吳彧一

（哈爾濱理工大學(xué)檔案館 黑龍江 哈爾濱 150001）

汶川地震、玉樹地震對(duì)當(dāng)?shù)丶爸苓厵n案館建筑造成了巨大的破壞，對(duì)檔案造成了嚴(yán)重的損毀；德國(guó)科隆的地鐵造成科隆檔案館的垮塌，這些自然災(zāi)害和社會(huì)突發(fā)性事件對(duì)檔案的破壞讓人措不及防和痛心。檔案的唯一性決定了其屬性是不可再生的，一旦遭到破壞將會(huì)造成無(wú)法挽回的損失，檔案的開發(fā)利用等工作也就無(wú)從談起。因此，檔案安全必須警鐘長(zhǎng)鳴，常抓不懈。

一、高校檔案信息安全現(xiàn)狀

高校檔案是學(xué)校發(fā)展的歷史記錄，是高等教育工作的重要環(huán)節(jié)，是國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分。高校檔案的安全與否，直接關(guān)系到高校工作能否在繼承中發(fā)展、在前進(jìn)中創(chuàng)新的問題。因此，高校檔案往往被學(xué)校列為重點(diǎn)要害部位，進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)。

1、部分工作人員安全意識(shí)淡薄。檔案資料是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富。但有的高校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)職能部門對(duì)檔案的重要價(jià)值認(rèn)識(shí)不清，對(duì)檔案安全管理工作重視不夠，思想上麻痹大意，心存僥幸。有的單位檔案未能實(shí)行集中統(tǒng)一管理，檔案借閱記錄不清楚，大量的文件、材料分散保存到各個(gè)部門甚至個(gè)人手中；有些單位部分檔案在借走后長(zhǎng)期不還，退休和調(diào)動(dòng)崗位時(shí)未能及時(shí)歸還；有的單位檔案管理人員調(diào)離或退休后沒能及時(shí)辦理檔案交接手續(xù)，導(dǎo)致檔案賬目不清；有的單位在搬遷過程中將未經(jīng)鑒定的檔案當(dāng)廢品處理掉，導(dǎo)致涉及國(guó)家機(jī)密的文件流失，給不法分子帶來(lái)了可乘之機(jī)，給國(guó)家利益帶來(lái)了巨大損失。

2、制度缺失。目前大多數(shù)高校都已經(jīng)成立了保密委員會(huì)和專門的保密部門，也制定了一些規(guī)章制度，但這些制度都只是流于形式，必然導(dǎo)致在保密過程中缺乏針對(duì)性，不能對(duì)具體的涉密事務(wù)進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)管和規(guī)范。另一方面，保密工作由行政人員擔(dān)任，行政人員本身對(duì)檔案安全業(yè)務(wù)職責(zé)不甚明了，隨著工作調(diào)動(dòng)、升遷，必然導(dǎo)致人員變動(dòng)，而新來(lái)的人員需要很長(zhǎng)的一段時(shí)間才能熟悉業(yè)務(wù)。

3、硬件設(shè)施有待改進(jìn)。高校檔案館在高校中受重視程度普遍不高，這就是造成了檔案館資金缺口很大，無(wú)法按照標(biāo)準(zhǔn)修建檔案庫(kù)房，有很多都是利用其它部門改建而成的，電路老化、防盜設(shè)施不完善等，無(wú)法達(dá)到檔案庫(kù)房的“九防”要求，進(jìn)而給檔案安全帶來(lái)隱患。

二、保障高校檔案信息安全的措施

1、統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案安全意識(shí)。檔案安全是檔案工作的頭等大事，也是各項(xiàng)工作的基石。在檔案安全工作上的任何紕漏、大意，都會(huì)給檔案事業(yè)的建設(shè)和發(fā)展帶來(lái)不可估量的損失。因此，高校檔案工作者，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部都要牢固樹立檔案安全重于泰山的思想，要充分認(rèn)識(shí)到檔案安全防護(hù)工作是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)與歸宿。檔案的收集、整理、保管、利用等無(wú)不是檔案的安全存在為前提的，背離了檔案安全的要求，任何檔案工作都喪失了存在的理由。為此，高校檔案工作者及有關(guān)職能部門，一定要深刻認(rèn)識(shí)檔案安全的重要性，把思想統(tǒng)一到堅(jiān)持“三個(gè)代表”重要思想，堅(jiān)持“科學(xué)發(fā)展觀”的高度上來(lái)，把安全責(zé)任落實(shí)在行動(dòng)上，從講政治、保穩(wěn)定、促發(fā)展的高度，對(duì)人民負(fù)責(zé)，對(duì)歷史負(fù)責(zé)，確保檔案的安全。這不僅僅是一項(xiàng)具體的日常管理工作，也是一項(xiàng)重要的政治工作。只在從思想上正確樹立安全意識(shí)（包括責(zé)任意識(shí)、憂患意識(shí)、防范意識(shí)、法制意識(shí)）等，才能把它當(dāng)作一項(xiàng)重要任務(wù)抓緊抓好，抓出成效。

2、努力改善檔案保管條件。單位在設(shè)置檔案庫(kù)房時(shí)，一定要考慮檔案長(zhǎng)期保管的抗震、防火和防水等措施。檔案建筑物的抗震設(shè)防烈度要高于當(dāng)?shù)仄胀ü媒ㄖ脑O(shè)防烈度。檔案庫(kù)房一定要采用防火材料，并安裝防火自動(dòng)報(bào)警裝置。對(duì)消防設(shè)施、消防通道、水泵、用電線路、館庫(kù)設(shè)備、設(shè)施等運(yùn)行情況定時(shí)，發(fā)現(xiàn)不安全因素及時(shí)處理。在檔案裝具選擇上要考慮把重要的檔案放在封閉便攜式檔案柜中，便于應(yīng)急處置。對(duì)于規(guī)模較大、歷史悠久和檔案數(shù)量較多的單位和部門，應(yīng)設(shè)置專用的檔案館，這樣不僅有利于改善檔案安全保管條件，也有利于優(yōu)化單位檔案資源的配置，同時(shí)有利于提升檔案管理專業(yè)化水平。

3、完善檔案利用安全管理的長(zhǎng)效機(jī)制。建立檔案利用安全工作領(lǐng)導(dǎo)小組，形成一級(jí)抓一級(jí)、層層負(fù)責(zé)的檔案利用安全管理網(wǎng)絡(luò)，抓細(xì)、抓實(shí)檔案利用安全工作。堅(jiān)持檔案安全一把手負(fù)責(zé)制，確保責(zé)任到人、措施到位、監(jiān)管有力。注重從各個(gè)崗位工作程序連接的機(jī)制上落實(shí)檔案安全防范措施，切實(shí)加強(qiáng)內(nèi)部管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全管理的各項(xiàng)制度，把檔案安全要求貫穿于接收、保管和利用工作等各項(xiàng)環(huán)節(jié)，確保無(wú)縫銜接。在檔案庫(kù)房的安全管理上，嚴(yán)格落實(shí)管理制度，保證檔案安全接收、保管和利用，確保安全消除“死角”不留隱患。

4、提升檔案人員做好檔案安全工作的能力和水平。通過有計(jì)劃地加強(qiáng)培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案安全知識(shí)，使每個(gè)工作人員重點(diǎn)掌握檔案安全的基本常識(shí)，及時(shí)了解做好檔案安全工作的最新動(dòng)態(tài)，更新補(bǔ)充檔案保護(hù)方面的最新知識(shí)，努力提高預(yù)防和應(yīng)急處置的能力，把好檔案管理源頭關(guān)、進(jìn)出庫(kù)關(guān)及人防、機(jī)防和技防關(guān)，在檔案鑒定、檔案數(shù)字化、檔案公布、檔案上網(wǎng)、檔案宣傳等工作上，十分細(xì)致、謹(jǐn)慎地層層把好檔案內(nèi)容審查的安全關(guān)，筑起檔案利用安全的道道屏障。

5、逐步提高信息化管理水平。信息化已成為當(dāng)今社會(huì)的時(shí)代特點(diǎn)和發(fā)展方向。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，以計(jì)算機(jī)為代表的高新科技廣泛應(yīng)用于各個(gè)方面，目前各級(jí)機(jī)關(guān)的電子文件數(shù)量也隨之越來(lái)越多。由于目前電子檔案的管理經(jīng)驗(yàn)不足，如果信息化管理水平較低，大量的電子文件記錄就會(huì)存在損壞或丟失的風(fēng)險(xiǎn)。為確保電子文件不受損失，各級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)積極推進(jìn)電子化檔案安全設(shè)施的建設(shè)，加強(qiáng)電子檔案管理人員的安全培訓(xùn)，努力提高檔案管理的信息化水平。檔案管理人員在實(shí)際操作中，要加強(qiáng)對(duì)電子文件從生產(chǎn)形成到歸檔保存再到檢索利用全過程的監(jiān)管。

總之，“檔案安全無(wú)小事。檔案安全事關(guān)重大，事關(guān)全局，事關(guān)黨和國(guó)家的根本利益?！蔽覀円庾R(shí)到確保檔案安全是黨和人民對(duì)檔案工作者的基本要求，是檔案工作者的基本職責(zé)。對(duì)此，我們須始終堅(jiān)持“以防為主、防治結(jié)合”的基本原則，提高每個(gè)人的檔案安全意識(shí)和技能，牢固樹立“安全問題人人有責(zé)”的思想，加大對(duì)檔案工作投入的力度，建立綜合性的安全事故預(yù)防體系，積極參加安全知識(shí)技術(shù)培訓(xùn)，只有這樣，檔案事業(yè)的發(fā)展才能有良好的物質(zhì)基礎(chǔ)，檔案工作才能充分發(fā)揮檔案服務(wù)社會(huì)，造福百姓的作用。

[1]陳國(guó)云，從風(fēng)險(xiǎn)管理的視角探討電子文件安全管理問題[J].北京檔案，2008(06)5.

[2]廖芳，殷鐵銘.淺議新形勢(shì)下的高校保密工作[J].華東交通大學(xué)學(xué)報(bào)，2003(6).

[3]楊冬權(quán)，5月12日的全國(guó)檔案安全體系建設(shè)工作會(huì)議上講話.