田 明

（重慶市黔江中心醫(yī)院 重慶 40900）

目前，在大多數(shù)企事業(yè)單位，科技檔案與文書檔案是分開管理的。那么，科技檔案與文書檔案怎么分辨，又有什么區(qū)別，對它們?nèi)绾螀^(qū)分是企業(yè)、科研、設計單位和有關專業(yè)主管機關經(jīng)常遇到的問題。

如區(qū)分得好，則既能保持文件材料之間的聯(lián)系，使檔案達到完整、系統(tǒng)，為保管、利用創(chuàng)造有利的條件。又便于按二種檔案各自的特點分別進行科學管理。若區(qū)分得不好，就會造成管理上的混亂，給工作帶來許多不便。在這里，筆者談談自己的一點看法。

一、科技檔案與文書檔案的聯(lián)系與區(qū)別

科技檔案是企事業(yè)單位和國家機構、社會組織及個人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料?？茖W技術文件材料則是指記錄和反映生產(chǎn)、科研、基建、設備及其管理活動的文字、圖表、聲像等不同形式技術文件的總稱。

科技檔案與文書檔案都是本單位活動的真實記錄，它們從不同的方面反映本單位的活動，二者既有密切的聯(lián)系又有不同之處。它們產(chǎn)生于不同的活動領域，有不同的內(nèi)容和特點，其形成規(guī)律和管理方法都各不相同，因此，分析一下它們的區(qū)別是很重要的。

(一)來源的范疇和性質(zhì)不同

科技檔案主要產(chǎn)生在科研、設計部門，而文書檔案主要產(chǎn)生在行政、財務、黨、團、工會組織。

檔案的具體內(nèi)容和性質(zhì)是區(qū)分科技檔案與文書檔案的基本依據(jù)。科技檔案是在生產(chǎn)、建設活動領域的產(chǎn)物，是人們認識自然、改造自然的真實記錄，屬于自然科學范疇；而文書檔案是在黨政領導活動、各項行政事務和管理工作活動中產(chǎn)生的，是本單位貫徹執(zhí)行黨的方針、政策、處理行政事務和管理工作的真實記錄，屬于社會科學范疇。

(二)服務的對象和鑒定方法不同

科技檔案主要面向科研、生產(chǎn)、設計人員，供他們查閱、參考，而文書檔案主要面向單位領導、業(yè)務管理人員，供他們在工作中查考，并作為本單位主要活動的歷史記錄保存。

科技檔案一般的科研課題、工程項目、產(chǎn)品型號分類，以課題研究的過程、設計項目中的工程、產(chǎn)品的部件、生產(chǎn)程序等組成保管單位，并對每個保管單位給一個代號，隨時完成隨時歸檔，不受年度限制。而文書檔案一般采用“保管期限——年度”的方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。在分年度時，按文件形成年度分?？缒甓鹊臅h文件，放在閉幕年；來文與復文跨年度并作為一件的，放在復文年。

(三)形成規(guī)律和特點不同

科技檔案有成套性的特點，每一個科研課題或工程項目、產(chǎn)品都是一個獨立的有機整體，要求自始至終收集齊全，系統(tǒng)整理后歸檔。比如:一個科研課題從任務書開始直至成果報告和鑒定意見，是一個整體；而文書檔案一般是以來文與復文、請示與批復、計劃與總結(jié)等構成文件之間的聯(lián)系和完整性。

(四)立卷歸檔要求不同

科技檔案一般的打印的文件材料存檔，當實物變化了，還可以修改補充，而文書檔案則強調(diào)保存原稿，而且歸檔后不允許修改或補充，要保持歷史本來面貌。

科技檔案與文書檔案的區(qū)別，決定了二者必須區(qū)分，并要采取相應的管理方法，遵循各自的特點和發(fā)展規(guī)律進行科學管理才能把事情辦好，否則，就會影響各自的完整性、系統(tǒng)性，不便于保管和利用。

二、如何區(qū)分科技檔案與文書檔案

正因為科技檔案與文書檔案的不同之處，要區(qū)分它們還是容易的，但是客觀情況是復雜的，各種活動交織在一起，文件材料之間有著一定的聯(lián)系，所以我認為區(qū)分它們既要有一定的原則，又要根據(jù)具體情況去對待。

(一)鑒定檔案材料形成的內(nèi)涵

凡是反映和記述科技活動的技術性文件材料就是科技檔案，凡是反映和記述黨政領導活動的行政、管理性內(nèi)容的文件材料就是文書檔案。這是區(qū)分科技檔案與文書檔案的基本依據(jù)。對于一份具體的文件材料，要根據(jù)它的內(nèi)容及所反映的工作活動的領域與性質(zhì)作出判斷。如:在實際工作中，不能僅僅因為某些文件材料的標題或形式是技術性的就簡單地將其劃歸科技檔案，也不能將凡文字形式出現(xiàn)的通過文書處理的文件材料都劃歸為文書檔案。

(二)分析檔案材料的相互關聯(lián)

在科研部門，由于各項工作都圍繞著科研、生產(chǎn)技術活動進行，都直接或間接地與科技活動有關系。因此對科技部門形成的文件材料要進行具體分析，看它與科技活動是直接的、內(nèi)在的聯(lián)系，還是間接的、外部的聯(lián)系。如果是前者應是科技檔案，而后者就是文書檔案，如:上級關于某項產(chǎn)品的指示、決定、審批文件，談到了技術性能、數(shù)據(jù)和修改意見等，因為與該項產(chǎn)品有直接的內(nèi)在的聯(lián)系，成為不可侵害的部分，就應該和該項產(chǎn)品的檔案一起同屬科技檔案；如果上繳的指示，決定是綜合性的或一般性的技術政策等，則應是文書檔案。

(三)對待檔案材料利用的效果

有些文件材料從內(nèi)容上看雖然有技術方面的內(nèi)容，但還要看它是解決技術上的問題還是解決管理上、職責上的問題。如:某項工程出了事故，保衛(wèi)部門進行現(xiàn)場調(diào)查、進行技術上的分析，形成一些照片、圖紙、計算材料，這些應屬文書檔案，如果該項工程又進行重建、改建，那么在重建、改建中形成的文件材料應屬科技檔案。

(四)分清檔案材料的主次

在科研部門會有一些會議文件，這些會議文件一般與科研、技術有關，這就要看會議是解決技術問題還是解決管理問題，如果是學術討論、鑒定成果、技術交流，應歸入科技檔案，如果主要討論技術協(xié)作、計劃協(xié)調(diào)、評獎或主要是務虛，討論貫徹黨的方針、政策，即使也談些技術問題，也都應歸入文書檔案內(nèi)。

綜上所述，只要我們正確掌握了科技檔案與文書檔案的區(qū)別，知道如何區(qū)分它們，才能在實際工作中得心應手，把工作做得更好。