)館保存盛宣懷的檔案17.8萬(wàn)件，北京大學(xué)收藏有800枚秦代簡(jiǎn)牘。①因此，只有建立起檔案館與檔案館之間、檔案館與單位檔案室之間、檔案館室與圖書(shū)館、博物館、紀(jì)念館及其他保管檔案的團(tuán)體或個(gè)人之間的信息資源整合渠道，才能真正實(shí)現(xiàn)全社會(huì)檔案資源共享。

二、構(gòu)建方便人民群眾的檔案利用體系

方便人民群眾的檔案利用體系就是檔案工作者和檔案工作機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的重機(jī)關(guān)團(tuán)體利用輕個(gè)人利用、重為機(jī)關(guān)團(tuán)體服務(wù)輕為個(gè)人服務(wù)的觀念，通過(guò)擴(kuò)大利用方式、拓寬服務(wù)領(lǐng)域，高效地為社會(huì)提供高質(zhì)量服務(wù)的檔案利用體系。

第一，展開(kāi)深入的“供——求”研究。要想將“死檔案”變成“活信息”，就需要有供方——檔案館、求方——人民群眾的互動(dòng)。這就需要檔案館不僅要研究館藏檔案、民生檔案，還要研究當(dāng)前政府工作大局、人民群眾的需求。唯有如此，才能知己知彼，才能做到想利用者所想。

第二，加強(qiáng)兩“頭”編研。所謂兩“頭”編研，就是一個(gè)低端編研，一個(gè)高端編研。低端編研就是基礎(chǔ)編研，即編寫(xiě)各種類(lèi)型的檢索工具。目前，檔案館的編研作品除了少數(shù)的精品外，大部分編研作品都處于不粗不精的狀態(tài)，利用率不高，存在的意義可以說(shuō)只是一個(gè)數(shù)字而已。與其費(fèi)時(shí)費(fèi)力編寫(xiě)這樣的編研作品，還不如編制形式多樣的高質(zhì)量的檢索工具，以備人們按照不同的要求，從浩瀚的檔案信息中檢出所需要的檔案。高端編研，即結(jié)合社會(huì)需求，深入挖掘檔案資源，開(kāi)展深入的專(zhuān)業(yè)研究，編寫(xiě)出適合社會(huì)需求的編研精品，改變檔案館的“看堆守?cái)偂庇∠?，逐步向“思想?kù)”轉(zhuǎn)變。

第三，利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，擴(kuò)大受眾面。近年來(lái)，檔案的利用服務(wù)方式也在不斷的增加、創(chuàng)新。目前我國(guó)檔案館的利用服務(wù)方式大體有如下幾種：查閱咨詢(xún)，檔案編研，社會(huì)教育（舉辦展覽、制作宣傳片、文化講座），網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。但是，要構(gòu)建方便人民群眾的利用體系還需要檔案工作者不斷解放思想，開(kāi)拓進(jìn)取，充分利用先進(jìn)的技術(shù)手段如網(wǎng)站、互聯(lián)網(wǎng)等開(kāi)展靈活多樣的服務(wù)。例如檔案部門(mén)在圖書(shū)館舉辦文化講座的同時(shí)，可以將講座錄制成視頻，掛在檔案信息網(wǎng)或者政府網(wǎng)站上；還可以利用網(wǎng)絡(luò)、廣播、電視等媒體定期公布開(kāi)放檔案信息。

三、構(gòu)建檔案安全體系

檔案的原始記錄性注定了檔案是不可再生資源，檔案一旦遭到破壞，不可挽回。因此，檔案安全關(guān)系著檔案的存亡，關(guān)系著檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。檔案安全體系包括檔案實(shí)體安全和檔案信息安全。檔案安全體系涉及面廣，涵蓋了物質(zhì)、技術(shù)、制度、標(biāo)準(zhǔn)等方面，包括檔案館（庫(kù)）建設(shè)、檔案的保密和檔案的應(yīng)急管理等。因此，檔案安全體系的建設(shè)需要統(tǒng)籌規(guī)劃。

第一，教育先行，增強(qiáng)檔案安全意識(shí)。（1）開(kāi)展檔案安全和保密教育。對(duì)檔案上崗人員必須開(kāi)展檔案安全教育，對(duì)在崗人員要進(jìn)行定期和不定期的檔案安全教育。只有不斷的學(xué)習(xí)和積累，對(duì)安全的表象才能不斷上升為概念、判斷、推理，成為系統(tǒng)化、體系化和高度自覺(jué)化的理論體系和思想，形成檔案安全的理性意識(shí)，為避免事故和差錯(cuò)奠定良好的心理預(yù)控思想。（2）開(kāi)展安全活動(dòng)。通過(guò)舉辦科普講座、組織實(shí)戰(zhàn)演練等，普及防災(zāi)、減災(zāi)知識(shí)，提高安全意識(shí)。

第二，防患于未然，將安全檢查常規(guī)化、制度化。全面的安全檢查的頻率至少為一季度一次，主要包括：

（1）檔案館（庫(kù)）與設(shè)備的檢查。檔案館（庫(kù)）是保障檔案實(shí)體安全的第一道防線，館（庫(kù)）的各項(xiàng)設(shè)備設(shè)施諸如監(jiān)控系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、溫濕度檢測(cè)系統(tǒng)、消毒防蟲(chóng)設(shè)施和計(jì)算機(jī)安全系統(tǒng)等都要適時(shí)進(jìn)行檢查和維護(hù)。

（2）檔案實(shí)體檢查，檔案實(shí)體承載了檔案信息，對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，檔案實(shí)體安全是確保檔案信息安全的一個(gè)前提條件。查看檔案實(shí)體主要包括檔案載體是否安全，即是否發(fā)生紙張脆裂，發(fā)生霉變、蟲(chóng)蛀，檔案的字跡是否清楚等。而對(duì)于其他載體的檔案，如音像檔案，則要定期翻錄、查看，確保聲音不走調(diào)，圖像不變形。

（3）檔案保密檢查。檔案保密檢查是確保檔案信息安全的必要手段，主要是查看在利用檔案過(guò)程中，是否有涉密的檔案利用不當(dāng)，是否利用非涉密設(shè)備處理涉密信息，上網(wǎng)信息是否符合開(kāi)放標(biāo)準(zhǔn)等等。

第三，明確責(zé)任，嚴(yán)格執(zhí)行。檔案安全是一個(gè)系統(tǒng)工程，涉及接收、整理、管理、鑒定、利用等等環(huán)節(jié)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏都會(huì)直接影響到檔案的安全。所以，針對(duì)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)都要制定檔案安全管理制度，明確任務(wù)，責(zé)任到人，并將檔案安全的執(zhí)行情況納入年度工作績(jī)效考核，直接與個(gè)人經(jīng)濟(jì)利益掛鉤，避免制度流于形式。

第四，加強(qiáng)對(duì)電子文件和電子檔案的信息安全管理。電子文件自產(chǎn)生之日起，因其設(shè)備的依賴(lài)性、載體的非直讀性、信息與載體的分離性以及易修改性等等特性，無(wú)論是在系統(tǒng)中運(yùn)行，還是記錄、刻制到磁性或光盤(pán)等載體上，極易遭受非法的增刪行為，②或錄制過(guò)程中因設(shè)備、技術(shù)原因造成內(nèi)容失真。因此，要確保電子文件和電子檔案的原始性、完整性、有效性和安全性，必須對(duì)電子文件的形成、收集、鑒定、整理、歸檔以及歸檔后電子檔案的管理、開(kāi)發(fā)利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行全過(guò)程的安全監(jiān)管。各級(jí)檔案館要切實(shí)增強(qiáng)電子文件和電子檔案的信息安全保密意識(shí)，嚴(yán)格做到“涉密不上網(wǎng)，上網(wǎng)不涉密”，局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)之間要做到物理隔離，上網(wǎng)的檔案信息要加強(qiáng)審查，密級(jí)不同的計(jì)算機(jī)和各類(lèi)移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)要嚴(yán)格管理，提高防范信息安全的能力。

第五，制定有效的應(yīng)急預(yù)案。自然災(zāi)害，尤其是特大自然災(zāi)害不像人為災(zāi)害，大多難以控制，一旦發(fā)生，將造成巨大損失。5.12”地震、玉樹(shù)地震以及911事件等突發(fā)事件給檔案工作敲響了警鐘。因此，各級(jí)檔案館要根據(jù)所處的地理環(huán)境，制定符合地方特點(diǎn)的減災(zāi)救災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，減少災(zāi)害所造成的損失。同時(shí)，要在利用傳統(tǒng)技術(shù)保護(hù)檔案的基礎(chǔ)上，充分利用現(xiàn)代科技手段，對(duì)檔案原件進(jìn)行縮微、復(fù)制、數(shù)字化等技術(shù)性保護(hù)，采取多種方式對(duì)檔案原件進(jìn)行異地備份和異質(zhì)備份，最大限度地保證檔案信息的安全。

總之，“三個(gè)體系”的構(gòu)建，不是一朝一夕就能完成的事情，而是一項(xiàng)需要進(jìn)行全面規(guī)劃的系統(tǒng)工程，是一項(xiàng)需要持之以恒的長(zhǎng)期工作。各級(jí)檔案館要在自身努力的同時(shí)，積極爭(zhēng)取社會(huì)各界的支持，逐步構(gòu)建、完善“三個(gè)體系”，發(fā)揮檔案工作在社會(huì)建設(shè)和發(fā)展中的重要作用。

注釋?zhuān)?/p>

①潘玉民.論國(guó)家檔案資源的內(nèi)涵及其構(gòu)成[J].北京檔案，2011（1）.

②姜之茂.檔案人員崗位培訓(xùn)[M].中國(guó)檔案出版社，2002.作者單位：北京市豐臺(tái)區(qū)檔案局