丁勇 陶革

(1.中國石油西南油氣田公司蜀南氣礦 2.中國石油西南油氣田公司勘探開發(fā)研究院)

淺談如何做好紙質(zhì)檔案的保護(hù)工作

丁勇1陶革2

(1.中國石油西南油氣田公司蜀南氣礦 2.中國石油西南油氣田公司勘探開發(fā)研究院)

結(jié)合工作實(shí)際,對中國石油西南油氣田公司紙質(zhì)檔案保護(hù)工作中存在的問題進(jìn)行了深入細(xì)致的分析,認(rèn)為只有加強(qiáng)檔案宣傳、監(jiān)督和懲治制度,充分提高員工的檔案保護(hù)意識,從理論到實(shí)踐提高檔案人員的應(yīng)變意識和處置能力,利用各種現(xiàn)代工具降低檔案的自然損壞率,才能最大限度地保護(hù)珍貴的紙質(zhì)檔案,延長其使用壽命。參 2

紙質(zhì)檔案 保護(hù) 認(rèn)識

隨著石油天然氣勘探開發(fā)規(guī)模不斷擴(kuò)大、氣田產(chǎn)能建設(shè)持續(xù)增長,檔案資料在油氣田生產(chǎn)開發(fā)中所起的作用越來越大,其重要性在人們心目中越來越突出,查閱檔案的數(shù)量也激劇增加。由于工作量的增加和人員有限,檔案工作者越來越將注意力放在了如何做好檔案的指導(dǎo)、收集、整編、歸檔等方面,相對忽視紙質(zhì)檔案的保管工作。同時(shí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛躍發(fā)展,為檔案的信息化建設(shè)提供了強(qiáng)有力的工具和技術(shù)支持,現(xiàn)在已基本形成紙質(zhì)文件資料和電子文檔同步歸檔的局面,實(shí)行雙軌制管理。電子文檔的快捷、方便、占用空間少和可重復(fù)利用性等優(yōu)點(diǎn)使人們在查詢、借閱時(shí)更加青睞了電子文檔,紙質(zhì)檔案的查閱將逐漸減少,有些紙質(zhì)檔案幾年,甚至十幾年都可能不用翻閱,這樣檔案人員就容易忽略檔案紙張的變化。

紙質(zhì)檔案是石油工作者心血的結(jié)晶、成果的積累和歷史的見證,它不僅在過去而且在將來都將在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營穩(wěn)步發(fā)展中都會發(fā)揮重要作用。特別隨著地下資源不斷減少,許多油氣礦都在大力開展老井挖潛,在這個(gè)時(shí)期,過去存檔的紙質(zhì)檔案更是具有不可替代的重要性。

紙質(zhì)檔案因?yàn)槭墚a(chǎn)生的年代久遠(yuǎn)、保管條件較差等多種因素影響,紙張易發(fā)黃,字跡易褪色,目前有些檔案館藏的紙質(zhì)檔案部分已經(jīng)變質(zhì),其中一部分圖紙已經(jīng)完全無法借閱,這對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營造成的損失是非常明顯的。由于目前紙質(zhì)檔案的法律效應(yīng)還無可取代(如個(gè)人檔案、征地檔案等),且也不是所有檔案都有掃描件,在這種情況下,如何做好紙質(zhì)檔案的保護(hù)工作,防止檔案的損毀,延長檔案的壽命,維護(hù)檔案的完整與安全,應(yīng)當(dāng)引起足夠的重視。

1 現(xiàn)狀

紙質(zhì)文件一旦形成,其制成材料—紙張、字跡材料、字跡三者就結(jié)合在一起,它的壽命與其內(nèi)外部諸因素和保存環(huán)境條件有關(guān)。就其內(nèi)部因素來講取決于形成檔案的材料、保存條件和工作人員的責(zé)任心,外部保存環(huán)境條件包括借閱人員的愛護(hù)和對各種突發(fā)事件的防范措施。

由于多種原因,目前檔案管理使用的大部分檔案室都是由辦公室改造而成,密封條件不好,溫度、濕度不容易控制,同時(shí)由于人員有限,在滿足日常指導(dǎo)、整理歸檔、借閱、統(tǒng)計(jì)工作量的情況下,難有精力去注意哪些很少有人或根本無人借閱的紙質(zhì)檔案。另外,個(gè)別借閱人員借出檔案后不注意保護(hù),甚至還出現(xiàn)為了復(fù)印方便私自拆分原始檔案的現(xiàn)象。

2 原因分析

2.1 檔案工作人員保護(hù)意識淡薄

“溫濕度管理”是檔案保護(hù)的日常工作。檔案工作人員都知道檔案收集、整編完畢后就應(yīng)歸檔、入庫,但部分單位在入庫前都沒有對紙質(zhì)檔案進(jìn)行除塵、除蟲工作。檔案工作人員每天都在記錄庫房溫度、濕度值,但很少能仔細(xì)分析一段時(shí)間庫內(nèi)、庫外的溫度、濕度值的變化。通過空調(diào)、除濕機(jī)進(jìn)行人為干預(yù)庫房溫濕度,但空調(diào)、除濕機(jī)幾時(shí)開,空調(diào)開到什么溫度值時(shí)對庫房調(diào)節(jié)作用最大等問題,沒有認(rèn)真研究及采取恰當(dāng)?shù)膽?yīng)對措施。

借閱檔案時(shí)一般只在紙張上登記借閱人和檔案名稱,沒有同時(shí)納入計(jì)算機(jī)管理范疇,因此無法及時(shí)準(zhǔn)確知道哪些檔案的利用率較差,從而影響對利用率差的檔案紙張變化情況的掌控以及采取對應(yīng)的保護(hù)措施。

2.2 檔案利用者保護(hù)意識淡薄

有些檔案利用者借出檔案后不注意保護(hù),翻閱紙質(zhì)檔案時(shí)不管桌面上有沒有灰塵,雙手干不干凈,這樣就容易使檔案紙張受到損害。例如有檔案室就注意到某項(xiàng)目組借出使用后還回的檔案中的紙張很容易生螨蟲。還有個(gè)別檔案利用者認(rèn)為,只要需要就必須提供,想借多久就借多久,想怎樣用就怎樣用,工作人員催收多次也不回應(yīng)。雖有部分人員也可能由于工作原因出差在外,但更多的人是由于思想觀念問題,對檔案資料重視不夠。甚至有的檔案資料借出大意丟掉后,寫個(gè)情況說明即了事,并沒有對使用人按照《檔案法》中有關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的處罰。

2.3 檔案防災(zāi)措施有待進(jìn)一步加強(qiáng)

目前,各個(gè)單位館庫保管條件不同,加之四川地區(qū)比較潮濕,個(gè)別單位檔案庫房有些位于底樓,庫房內(nèi)空氣潮濕;有些靠近山,可能面臨洪災(zāi)、山體垮塌的危險(xiǎn)。有的單位沒有應(yīng)急預(yù)案,有的單位雖然有了應(yīng)急預(yù)案,但缺少演習(xí)。只有理論知識,真正遇到突發(fā)情況還是會不知所措,種種這些現(xiàn)象都非常不利于檔案的保護(hù)工作。

3 解決辦法

針對上述不利于檔案保護(hù)工作的各種因素,筆者從自身的工作實(shí)際出發(fā),談?wù)剬θ绾巫龊眉堎|(zhì)檔案保護(hù)工作的一些認(rèn)識和看法。

3.1 做好宣傳、監(jiān)督和懲治工作,提高檔案保護(hù)意

識

檔案人員不僅自身要有檔案保護(hù)意識,還要加強(qiáng)對檔案利用者的宣傳,使他們有意識地注意將紙質(zhì)檔案放置在整潔的環(huán)境中,提醒某些人改掉翻書沾口水這類不良習(xí)慣,用干凈的手去翻閱檔案。

針對石油系統(tǒng)工作流動(dòng)性大、經(jīng)常到野外工作等特點(diǎn),加強(qiáng)對檔案利用者的思想宣傳工作,提醒他們及時(shí)歸還檔案,做好檔案的安全防護(hù)保密工作。檔案人員要加強(qiáng)對歸還檔案資料的監(jiān)管力度,仔細(xì)檢查翻閱被利用的案卷和資料,發(fā)現(xiàn)偷撕、涂改檔案等問題及時(shí)查處,并在利用登記簿上備注說明,及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),對破損的檔案及時(shí)修補(bǔ)。對借閱利用率高的檔案,應(yīng)定期在歸還入庫前采取措施 (如除塵、在放置藥物的房間里密封殺蟲消毒一段時(shí)間等)。便于檔案工作者在檔案借閱時(shí),對利用者進(jìn)行針對性的檔案保護(hù)教育,消除損壞紙質(zhì)檔案的隱患,有利于提高檔案的完整性與安全性,延長其使用壽命。

3.2 充分利用各種工具,加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案的保護(hù)

由于大部分單位都未設(shè)專用檔案消毒間,一般房間密封效果又不太理想,因此雖在入庫前進(jìn)行了消毒工作,但在庫房里放置一定時(shí)間后檔案還是易長蟲。檔案工作者要加強(qiáng)紙質(zhì)檔案入庫前的準(zhǔn)備工作,對將入庫的檔案首先除塵,然后根據(jù)檔案的重要性、厚度等要素,將檔案放在密封置藥物的房間消毒一段時(shí)間,進(jìn)行除蟲工作,將污染源隔絕在庫房外。

檔案的保護(hù)工作既包括入庫前也包括入庫后。檔案保管工作的基本任務(wù)是了解和掌握檔案損壞的規(guī)律,通過經(jīng)常性的工作,采取專門的技術(shù)措施,最大限度地防止和減少檔案的損毀、延長檔案的壽命,維護(hù)檔案的完整與安全。檔案庫房溫度、濕度控制的國家標(biāo)準(zhǔn)是:14℃≤溫度≤24℃;45%≤濕度≤60%。但原西南油氣田公司檔案館的姚家豐老師就根據(jù)自己多年在檔案保護(hù)工作中的經(jīng)驗(yàn)發(fā)現(xiàn),在自然庫溫≤溫度≤24℃、45%≤濕度≤50%的情況下最適應(yīng)該公司檔案資料的長期保存;并且通過調(diào)控空調(diào)和抽濕機(jī)的運(yùn)行狀態(tài),使庫內(nèi)濕度值降至 30%～35%的區(qū)間內(nèi)穩(wěn)定 20天～30天,將徹底滅絕所有害蟲。在這種條件下,庫房不用放藥片殺蟲,既減少環(huán)境污染,節(jié)約資金,又不對工作人員身心健康造成傷害。因此檔案工作者應(yīng)重視檔案保管日常工作,充分利用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢,將每日記錄的庫房溫濕度值錄入計(jì)算機(jī),畫出趨勢圖,分析溫濕度走向,分析適合自己地區(qū)庫房紙質(zhì)檔案保管的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)范圍值,從而更有地效保護(hù)檔案,延緩檔案的自然損壞。

在重視檔案保管日常工作的同時(shí),還應(yīng)該借助計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢,將檔案借閱情況納入計(jì)算機(jī)管理,定期做好檔案利用統(tǒng)計(jì)工作,對利用率高的檔案可準(zhǔn)備復(fù)印件供檔案利用者翻閱、查詢,以達(dá)到保護(hù)原件的目的,對利用率差的檔案,可定期檢查該檔案紙張變化情況以便下一步采取除蟲、除霉等針對措施保護(hù)檔案,同時(shí)也為下步鑒定、銷毀工作提供有力依據(jù)。

3.3 從理論到實(shí)踐,提高檔案人員對各種突發(fā)事件

的處置能力,有效保護(hù)檔案

各個(gè)單位都應(yīng)針對自身特點(diǎn)制定防火、防洪、防泥石流等應(yīng)急預(yù)案,從思想上加以重視,從制度上加以規(guī)范,從而最大程度地保護(hù)紙質(zhì)檔案。但光有紙上東西還不行,必須對員工進(jìn)行災(zāi)害預(yù)防和應(yīng)急能力培訓(xùn),定期實(shí)戰(zhàn)演習(xí),從而提高廣大檔案人員對突發(fā)事件的應(yīng)變和處置能力。同時(shí)要堅(jiān)持提供復(fù)制件,對能不利用原件的要堅(jiān)決不借出原件。

目前多數(shù)單位檔案人員身兼數(shù)崗,因此大家把工作重點(diǎn)都放在對檔案的指導(dǎo)、收集、整編等工作上,從而容易忽略對周遭環(huán)境的觀察,如果有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門能制定出相應(yīng)的規(guī)章制度,對及時(shí)發(fā)現(xiàn)周圍環(huán)境變化,發(fā)出預(yù)警信號的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì),對造成事故的相關(guān)責(zé)任人和肇事人員進(jìn)行懲處,這樣的話,檔案工作者就會從思想上認(rèn)識到檔案防災(zāi)的重要性,在日常工作中注意觀察和判斷各種突發(fā)性災(zāi)害,及時(shí)處理和向上級匯報(bào)隱患,就會從理論到實(shí)際提高檔案工作者對防火、防洪、防泥石流等各種突發(fā)事件的應(yīng)急能力。

4 結(jié)束語

檔案是以一定的物質(zhì)形式存在并且其中有一部分要永久保存下去、以便后人利用和起憑證作用的史料,由于自然和人為的各種原因,紙質(zhì)檔案總是處于漸變性的自毀過程之中,甚至可能遭到突變性的破壞。為了更長遠(yuǎn)地利用檔案,就需要檔案工作人員和檔案利用者們對檔案采取各種有效的保護(hù)措施,不斷學(xué)習(xí)和摸索保護(hù)檔案的各種技術(shù)和方法,消除各種可能損壞檔案的不利因素的影響,降低檔案的自然損壞率和避免人為損壞,盡可能最大限度地保護(hù)紙質(zhì)檔案,延長紙質(zhì)檔案的使用壽命,從而更好地發(fā)揮檔案在油氣田勘探開發(fā)建設(shè)中的重要作用。

1 堯欣 .對現(xiàn)有檔案保護(hù)工作缺失的思考[J],《中國檔案》,2006,8:62-63.

2 姚家豐,論溫濕度調(diào)控設(shè)施的配置及溫濕度的綜合管理[C],中國四川省檔案學(xué)會石油分會首屆檔案學(xué)術(shù)研討會,四川大邑,2003.

PROTECTION OF PAPER-BASED ARCHIVES

D ING Yong1and TAO Ge2(1.Southern Sichuan Gas District,PetroChina Southwest Oil and Gasfield Company;2.Exploration and Development Research Institute,PetroChina SouthwestOil and Gasfield Company).

Based on working experiences,analyzing some problems existing in the protection of paper-based archives from PetroChina SouthwestOil and Gasfield Company,this study indicates that in order to protect the precious paper-based archives and prolong their service life,some measures should be adopted to strengthen the publicity,supervision and punishment laws for archives;to raise the protection awareness for employees;to teach them how to act in emergency;to reduce the natural loss by variousmodern instruments.

paper-based archives,protection,awareness

丁勇,女,1968年出生,工程師;現(xiàn)在中國石油西南油氣田公司蜀南氣礦檔案室從事檔案管理工作。地址:(643000)四川自貢市毛家壩蜀南氣礦檔案室。電話:(0813)4614171。E-mail:snzga643000@163.com

NATURALGAS EXPLORA-T ION&DEVELOPMENT.v.33,no.2,pp.74-76,4/25/2010

(修改回稿日期 2009-12-21 編輯 景岷雪)