走進(jìn)檔案館的親民時代

記者許巖在2011年第1期《中國檔案》上就青島市檔案館檔案管理和服務(wù)的新舉措進(jìn)行了報道。

一是構(gòu)建大眾化知識庫。該知識庫收錄了青島歷史知識詞條5700多條，內(nèi)容涵蓋政治、軍事、經(jīng)濟等多個領(lǐng)域。而且檢索便捷。該知識庫借鑒了常見知識庫的使用模式，即可以精確檢索，還可以通過詞條實現(xiàn)擴展檢索，設(shè)置指示延伸查找功能。同時，該知識庫屬開放式系統(tǒng)，用戶可以通過多種途徑評價詞條，提出修改意見。而且系統(tǒng)還可以統(tǒng)計用戶訪問情況，為改進(jìn)服務(wù)提供參考。

二是設(shè)立網(wǎng)絡(luò)虛擬展廳。青島市檔案局應(yīng)用現(xiàn)代科技增強檔案展出效果，籌建了基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案3D虛擬展廳，并推出《青島：1945日軍投降儀式的臺前幕后》展覽。

三是提供職工檔案信息服務(wù)。為更加有效地監(jiān)督企業(yè)職工檔案管理情況，方便職工查閱檔案信息，青島市檔案局建立了全市職工檔案信息數(shù)據(jù)中心，集中管理各企業(yè)報送的職工檔案數(shù)據(jù)，為全市職工提供了個人信息查閱平臺。

四是提供民生檔案館際聯(lián)動查閱服務(wù)。自2010年開始，青島市在檔案館之間啟動“民生檔案館際聯(lián)動遠(yuǎn)程查閱服務(wù)體系”，通過網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建了全市性檔案查閱服務(wù)體系。按照協(xié)議，接待查檔的檔案館作為第一責(zé)任人，必須履行查檔服務(wù)義務(wù)；保存有關(guān)檔案的檔案館，必須履行檔案查找、傳遞義務(wù)。

五是實施遠(yuǎn)程在線監(jiān)督指導(dǎo)檔案業(yè)務(wù)工作。青島市檔案局著眼于提高監(jiān)督指導(dǎo)和業(yè)務(wù)服務(wù)能力，建立了遠(yuǎn)程在線檔案業(yè)務(wù)工作監(jiān)督指導(dǎo)的新模式。依托青島市電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)，通過青島市電子文件中心，開展檔案歸檔情況的在線檢查和在線業(yè)務(wù)指導(dǎo)，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員可以隨時檢查各單位檔案歸檔管理情況，發(fā)現(xiàn)問題后馬上通過在線指導(dǎo)系統(tǒng)反饋到相關(guān)機關(guān)和企事業(yè)單位，幫助其及時改進(jìn)工作。

名人名居檔案資源建設(shè)構(gòu)想

呂芳在2011年第4期《城建檔案》上提出了建設(shè)名人名居檔案資源的構(gòu)想。作者認(rèn)為名人名居檔案資源建設(shè)不同于傳統(tǒng)檔案館藏的建設(shè)，具有主動性、文化性、開放性等特點，所以在建設(shè)時也應(yīng)該有所不同。

首先，調(diào)查摸底，建立基礎(chǔ)。各個城市都有各自的名人資源基礎(chǔ)，名人名居的現(xiàn)存狀況更是不同，需要根據(jù)各個城市的現(xiàn)有基礎(chǔ)，逐步做好名人名居統(tǒng)計調(diào)查工作。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合館藏實際，挖掘現(xiàn)有館藏，同時利用現(xiàn)代攝像技術(shù)、測繪技術(shù)等相關(guān)技術(shù)，對名人故居拍攝照片，進(jìn)行現(xiàn)代化測量，形成相對完善、全面的故居建筑物的檔案。

其次，資源建設(shè)，形式靈活。名人名居檔案的構(gòu)成不具備統(tǒng)一要求的基礎(chǔ)，只能形成相對“完整”的檔案。對館藏紙質(zhì)檔案可對其進(jìn)行掃描和數(shù)字化處理，原件仍然歸入原始檔案中保管，僅使其掃描件與新形成的照片、圖片、測繪圖等資料統(tǒng)一存放，形成卷宗。有條件的單位，可以形成名人名居檔案資源數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行現(xiàn)代化管理。

第三，加強宣傳，充分展示。名人名居檔案的開發(fā)利用形式可以多種多樣，除了傳統(tǒng)的檔案實物展覽之外，還可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代化展示，開設(shè)網(wǎng)上展覽，拓寬檔案展覽的時間與空間，擴大名人名居檔案的影響范圍。

福建電子證照信息共享服務(wù)系統(tǒng)將從根本上杜絕假證假照

近日，福建省數(shù)字辦會同省檔案局館、省機要局、省空間信息中心、省CA中心、捷賽公司等單位組成調(diào)研組，對“福建省電子證照信息共享服務(wù)系統(tǒng)”建設(shè)項目進(jìn)行調(diào)研。該項目是《2011年數(shù)字福建工作要點》中重點推進(jìn)建設(shè)的項目之一，省檔案局館是該項目建設(shè)的業(yè)主單位。該項目通過規(guī)范建設(shè)政府部門電子證照信息庫和證照信息共享系統(tǒng)，整合行政審批和市場中介組織所形成的各類證照文件信息，實現(xiàn)政府部門間各類電子證照信息共享和面向社會公眾服務(wù)。該項目將有利于從根本上解決當(dāng)前政務(wù)活動中社會公眾多次往返、反復(fù)提交紙質(zhì)材料的問題，從根本上杜絕假證假照的現(xiàn)象，提升政府行政效率和協(xié)同能力，提升社會公眾自我管理水平和積極參與電子政務(wù)建設(shè)應(yīng)用。

（中國檔案報，20110509）

英國國家檔案館2011-2015年戰(zhàn)略重點

2011年5月16日的《中國檔案報》刊發(fā)了由Oliver Morley發(fā)布，王熹編譯的《管好檔案 功在千秋》一文，其中介紹了英國國家檔案館2011-2015年度的戰(zhàn)略重點，包括：

一、劃定收集范圍并公開透明地、不間斷地收集未來文件

目標(biāo)是修訂未來歷史文件（即當(dāng)前保管的文件）的收集戰(zhàn)略；明確保管檔案的標(biāo)準(zhǔn)，高效、可持續(xù)地向20年移交期過渡；確定具有重要研究價值但仍須在一定時期內(nèi)受到保護(hù)和限制利用的個人數(shù)據(jù)；建立獲取更全面的最新法規(guī)和發(fā)布法律公告的可持續(xù)模式。明確界定政府部門在數(shù)字時代需要保管的文件，促使政府即使在困難時期也能行之有效地完成此項工作。這一職責(zé)增強了我們在政府文件管理中的作用，確保信息可獲取并完整保存，以供現(xiàn)在和未來使用。這不僅有助于保證公共文件的安全，也有助于實行政務(wù)公開，造福社會，造福公眾。

二、不斷創(chuàng)新，實現(xiàn)實體檔案和數(shù)字檔案的最佳保存

加強實時捕獲官方文件主要來源的能力，包括網(wǎng)站、內(nèi)網(wǎng)、電子郵件、機構(gòu)協(xié)作以及文件管理系統(tǒng)；經(jīng)各部門同意，正式地進(jìn)行數(shù)字文件移交；建立業(yè)務(wù)和技術(shù)上的標(biāo)準(zhǔn)架構(gòu)，從而實現(xiàn)大規(guī)模保存的經(jīng)濟效益，并向整個行業(yè)推廣最佳實踐；在公共檔案館和私人檔案館建立實體、數(shù)字館藏普遍認(rèn)可的最佳實踐；在檔案保護(hù)、低碳環(huán)保和空間利用三者之間尋求可長久維持的平衡；明確我館及異地存儲設(shè)施的管理方法；為更多檔案部門在文件保存上獲得最佳成本效益給予建議和支持，同時輔以測評的技能培訓(xùn)方案。

三、拓寬籌資渠道，為困難時期爭取更多支持

目標(biāo)是要與合作伙伴共同爭取更多的慈善撥款；建立與我館社會職能相適應(yīng)并運用專業(yè)技能的長久、盈利性收入渠道；繼續(xù)在館內(nèi)向公眾免費提供面對面檔案服務(wù)；通過官方發(fā)布信息工作評估政府資金的使用情況。自2006-2007年以來，國家檔案館的商業(yè)創(chuàng)新使2009-2010年度的總收入翻了一倍，幾近達(dá)到1000萬英鎊。我們承諾在今后4年里達(dá)到相同的成功。近年來，家族史查詢服務(wù)成果突出，影響力仍在不斷擴大。今后，我們也會致力針對政府文件推出相應(yīng)的增值服務(wù)。

四、打造一支更加靈活自信、可靠能干的員工隊伍

目標(biāo)是要樹立明確的價值觀以規(guī)范員工工作中的行為；提高各級別員工的工作才能和領(lǐng)導(dǎo)才能，繼續(xù)加強業(yè)績管理。在追求效率提升、人員精簡的大環(huán)境下，我們需要探索新的工作方式，我們有信心為政府和公眾提供最好的服務(wù)。我們將保持以往可靠和客觀的文件開放方式，在信息遞送方式上更加變通靈活，我們的運作方式和執(zhí)行情況也將比以往更加透明。

五、加大開放力度，提供內(nèi)容更加豐富、使用性更強的檔案

目標(biāo)是要發(fā)展新的、高效的團體和伙伴關(guān)系，以塑造、豐富和提升檔案館的公共服務(wù)能力；探索“最佳實踐”的方法和技術(shù)，供更多部門運用在建立有成本效益的新服務(wù)上；讓用戶更加方便地獲取我館的公共服務(wù)；提供更多高質(zhì)量的現(xiàn)場、在線和遠(yuǎn)程的內(nèi)容和建議，讓用戶享受愉快的服務(wù)體驗；繼續(xù)支持并穩(wěn)健地執(zhí)行政府部門的開放政府許可協(xié)議。

實現(xiàn)檔案服務(wù)均等化提高社會貢獻(xiàn)率

江蘇省檔案局館學(xué)習(xí)太倉發(fā)展經(jīng)驗，局長謝波要求，要大力推動檔案服務(wù)經(jīng)濟轉(zhuǎn)型升級、科技創(chuàng)新、農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化、文化建設(shè)、民生幸福、社會管理創(chuàng)新、生態(tài)文明建設(shè)、黨建工作創(chuàng)新等重點實施工程。要堅持以人為本的服務(wù)理念，促進(jìn)形成和確立“大檔案”管理觀念，加快建立“三個體系”，有效促進(jìn)社會檔案資源有效整合和實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)檔案服務(wù)均等化，提高檔案部門的社會貢獻(xiàn)率。要圍繞經(jīng)濟社會發(fā)展中的新問題、新動向、新領(lǐng)域，深入基層開展調(diào)研，有重點、有針對性地開展指導(dǎo)服務(wù)，不斷拓展檔案工作領(lǐng)域，深化檔案服務(wù)內(nèi)涵，使檔案工作真正服務(wù)中心、服務(wù)社會、服務(wù)群眾。（中國檔案報，20110519）

上海推進(jìn)“就近查閱、跨館出證”服務(wù)

根據(jù)上海市檔案局館《關(guān)于建立國家綜合檔案館“就近查閱、跨館出證”遠(yuǎn)程協(xié)同服務(wù)機制》通知精神，上海市和各區(qū)縣檔案館堅持以人為本，聚焦服務(wù)民生，從滿足人民群眾日益增長的查閱利用檔案的需求出發(fā)，加強合作交流，創(chuàng)新民生檔案館際聯(lián)動服務(wù)舉措，讓查檔群眾就近方便快捷地查閱利用民生檔案，取得顯著成效。

日前上海市和區(qū)縣檔案局館“就近查閱、跨館出證”利用服務(wù)工作座談會提出，要規(guī)范出證文本和程序，簡化各種查檔手續(xù)，應(yīng)用統(tǒng)一的信息化平臺加大推廣普及力度，盡快實現(xiàn)全市范圍內(nèi)檔案服務(wù)“就近查閱、跨館出證”全覆蓋的目標(biāo)。

（中國檔案報，20110520）