◎ 施工企業(yè)集中采購管理系統(tǒng)研究與應(yīng)用課題組

采購是企業(yè)成本中非常重要的一環(huán)，現(xiàn)代企業(yè)的采購已上升到戰(zhàn)略管理層面。如何保證所有供貨的材料設(shè)備按照工程進(jìn)度如期到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，滿足工程建設(shè)的需要，是項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)及采購等相關(guān)人員關(guān)注的問題。

在建筑領(lǐng)域，采購管理信息化尚處于起步探索階段。為了推進(jìn)建設(shè)領(lǐng)域電子商務(wù)發(fā)展，為建設(shè)領(lǐng)域內(nèi)的企業(yè)開展電子商務(wù)信息化建設(shè)提供有益的參考，中國電子商務(wù)協(xié)會(huì)建設(shè)分會(huì)聯(lián)合廣聯(lián)達(dá)軟件股份有限公司于2010年通過訪談、電話等方式，主要針對(duì)工程建設(shè)領(lǐng)域的開發(fā)投資企業(yè)和工程承包施工企業(yè)采購業(yè)務(wù)的管理現(xiàn)狀及信息化實(shí)施的現(xiàn)狀，對(duì)建筑領(lǐng)域的多家企業(yè)分類進(jìn)行了深度調(diào)研和廣泛調(diào)研，初步總結(jié)了采購管理信息化在建設(shè)領(lǐng)域的現(xiàn)狀，分析了采購管理信息化的發(fā)展趨勢(shì)。

一、采購管理信息化，中南一枝獨(dú)秀

采購管理的信息化源于制造業(yè)，最初是由于物料的供給無法滿足生產(chǎn)制造的需求而萌發(fā)的，制造業(yè)的采購管理信息化大致經(jīng)歷了MRP（物料需求計(jì)劃）、MRPII（制造資源規(guī)劃）和ERP（企業(yè)資源規(guī)劃）等幾個(gè)發(fā)展階段。

深度調(diào)研的企業(yè)包括中南總承包、新興集團(tuán)一公司、北京城建地鐵、中建一局二公司、中國路橋5家施工企業(yè)和今典、正大、中南地產(chǎn)3家房地產(chǎn)企業(yè)。在這8家企業(yè)中，僅3家實(shí)施了采購管理信息化。采購管理實(shí)行深度集中管理，統(tǒng)一采購規(guī)范，統(tǒng)一供應(yīng)商及價(jià)格庫，統(tǒng)一管理系統(tǒng)的，僅有中南一家企業(yè)。

調(diào)研結(jié)果呈現(xiàn)出如下的特點(diǎn)：國有企業(yè)采購人員年領(lǐng)偏大，這給信息化的推廣帶來了較大的難度；實(shí)施采購管理信息化的單位，供應(yīng)商資源積累遠(yuǎn)高于未實(shí)施信息化的企業(yè)；信息化有效實(shí)施與高層的意識(shí)和中層的業(yè)務(wù)管理能力關(guān)系緊密；信息化促進(jìn)了集中采購管理的推進(jìn)。

二、采購團(tuán)隊(duì)年輕化，合同洽談難度大

調(diào)研方式采用了網(wǎng)絡(luò)調(diào)研和電話詢問相結(jié)合的方式。調(diào)研對(duì)象為從事采購工作人員，取樣882人，其中甲方占比44%，乙方占比56%。（如圖1）

建設(shè)領(lǐng)域企業(yè)采購管理呈現(xiàn)幾方面變化趨勢(shì)：

1、采購人員年輕化趨勢(shì)明顯。從事采購業(yè)務(wù)不到5年的人員占到60%以上；材料設(shè)備采購、工程總部及專業(yè)分包占采購人員業(yè)務(wù)量絕大多數(shù)（>95%）。如圖2和圖3所示。

圖1 調(diào)研企業(yè)所屬單位情況

圖2 調(diào)研對(duì)象從事采購工作的年限統(tǒng)計(jì)

圖3 從事采購（包括招標(biāo)、租賃）的業(yè)務(wù)種類分布

圖4 統(tǒng)一采購的金額占工程項(xiàng)目總金額的比例分布區(qū)間概況

圖5 單位統(tǒng)一管理的供應(yīng)商庫對(duì)企業(yè)日常采購尋找供應(yīng)商的工作幫助

圖6 單位統(tǒng)一管理的物資價(jià)格庫對(duì)企業(yè)日常采購比價(jià)參考的支持

圖7 日常采購工作中工作量最大的項(xiàng)目

圖8 日常采購工作中難度最大的項(xiàng)目

2、企業(yè)集中采購的趨勢(shì)明顯，65%的企業(yè)采購集中度超過30%。如圖4所示。

3、統(tǒng)一供應(yīng)商的集中管理，50%以上的企業(yè)，為日常采購尋找備選供應(yīng)商的支持度低于50%。如圖5所示。

4、統(tǒng)一價(jià)格信息庫的建設(shè)，56%的企業(yè)，較好發(fā)揮了采購比價(jià)參考作用。如圖6所示。

5、采購工作量最大的工作為：合同洽商談判、尋找供應(yīng)商和回應(yīng)、報(bào)價(jià)文件整理比選。如圖7所示。

6、采購工作難度最大的工作為：合同洽商談判、尋找供應(yīng)商和供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)。如圖8所示。

三、網(wǎng)絡(luò)溝通欠佳，與供應(yīng)商交流不暢

采購管理是計(jì)劃下達(dá)、采購單生成、采購單執(zhí)行、到貨接收、檢驗(yàn)入庫、采購發(fā)票的收集到采購結(jié)算的采購活動(dòng)的全過程，對(duì)采購過程中物流運(yùn)動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)狀態(tài)進(jìn)行嚴(yán)密的跟蹤、監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)采購活動(dòng)執(zhí)行過程的科學(xué)管理。這自然少不了與供應(yīng)商的交流與溝通。

但是，調(diào)查發(fā)現(xiàn)，75%以上的人員與供應(yīng)商應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)溝通的比例低于50%，4成供應(yīng)商沒有郵箱交流條件；近80%的企業(yè)沒有提供網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商備案服務(wù)；73%的企業(yè)無專人維護(hù)供應(yīng)商電子庫（而供應(yīng)商尋源排在采購工作量級(jí)難度第二位）；62%的企業(yè)無專人維護(hù)價(jià)格信息庫（而比價(jià)工作排在采購工作量第三位級(jí)難度第四位）；近一半的人員使用私人郵箱與供應(yīng)商聯(lián)系。如圖9～圖13所示。

五、采購管理向集中化、專業(yè)化發(fā)展

建設(shè)施工企業(yè)的采購常常面臨所需各種設(shè)備材料的生產(chǎn)和供貨廠商眾多、品種繁雜、規(guī)格型號(hào)各異、交貨地點(diǎn)和運(yùn)輸方式多樣、貯存條件各不相同等情況。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的建立，將對(duì)整個(gè)項(xiàng)目過程中所需的設(shè)備和材料進(jìn)行全方位、科學(xué)化的管理，滿足施工進(jìn)度對(duì)材料的要求，最大限度地節(jié)約成本，其中包括能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地跟蹤各種設(shè)備材料的訂單簽訂、制造、發(fā)貨、運(yùn)輸、到貨、驗(yàn)收、貯存、領(lǐng)用等全過程的信息資料。

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，集中采購管理程度高的企業(yè)，其統(tǒng)一供應(yīng)商庫及價(jià)格庫的建設(shè)的應(yīng)用效果明顯高于集中采購管理程度低的企業(yè)，采購活動(dòng)更高效。甲方企業(yè)的集中采購程度低于乙方企業(yè)（甲方項(xiàng)目管理采購管理的項(xiàng)目獨(dú)立性更強(qiáng)）。供應(yīng)商及價(jià)格信息庫是有無專人維護(hù)，對(duì)相應(yīng)信息庫的應(yīng)用效果影響顯著。為此不難看出，信息化有效而成功的要點(diǎn)在于：集中力量、專人維護(hù)，建立起供應(yīng)商信息和價(jià)格信息的資源庫，實(shí)時(shí)比價(jià)，統(tǒng)籌采購，信息化管理與業(yè)務(wù)管理相輔相成，相得益彰。

企業(yè)在瞬息萬變的市場(chǎng)環(huán)境下求生存謀發(fā)展，必須要以滿足客戶和市場(chǎng)需求為目標(biāo)，改進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量、加快產(chǎn)品到市場(chǎng)的速度、降低產(chǎn)品成本。有效的采購和供應(yīng)商管理是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要組成部分。建設(shè)行業(yè)采購管理信息化還有很長(zhǎng)的路要走，如何將信息化軟件切實(shí)應(yīng)用到日常的采購管理中，打造一條暢通、高效、透明的供應(yīng)鏈，是未來企業(yè)要修習(xí)的功課。

圖9 企業(yè)為供應(yīng)商提供統(tǒng)一注冊(cè)備案網(wǎng)址的情況

圖10 專人管理維護(hù)統(tǒng)一的供應(yīng)商電子庫的情況

圖11 企業(yè)專人管理維護(hù)統(tǒng)一的物資價(jià)格庫的情況

圖12 日常采購過程中和通過email或QQ交互資料及信息的供應(yīng)商占所有供應(yīng)商的比例

圖13 調(diào)查對(duì)象采用的輔助日常采購工作的方式