劉敏

(海西州森林病蟲害防治檢疫站,青海海西817000)

1 引言

我國傳統(tǒng)檔案管理體制要求每一立檔單位都應(yīng)建立自己的基層檔案管理部門、配備檔案人員開展本單位檔案工作,這實(shí)質(zhì)上客觀地規(guī)定了由單位內(nèi)部建立起來的基層檔案管理部門來承擔(dān)本單位現(xiàn)行林業(yè)科研文件的管理。隨著林業(yè)科研事業(yè)的發(fā)展,科研成果及信息技術(shù)不斷出現(xiàn),科技檔案管理需不斷改進(jìn)和完善。

2 實(shí)現(xiàn)林業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵

2.1 實(shí)現(xiàn)林業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的必要性

林業(yè)檔案管的理現(xiàn)代化是當(dāng)今世界檔案事業(yè)不斷發(fā)展、不斷創(chuàng)新、不斷實(shí)現(xiàn)的過程,是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。也是檔案事業(yè)快速發(fā)展的必由之路。推動管理現(xiàn)代化,就必須建立新的管理機(jī)制和管理體系,以適應(yīng)持續(xù)、全面發(fā)展的需要。隨著信息化時代的到來,信息化從理論方式到技術(shù)手段,都深刻地影響著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程,不斷賦予檔案管理現(xiàn)代化以全新的內(nèi)涵。由于數(shù)字林業(yè)的興起,目前,林業(yè)檔案管理模式已不適應(yīng)需要,原因有以下幾點(diǎn)。

(1)檔案數(shù)量急劇增加,必然使檔案的效率和質(zhì)量相應(yīng)提高,那末管理的物質(zhì)條件與技術(shù)手段也要相應(yīng)地加以改善。

(2)隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,出現(xiàn)了許多新型信息介質(zhì),如磁盤、光盤、錄象帶、錄音帶、照片等好多材料要求原介質(zhì)報(bào)送。當(dāng)今社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)是社會發(fā)展的主導(dǎo)潮流,而檔案工作則是這股潮流中唯一可鑒定歷史成因的構(gòu)件因素,隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,國家林業(yè)六大重點(diǎn)生態(tài)工程的全面實(shí)施,為林業(yè)檔案管理工作提出了新的更高的要求,為此,走林業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的道路成為解決檔案工作發(fā)展中突出問題的必經(jīng)之路。

2.2 實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理的意義

2.2.1 提高儲存能力

目前現(xiàn)代技術(shù),特別是縮微技術(shù)、光盤技術(shù)的應(yīng)用,為日益增多的檔案存貯和管理提出了有效的解決途徑,從而增強(qiáng)了檔案部門的收藏能力。

2.2.2 提高信息處理能力

電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快,精確度高,存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn),在文件的管理上,運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還,以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上,運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄,還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目,如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。

2.2.3 提高工作效率

運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行林業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn),能及時、大量地提供檔案信息,提高了工作效率,是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域,以磁性材料和光學(xué)材料為載體的電子檔案,將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體,在檔案領(lǐng)域占主導(dǎo)地位,給檔案工作注入生機(jī)和活力。

2.2.4 提高人員素質(zhì)

運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案工作,須加速實(shí)現(xiàn)檔案工作人員素質(zhì)現(xiàn)代化,檔案工作人員素質(zhì)現(xiàn)代化的主要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒有現(xiàn)代化意識,就會影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案工作的性質(zhì)決定了檔案工作者既是專業(yè)型人才,又是管理型人才,只有擁有一批具有高素質(zhì)的新型檔案人才隊(duì)伍,檔案事業(yè)才能不斷興旺發(fā)達(dá)。

3 林業(yè)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的對策

3.1 檔案人才的科技化

現(xiàn)代化的管理需要現(xiàn)代化的人才,現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段和先進(jìn)科學(xué)管理方法的掌握和應(yīng)用,人是決定因素。在檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中,檔案干部不僅應(yīng)具備吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)、全心全意為人民服務(wù)的優(yōu)良品質(zhì),還應(yīng)具備作好現(xiàn)有工作所需的智力、知識結(jié)構(gòu)及現(xiàn)代化管理能力。檔案工作人員要熟悉檔案業(yè)務(wù),認(rèn)真學(xué)習(xí)、深刻領(lǐng)會和掌握檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),樹立高度的工作責(zé)任心,做好檔案數(shù)據(jù)的錄入工作,積極參與檔案學(xué)術(shù)研究,不斷提高理論研究水平,掌握處理電子文件、電子檔案的技術(shù)。如計(jì)算機(jī)技術(shù)、光盤技術(shù)、多媒體及數(shù)據(jù)通訊、網(wǎng)絡(luò)技術(shù),才能適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。同時檔案工作者應(yīng)肩負(fù)著歷史的職責(zé),有義務(wù)將接收的所有檔案運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理,豐富科技信息資源,推動科研事業(yè)的發(fā)展。實(shí)踐證明計(jì)算機(jī)管理檔案既提高了科技檔案的管理水平,也促進(jìn)了管理工作進(jìn)一步向科學(xué)化、系統(tǒng)化和規(guī)范化方向發(fā)展。

3.2 檔案資源信息化

21世紀(jì),信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的核心與主導(dǎo),以信息化推動現(xiàn)代化是今后國民經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實(shí)踐,是將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程,通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸,實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。因此信息化是新時期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容。

(1)檔案信息資源建設(shè),即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段,建立起各級各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。

(2)檔案基礎(chǔ)平臺建設(shè),包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)利用,建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺,實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。如海西林業(yè)檔案于2000年開始檔案信息化建設(shè)工作。2002年建立了局域網(wǎng),實(shí)現(xiàn)了局內(nèi)五臺計(jì)算機(jī)的資源共享,建立了案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫。

3.3 林業(yè)檔案管理現(xiàn)代化

(1)管理對象及其特點(diǎn)不同,紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)檔案管理的主體,其信息與載體不可分割;而檔案管理現(xiàn)代化條件下,其對象更多的是數(shù)據(jù)化形式的檔案,具有可共享、動態(tài)、易控、可變、依賴等新型載體的特征。

(2)管理模式的不同：傳統(tǒng)的檔案管理是手工管理模式,包括收集、整理、鑒定、編目、排架、統(tǒng)計(jì)和提供利用等諸環(huán)節(jié)?，F(xiàn)代化的檔案管理以智能化的計(jì)算機(jī)管理為主,工作環(huán)節(jié)以監(jiān)控信息為核心。因此要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,就要改變檔案管理模式,提高檔案管理水平,針對檔案管理工作的特點(diǎn),必須努力克服以往“等、靠、要”的檔案管理模式,改變傳統(tǒng)的手工檢索查檔方法,以智能化的計(jì)算機(jī)管理檔案,以數(shù)字化的信息技術(shù)提供利用服務(wù),充分發(fā)揮庫存現(xiàn)有檔案的信息資源,為區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展、為領(lǐng)導(dǎo)決策、為社會各界群眾提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù),以提升檔案管理工作的社會地位,提高檔案現(xiàn)代化管理的整體水平。

3.4 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。在信息時代,信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范,如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等,都需要通過制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn),形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系,來確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn)。

3.5 林業(yè)檔案的現(xiàn)代化利用

保管檔案的目的在于利用。隨著檔案管理信息化的發(fā)展,以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化手段提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù),已經(jīng)成為檔案工作的方向和重點(diǎn)。在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的情況下,電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通訊和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用將逐步突破檔案館之間利用者的嚴(yán)格界限,改變檔案館坐等上門,被動提供利用服務(wù)的現(xiàn)狀。利用檔案網(wǎng)站宣傳檔案界的最新動態(tài),公布已開放檔案的全宗名冊、目錄索引及政府公開的現(xiàn)行文件,并與政務(wù)網(wǎng)聯(lián)通,與各省、市、自治區(qū)的館網(wǎng)實(shí)現(xiàn)館際互聯(lián)、互訪、互通信息,真正做到檔案信息資源的共享,使網(wǎng)上查閱檔案變?yōu)楝F(xiàn)實(shí),使檔案館的利用者范圍不斷擴(kuò)大。未來的檔案館是一種以電子計(jì)算機(jī)和通訊網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系起來的檔案館的集合。它將使檔案館走出自我封閉,從有限開放到全面開放,為社會各界提供最快、最新、最準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。同時檔案網(wǎng)站也將成為宣傳檔案、認(rèn)識檔案的一個窗口,提高檔案的社會透明度和知名度,增強(qiáng)全社會的檔案意識?？梢姍n案利用現(xiàn)代化將是檔案管理現(xiàn)代化的最終目的。

4 結(jié)語

檔案是歷史的真實(shí)紀(jì)錄,是社會主義精神文明建設(shè)的重要組成部分,在建設(shè)有中國特色社會主義道路上,落實(shí)“三個代表”重要思想,永葆共產(chǎn)黨員先進(jìn)性,體現(xiàn)我們黨始終“代表先進(jìn)文化的前進(jìn)方向”,必須實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。以檔案現(xiàn)代化管理為突破口,理順管理機(jī)制、強(qiáng)化管理意識、創(chuàng)新管理方法和管理手段,提升管理質(zhì)量和管理水平,使檔案管理工作與時俱進(jìn),緊跟信息化發(fā)展的步伐。真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化、自動化、提高檔案管理的整體水平,使之更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)、服務(wù)社會的發(fā)展和進(jìn)步,服務(wù)于我國改革開放和建設(shè)有中國特色社會主義的偉大事業(yè)。

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