□文/王 晶

一、ERP系統(tǒng)簡介

企業(yè)管理是將企業(yè)所能運用的全部資源進行最合理的配置，使得企業(yè)系統(tǒng)的整體功效最大。隨著社會和經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)管理的內(nèi)容不斷豐富和發(fā)展，其范式日趨復(fù)雜化、完善化、科學(xué)化。企業(yè)管理信息化是將企業(yè)的生產(chǎn)過程、物料移動、事務(wù)處理、現(xiàn)金流動、客戶交互等業(yè)務(wù)過程數(shù)字化，通過各種信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)加工成新的信息資源，提供給各層次的人們，使之掌握各類動態(tài)業(yè)務(wù)中的一切信息，以做出有利于生產(chǎn)要素組合優(yōu)化的決策，使企業(yè)資源合理配置，以使企業(yè)能適應(yīng)瞬息萬變的市場經(jīng)濟競爭環(huán)境，求得最大的經(jīng)濟效益。

企業(yè)資源計劃（簡稱ERP）是“一套將財會、分銷、制造和其他業(yè)務(wù)功能合理集成的應(yīng)用軟件系統(tǒng)”，是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想為企業(yè)決策層以及員工提供決策運行手段的管理平臺。集ERP系統(tǒng)集成信息技術(shù)與先進的管理思想于一身，成為現(xiàn)代企業(yè)的運行模式，反映了時代對企業(yè)合理配置資源、最大化的創(chuàng)造社會財富的要求，成為企業(yè)在信息時代生存、發(fā)展的基石。ERP的由來與發(fā)展、每個階段的完善與發(fā)展都是與當時的市場環(huán)境與合作及企業(yè)管理模式的變革緊密關(guān)聯(lián)，相輔相成的。ERP把它的觸角伸向各個行業(yè)，從而使ERP的應(yīng)用范圍大大地擴展。我國糧食企業(yè)在進行現(xiàn)代化、市場化改革的過程中，合理的引入ERP可以大幅度提高糧食企業(yè)的經(jīng)營管理水平，本文針對其在提高企業(yè)財務(wù)管理水平方面進行了分析。

二、ERP系統(tǒng)在提升糧食企業(yè)財務(wù)管理方面的作用

財務(wù)會計的作業(yè)方式長期以來主要體現(xiàn)在事后收集和反映會計數(shù)據(jù)上，在管理控制和決策支持等方面的功能相對較弱，不論是時效性上，還是針對性上，都難以展現(xiàn)它的作用。ERP系統(tǒng)在財務(wù)管理中的應(yīng)用，不僅相當程度上彌補了上述傳統(tǒng)會計核算中的缺陷，而且依托這一平臺，可以進行更廣泛的，包括客戶、供應(yīng)商、分銷商和代理網(wǎng)絡(luò)、各地制造廠等的各種經(jīng)營資源、各種信息的集成，從而為糧食企業(yè)科學(xué)決策提供更好的支撐服務(wù)。

（一）財務(wù)數(shù)據(jù)的來源前移，促使核算數(shù)據(jù)更加精細化。會計核算主要是記錄、核算、反映資金在糧食企業(yè)經(jīng)濟活動中的變動過程及其結(jié)果。傳統(tǒng)的會計核算由于業(yè)務(wù)流程不在財務(wù)監(jiān)控范圍內(nèi)，在數(shù)據(jù)信息流轉(zhuǎn)了多道程序以后，到達會計人員手中的各種單據(jù)對會計事項的描述已經(jīng)被逐漸簡化、模糊。而在ERP系統(tǒng)中，幾乎所有涉及到業(yè)務(wù)活動的原始單據(jù)，都可以通過業(yè)務(wù)模塊的流轉(zhuǎn)最后匯集到財務(wù)模塊中，自動生成財務(wù)記賬憑證，極大地減少了財務(wù)人員的工作量。同時，這些憑證還能自動記入各種賬簿，最大限度地減少了手工登賬可能會發(fā)生的錯誤。當然，這種高效率最有意義的方面體現(xiàn)在它實現(xiàn)了糧食企業(yè)對業(yè)務(wù)流程的實時管理——只要有業(yè)務(wù)活動發(fā)生，就能直接反映到財務(wù)核算中去，達到財務(wù)業(yè)務(wù)同步管理，實現(xiàn)財務(wù)對業(yè)務(wù)活動的實時監(jiān)控。

以采購業(yè)務(wù)歸集成本并進行付款的業(yè)務(wù)為例，提交采購申請進行購買的物資，會計人員在傳統(tǒng)會計核算系統(tǒng)中留下的線索除應(yīng)付賬款、庫存商品、銀行存款通過科目進行核算外，其他的內(nèi)容如供應(yīng)商名稱、采購物資明細等都只能通過描述信息進行概括反映。那么，是由哪些商品產(chǎn)生了應(yīng)付賬款？這些賬務(wù)與實物是否相符？在很多比較大型的糧食企業(yè)都會單獨設(shè)置庫存會計崗位針對庫存商品、物資進行管理，但是賬務(wù)核算的精細程度遠遠不能滿足采購、庫管人員的要求，因此庫管人員為了精確管理實物都要單設(shè)一本真實記錄物資實物狀況的“流水臺賬”，這樣就會在每個期末花大量的人力、時間對財務(wù)賬目和庫管流水賬進行核對，同時財務(wù)人員還要根據(jù)庫管人員提交的信息對月末貨到發(fā)票未到的物資進行暫估應(yīng)付的賬務(wù)處理，并要記得在下一期初進行轉(zhuǎn)回處理。如此繁雜的流程不但使財務(wù)核算更多的依賴人為因素，也使財務(wù)人員被捆綁在瑣碎的核對、確認事務(wù)中，很大程度上降低了糧食企業(yè)業(yè)務(wù)流程和財務(wù)核算管理的效率。

而ERP系統(tǒng)則將采購這個經(jīng)濟事項在系統(tǒng)內(nèi)搭建起了一個順暢的信息流。前端由申請部門在系統(tǒng)內(nèi)填寫采購申請單，經(jīng)采購部門進行相關(guān)業(yè)務(wù)處理后，就會在ERP系統(tǒng)中生成一張有供應(yīng)商名稱、物資明細和詳細用途描述的采購訂單。庫管人員出于日常的管理需要，也必須要在到貨后通過系統(tǒng)對相應(yīng)采購訂單進行物資的收貨處理，并根據(jù)物資的去向、用途在系統(tǒng)中進行分配。這些數(shù)據(jù)信息會通過系統(tǒng)設(shè)定的流程進行流轉(zhuǎn)，當會計人員拿到發(fā)票時只需要在系統(tǒng)中調(diào)出對應(yīng)的采購訂單查看收貨情況即可確認進行下步的核算工作。而成本、費用的分配過程已經(jīng)在前端由庫管人員完成，庫管人員是在采購訂單的基礎(chǔ)土進行收貨，財務(wù)人員只需要對相應(yīng)已做過收貨處理的訂單進行匹配，就實現(xiàn)了物理上三方匹配的過程，同時在每期期末系統(tǒng)會根據(jù)那些已進行收貨但財務(wù)人員還沒有進行匹配的訂單（貨到發(fā)票未到）自動進行暫估應(yīng)付的處理，并在下一會計期初自動進行沖回。

（二）利用統(tǒng)一平臺實現(xiàn)財務(wù)集權(quán)管理和資金集中控制。ERP系統(tǒng)將傳統(tǒng)的各個分、子公司獨立形成的信息孤島進行整合，從而使集團公司、糧食企業(yè)可以更好地實現(xiàn)集權(quán)式的財務(wù)管理模式，使集團公司總部將注意力集中于財務(wù)管理和領(lǐng)導(dǎo)的功能，通過制定財務(wù)政策并在ERP系統(tǒng)中固化這些政策和流程控制點，就可以對集團內(nèi)部各成員的財務(wù)工作加強監(jiān)控和管理。而總公司最為關(guān)注的分、子公司的盈利情況和自身投資的回報、資金的收益等信息都可以利用ERP系統(tǒng)的平臺進行提取和監(jiān)控，實現(xiàn)集團賬務(wù)的集中管理。同時又能夠通過ERP系統(tǒng)的統(tǒng)一平臺做到“集中控制、分散權(quán)責(zé)”，使各個級次都能夠在總部監(jiān)控的平臺中進行個性化的、面向終端的執(zhí)行操作。集團公司只有根據(jù)自身的實際情況，明確控制資金管理的集權(quán)程度，才能使集團公司的資金聚而不死、分而不散、高效有序、動態(tài)平衡。

利用ERP系統(tǒng)，可以實現(xiàn)統(tǒng)一控制賬期管理，對于集團公司財務(wù)管理也是極其重要的。由于各分、子公司與集團在一個操作系統(tǒng)平臺中，賬期的控制就可以由集團統(tǒng)一管理，而這種統(tǒng)一的賬期控制不只是集團統(tǒng)一政策的體現(xiàn)，更重要的是最大限度的保證集團績效考核結(jié)果的公平性、集團財務(wù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)口徑的完整性以及財務(wù)對外報表報送的準確性和合理性。

（三）合理編制預(yù)算，實現(xiàn)事前控制，完善考核分析，提高預(yù)算管理水平。要編制合理的預(yù)算，就必須基于核算工作的精確性、完整性、合理性。編制預(yù)算是根據(jù)已發(fā)生業(yè)務(wù)的情況并考慮公司未來的經(jīng)營發(fā)展狀況綜合考慮進行的。財務(wù)計劃的核心作用在于分析預(yù)算和實際執(zhí)行情況的差異并做出必要的調(diào)整，這在傳統(tǒng)財務(wù)核算系統(tǒng)中是比較薄弱的環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的財務(wù)預(yù)算編制工作要么是模板過于簡單，不能充分反映業(yè)務(wù)計劃的詳細情況，數(shù)據(jù)的準確性和及時性難以保證，要么是預(yù)算編制工作流程不統(tǒng)一或難以進行統(tǒng)一管理，使預(yù)算編制的時間較長，匯總預(yù)算數(shù)據(jù)的及時性和準確性難以保證。同時，預(yù)算編制的絕大部分工作都是由各級部門和分公司的財務(wù)人員手工完成，層層匯總之后才能形成最終的匯總預(yù)算。同時，由于業(yè)務(wù)流程獨立于財務(wù)控制范圍之外，很多糧食企業(yè)只有到業(yè)務(wù)事項需要確認應(yīng)付賬款或需要付款時才能了解該項業(yè)務(wù)是否在預(yù)算范圍內(nèi)，對預(yù)算的控制只能是事后復(fù)核。不僅降低了預(yù)算的約束力，也為糧食企業(yè)財務(wù)管理、經(jīng)營管理帶來隱患和弊端。

而利用ERP系統(tǒng)就可以為糧食企業(yè)各級預(yù)算編制單位提供統(tǒng)一的、端到端的預(yù)算管理平臺及預(yù)算編制和管理流程，預(yù)算數(shù)據(jù)的來源依據(jù)是可靠、精細的會計核算記錄。同時可以利用與業(yè)務(wù)流程的全面整合，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要制定出更加合理的預(yù)算編制模版，利用統(tǒng)一平臺對整個公司、集團進行統(tǒng)一的預(yù)算編制管理。這不但提升了糧食企業(yè)的預(yù)算管理能力，同時各級分公司在預(yù)算編制中的預(yù)算數(shù)據(jù)上傳、下發(fā)、匯總以及修改都在同一個平臺上完成，實現(xiàn)預(yù)算編制中自上而下和自下而上的統(tǒng)一工作流程，在大量減輕財務(wù)人員的預(yù)算編制壓力、增強數(shù)據(jù)和預(yù)算模板準確性的同時，極大地縮短了預(yù)算編制時間，并能根據(jù)業(yè)務(wù)計劃的變化實現(xiàn)對預(yù)算基礎(chǔ)和預(yù)算版本的修改和控制。

ERP系統(tǒng)加強了財務(wù)管理對公司的業(yè)務(wù)起到事前預(yù)算、事中控制、事后準確核算的作用，真正實現(xiàn)了預(yù)算對糧食企業(yè)經(jīng)營管理的指導(dǎo)監(jiān)控作用，提高了財務(wù)對資金管控的力度。

（四）實現(xiàn)糧食企業(yè)的財務(wù)共享模式。ERP系統(tǒng)相對于傳統(tǒng)財務(wù)核算系統(tǒng)另一個明顯的優(yōu)勢就是將資金流、實物流與信息流有機的整合在一起，創(chuàng)建起一個信息共享和服務(wù)共享的大平臺。

在整體的財務(wù)報表合并工作中，傳統(tǒng)的財務(wù)核算系統(tǒng)對上級公司來講，由于其下級公司財務(wù)數(shù)據(jù)的透明性較差和所使用財務(wù)系統(tǒng)功能的局限性，使最終的財務(wù)合并只能在下級公司的報表層面進行，使關(guān)聯(lián)交易的數(shù)據(jù)不能在合并中得到完全反映和充分抵消，從而嚴重降低了公司整體合并報表數(shù)據(jù)的準確性和完整性。ERP系統(tǒng)在糧食企業(yè)的各級獨立或相對獨立的核算主體間建立了一個整合的合并平臺，優(yōu)化和統(tǒng)一了各層級的合并關(guān)系和流程，實現(xiàn)了對明細會計科目的合并及查詢，極大地增強了下級糧食企業(yè)對上級糧食企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)的透明性，使上級糧食企業(yè)在合并中能夠快速核對下級糧食企業(yè)的關(guān)聯(lián)交易發(fā)生和抵消情況，從而保證合并結(jié)果的準確性和完整性。

（五）加強糧食企業(yè)內(nèi)控執(zhí)行力度。上市公司都要面臨內(nèi)部控制合理性及有效性的審查，沒有一個完善的合理的系統(tǒng)將內(nèi)控流程承載起來，這種嚴格的內(nèi)控審查可能會使糧食企業(yè)面臨投資市場的信任危機，或者會使糧食企業(yè)的業(yè)務(wù)流程為了應(yīng)付復(fù)雜的人為控制節(jié)點的反復(fù)復(fù)核而使效率在一定程度上大幅度降低。

在具有合理的內(nèi)控制度、流程的條件下，ERP系統(tǒng)將會是一個非常有效的工具和載體。由于ERP系統(tǒng)是一個集實物流、現(xiàn)金流、信息流于一體的平臺系統(tǒng)，將內(nèi)控的制度、業(yè)務(wù)規(guī)范通過業(yè)務(wù)流程固化在ERP操作系統(tǒng)中，可以通過系統(tǒng)設(shè)置在物流、財務(wù)流的各個環(huán)節(jié)設(shè)立所必需的內(nèi)控節(jié)點、關(guān)鍵控制點，最大限度減少人為干預(yù)的可能性，最有效地保證業(yè)務(wù)流程、內(nèi)部流程的運轉(zhuǎn)。

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