摘要：人事檔案是個人經歷的真實寫照，具有一定的機密性和較強的法律效應，它為用人單位錄用人才，為個人的發(fā)展提供了有力的憑證，本文試從隱性和顯性兩個方面來闡釋人事檔案的實用價值。

關鍵詞：人事檔案；隱性價值；顯性價值

收稿日期：2010-10-04

作者簡介：陳蕙蘭 (1971-），女，江蘇連云港人，江蘇技術師范學院人事處館員，研究方向:人事檔案管理。

人事檔案是記載個人人生軌跡的重要依據。它是個人身份、學歷資歷、個人經歷等方面的真實記錄，與個人的工資福利、社會勞動保障、專業(yè)技術職務評定、職務晉升、組織關系等緊密相連，因而具有較強的法律效應。

隨著人事制度的改革和高校畢業(yè)生擇業(yè)的“雙向選擇”，人事檔案的實用價值逐漸凸顯出來。然而，由于個人對人事檔案實用價值認識的偏差，其作用并沒有得到應有的重視，有時甚至認為它是可以隨意丟棄的“身外之物”。人事檔案對于個人和用人單位都尤為重要。它主要反映了個人是讀書期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史，以及高校畢業(yè)生就業(yè)和用人單位在選拔任用、考核個人的主要依據。人事檔案仍然具有其他證件所無法替代的作用，它的作用愈來愈多元化和立體化。

一、人事檔案的內涵

人事檔案是一個人在成長過程中不同階段人生經歷的真實記載，是個人經歷、思想品德、工作狀況、業(yè)務能力以及所受獎罰等諸多方面信息的原始記錄。是個人以自己的實踐行動譜寫的歷史，同時將其轉化為文字材料在人事檔案中不斷補充、不斷豐富增添新內容的紙質材料。人事檔案作為個人全部信息的載體將伴隨著每個人的一生并發(fā)揮著重要作用。

人事檔案的保存范圍主要指個人在不同的階段所形成的一整套系統(tǒng)完整的材料，其中包含所有學習階段（高中、大學、研究生）的入學登記表、畢業(yè)登記表、學習成績單等和參加組織所形成的材料，諸如入黨申請書、入黨志愿書、轉正申請和預備黨員考察表等等；尤其是工作以后的履歷表，職稱、職務晉升和干部任免材料；歷次工資調整、晉升、變動等一系列表格均真實地再現(xiàn)了個人不同階段的歷史史實。人事檔案全面真實地記載了個人的思想言行、業(yè)務水平、個人素質、歷史情況，是記載人生軌跡的重要依據，人事檔案既是單位和個人維護權益的重要工具，又具有其他任何材料不可替代的憑證作用。

二、人事檔案的實用價值

（一）隱性價值

1.具有機密性和法律效益。人事檔案是個人經歷中的真實記錄，容易被涂改或偽造，因而具有較強的機密性，國家明文規(guī)定，沒有檔案管理權限的單位不得擅自保管檔案，更嚴禁個人自帶和保存檔案。人事檔案一般都存放學校、單位或人才交流中心，平時是不能與本人見面的。尤其是在當事人求學階段，一般都是在升學、求職或正常工作調動時方才用得到。其作用平時不容易顯現(xiàn)，因此常不被重視，甚至被本人忽略或忘記。

按照有關規(guī)定，在各級政府人事部門、人才流動服務機構保存人事關系及檔案的人員，人才交流中心將保障其合法權益和應有的社會、政治待遇，如保留原有身份、工齡、職齡的連續(xù)計算、國家規(guī)定的正常工資調整、轉正定級、職稱評定、出國（境）政審、組織關系轉遞管理、代交醫(yī)療、養(yǎng)老、失業(yè)等保險、公積金繳納、出具以人事檔案為依據的各種法律證明等等。由于人事檔案的真實性、原始性，具有其他任何材料都無法替代的原始依據和憑證作用，所以它有著極強的法律效益。在現(xiàn)階段，利用人事檔案主要還是其憑證作用。隨著人事制度的改革和社會保障體系的不斷完善，人事檔案的法律效益逐漸顯現(xiàn)，它是單位或個人維護自身權益的重要前提和工具。

2．與個人的利益密切相關。因人事檔案記錄了個人經歷的全部信息，對于個人而言，無論是升學、求職、工作調動、出國政審、職稱晉升、工資調整、各種勞動保險，還是加入組織關系以及離退休等手續(xù)的辦理等都將以人事檔案原始材料的為審核為依據。近年來，隨著畢業(yè)生雙向選擇、自主擇業(yè)后，也隨著用人制度的靈活性程度提高，尤其是一些私營、民營企業(yè)都沒有人事檔案保管的權限，企業(yè)不重視其利用，使得一些單位和大中專畢業(yè)生對人事檔案的重要作用認識不夠，甚至有人認為要不要個人檔案也無所謂，致使部分高校畢業(yè)生對于人事檔案的地位和作用認識偏差，主動放棄人事檔案的現(xiàn)象逐漸增多。倘若沒有人事檔案，一旦失業(yè)將無法領取失業(yè)救濟金，無法辦理醫(yī)療、養(yǎng)老、失業(yè)等各種社會保險；如果沒有人事檔案，就無法進行出國政審，在辦理離退休手續(xù)時，工齡、職齡的計算就無從查證，將直接導致個人利益受損，一些權益就無從得到保障。因此人事檔案與個人的利益緊密相連，切不可無視它的無形價值。

（二）顯性價值

1. 對個人具有重要憑證作用。一個正規(guī)單位在錄用畢業(yè)生和正常人才招聘時，都需要借助人事檔案，人事檔案為個人擇業(yè)提供較好的真實憑證。當個人在建立信用，從事社會活動或工作以后的職稱職務晉升以及工資調整晉升和生產經營等方面具有重要的憑證，也為個人事業(yè)的發(fā)展起到有力的推動作用。

目前出國境、個人工齡計算、工作變動、考研、考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險等均需要個人檔案為憑據。考研函調和公務員的錄用函調均以個人的人事檔案為參考憑證。當一個人在正常的工作調動，一般用人單位都會通過函調或派專人去查閱人事檔案，直接或間接全面了解將錄用人才的基本信息。一旦調動成功，各種保險的繳納均要憑借人事檔案所記載的信息為依據。

2.保障個人合法權益。人事檔案是一個經歷的記載，看似微不足道，實與個人利用最為密切。隨著社會的發(fā)展和用人制度的日趨靈活，它的作用往往被用人單位和個人弱化了，其實人事檔案的作用仍不可取代，它的作用愈來愈明顯。

流動人員違反規(guī)定把人事檔案擅自截留或隨意存放到其他部門或機構，人事部門將不承認其原有身份，其自身權益必然受損，相應的社會、政治待遇，如工齡連續(xù)計算、國家規(guī)定的工資晉升，職稱評定，各種政審、黨團關系管理、各種社會保險以及出具以人事檔案為依據的法律證明等都無從得到保障。如畢業(yè)生分配到企業(yè)后，人事檔案遺失，再調入其他單位后，無法核算工齡、辦理養(yǎng)老保險續(xù)保、失業(yè)保險等手續(xù)，給本人造成了很大麻煩。

相反，按規(guī)定保管人事檔案，人才交流中心及相關人事部門將保障個人的合法權益和應享有的各種待遇。

3.為用人單位提供憑證的重要依據。人事檔案為用人單位給予最基本、最權威借鑒作用。對于用人單位來說，人事檔案的作用主要體現(xiàn)在為單位人事部門提供依據。人事檔案是歷史的真實記錄，通過利用檔案，可以清楚地了解職工過去的工作軌跡，總結經驗教訓，為領導科學決策和科學管理提供重要的參考和依據。一旦職工進入單位后，在核算工資，計算工齡、職齡時均需嚴格按照檔案中的記載來核定。而職工個人在職務晉升，加入各項組織所形成的材料也同樣需要及時歸檔，而這些不同時期形成的材料，不但豐富了個人的人生，也充實人事檔案的內容。個人形成的定級、調資、任免、晉升、獎懲等方面的材料都會匯總后歸入本人檔案，為單位在用人過程中作為考核依據。同時在為職工出具身份、學歷、職稱、工資以及工作經歷等各種證明，也有助于單位對個人進行全面、真實地了解提供憑證。

單位在辦理職工退休的各項手續(xù)、核算退休工資時離不開人事檔案的原始憑證。甚至一個人終老，單位在為其舉辦追悼會時，仍要參照人事檔案來概括其一生的主要事跡?？梢娙耸聶n案與個人戚戚相關。

4.為人才選拔提供參考作用。目前企事業(yè)單位的組織人事部門在干部選拔、任免、職工考核時，都經常要用到職工的人事檔案，全面準確的了解職工的各階段的具體情況，通常將考察現(xiàn)狀與查閱檔案材料中的思想言行、業(yè)務水平、個人素質、歷史情況等原始材料有機結合。詳細綜合其德、能、勤、績等情況，從而全面準確地了解個人的信息，爭取做到知人善任、選賢舉能，為人才的正確選拔和使用起到了重要參考作用。

人事檔案是一個人全部真實信息的的重要載體，涵蓋了整個人生，是個人人生軌跡的真實記錄，是單位和個人建立信用的原始依據。切不可方到用時再想起人事檔案來，在接受繼續(xù)教育、變換職業(yè)時稍加留意，及時轉遞個人的人事檔案，將會為你以后的職業(yè)生涯帶來許多便利和收益。

總之，隨著社會的進步與法律制度的完善，人事檔案的作用非但不能輕視，反而更需引起單位或個人的重視，不要看輕一本薄薄的牛皮紙袋，它與個人的生存發(fā)展及切身利益密不可分，不僅能解決后顧之憂，也可為個人的發(fā)展助一臂之力。雖然，現(xiàn)在人才流動速度不斷加快，原有的人事檔案管理方式也面臨新的挑戰(zhàn)，同時人事檔案的作用也在人事代理制度中不斷顯現(xiàn)出來。

人事檔案的價值遠不止如此，希望我們能夠認清其價值，在畢業(yè)生就業(yè)、非正常的人才流動時，及時將人事檔案轉入新的單位或人才交流中心，以適用靈活的就業(yè)方式，不要造成人為的“人檔分離”，便于解決一些實際的問題；讓人事檔案輔佐我們的人生，保障合法權益，發(fā)揮更重要的作用。

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