李 宏杜 凱

（1.哈爾濱市疾病預(yù)防控制中心 黑龍江 哈爾濱 150000；

2.哈爾濱市職工醫(yī)學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150036）

隨著現(xiàn)代化建設(shè)步伐的迅速邁進(jìn)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化已成為辦公領(lǐng)域中的必然趨勢(shì)并在許多地區(qū)和部門(mén)得以實(shí)施，也給疾病控制系統(tǒng)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化帶來(lái)了新機(jī)遇。

一、檔案管理與辦公自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)的必要性

辦公自動(dòng)化是指應(yīng)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)設(shè)備來(lái)處理信息、辦公，實(shí)現(xiàn)信息的自動(dòng)發(fā)送、傳遞、接收、存儲(chǔ)等，以加快信息的流通，提高信息正確性和辦公效率。而疾病控制機(jī)構(gòu)的檔案是隨著預(yù)防醫(yī)學(xué)衛(wèi)生防病事業(yè)的發(fā)展不斷積累形成的重要信息資源，是疾病預(yù)防控制工作不可或缺的重要組成部分。通過(guò)計(jì)算機(jī)“接口”與其它現(xiàn)代化辦公設(shè)備聯(lián)機(jī)，將開(kāi)展檔案信息管理工作和單位的辦公自動(dòng)化同步進(jìn)行，實(shí)行檔案管理與辦公自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)，一是檔案管理改革的需要，可以調(diào)動(dòng)人的積極因素，提高工作效率和管理水平，使檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化；二是利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)這個(gè)生產(chǎn)力，使檔案信息通過(guò)電子網(wǎng)絡(luò)傳遞實(shí)現(xiàn)信息資源共享前者是決定因素，而后者對(duì)整個(gè)檔案管理水平和效益產(chǎn)生著重要影響，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）檔案管理與辦公自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)可大大提高檔案的規(guī)范化管理

1.有利于歸檔文件材料的齊全完整如果檔案管理與辦公自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)，那么就融文書(shū)處理與檔案管理為一體，每天的收發(fā)文件及應(yīng)歸檔的文件材料著錄信息輸入微機(jī)后，即可提供有關(guān)部門(mén)和人員日常查閱，又可為文件歸檔后再組卷編目奠定基礎(chǔ)，不僅能提高文書(shū)部門(mén)的辦公效率，也同時(shí)有效地防止歸檔文件的遺漏，由于文件已著錄了文件件數(shù)，如有借閱和整理過(guò)程中遺漏附件和散頁(yè)，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)追回，使歸檔文件的齊全完整得到有效保證。

2．有利于部門(mén)立卷制度的落實(shí)

由于檔案室的同志對(duì)各部門(mén)的工作未必了解，無(wú)法斷定材料是否齊全完整，從而影響檔案質(zhì)量，如果檔案室的檔案管理與這些立卷部門(mén)的辦公自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)，由他們將本部門(mén)的文件材料輸入計(jì)算機(jī)，檔案室工作人員給立卷部門(mén)編一個(gè)密碼，當(dāng)部門(mén)需查閱管轄范圍內(nèi)的檔案時(shí)，輸入密碼即可調(diào)閱，無(wú)關(guān)部門(mén)則不能查看，既符合保密規(guī)定，又從根本上保證了部門(mén)立卷制度的落實(shí)。

3．提高了組卷編目的效率和質(zhì)量

檔案管理與辦公自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)是面向各部門(mén)的，各部門(mén)只要將本部門(mén)的文件材料輸入計(jì)算機(jī)，經(jīng)過(guò)相應(yīng)程序處理后，調(diào)送有關(guān)人員傳閱，年終立卷時(shí)，檔案管理系統(tǒng)幫助用戶自動(dòng)立卷、編目，并打印出卷內(nèi)目錄，既減少了立卷人員的繁重勞動(dòng)，又使組卷質(zhì)量在基層得到控制。

（二）檔案管理與辦公自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)可大大提高檔案利用率

一般文書(shū)檔案的歸檔時(shí)間在次年的6月底前完成利用手工方式進(jìn)行整理、立卷、移交，若在這個(gè)過(guò)程中需查閱文件，由于文件未經(jīng)編目，查找極不方便，影響了信息的查閱，給利用者帶來(lái)極大的不便，如果聯(lián)網(wǎng)可使檔案利用與整理工作同步，利用者可直接從微機(jī)中調(diào)閱，整個(gè)利用過(guò)程快捷，克服了檔案整理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)對(duì)利用檔案的影響，同時(shí)大大縮短了整理周期，從而保證了及時(shí)提供檔案信息，大大提高檔案利用率。

（三）檔案管理與辦公自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)，可給我們帶來(lái)巨大效益

一是決策效益，疾病控制機(jī)構(gòu)的決策者在疾病預(yù)防控制工作決策時(shí)通過(guò)聯(lián)網(wǎng)能提高決策質(zhì)量，為決策者提供更多的決策信息與方案，通過(guò)快速準(zhǔn)確地掌握疾病控制檔案信息，分析預(yù)測(cè)疾病發(fā)展趨勢(shì)，制定預(yù)防控制方案、對(duì)策，為控制疾病贏得時(shí)間。二是辦公效益，自動(dòng)化設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)快，辦公效率高，可自動(dòng)完成一些任務(wù)，使工作人員從繁雜的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，使他們有更多的時(shí)間研究工作，搞好科研，更好地為衛(wèi)生防病事業(yè)服務(wù)。

（四）檔案管理與辦公自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)，有利于增強(qiáng)檔案室職能

有的單位公務(wù)文書(shū)與檔案是由兩個(gè)獨(dú)立的部門(mén)分別管理，即文書(shū)部門(mén)只負(fù)責(zé)文書(shū)處理的事務(wù)性工作，根本無(wú)暇顧及文件信息的開(kāi)發(fā)，而對(duì)信息開(kāi)發(fā)有著強(qiáng)烈愿望的檔案室，卻不能在文件信息積累的起始階段就開(kāi)始將文件轉(zhuǎn)化為檔案并及時(shí)地投入開(kāi)發(fā)利用，檔案管理與辦公自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)后，文書(shū)部門(mén)文件的登記工作與信息的著錄工作就自然地結(jié)合了，在文件登記的同時(shí)增設(shè)檔案必需的著錄項(xiàng)目，這樣就減去了檔案著錄工作重復(fù)輸入的勞動(dòng)，文件登記后通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行必要的整理、排序、分類(lèi)，實(shí)際上，文件一經(jīng)登記就轉(zhuǎn)入歸檔階段，也可及時(shí)地投入利用，從根本上改變檔案時(shí)效慢的狀況。并且使檔案室的管理對(duì)象由單一型向多元化發(fā)展，既由單一的檔案接受和保管發(fā)展到對(duì)信息的二次開(kāi)發(fā)，并利用計(jì)算機(jī)將經(jīng)過(guò)加工后的文獻(xiàn)建立起能為利用者服務(wù)的各種信息數(shù)據(jù)庫(kù)，再通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳送到各用戶部門(mén)，例如重要文件、各類(lèi)法規(guī)、衛(wèi)生監(jiān)測(cè)、科研培訓(xùn)、健康教育數(shù)據(jù)庫(kù)、人員數(shù)據(jù)庫(kù)等，都將對(duì)工作產(chǎn)生具大影響。

二、實(shí)現(xiàn)檔案管理與辦公自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)需解決的幾個(gè)問(wèn)題

1． 檔案管理觀念要現(xiàn)代化檔案管理與辦公自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)，就是積極利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)及多媒體技術(shù)在政策和法律允許的范圍內(nèi)，把疾控機(jī)構(gòu)在疾病預(yù)防與控制、衛(wèi)生監(jiān)測(cè)、健康教育、科研培訓(xùn)的實(shí)踐中積累的檔案資料，應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)重新組織，建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)，使機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，讓用戶能借助于“信息高速公路”獲得較為完善的服務(wù)。如果我們的思想仍停留在人工進(jìn)行檔案的收、管、藏方面，勢(shì)必滿足不了各部門(mén)對(duì)檔案信息的需求，因此，盡快樹(shù)立起現(xiàn)代化觀念是非常必要的。

2．檔案管理軟件要科學(xué)化

目前，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和文件檔案管理系統(tǒng)并不是由一家開(kāi)發(fā)商來(lái)完成，而開(kāi)發(fā)商中具備檔案管理知識(shí)人才的幾乎沒(méi)有。雖然我們可以負(fù)責(zé)向他們提供統(tǒng)一規(guī)范要求，但由于各開(kāi)發(fā)商對(duì)檔案管理的理解程度不一及職業(yè)道德水準(zhǔn)的不一，研制的檔案管理軟件層次不一，規(guī)范性共享性較差，不能適應(yīng)檔案管理與辦公自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展的要求，故要實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案管理現(xiàn)代化，計(jì)算機(jī)功能的開(kāi)發(fā)以及檔案軟件的制作必須適應(yīng)檔案管理與辦公自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展需要，只有這樣，聯(lián)網(wǎng)才有實(shí)際意義。

3．檔案基礎(chǔ)工作要標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案管理與辦公自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，這個(gè)前提是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的成功所在。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化主要指兩個(gè)方面：一是檔案材料完整準(zhǔn)確，只有將完整的檔案資料作為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，在軟件的支持下，計(jì)算機(jī)對(duì)輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行加工整理后，才能使檔案得到充分利用，反之，即使軟件的功能很全面，檔案管理與辦公自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)的水平也難以提高。二是著錄標(biāo)準(zhǔn)要準(zhǔn)確，計(jì)算機(jī)信息處理能力強(qiáng)，如果沒(méi)有規(guī)范化的數(shù)據(jù)，一切作用也就體現(xiàn)不出來(lái)。因此，要實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，檔案的著錄標(biāo)引就顯得非常重要，這就是說(shuō)，使每一項(xiàng)數(shù)據(jù)項(xiàng)都能準(zhǔn)確地、唯一地表現(xiàn)被反映的事物、事件。

4．檔案管理人員的素質(zhì)要提高

疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案工作專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，檔案工作者不僅需要具備圖書(shū)、情報(bào)、檔案學(xué)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還需具備預(yù)防醫(yī)學(xué)、公共衛(wèi)生知識(shí)、較強(qiáng)的現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力等，實(shí)現(xiàn)檔案管理與辦公自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)后，由于檔案種類(lèi)和載體的多樣化，管理辦法的科學(xué)化，對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)技術(shù)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高的要求，一般的輸入、檢索操作不能滿足工作的需要，因此加強(qiáng)檔案工作者基礎(chǔ)理論預(yù)防醫(yī)學(xué)、公共衛(wèi)生基礎(chǔ)知識(shí)和信息化知識(shí)的培訓(xùn)，培養(yǎng)疾病預(yù)防控制檔案管理復(fù)合型人才是當(dāng)務(wù)之急。