照片檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說(shuō)明三部分。

一、照片檔案的收集

1.收集范圍

根據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》的規(guī)定，照片檔案的收集范圍有以下7個(gè)方面：

記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的照片，領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片，本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片，記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片，記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的照片，與其他載體檔案有密切聯(lián)系的照片，以及其他具有保存價(jià)值的照片。

2.收集要求

對(duì)屬于收集與歸檔范圍的照片，應(yīng)按照規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為己有。對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)。底片、照片、說(shuō)明應(yīng)齊全。對(duì)無(wú)底片的照片應(yīng)制作翻拍底片；對(duì)無(wú)照片的底片應(yīng)制作照片。底片與照片影像應(yīng)一致。

二、照片檔案的整理

根據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》，照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應(yīng)分開存放。

1.底片的整理方法

凡確定作為檔案保存的底片，應(yīng)首先區(qū)分全宗，然后將負(fù)片與反轉(zhuǎn)片分開，將黑白底片與彩色底片分開。對(duì)底片的分類通常是按尺寸結(jié)合底片形成時(shí)間分類，例如2寸為一類，4寸為一類。在每一小類內(nèi)再按底片形成時(shí)間排序。對(duì)于底片收集不多的單位，可以暫不分類。

按照《照片檔案管理規(guī)范》要求，底片的編號(hào)采用在全宗內(nèi)編一個(gè)流水號(hào)的方法，格式為：全宗號(hào)—底片號(hào)，例12-520。一張底片或一組密不可分的底片編一個(gè)底片號(hào)。底片號(hào)應(yīng)使用鐵筆橫排刻寫在膠片乳劑面片邊處(刻寫不下時(shí)，前段可不寫)，不得影響畫面；也可采用其他方式將底片號(hào)附著在膠片乳劑面片邊處，不得污染膠片。底片號(hào)登錄順序應(yīng)與照片號(hào)登錄順序保持一致。底片放入底片袋內(nèi)保管，一張一袋。應(yīng)在底片袋的右上方標(biāo)明底片號(hào)。對(duì)翻拍底片，應(yīng)在底片袋的左上方標(biāo)明“F”字樣。對(duì)拷貝底片，應(yīng)在底片袋的左上方標(biāo)明“K”字樣。最后將底片袋按底片號(hào)順序插入底片冊(cè)，并編制底片目錄。

2.照片的整理方法

照片的整理因檔案的數(shù)量、狀況及保管單位的情況不同，而有較大的差別。在非專門保管照片檔案的檔案部門，照片檔案內(nèi)容多與文書檔案、科技檔案相關(guān)聯(lián)，是文字檔案的補(bǔ)充，可將照片檔案按照全宗檔案編目要求編號(hào)，單獨(dú)整理存放。在專門保管照片檔案的檔案部門，由于照片檔案數(shù)量較多，應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行分類整理。

照片檔案分類一般在全宗內(nèi)按年代—問(wèn)題進(jìn)行分類，分類應(yīng)保持前后一致，不能隨意變動(dòng)；然后根據(jù)分類情況，將照片與文字說(shuō)明一起固定在芯頁(yè)上，并按重要程度和時(shí)間先后順序組成案卷。照片號(hào)是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號(hào)、保管期限代碼、冊(cè)號(hào)、張?zhí)柣蛉谔?hào)、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。照片號(hào)有兩種格式：

格式一：全宗號(hào)—保管期限代碼—冊(cè)號(hào)—張?zhí)?/p>

格式二：全宗號(hào)—保管期限代碼—張?zhí)?/p>

若采用格式二，可選用照片、底片分別編號(hào)法或合一編號(hào)法(影像相符的照片、底片編號(hào)相同)。選用合—編號(hào)法宜以照片、底片齊全為基礎(chǔ)。

3.文字說(shuō)明的編寫方法與要求

照片檔案文字說(shuō)明的成分包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者六要素。編寫文字說(shuō)明應(yīng)綜合運(yùn)用上述6個(gè)要素，概括地揭示照片影像所反映的全部信息，文字簡(jiǎn)潔，語(yǔ)言通順，一般不超過(guò)200字，并用阿拉伯?dāng)?shù)字表示時(shí)間。文字說(shuō)明應(yīng)以照片的自然張為單元編寫，每張照片都應(yīng)有文字說(shuō)明，一組或若干張聯(lián)系密切的照片還應(yīng)加以總說(shuō)明，凡已加總說(shuō)明的照片分別編寫簡(jiǎn)要的分說(shuō)明。說(shuō)明應(yīng)采用橫寫格式，分段書寫。

問(wèn)答題：

1.哪些照片應(yīng)該歸檔？

2. 照片檔案整理應(yīng)該注意哪些問(wèn)題？