馬德玲

(大唐淮北發(fā)電廠檔案室,安徽淮北 235000)

談新建項目的檔案管理

馬德玲

(大唐淮北發(fā)電廠檔案室,安徽淮北 235000)

通過對項目檔案管理工作中的經(jīng)驗剖析,淺談了對項目檔案管理工作的體會和認識,并且探索出做好新建項目檔案管理工作的若干有效途徑,為進一步提高項目檔案管理工作提供了可以借鑒的工作方法。

項目檔案;管理;途徑

隨著我國投資體制改革的不斷深入,全國新建項目如雨后春筍般拔地而起,項目檔案也就隨之而產(chǎn)生。為了加強重大建設(shè)項目檔案管理工作,確保重大建設(shè)項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全,2006年6月14日,國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合下發(fā)了《重大建設(shè)項目驗收辦法》,該文明確規(guī)定項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目,不得進行或通過項目竣工驗收。為確保工程竣工后工程文件的完整性、準確性、系統(tǒng)性和安全性,要求項目檔案工作要與工程建設(shè)同步開始、同步進行、同步驗收。

2005年9 月,我廠1×210MW新建機組(廠編號為8#機組)竣工投產(chǎn)?，F(xiàn)就本人在新建項目檔案管理中的工作體會,淺談對新建項目檔案管理的認識和做好項目檔案工作的有效途徑。

一、對項目檔案的認識

項目檔案是項目建設(shè)、管理過程中形成的,具有保存價值的各種形式的歷史記錄,是指在項目的建議、可行性研究、審批、建設(shè)用地、征遷、拆遷、勘察、設(shè)計、招投標、開工審批、建設(shè)、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的并經(jīng)過鑒定、整理、歸檔的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。它是項目建設(shè)過程中的真實記錄,它真實地記錄和反映了項目建設(shè)和管理的全過程,是項目建設(shè)竣工投用后的生產(chǎn)(運行)、使用維護、系統(tǒng)改造、設(shè)備維修等的重要依據(jù)和條件,同時也是工程質(zhì)量責任追溯不可替代的重要憑證。建立健全項目檔案也是工程質(zhì)量管理的重要內(nèi)容和要求。

項目檔案工作必須納入領(lǐng)導責任制。檔案工作是項目建設(shè)、管理的基礎(chǔ)性工作,是檢驗工程質(zhì)量和效益的依據(jù)。加強領(lǐng)導責任制,就是要求項目建設(shè)的領(lǐng)導要重視檔案工作,增強檔案意識,為檔案人員提供必要的工作條件,以便使檔案工作更好地為工程建設(shè)服務。

項目檔案工作是隨著項目工程建設(shè)的開展和推進日積月累、逐漸形成的。項目檔案一旦形成,其完整、準確、系統(tǒng)就已成定型。要使建設(shè)項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性得到保證,就要從項目的立項開始著手項目檔案工作,遵循檔案的形成規(guī)律,堅持檔案工作與工程建設(shè)同步進行,加強項目檔案的積累和收集工作。積累是基礎(chǔ),沒有豐富的積累就沒有可靠的項目檔案,也就沒有今后工作查考和利用的信息主體。

二、做好新建項目檔案工作的有效途徑

1.注重宣傳,提高檔案意識

多年的檔案管理工作體會告訴了我們:檔案意識的強與弱,決定了對檔案工作的重視程度,從而決定了檔案工作氛圍。提高全民的檔案意識,需要各級檔案行政管理機構(gòu)以及檔案管理部門不懈的努力,大力加強對中華人民共和國《檔案法》以及《中華人民共和國檔案法實施辦法》的宣傳。對一個企業(yè)來說,要想提高全員的檔案意識,企業(yè)檔案管理部門(即檔案室),就要在企業(yè)中大張旗鼓地宣傳檔案法及其實施辦法,并且通過檔案工作的“有為”贏得檔案工作的“有位”,從而營造出企業(yè)檔案工作的良好氛圍。

我廠8#機組工程檔案形成的時間跨度較長(1995～2006),中間經(jīng)歷了電力體制改革。它從項目的可行性至2004年批準項目開工,前后跨度10年,這個階段時間長,人員更替多。我們在整理工程前期文件的時候,發(fā)現(xiàn)了文件不齊全的情況,如環(huán)評報告終極版沒移交。所以,在該項目批準開工步入正軌以后,我們及時地編制了基建檔案的歸檔范圍與保管期限表,發(fā)至項目部工程管理人員、施工單位和監(jiān)理單位,并組織施工、監(jiān)理單位檔案人員共同學習,深刻領(lǐng)會?；椖繖n案涉及方方面面的工作,貫穿工程全過程?？梢哉f,基建項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)不只是檔案人員的事情,還要有參加工程建設(shè)的各路大軍努力配合。為此,檔案人員要經(jīng)常深入現(xiàn)場,進行及時的溝通和指導,利用一切機會,不失時機地向他們宣傳檔案工作在工程建設(shè)中及竣工投產(chǎn)后的重要作用,以提高參建人員的檔案意識,使工程管理人員、施工人員、監(jiān)理人員、工程技術(shù)人員都能自覺地按照檔案管理的要求,形成和積累項目建設(shè)過程中的文件材料。

2.建立體制,完善保障體系

加強檔案工作的依法管理,既是項目建設(shè)管理工作的重要內(nèi)容,也是協(xié)調(diào)檔案工作與其它工作關(guān)系的依據(jù),更是做好檔案工作的重要保障。

為確保我廠8#機組項目檔案完整、準確、系統(tǒng),根據(jù)國家檔案局頒發(fā)的《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《國家重大建設(shè)項目檔案驗收暫行規(guī)定》及《中國大唐集團公司基建工程檔案管理辦法(試行)》,結(jié)合我廠實際,制定了《大唐淮北發(fā)電廠8#機組工程檔案收集、整理、歸檔工作管理制度》(以下簡稱《制度》)和《大唐淮北發(fā)電廠8#機組文件歸檔要求與檔案整理細則》(以下簡稱《細則》)。《制度》中規(guī)定大唐淮北發(fā)電廠辦公室為工程項目檔案的歸口和管理部門,并指定1名有基建檔案管理經(jīng)驗的專職檔案員負責項目檔案的全過程管理。在工程管理體系中,設(shè)立專門的檔案管理領(lǐng)導小組,并把檔案工作納入領(lǐng)導和相關(guān)人員崗位責任制?！吨贫取愤€規(guī)定了各專業(yè)組工程技術(shù)人員都有收集、整理并向檔案室移交工程檔案的職責,形成了一個橫向到邊、縱向到底,有組織、有任務的檔案管理網(wǎng)絡,為我廠8#機組項目檔案的收集、整理、歸檔工作建立了可靠的檔案管理保障體系。

3.納入制度,確保真正落實

遵循檔案的形成規(guī)律,堅持檔案工作與工程建設(shè)同步進行。為了加強檔案工作的力度,確保檔案工作“三納入”、“四參加”制度的落實,我廠在設(shè)備訂貨合同中均明確列出應提供文件材料的范圍、質(zhì)量和份數(shù),通過合同的約束保證檔案內(nèi)容的齊全、完整。在設(shè)備的開箱管理制度中,明確規(guī)定檔案人員必須參加設(shè)備開箱,開箱資料由檔案人員根據(jù)需要復印、分發(fā)給施工單位、監(jiān)理單位和專業(yè)技術(shù)人員。這樣不僅能保證檔案人員得到第一手資料,還可根據(jù)合同要求,對設(shè)備廠家提供的開箱資料及時進行檢查驗收,如有缺少的資料及時要求補齊,有不符合檔案質(zhì)量要求的資料及時提出改進意見。就我廠#8機組基建工程來說,檔案人員“走出去”參加設(shè)備開箱257次,并認真做好開箱記錄、見證方簽證,對存在的問題進行追溯、對補充材料進行注錄,在設(shè)備文件的收集、整理、核對方面做到了閉環(huán)管理,從源頭上抓住了檔案收集的環(huán)節(jié),豐富了檔案的數(shù)量,提高了檔案的質(zhì)量,為設(shè)備檔案的齊全、完整、準確打下了良好的基礎(chǔ)。

4.整合資源,確保案卷質(zhì)量

由于施工、監(jiān)理單位屬于流動性很大的單位,辦公條件有限,再加上雙方的檔案人員多數(shù)沒有檔案工作經(jīng)驗,很難保證他們整理的案卷符合檔案管理和火電檔案分類大綱的要求。我們在同施工和監(jiān)理單位的檔案人員協(xié)商后,決定采用“請進來”的辦法。我們把施工和監(jiān)理單位在該項目建設(shè)過程中形成的所有應歸檔的工程項目文件,按專業(yè)分期分批“請”到我廠檔案室,在我廠檔案人員的指導下,實施項目施工文件和監(jiān)理文件的整理、立卷。組卷時要求做到:遵循其形成規(guī)律和成套性特點,保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系;分類科學,合理組卷。利用施工、監(jiān)理單位的人力資源和我廠成熟的檔案管理軟件,把案卷和卷內(nèi)信息錄入我廠的檔案管理系統(tǒng),打印出規(guī)范的案卷目錄、案卷封皮、備考表和卷內(nèi)目錄,再利用我廠現(xiàn)成的檔案裝訂設(shè)備進行規(guī)范地裝訂,裝訂后的案卷標準、規(guī)范、美觀大方。

化整為零整理設(shè)備檔案。從三大主機設(shè)備圖紙到位開始,我們就抽調(diào)專人進行整理、裝盒,并標識清楚,然后錄入檔案管理系統(tǒng)。能夠提前做的事情絕不推后。設(shè)備開箱資料收集后,檔案人員立即登記分發(fā)并及時整理,圖紙整理不積壓、不拖拉,合理利用資源,把設(shè)備文件的歸檔和編目工作化整為零,在8#機進入調(diào)試前,基本完成了設(shè)備文件的整理和歸檔工作,為8#機組調(diào)試、運行人員的培訓、設(shè)備的維護和檢修工作提供了及時、周到、可靠的服務。

竣工圖是整套竣工檔案的核心,它真實地反映了工程竣工時實際狀況,是項目生產(chǎn)(運行)、維護和改擴建的重要依據(jù)。我們認真按照國家有關(guān)規(guī)定編制竣工圖,竣工圖準確反映了項目竣工時的實際情況,做到圖物相符,數(shù)據(jù)準確,簽署完備,確保了竣工圖質(zhì)量。多年的檔案工作經(jīng)驗告訴我們竣工圖的“準確”是項目檔案把關(guān)中的難點。我們的做法是“三方會審,關(guān)口前移”,即把所有設(shè)計變更單、工程聯(lián)系單、材料代用單等有關(guān)變更的文件材料,分專業(yè)裝訂成冊,提供給設(shè)計院,作為他們編制竣工圖的依據(jù)?？⒐D定稿出來前,先打印1份CAD版白圖提供給建設(shè)單位,由建設(shè)單位組織各專業(yè)技術(shù)人員、施工單位、監(jiān)理單位對白圖進行會審,再把會審出的問題分專業(yè)匯總,反饋給設(shè)計院,由設(shè)計院根據(jù)反饋意見進行圖紙修改,而后再正式出版竣工藍圖。這樣,我們收到的竣工圖就是經(jīng)過建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位審查過的底圖曬制的。經(jīng)過三方會審后,竣工圖的真實性、準確性就有了保障。

竣工圖的整理與歸檔,準備充分,有條不紊。收到竣工圖后,我們按照竣工圖編制的有關(guān)要求,立即組織施工、監(jiān)理單位人員進行會簽。由于在此之前我們已經(jīng)按照火電工業(yè)檔案分類大綱對施工圖實行模擬分類編號,這樣在收到竣工圖后,只需把錄入檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的目錄作適當?shù)膭h補即可,大大縮短了錄入目錄的時間,起到了事半功倍的效果。

在2006年大唐集團公司組織的新建機組達標投產(chǎn)復查驗收中,8#機組項目檔案被專家組給予較高的評價。特別是在設(shè)備檔案管理方面,認為是“基建檔案中的一個亮點”。8#機項目檔案工作為廠里爭得了榮譽,也為檔案工作營造了良好的氛圍,更為我廠檔案工作確立了應有的“位子”。

綜上所述,只有項目檔案與工程建設(shè)同步開始、同步進行、同步驗收,才能確保工程竣工后工程文件的完整性、準確性、系統(tǒng)性。有了完整、準確、系統(tǒng)和安全的檔案,才能保證順利通過項目檔案驗收,才能為工程建設(shè)和領(lǐng)導決策提供可靠的依據(jù)。

C931.46

A

1671-8275(2010)04-0137-02

2010-04-22

馬德玲(1963-),女,安徽濉溪人,大唐淮北發(fā)電廠檔案室中級檔案館員。

責任編輯:石柏勝