王廣啟

(中國電子科技集團公司第十六研究所, 合肥 230043)

科研院所下屬子公司財務(wù)監(jiān)督和控制的措施

王廣啟

(中國電子科技集團公司第十六研究所, 合肥 230043)

隨著科研體制改革的進一步深化,科研院所投資的公司不斷做大做強,對下屬公司的財務(wù)監(jiān)督和管理日顯重要;通過分析科研院所對下屬公司在財務(wù)監(jiān)督管理和財務(wù)控制方面存在的問題入手,從組織結(jié)構(gòu)、財務(wù)制度、審計監(jiān)督及績效考核等方面,提出了相應(yīng)的解決措施。

財務(wù)監(jiān)督; 財務(wù)控制; 科研院所

DO I:10.3969/j.issn.1671-4733.2010.04.018

為了促進科研成果的成功轉(zhuǎn)化,提高科研院所的整體實力,增強其發(fā)展后勁,在進一步深化改革基礎(chǔ)上,各科研院所近年來均創(chuàng)開辦了下屬公司。隨著公司不斷發(fā)展壯大,原有的體制和管理制度越來越不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的需要,一定程度上阻礙了公司的快速發(fā)展。為加強各科研院所下屬公司的管理,實現(xiàn)國有資產(chǎn)保值增值,達到股東價值的最大化。對于所辦公司在運行過程中存在的問題,從財務(wù)監(jiān)督和控制的角度進行分析,進而提出相應(yīng)的解決措施。

一 所辦公司財務(wù)監(jiān)督和控制存在的問題

(一) 論證不充分,職能部門設(shè)置不合理

類似專業(yè)重復設(shè)立公司。各科研院所成立的公司,大部分是以其專業(yè)領(lǐng)域為基礎(chǔ),往往產(chǎn)生專業(yè)重疊,造成內(nèi)部惡性競爭及內(nèi)耗,影響科研院所的良性發(fā)展。

設(shè)立公司存在盲目性、沖動性。如各科研院所按照國家申報資質(zhì)必須依托經(jīng)濟實體的規(guī)定,為取得某一資質(zhì)成立相應(yīng)的公司,或為了保留某種資質(zhì)而保留盈利能力差、瀕臨倒閉的公司,既造成資金的分散,又不利于管理。

管理服務(wù)部門設(shè)置不合理,不是因事設(shè)崗。存在職能重復、職責不明、程序繁瑣等問題,在業(yè)務(wù)辦理過程中,各職能部門相互推諉扯皮現(xiàn)象時有發(fā)生。

受計劃經(jīng)濟體制的影響,普遍存在重科研生產(chǎn),輕營銷的現(xiàn)象,未專設(shè)營銷部門或營銷人員,營銷力量不足,民品市場很難有大的發(fā)展。

(二) 財務(wù)制度不統(tǒng)一,業(yè)務(wù)處理流程有差異

1 本部與下屬公司的財務(wù)報銷制度不一致

一是出差補助標準不一致,各研究院本部院所必須嚴格按照各級財政部門的差旅費補助標準統(tǒng)一執(zhí)行,而下屬公司可結(jié)合本公司實際情況,制定相應(yīng)的出差補助標準。補助標準的不統(tǒng)一,易造成本部和公司職工之間的不平衡,進而影響工作的積極性;二是在報銷尺度把握的寬嚴程度上,所本部和公司也不盡相同,一般是院所本部嚴格,所屬公司相對寬松。從而給內(nèi)部職工造成財務(wù)管理不統(tǒng)一規(guī)范的不良印象,影響財務(wù)管理的內(nèi)在質(zhì)量。

2 本部與下屬公司的財務(wù)處理流程不統(tǒng)一

往往是研院所本部繁瑣,公司簡單。如:項目或采購的預付合同款,院所本部大致流程為:經(jīng)辦人填好借(請)款單后由部門主管簽字審核?？蒲猩a(chǎn)管理部門審核。按審批權(quán)限的要求由主管科研的所長審批。提供合同的復印件,由財務(wù)部主管審核。往來賬會計審核審批手續(xù),根據(jù)相應(yīng)原始憑證填制記賬憑證,出納人員辦理付款。以上流程環(huán)環(huán)相扣,缺一不可,否則出納會拒絕辦理付款手續(xù)。下屬公司的要求相對較為簡單:由經(jīng)辦人填好借(請)款單,部門部門、公司總經(jīng)理審核簽字確認后,財務(wù)出納即可付款。

(三) 會計委派制度設(shè)計不合理

各科研院所按財政部、上級主管部門的要求,對下屬公司進行了會計委派工作,一般做法:由委派的會計處理會計事務(wù),由各公司配備出納人員,負責收付款業(yè)務(wù)。在一些規(guī)模不大的公司,委派會計往往只是以一般的會計人員的身份出現(xiàn),無行政職務(wù),但是承擔的卻是會計主管的工作責任,權(quán)利和義務(wù)不對等,平時工作開展阻力較大,監(jiān)管的力度不夠,不能起到應(yīng)有的監(jiān)督效果。同時,院所本部對委派會計任職期間的監(jiān)督和考核管理重視不夠,無獎懲兌現(xiàn)制度,委派人員履職壓力不大,干好干壞一個樣,工作積極性不高。

(四) 財務(wù)監(jiān)督檢查制度不健全

科研院所對下屬公司的財務(wù)檢查制度不健全,未形成檢查的長效機制,往往是根據(jù)上級主管部門的統(tǒng)一布置而進行專項檢查,不能實現(xiàn)日常監(jiān)督的目的。科研單位的內(nèi)審人員對企業(yè)會計制度、準則了解不足,往往是從事業(yè)單位會計的角度去審企業(yè),監(jiān)督力度不夠,質(zhì)量不高。

(五) 財務(wù)信息報告制度不完善

下屬公司財務(wù)信息的報告,往往只局限于中報和年報,報告的格式和內(nèi)容也各有差異,對重大事項報告未形成制度化,造成財務(wù)信息不對稱。由于科研院所本部和下屬公司使用的財務(wù)軟件不統(tǒng)一,或者是同一軟件但因為保密認證的原因無法實行網(wǎng)絡(luò)版共享,更談不上合同管理軟件的統(tǒng)一,所辦公司購銷合同不能在所本部即時備案登記,院所本部對各公司業(yè)務(wù)發(fā)展就無法實時掌控。

(六) 考核指標體系和激勵制度設(shè)計不科學

各科研院所下屬公司實行總經(jīng)理負責制,每年年初與各公司總經(jīng)理簽定目標責任書,考核目標往往側(cè)重于總收入和利潤總額的財務(wù)指標,未考慮投入資本的機會成本,對收益質(zhì)量的高低、是否真正創(chuàng)造價值等方面指標很少涉及?？己藘冬F(xiàn)往往側(cè)重于未完成任務(wù)的處罰,對完成考核目標的獎勵政策卻不明確,只做“減法”,很少做“加法”。造成承擔風險和享受收益不一致,激勵效果不明顯,影響公司高管工作積極性、創(chuàng)造性,真實才能得不到有效發(fā)揮。

二 完善科研院所下屬公司財務(wù)監(jiān)督和控制的建議

為保證科研院所下屬公司能夠正常、有效運轉(zhuǎn),筆者認為在遵循企業(yè)集團的財務(wù)管理和控制體系模式下,圍繞所辦公司的組織結(jié)構(gòu)、財務(wù)制度、審計監(jiān)督、考核激勵體系等方面進行加強和完善。

(一) 整合公司資源,改進企業(yè)組織結(jié)構(gòu)

組織結(jié)構(gòu)是指對于工作任務(wù)如何進行分工、分組和協(xié)調(diào)合作,是表明組織各部分排列順序、空間位置、聚散狀態(tài)、聯(lián)系方式以及各要素之間相互關(guān)系的一種模式,是整個管理系統(tǒng)的“框架”。企業(yè)組織機構(gòu)設(shè)置的原則包括任務(wù)與目標原則、集權(quán)與分權(quán)相結(jié)合原則、專業(yè)分工和協(xié)調(diào)原則、穩(wěn)定性和適應(yīng)性相結(jié)合原則、精簡高效的原則、責權(quán)利相協(xié)結(jié)合的原則等等,以上原則中筆者認為最重要的是精簡高效,即在滿足公司經(jīng)營目標的前提下,盡量降低公司的管理層級,精簡企業(yè)的管理服務(wù)部門和后勤管理人員,提高管理效率,充分調(diào)動各個層級職工積極性,以最少的管理機構(gòu)、最少的人員完成公司的各項科研生產(chǎn)管理工作。

整合專業(yè)類似或下游客戶相同的的公司,增加注冊資本,減少內(nèi)耗,增強整體實力和對外競爭力。

保留一家專門從事各有關(guān)資質(zhì)的公司,再注入資金以滿足國家申請甲級資質(zhì)的要求,專門從事各有關(guān)資質(zhì)的經(jīng)營管理,把公司做大做強,在同行業(yè)中樹立一面旗幟和標桿。

根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)管理體制的要求,重新設(shè)置管理服務(wù)部門,制定詳細的作業(yè)指導書,明確各職能部門的職責分工,簡化程序,強化意識,提高效率,切實做到“服務(wù)部門圍繞一線轉(zhuǎn),一線圍繞生產(chǎn)經(jīng)營轉(zhuǎn)”。

設(shè)置專門的營銷機構(gòu),整合企業(yè)營銷力量,加大營銷人員隊伍建設(shè)。制定營銷激勵機制,按照現(xiàn)代企業(yè)營銷理念建立一個科學、合理的激勵機制,引導并激勵營銷人員進行營銷活動,保證整體經(jīng)營目標的實現(xiàn)。

(二) 建立統(tǒng)一的內(nèi)部財務(wù)制度

科研院所應(yīng)結(jié)合本部和下屬公司的實際情況及經(jīng)營特點,制定統(tǒng)一的、操作性強的財務(wù)會計制度,規(guī)范下屬公司重要財務(wù)決策的審批程序和賬務(wù)處理程序,提高下屬公司財務(wù)報表的可靠性與可比性。

1 制定統(tǒng)一的內(nèi)部財務(wù)管理制度

財務(wù)管理是在一定的整體目標下關(guān)于資產(chǎn)的購置,資本的融通和經(jīng)營中現(xiàn)金流量,以及利潤分配的管理。簡單的說,財務(wù)管理是組織企業(yè)財務(wù)活動,處理財務(wù)關(guān)系的一項經(jīng)濟管理工作。建立、健全統(tǒng)一的內(nèi)部財務(wù)管理制度,規(guī)范下屬公司重要財務(wù)決策的審批程序和賬務(wù)處理流程,有利于實現(xiàn)對下屬公司的財務(wù)集權(quán)管理,有效防范財務(wù)風險。

2 制定統(tǒng)一的內(nèi)部會計核算制度

會計核算必須以遵守《會計法》和有關(guān)財務(wù)制度的規(guī)定,確保會計核算客觀、完整,確保會計信息質(zhì)量。一是綜合考慮科研院所及下屬公司實際經(jīng)營情況,依據(jù)相關(guān)法規(guī)、會計制度和準則,制定科學、統(tǒng)一的內(nèi)部會計核算制度,保證會計核算的一致性、嚴肅性;二是簡化、規(guī)范會計業(yè)務(wù)處理流程。制定合理授權(quán)范圍,按管理職能分工和金額大小分級授權(quán),授權(quán)額度內(nèi)管理部門擁有審批權(quán),超出范圍再由院所領(lǐng)導審批或集體決策。這樣既可以把院所領(lǐng)導從繁雜的事務(wù)性工作中解脫出來,更多關(guān)注單位的宏觀、總體發(fā)展,也簡化了流程,提高辦事效率。

(三) 完善會計委派制度,加強財務(wù)人員監(jiān)督

科研院所本部財務(wù)部門有責任對下屬公司的財務(wù)工作進行業(yè)務(wù)上的管理和指導。為了更好的規(guī)范和約束所屬公司的財務(wù)行為,防范財務(wù)風險,確保財務(wù)總體目標的實現(xiàn)。科研院所通過統(tǒng)一管理下屬公司的財務(wù)人員,增強對所屬公司會計人員的監(jiān)督力度,提高財務(wù)會計信息質(zhì)量。

對下屬公司實行財務(wù)總監(jiān)委派制,要求財務(wù)總監(jiān)的地位高于派入單位中層領(lǐng)導,而作為領(lǐng)導班子成員,全面負責下屬公司的財務(wù)工作。主要職責:對派入單位執(zhí)行會計法、財經(jīng)紀律等實施監(jiān)督;參與派入單位財務(wù)活動的決策并負責組織實施;有權(quán)制止、糾正派入經(jīng)營過程中的違法亂紀行為,在制止無效時,有權(quán)直接向院所領(lǐng)導匯報書面報告,從而真正起到監(jiān)督作用。

加強對派出人員的考核監(jiān)督,對委派人員實行定期輪崗輪換制。由科研院所人事部門對委派人員的履職情況進行監(jiān)督考核,考核內(nèi)容不但要包括履行業(yè)務(wù)監(jiān)督職責的情況,還應(yīng)將派入單位一定時期的經(jīng)營業(yè)績納入考核范圍?？己私Y(jié)果形成書面結(jié)論,作出定性、定量評價,作為對其經(jīng)濟待遇、續(xù)聘、解聘的依據(jù)。使委派會計既能夠履行監(jiān)督職責,又關(guān)心所屬公司的經(jīng)營管理,提高委派會計工作的積極性和主觀能動性。對下屬公司財務(wù)總監(jiān)實行定期輪換制度,可以有效控制財務(wù)風險,制約腐敗,能激發(fā)委派人員的學習和工作熱情?？梢哉f,定期輪崗輪換是保證委派制生命力的關(guān)鍵所在。

加強對下屬公司的會計人員工作情況的檢查、監(jiān)督和培訓教育,提高業(yè)務(wù)工作水平。著力進行職業(yè)操守的培養(yǎng),進行職業(yè)道德培訓和法制教育,對所在單位違法、違規(guī)的會計事項,要求公司會計人員敢于說“不”。

(四) 加強財務(wù)檢查,強化內(nèi)審人員隊伍建設(shè)

1 完善財務(wù)檢查制度,強化執(zhí)行力度

財務(wù)檢查是財務(wù)監(jiān)督的重要方法和手段,具有深入性、直接性和顯效性的特點,對于保護國有資產(chǎn)的安全和完整,揭示差錯和舞弊,維護財務(wù)制度及財經(jīng)法紀的嚴肅性,增強財務(wù)人員法制觀念,財務(wù)活動的有序運行,發(fā)揮著重要而獨特的作用。財務(wù)檢查工作一般由院所本部財務(wù)部門負責組織實施,可以定期或不定期進行。檢查內(nèi)容包括:國家財經(jīng)法規(guī)、政策的執(zhí)行情況;內(nèi)部統(tǒng)一財務(wù)制度落實情況;重大項目投資決策、大額資金使用等是否按“三重一大”的要求執(zhí)行集體決策或聯(lián)簽制度;存貨、往來款項的檢查等等。

對于檢查中發(fā)現(xiàn)差錯及問題,要區(qū)分不同情況、不同性質(zhì),有針對性地提出不同的處理意見,要求下屬公司限期糾正并書面反饋改正情況。若是財務(wù)管理制度和財務(wù)管理工作本身存在的問題,應(yīng)認真研究,及時改進工作,提高財務(wù)管理質(zhì)量;涉及違法亂紀問題,應(yīng)根據(jù)問題的性質(zhì),按照有關(guān)規(guī)定移交紀檢部門或司法機關(guān)進行處理。通過財務(wù)檢查,可以督促財務(wù)人員及管理層認真總結(jié)經(jīng)驗,吸取教訓,增強法制觀念,嚴格執(zhí)行財經(jīng)紀律及財務(wù)制度。

2 加強內(nèi)審隊伍建設(shè),提升內(nèi)審工作水平

一方面強化內(nèi)審人員的教育和培訓,重點在于企業(yè)會計制度、準則的培訓,著力培養(yǎng)高素質(zhì)的復合型內(nèi)審人才;另一方面,優(yōu)化人才結(jié)構(gòu),逐步組建一支政治素質(zhì)優(yōu)良、專業(yè)技能精湛、工作作風踏實的內(nèi)審隊伍。

內(nèi)部審計主要應(yīng)由科研院所內(nèi)審部門負責進行。根據(jù)年度監(jiān)察審計工作安排,定期(年中,年末)對下屬公司的經(jīng)營成果、財務(wù)狀況進行審計,不定期進行專項檢查,如比價采購制度的執(zhí)行情況、投資效能監(jiān)察、稽查、評價重大項目的執(zhí)行情況等,并從中去發(fā)現(xiàn)存在的問題,及時地進行處理、解決。對審計檢查中發(fā)現(xiàn)的重大問題或重大隱患,應(yīng)及時向科研院所領(lǐng)導匯報;對審計檢查中發(fā)現(xiàn)的典型的或普遍存在的問題,要提出相應(yīng)的辦法或建議,并通報其他下屬公司。

按照國資委的相關(guān)規(guī)定,國有及國有控股公司的年報必須接受外部審計,對于下屬公司年度會計報表及其附注的正確性和公允性,會計處理方法的一貫性和合規(guī)性等,由所本部統(tǒng)一委托會計師事務(wù)所實施審計。

(五) 構(gòu)建通暢的財務(wù)信息溝通渠道

財務(wù)信息溝通渠道是否通暢,關(guān)系到整個財務(wù)控制系統(tǒng)的運行效率。財務(wù)控制以客觀及時的信息為基礎(chǔ),構(gòu)建通暢的溝通渠道,對下屬公司進行實時跟蹤、分析,糾正運行過程中出現(xiàn)的偏差,實現(xiàn)動態(tài)的財務(wù)控制,以要確保整體財務(wù)目標的實現(xiàn)。

1 財務(wù)信息報告制度

包括財務(wù)月報制度和重大事項財務(wù)報告制度。要求下屬公司按月提供財務(wù)報告及經(jīng)濟運行情況分析報告,除資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等幾張主表外,可以根據(jù)財務(wù)管理需要設(shè)計內(nèi)部管理報表,如主營業(yè)務(wù)增減情況變動表、成本費用明細表、內(nèi)部往來及內(nèi)部交易明細表等等,更加全面掌握公司的經(jīng)濟運行情況和發(fā)展態(tài)勢。推行重大事項報告制度,具體包括事前和事后報告制度,下屬公司在進行重大事項決策前,須向院所正式行文進行報告,事后對經(jīng)營決策執(zhí)行及經(jīng)濟效益實現(xiàn)情況等進行匯報。

2 財務(wù)網(wǎng)絡(luò)電算化

通過建立內(nèi)部計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),統(tǒng)一下屬公司財務(wù)軟件,實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享。院所本部財務(wù)部門根據(jù)工作需要,隨時可以通過內(nèi)網(wǎng)了解下屬公司的財務(wù)狀況,對于存在的問題,早發(fā)現(xiàn),早解決,防范于未然。利用財務(wù)軟件的ERP功能,增加合同管理模塊,要求下屬公司及時錄入購銷合同,使院所管理部門能即時掌握下屬公司的生產(chǎn)經(jīng)營情況,了解發(fā)展態(tài)勢,使控制具有針對性。

(六) 完善考核指標體系和激勵制度

1 引入經(jīng)濟增加值(EVA)指標

經(jīng)濟增加值(EVA)是企業(yè)投資資本收益超過加權(quán)平均資本成本部分的價值,或者企業(yè)未來現(xiàn)金流量以加權(quán)平均資本成本率折現(xiàn)后的現(xiàn)值大于零的部分。以經(jīng)濟增加值作為考核指標,是從出資人(股東)的角度定義企業(yè)利潤,將出資人(股東)投入企業(yè)的資本的機會成本考慮了進去?，F(xiàn)代企業(yè)財務(wù)管理要求企業(yè)建立以價值管理為核心的財務(wù)管理體系,經(jīng)濟增加值最大化目標可以滿足價值管理的要求,有助于實現(xiàn)企業(yè)價值和股東財富的最大化。

2 精心設(shè)計考核輔助指標

一是反映債務(wù)風險的指標,資產(chǎn)負債率、流動比率、速動比率、現(xiàn)金流動負債比率等等;二是反映資產(chǎn)質(zhì)量的指標,如流動資產(chǎn)周轉(zhuǎn)率、存貨周轉(zhuǎn)率、應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率、資產(chǎn)現(xiàn)金回收率等等;三是反映對院所本部應(yīng)履行義務(wù)完成情況的指標,如上繳管理費(收益),代扣代繳款等往來款項的償還等指標。

3 實行對標管理

根據(jù)下屬公司所處的經(jīng)營環(huán)境、規(guī)模及業(yè)務(wù)類型等特點進行對標管理,選取重點指標,相互對照,促進各公司相互學習,不斷提高各公司的管理水平。

4 優(yōu)化激勵制度設(shè)計

科研院所需結(jié)合各公司的經(jīng)濟運行的實際特點,重新對薪酬制度進行優(yōu)化設(shè)計,使之更趨于科學、合理。對下屬公司在一定經(jīng)營期內(nèi)的經(jīng)營管理者業(yè)績等進行定性和定量的考核分析,以做出客觀、公正的綜合評價?？己嗽u價結(jié)果,作為對公司經(jīng)營管理者獎懲的依據(jù),做到獎罰分明。

經(jīng)濟利益激勵,并不是調(diào)動經(jīng)營管理者積極性的唯一手段,對下屬公司管理人員和技術(shù)骨干的激勵應(yīng)更多側(cè)重個人向上發(fā)展空間和社會聲望的提升方面,采用雙向的激勵能使經(jīng)營管理者的才能及潛能得到充分的發(fā)揮。

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1671-4733(2010)04-057-04

2010-11-15

王廣啟(1973-),男,安徽潁上人,會計師,從事財務(wù)會計工作,電話:13856003607。