王銀雪 毛炳飛

（1.蚌埠醫(yī)學院第一附屬醫(yī)院 安徽 蚌埠 233004；2.蚌埠醫(yī)學院第二附屬醫(yī)院 安徽 蚌埠 233004）

人事檔案是在人事管理活動中形成的，記錄和反映職工個人經歷和德能勤績表現等情況，以個人為單位集中保存的、備查考的原始記錄。其內容包括：①履歷材料；②自傳材料；③鑒定、考核、考察材料；④學歷和評聘專業(yè)技術職務材料（包括學歷、學位、培訓、結業(yè)成績表和評聘專業(yè)技術職務、考績、審批材料）；⑤政治歷史情況審查材料；⑥參加中國共產黨、共青團及民主黨派材料；⑦獎勵材料；⑧處分材料；⑨錄用、任免、聘用、轉業(yè)、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料及各種代表會議登記表材料；⑩其他可供組織參考的材料[1]。人事檔案是具有使用價值和保存價值的憑證材料，是一個人本來面目的真實反映，也是人事部門歷史地、全面地考察和正確地使用人才的重要依據。人事檔案管理是醫(yī)院人事工作中的重要組成部分，準確把握新時期醫(yī)院發(fā)展的特點，堅持以人為本，加強醫(yī)院人事檔案管理，促進醫(yī)院人事制度改革，適應當前醫(yī)改政策是醫(yī)院人事檔案實行現代化管理的根本任務。

1 當前醫(yī)院人事檔案管理的現狀

1.1 人事檔案管理意識淡薄

醫(yī)院普遍以醫(yī)療、教學、科研工作為重點,以提高醫(yī)療質量和教學、科研水平為目的，輕視人事檔案管理工作。醫(yī)院領導對人事檔案信息開發(fā)利用的重要性認識不足，極少考慮到充分利用人事檔案信息挖掘人才；大部分職工檔案意識淡薄[2]，不了解檔案的作用。人事檔案管理僅限于檔案保存、查閱和應付上級部門檢查。

1.2 人事檔案資料不完整

由于人事檔案所收集的資料涉及到歷史的原因，在保存的過程中存在缺少內容、信息不準確、填寫不規(guī)范，檔案材料歸檔不及時造成殘缺等現象。如：有些職工對自己的人事檔案材料填寫比較隨意,內容不客觀；有些人事檔案材料提供的個人信息不全面；甚至有極少的人會有意改動個人的檔案信息。這些都直接影響人事檔案材料的可靠性、規(guī)范性和系統(tǒng)性。

1.3 醫(yī)院人事檔案管理制度不健全

當前人事制度不斷改革發(fā)展，人才流動的廣度和深度逐步增強，但是人事檔案管理制度卻沒有得到及時補充和修正。許多醫(yī)院未將干部人事檔案管理工作納入目標考核,沒有制定適應醫(yī)院發(fā)展的人才管理制度或有關人事檔案方面的規(guī)章制度;在醫(yī)院管理中沒有相關的制度和檢查考核措施。醫(yī)院人事檔案管理還未形成統(tǒng)一的管理制度和管理模式。

1.4 人事檔案管理的方法落后

醫(yī)院人事管理工作量大，但是缺乏有效的管理手段，沒有完善的檔案管理軟件和全面的管理網絡。許多醫(yī)院人事檔案管理工作仍停留在手工管理的階段,沒有配備計算機進行信息錄入并建立數據庫進行數據檢索、分析利用。大部分醫(yī)院考慮到成本問題,對人事檔案管理工作的支持力度不大，專項資金投入也不足，造成人事檔案管理的配套設備設施不齊全，防火防盜防潮防蟲等措施不全面。

1.5 醫(yī)院缺乏專業(yè)的人事檔案管理人員

人事檔案涉及到個人的隱私以及工作中的利益關系，所以醫(yī)院人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。醫(yī)院人事檔案管理也是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。但是，目前從事醫(yī)院人事檔案管理工作的人員大多是兼職管理檔案的普通人事管理人員,未經過正規(guī)的檔案管理培訓，專業(yè)知識較缺乏，學歷、職稱較低,一般只能應付簡單的人事檔案材料收集、分類、排列和裝訂工作,難以勝任新時期的檔案管理工作，特別是信息化管理難以實現。檔案管理人員的工作積極性不高，也影響了案卷質量和服務水平的提高。

2 現代醫(yī)院人事檔案管理的思考

隨著社會信息化速度的加快和醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入，以及人事制度改革和醫(yī)院用人模式的轉變，給現代醫(yī)院人事檔案管理帶來了更多的要求。加強人事檔案管理，有助于醫(yī)院建立科學合理的人才梯隊，促進醫(yī)院的快速發(fā)展。

2.1 切實重視人事檔案管理工作

要想做好人事檔案管理工作，首先必須讓職工、人事管理部門和醫(yī)院領導從下到上切實提高思想認識，明確人事檔案管理的目的和意義。人事檔案是真實記錄個人信息的重要載體，相當于個人的“第二張身份證”，關系到職稱晉升和工資調整，每個職工都要認真填寫個人信息。醫(yī)院人事檔案管理可以通過開發(fā)和利用人力資源信息，提高人事檔案的使用價值，為醫(yī)院的經濟發(fā)展提供可靠的人才保證。檔案管理人員要樹立主動服務意識，努力發(fā)掘人力資源信息，不斷擴展延伸服務功能，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學和科研工作提供優(yōu)質、方便、快捷的服務[3]。醫(yī)院領導要高度重視人事檔案管理工作，建立獨立的人事檔案室，配備和完善基礎設備,做到人員到位、設備到位、資金到位。

2.2 規(guī)范人事檔案材料收集、歸檔和鑒別

人事管理部門在收集人事檔案時，要嚴格把握檔案材料的質量關，保證其中各項內容符合規(guī)范，達到標準化要求。人事檔案材料要完整記錄個人在不同時期的經歷，要能反映出個人的德、能、勤、績狀況。收集的檔案材料既要全面又要有針對性,根據個人工作崗位的不同，收集的材料也不盡相同。對收集到的檔案材料，要認真細致地進行鑒別,剔除沒有價值的材料、假材料,及時退回不符合要求和不屬歸檔范圍的材料。涉及本人的學歷材料、專業(yè)技術職稱材料、獎懲材料等材料要及時歸檔。檔案整理工作和著錄、標引工作要規(guī)范，做到標準化管理，不散失、不積壓檔案材料,能夠準確反映當事人當前真實情況。

2.3 健全醫(yī)院人事檔案管理制度

規(guī)范人事檔案管理工作，必須以加強制度建設作保障。制度建設一方面要適應完善社會主義市場經濟體制下的人事制度改革的新形勢，醫(yī)改的新政策，又要遵循人事檔案工作自身的發(fā)展規(guī)律。醫(yī)院要建立健全《醫(yī)院人事檔案管理制度》，制定相應的《人力資源信息管理辦法》，使人事檔案管理工作有章可循，行之有效。檔案的查閱、借調、利用、轉出、轉入等工作環(huán)節(jié)都要有相關管理規(guī)定，做到“檔隨人走”,防止編造、篡改檔案的行為，防止檔案泄密和丟失,建立嚴謹、科學、合理的人事檔案管理制度，維護人事檔案的完整性與安全性。

2.4 積極推進人事檔案管理的現代化

當今社會由于電子信息技術的飛速發(fā)展，醫(yī)院也開始廣泛運用各種現代通信手段,使用電子病歷和電子文件，進入到無紙化辦公時代。

醫(yī)院人事檔案管理應該以電子檔案為新的起點，實行計算機管理,積極引進電腦管理軟件，建立醫(yī)院人事檔案信息庫、信息存儲和檢索系統(tǒng)，逐步實現人事檔案管理電子化、網絡化。通過高科技手段能夠及時、高效、準確、動態(tài)地對檔案信息進行處理、管理和利用,擴大人事檔案的信息量和利用價值。醫(yī)院要切實增加資金投人，引進現代化技術和設備，實現人事檔案現代化管理。

2.5 提高人事檔案管理人員的專業(yè)素質

醫(yī)院人事檔案管理人員的素質直接影響著人事檔案管理水平。隨著知識經濟時代的到來,要求人事檔案管理人員具備全新的管理服務理念和扎實的專業(yè)知識。在思想上，要樹立責任意識、奉獻意識、服務意識、保密意識,增強做好人事檔案工作的責任心和使命感,盡職盡責管好用好人事檔案。同時，要樹立終身接受教育的學習觀,通過專業(yè)培訓、在職學習、考察進修、參加學術交流活動等方式,努力鉆研業(yè)務、不斷拓寬知識面、提高知識層次,不斷提高自身素質和專業(yè)知識水平，以適應新形勢下人事檔案管理工作的需要。根據實際需要,及時了解和掌握人事檔案管理領域的新方法、新技術及其發(fā)展趨勢。在實踐中運用現代化技術手段、先進管理理念和前沿知識,努力提高人事政策水平和工作質量。人事檔案管理人員要打破過去看堆守攤、重管輕用的陳舊管理方式，增強創(chuàng)新意識，在主動服務、跟蹤服務和開發(fā)利用上狠下工夫，不斷提高專業(yè)服務水平。

3 加強醫(yī)院人事檔案管理，有效利用人才資源

重視醫(yī)院人事檔案管理，推進醫(yī)院人事檔案管理的規(guī)范化、標準化和現代化，有利于發(fā)揮人事檔案在醫(yī)院人事制度改革和人才資源開發(fā)中的積極作用。人事檔案信息如實的反映著醫(yī)院各級各類人員專業(yè)、學歷、職務職稱等的整體分布情況，根據人事檔案信息所提供的科學依據，做好現有人力資源狀況的分析和人才需求的預測，有利于人才脫穎而出，有利于建立以競爭、擇優(yōu)為導向的充分展示才能的選拔任用機制，更有效利用人才資源。隨著人事代理的新型人事管理方式的出現，標志著人事管理的社會化、專業(yè)化和規(guī)范化，人事檔案社會化開放式管理模式也將成為一種通用的管理模式[4]。加強醫(yī)院人事檔案管理工作，充分利用檔案信息，能夠為醫(yī)院在發(fā)展培養(yǎng)、選拔、使用人才上提供可靠的材料，真正做到人盡其才，才盡其用。

[1]安徽省檔案局.崗位培訓教程[M].合肥：黃山書社，2007：134

[2]劉瑞鳳.關于醫(yī)院人事檔案管理工作的思考[J].中醫(yī)藥管理雜志，2008，16（3）：208-209.

[3]王萍，李詠梅.醫(yī)院人事檔案管理的現狀[J].中國新技術新產品，2009，17（14）：256.

[4]董凱茹，邢子豐.淺談醫(yī)院人事檔案管理[J].中國醫(yī)藥指南，2009，7（11）：151-152.