古海爾·艾山

新疆維吾爾自治區(qū)人力資源和社會保障廳自治區(qū)職業(yè)介紹中心，新疆 烏魯木齊 830002

人事檔案資料是職工退休過程中的重要資料依據(jù)。人事檔案，作為一項(xiàng)專業(yè)管理工作。隨著管理體制改革進(jìn)一步深化、維護(hù)職工的合法權(quán)益、檔案管理工作的任務(wù)將日益繁重。

1 人事檔案的特點(diǎn)

隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善，人事代理工作取得了較快發(fā)展，其服務(wù)領(lǐng)域逐步拓寬，社會效益明顯提高，人事代理不僅是已經(jīng)成為人才資源的“儲備庫”，而且也已經(jīng)成為人事管理工作中不可缺少的重要組成部門，在人事管理工作中扮演越來越重要的角色。作為一項(xiàng)與市場經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的新型人事管理制度，人事代理工作仍面臨許多困難和挑戰(zhàn)。由于人事檔案跨越的周期長、涉及面廣，有時(shí)政策和規(guī)定也在發(fā)生著變化，受主客觀因素的影響，人事檔案工作中存在以下問題：

1.1 內(nèi)容上，立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高

檔案材料內(nèi)容填寫前后不一，“三齡一歷（年齡、工齡、黨齡，學(xué)歷）”記載多樣，個(gè)別干部的“年齡越填越小，參加工作時(shí)間越填越早，文化程度越填越高；重要資料不能及時(shí)歸檔，檔案材料含量低，日益喪失原有評價(jià)功能，這是目前人事檔案管理中存在的最大問提。很多人事檔案材料內(nèi)容單薄、缺乏連續(xù)性，反映本人工作經(jīng)歷、技術(shù)特長、獎懲情況等方面的記錄較少，有的檔案中入黨志愿等這些反映個(gè)人政治情況的重要材料都出現(xiàn)缺失，至于反映個(gè)人德、能、勤、績、等方面的資料更是無法收集歸納，從而導(dǎo)致人事檔案記錄脫節(jié)，實(shí)用性不強(qiáng)，大大降低了人事檔案的使用價(jià)值，影響了人事檔案在人才流動中的參考價(jià)值。

1.2 人事代理協(xié)議續(xù)簽難以落實(shí)

由于人事代理人員中大多工作不太穩(wěn)定，流動性大，都不能及時(shí)到原委托代理服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理續(xù)代手續(xù)，多年失去聯(lián)系，等需要時(shí)再回頭來找，使得人事代理協(xié)議續(xù)簽難以落實(shí)。

1.3 對人事檔案重視不夠

大多數(shù)大中專畢業(yè)生不重視自己的人事檔案。對檔案管理工作的認(rèn)識不足，認(rèn)為檔案管理是學(xué)校的事情，對材料會遺失漠不關(guān)心，也不知道有人事代理這一服務(wù)，認(rèn)為檔案由學(xué)校寄回到人事部門就行了；另一方面，無論是企業(yè)還是企業(yè)職工個(gè)人，大多數(shù)認(rèn)為有沒有檔案無關(guān)緊要，目前，職工因工作需要在不同統(tǒng)籌地區(qū)調(diào)動頻繁，由于對自己的檔案不了解、不重視，很多職工因工作調(diào)動到別的統(tǒng)籌地區(qū)更長時(shí)間，對自己的檔案不聞不問，認(rèn)識不到人事代理的重要性和必要性，對參加人事代理沒有積極性。

1.4 使用上，技術(shù)手段滯后，運(yùn)行效率低

在整理檔案過程中，一些先進(jìn)手段尚未完全采用，大部分是先靠手工操作，費(fèi)時(shí)，費(fèi)力，效力低。絕大多數(shù)單位沒有啟用干部人事代理檔案電子信息化管理系統(tǒng)，當(dāng)前在文書檔案中已經(jīng)普遍采用的無紙化閱檔基本沒有實(shí)施，資料檢索查詢?nèi)詰T于手工操作，與目前辦公條件的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。

2 加強(qiáng)檔案管理的設(shè)想

針對人事檔案管理中存在的問題，提出如下建議：

1）加強(qiáng)宣傳工作，提高意識?？筛鶕?jù)實(shí)際，制定人事代理宣傳計(jì)劃，采取多種形式集中一段時(shí)間宣傳人事代理的目的意義、服務(wù)內(nèi)容、辦理程序和有關(guān)要求，盡量讓各類流動人員及企（事）業(yè)單位職工了解人事代理。同時(shí)加強(qiáng)與企（事）業(yè)單位及大中專學(xué)生聯(lián)系，可以向企（事）單位寄發(fā)宣傳資料，并在畢業(yè)生報(bào)到時(shí)，向其當(dāng)面宣傳人事代理的意義和作用，主動征求他們是否參加人事代理的意見。

2）把好兩個(gè)關(guān)口。就是要把好“入門關(guān)”更新關(guān)“。首先從來源手把好“入門關(guān)”，在接收人事檔案的時(shí)候，嚴(yán)格審核，將歷史上形成的材料審核整理清楚，該由原單位負(fù)責(zé)的材料要求原單位負(fù)責(zé)收集整理，盡量減少、避免歷史遺留問題的影響。對于形成材料的單位或部門，明確要求，確保形成的材料，填寫規(guī)范，手續(xù)完備，避免形成新的遺留問題。其次從日常工作入手把好“更新關(guān)”，對負(fù)有提供資料責(zé)任的部門提出歸檔的內(nèi)容和時(shí)限要求，在接收、補(bǔ)充整理檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)缺少材料應(yīng)及時(shí)向有關(guān)單位索要，對普遍性、階段性工作中形成的材料，檔案人員應(yīng)主動與部門聯(lián)系，確保人事檔案材料完備，與實(shí)際情況同步。

3）實(shí)施管理創(chuàng)新，提高利用效率

因?yàn)槿耸聶n案不可再生，萬一損毀就無法補(bǔ)救，維護(hù)人事檔案的安全、完整尤為重要。《干部檔案工作條例》對干部人事檔案管理提出了明確要求，對庫房面積、設(shè)施及所需器材作了具體規(guī)定，這是保證檔案安全和科學(xué)管理的必備條件。需要大力加強(qiáng)社會保險(xiǎn)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、和制度化建設(shè)，實(shí)行科學(xué)規(guī)范管理，加強(qiáng)對檔案的整理、保管各環(huán)節(jié)的管理，借鑒管理的相關(guān)辦法，制定一套操作性強(qiáng)、科學(xué)統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范。努力做到檔案材料按存放分類清晰，案卷存儲系統(tǒng)要清晰明確，方面調(diào)用。

4）完善機(jī)制，努力加強(qiáng)內(nèi)部規(guī)章制度建設(shè)

隨著人事代理規(guī)模的擴(kuò)大和服務(wù)功能的增加，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)注意選調(diào)具有較強(qiáng)責(zé)任心、服務(wù)意識、開拓精神和一定人事管理與經(jīng)驗(yàn)的同志，充實(shí)人事代理工作人員隊(duì)伍，努力打造一支能干事、干成事的人事代理工作隊(duì)伍。明確工作人員崗位責(zé)任制，逐步建立起人事代理工作推廣網(wǎng)絡(luò)和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。特別要做好人事代理業(yè)務(wù)窗口服務(wù)工作，要納入人事系統(tǒng)行風(fēng)建設(shè)管理體系，確保公開公正、優(yōu)質(zhì)高效。人事代理服務(wù)機(jī)構(gòu)要在立足服務(wù)的基礎(chǔ)上，探索市場化運(yùn)作的路子為自我發(fā)展積累經(jīng)驗(yàn)。在具體運(yùn)作中，要正確處理社會效益、人才效益與經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)系，逐步使人事代理走出一條自我完善、創(chuàng)新和發(fā)展的路子，在整體性人才資源開發(fā)，全面建設(shè)小康社會中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

[1]李燕.新時(shí)期做好干部人事檔案工作的幾點(diǎn)思考.新疆人事系統(tǒng)學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀調(diào)研成果及人事人才論文匯編，2009，5.

[2]岳斌.淺議社會保險(xiǎn)檔案管理.經(jīng)營管理者，2009（10）.