邱義明

（福建警察學(xué)院基建辦，福建 福州 350007）

1 引言

溝通是工程信息管理中的重要組成部分，它是信息傳遞、交換的動態(tài)過程，溝通管理在工程管理中具有非常重要的作用，是進(jìn)行各方面管理的紐帶。對于建設(shè)項(xiàng)目全過程管理來說，施工階段是工程建設(shè)項(xiàng)目產(chǎn)品的形成階段，也是最難、最復(fù)雜的階段，在這個階段大量的投資通過施工這一環(huán)節(jié)不斷“物化”，最終形成固定資產(chǎn)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目投資。而由于工程實(shí)際的復(fù)雜性和管理各方權(quán)力和義務(wù)存在一定的模糊性，致使工程管理中的溝通比較復(fù)雜，所以如果我們能建立一套完善的溝通體制，保證項(xiàng)目管理信息的通暢，就能確保工程如期保質(zhì)保量地完成。據(jù)研究表明：管理中70 %的錯誤是由不善于溝通引起的，因此，在建設(shè)項(xiàng)目中采取有效的溝通措施組織好工程管理，對提高工程質(zhì)量，縮短工期，控制工程造價都具有十分重要的意義。本文將從溝通管理的角度來分析工程管理。

2 溝通管理分析

溝通是人與人之間采用語言、文字、身體語言、各種專業(yè)符號等形成的信息進(jìn)行的交流，使彼此間能知道并理解其意圖。［1］項(xiàng)目施工中的溝通可以是口頭的或書面的，可以在項(xiàng)目分部分項(xiàng)工序交接間溝通，也可以在項(xiàng)目參與單位之間溝通。有效的溝通可以減少摩擦、返工或更改，提高效率，促進(jìn)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)愉快和諧地工作。

2.1 制定規(guī)范的規(guī)章制度

規(guī)范的工作需要規(guī)范的準(zhǔn)則，因?yàn)槊總€部門、每位員工都有自己相對獨(dú)立的利益，所以，在編制規(guī)章制度時要針對各工序交接中或項(xiàng)目參與單位在管理體系中所承擔(dān)的責(zé)任與實(shí)現(xiàn)的功能，確定其需要什么樣的信息，生成什么信息，如何接收與發(fā)出，如何反饋與執(zhí)行。有了功能目標(biāo)，有了行為準(zhǔn)則，有了工作標(biāo)準(zhǔn)等這些事先的約定，人們才能清楚自己行為的后果，清楚應(yīng)該得到獎勵還是懲罰，才能調(diào)動工作的積極性，并通過參與創(chuàng)造來實(shí)現(xiàn)建設(shè)目標(biāo)。［2］

規(guī)章制度總的說來要遵守國家相關(guān)的行業(yè)管理規(guī)定，主要包括：計劃管理的編制、執(zhí)行、監(jiān)管、變更方法；績效考核評定辦法；文明施工規(guī)定；安全管理規(guī)定；違章操作管理規(guī)定；溝通管理計劃（包括對各種信息的發(fā)布、接收、反饋規(guī)定，對會議的管理、對文件種類、格式、歸檔要求與執(zhí)行的規(guī)定）；施工中質(zhì)量管理、投資控制管理規(guī)定；變更管理規(guī)定等等。［3］

2.2 完善溝通的實(shí)施過程

由于項(xiàng)目參與者的關(guān)系，決定了項(xiàng)目的溝通不能是千篇一律的，在規(guī)劃階段形成的框架需要在實(shí)際執(zhí)行中不斷完善和調(diào)整，尤其是溝通管理中要制定明確的操作方法，指導(dǎo)實(shí)際操作。如：信息發(fā)布與接收的偏差往往在剛開始時是存在的，要注意在不影響項(xiàng)目正常進(jìn)行的前提下，進(jìn)行整改，耐心地進(jìn)行指導(dǎo)，直至符合要求；對于不配合、不服從的現(xiàn)象要堅(jiān)決予以懲處，決不打折扣。這樣，經(jīng)過 1月～2月的磨合，把利用率不高的信息進(jìn)行合并、歸類整理，并根據(jù)需要制定新的信息種類及傳遞接收的反饋方法，從而逐步完善對溝通的管理。

2.3 講究溝通方式

在諸多的溝通方式中，口頭溝通是最為常用的方式，可以快速、直接地進(jìn)行信息傳遞與反饋，缺點(diǎn)是很難查收和歸檔。因此，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)在工作日記中應(yīng)建立備忘錄，把工作中的口頭溝通記錄下來，包括時間、地點(diǎn)、參與人、執(zhí)行情況，以備日后查詢，對于重大問題要在工作會議上重申和說明，并寫入會議紀(jì)要。

項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的溝通方式應(yīng)該以書面溝通為主，在信息傳遞文件單上標(biāo)明信息的傳達(dá)、接收、簽收部門或人員，信息中明確執(zhí)行結(jié)果反饋的方式與時間，雖然繁瑣，但很有必要，是責(zé)任歸屬、績效考核、工作分派、獎優(yōu)罰劣的充分依據(jù)。

在溝通方式中還有最為常用而且有效的方式，那就是會議。對于會議的規(guī)范管理，體現(xiàn)了一個專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)的水平，對會議的把握控制也能夠體現(xiàn)一個管理者的綜合管理水準(zhǔn)。［4］

2.4 處理好施工過程現(xiàn)場工序交接間的溝通關(guān)系

在施工過程中，現(xiàn)場管理預(yù)算人員必須與施工技術(shù)人員、材料機(jī)械人員等密切結(jié)合，互相了解，以經(jīng)營管理為核心，避免材料、機(jī)械使用的浪費(fèi)，達(dá)到節(jié)約成本的目的。

（1）現(xiàn)場技術(shù)人員對于施工中的工程項(xiàng)目或工程量增減應(yīng)及時與業(yè)主溝通，辦理變更委托手續(xù)；對于分包隊(duì)伍，現(xiàn)場技術(shù)要加強(qiáng)責(zé)任心，及時簽證，并熟悉定額內(nèi)容或市場價格行情，減少費(fèi)用的流失。

（2）材料人員在定貨數(shù)量上一定要根據(jù)技術(shù)人員提供的圖紙量略加損耗來控制，避免浪費(fèi)，把握進(jìn)貨時間，避免二次搬運(yùn)，同時定貨單價要及時反映到經(jīng)營部門，以便經(jīng)營部門能夠調(diào)整預(yù)算價差。對于特殊材料價格嚴(yán)重超出預(yù)算的，要有業(yè)主部門認(rèn)可，否則，將為結(jié)算帶來不便。

（3）機(jī)械部門在機(jī)械臺班安排上，要互相溝通，考慮現(xiàn)場工作量情況合理組織實(shí)施。

2.5 做好項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)溝通管理的合作伙伴關(guān)系［5］

（1）項(xiàng)目溝通管理包括保證及時和恰當(dāng)?shù)厣伞⑺鸭?、傳播、存儲、檢索和最終處置項(xiàng)目信息所需的過程。做好溝通管理是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成本管理的關(guān)鍵因素，從項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)接手項(xiàng)目起，項(xiàng)目的信息就以各種方式傳遞給項(xiàng)目管理的各方，所有的項(xiàng)目參與者，包括項(xiàng)目的業(yè)主單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位、專業(yè)分包單位、質(zhì)量監(jiān)督站等，都希望能以各自的溝通能力、技巧來完成必要的溝通，以使項(xiàng)目建設(shè)順利進(jìn)行，達(dá)到各自的目標(biāo)。

（2）在工作中每個部門要根據(jù)職責(zé)說明書相互配合、相互支持地開展工作，每個人的行為都要服從該流程的要求，完成自己的目標(biāo)功能。這樣才可能把業(yè)主單位、監(jiān)理單位、施工單位等各部門、各崗位的功能融入項(xiàng)目整體管理的團(tuán)隊(duì)體系中去，從而形成一個完整規(guī)范的運(yùn)轉(zhuǎn)系統(tǒng)。

（3）加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)會議，通過團(tuán)隊(duì)成員間的溝通與交流，增進(jìn)團(tuán)結(jié)，相互學(xué)習(xí)，取長補(bǔ)短，提高工作熱情和工作水平，共同參與項(xiàng)目的建設(shè)管理。

3 工程案例分析

3.1 工程概況

福建省公安指揮情報中心項(xiàng)目，位于福建省公安廳大院內(nèi)，占地面積2 575 m2，總建筑面積16 354.4 m2，地上建筑面積9 485.6 m2，地下室建筑面積6 868.8 m2，建筑高度21.15 m，地上四層，地下二層。工程總投資約9 946萬元（其中：土建主體造價約2 525萬元）。設(shè)計耐火等級一級，甲類防空，核五常五級。項(xiàng)目于2009年1月開工，已經(jīng)完成設(shè)計、監(jiān)理、主體施工、地下室土方開挖及支護(hù)、電梯采購安裝、機(jī)房精密空調(diào)設(shè)備采購與安裝、消防工程施工、外墻石材采購、AV系統(tǒng)采購項(xiàng)目、機(jī)房機(jī)柜設(shè)備采購、變電所安裝工程及電氣設(shè)備采購調(diào)試等十一次招投標(biāo)，以及大部分的施工任務(wù)。項(xiàng)目涉及的代理咨詢單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工安裝單位等二十幾家。項(xiàng)目已經(jīng)安全建設(shè)近500 d，總體進(jìn)展順利。

3.2 建立定期溝通的管理制度和合理的組織結(jié)構(gòu)

福建省公安指揮情報中心項(xiàng)目的建設(shè)管理是從公安系統(tǒng)不同單位、不同部門調(diào)配人員，組成臨時建設(shè)項(xiàng)目管理辦公室進(jìn)行管理，辦公室由工程組、綜合組、紀(jì)檢組、技術(shù)組等分工組成，由于是臨時組成的項(xiàng)目部組織，彼此之間比較陌生，所以，項(xiàng)目的各個工作組之間的溝通就顯得非常重要。而且由于項(xiàng)目的特殊性，涉及眾多分項(xiàng)工程先后交叉作業(yè)，參與單位復(fù)雜，所以在整個項(xiàng)目管理中對各參與單位進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)也顯得非常必要。

項(xiàng)目建設(shè)開始在廳領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和精心指導(dǎo)下，對項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)一部署，全面系統(tǒng)地考慮項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際復(fù)雜情況，分工合作，明確職責(zé)。尤其是在溝通管理上，統(tǒng)一協(xié)調(diào)，組成和諧的管理組織和統(tǒng)一的溝通渠道，安排合理的組織結(jié)構(gòu)，以便于信息的溝通，同時減少中間溝通層次，避免信息傳遞失真、遺漏，加快信息傳遞的及時性和信息溝通的有效性。定期開展溝通會議，形成書面會議紀(jì)要。所以，項(xiàng)目開工建設(shè)一年多來，進(jìn)展順利，沒有出現(xiàn)任何事故，項(xiàng)目造價和進(jìn)度也控制在計劃內(nèi)，這得益于有效的溝通管理和統(tǒng)一的協(xié)調(diào)組織。

3.3 建立有效的溝通方式方法

（1）明確溝通所希望達(dá)到的目標(biāo)，做好工程項(xiàng)目的溝通安排。

（2）全面考慮溝通時的一切環(huán)境情況，包括溝通背景、社會環(huán)境、人的環(huán)境等，以便溝通的信息符合環(huán)境要求。

（3）確定進(jìn)行溝通的方式，并注意使用和改進(jìn)溝通的技巧。

（4）做好工作完成的信息處理。根據(jù)工程項(xiàng)目的實(shí)際完成情況報告，應(yīng)用各種工程項(xiàng)目信息的報告方式和信息文檔化管理辦法，對工作完成信息進(jìn)行處理，包括工程項(xiàng)目的隱蔽簽證工程，驗(yàn)收完成成果，編制總結(jié)文件，使工程項(xiàng)目管理正規(guī)化、規(guī)范化。

4 結(jié)束語

（1）建立良好的溝通機(jī)制，構(gòu)建參與項(xiàng)目各方通暢的溝通渠道，是項(xiàng)目有效溝通、成功管理的關(guān)鍵，也是項(xiàng)目取得圓滿成功必不可少的。

（2）有效的溝通，可以使上下人際關(guān)系和諧，左右之間矛盾緩和，能及時發(fā)現(xiàn)和解決施工中存在的問題，從而順利完成工作任務(wù)，盡可能達(dá)到各方的預(yù)期目標(biāo)。

（3）明確分工，職責(zé)到位，可以減少窩工推諉現(xiàn)象，增強(qiáng)項(xiàng)目管理的效率，取得良好的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)關(guān)系融洽，和諧共處。

1 斯蒂芬·P·羅賓斯、瑪麗·庫爾特.管理學(xué)（第7版）（孫健敏、黃衛(wèi)偉、王鳳彬等譯）.北京：中國人民大學(xué)出版社，2004：293～295

2 張 濤、韓膺南.有效的溝通是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素.項(xiàng)目管理技術(shù)，2006.37（7）：56～57

3 王清波.項(xiàng)目管理中的有效控制問題研究［D］.南京：河海大學(xué)，2004

4 丁榮貴.項(xiàng)目管理思維與管理關(guān)鍵.北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2004：156

5 張連營、王爭明、張 杰.伙伴關(guān)系模式的發(fā)展以及對中國建筑業(yè)的啟示.中國工程科學(xué)，2006.8（8）：7～11