趙旭峰

《中國人民解放軍院校圖書館工作條例》第十條,院校圖書館履行的職責:組織和協調本院校的文獻信息工作;第二十九條規(guī)定:院校的院、系、所、室建立的資料室是院校信息工作的組成部分,在業(yè)務工作和資源配置上,應當接受圖書館的指導和協調,向全院校開放?！吨袊嗣窠夥跑娫盒D書館評估實施辦法》也對此提出了要求:圖書館應統(tǒng)一組織院校文獻信息工作,書目統(tǒng)一反映各系資料室文獻,各系資料室資源提供全校共享。如何加強教學系資料室建設,實現全院文獻資源共建共享,筆者結合我院實際,談一點粗淺認識。

一、 存在的問題

1.資料室建設還存在不足之處

(1)經費不能滿足需求

系里資料費由自己統(tǒng)籌,沒有專項經費,有時多些,有時少些,但總體上投入已不能滿足文獻資料數量遞增、價格飛漲而造成資金需求量倍增的現狀。另一方面,許多教研室采取將資料費分發(fā)給每位教員的方式,這樣就不排除拿了錢而不買圖書資料的可能,經費是撥了不少,而看不到圖書資料的增多。

(2)管理人員不專業(yè)

長期以來,系資料員由教學參謀或教員臨時兼任,管理圖書資料只是兼職。而且人員調換頻繁,不利于將工作管好管細。

(3)對圖書資料管理不規(guī)范

系部資料室在圖書資料管理上、專業(yè)文獻收集上和信息服務保障上沒有得到重視,管理上沒有統(tǒng)一的規(guī)范和標準, 系資料室仍然維持以往的傳統(tǒng)手工登記服務,過期不還,甚至丟失現象嚴重。這一切都不利于文獻資料發(fā)揮情報價值, 不能很好地為教學和科研服務。圖書館已經意識到這個問題,為各教學系設立了一個學科館員。力不從心的是,圖書館也由于人員緊張,疲于應付日常開館接待讀者等工作,這項工作基本上處于外出采購新書前通知到各教學系等粗淺的服務。

2.圖書館對各教學系圖書資料指導和協調不力

高校文獻保障體系的一項非常重要的工作就是校內聯合目錄數據庫的建設,它是共享的基礎。只有建成一個全校統(tǒng)一的聯合目錄數據庫,才談得上校內文獻信息資源共享。由于各種原因,一方面,各系資料室的圖書都沒有經過編目,沒有建立書目數據庫;另一方面,圖書館與系資料室文獻資源建設各自為政,圖書館不了解系資料室的館藏,實際上二者處于一種游離、脫節(jié)狀態(tài)。這種分散型的管理體制造成圖書館宏觀控制簿弱,微觀上缺乏有組織的橫向聯系。后果是不便于協作,不便于開展合作藏書與資源共享,不便于標準化、現代化、網絡化。資源建設中的重復和遺漏現象十分嚴重,缺乏全盤考慮,最終導致文獻信息資源整體化建設目標難以實現。這種管理體制急需改善。

二、圖書館與資料室功能發(fā)揮及服務方式比較

資料室有其獨特的功能和優(yōu)勢,并不是圖書館的重復和縮影。資料室以專業(yè)文獻情報工作為己任, 比圖書館更突出專業(yè)性、研究性、情報性的特色。兩者職能互補, 藏書互補。系資料室作為圖書資料情報系統(tǒng)的重要組成部分,是為本系教學和科研服務的文獻信息中心, 是學科建設必不可少的文獻資源保障系統(tǒng),直接關系到重點學科教學與科研的進行,對重點學科建設、學院教學質量和科研水平的提高具有圖書館不可替代的作用。

1.收藏資料的重點不同

圖書館的服務對象一直是面向全院的,因此館藏特色是廣而雜, 圖書館在收藏資料時, 以全院的整體為出發(fā)點, 根據現有館藏情況和學科發(fā)展趨勢, 統(tǒng)籌各專業(yè)學科, 適當照顧新開專業(yè)的原則, 收藏和采集圖書資料。但無法全面滿足各系、各專業(yè)的特色需要。系資料室則根據本專業(yè)學科的需要進行收藏, 具有較強的針對性、專業(yè)性,所收集到的資料具有專、深、新等特點。收集的深度應根據科研人員的需要而定。除了專業(yè)的公開的出版物外, 還注意收集相關的資料, 如交流資料、各種學術會議文獻、研究報告, 以及本系學員畢業(yè)論文、學位論文等特種文獻。某些資料具有較強的保密性,這些資料都不能隨意擴散, 只適合作為系專業(yè)資料,即便是專業(yè)老師,也有相當嚴格的保密性要求。在查閱書目時根據借閱對象不同而設置不同的權限, 將一些需要保密的資料目錄僅對特殊老師提供。

2.服務對象群不同,運行方式不同

圖書館資料的“全”、服務對象的“廣”, 全院所有師生員工都是圖書館的讀者, 由于圖書館采集的圖書資料面寬量大,經過分類編目、上架等程序,資料利用的時效性較差。系資料室的讀者主要是本院系的老師、研究生, 很少對外單位師生借閱。由于讀者群體相對固定, 一般從制訂采購計劃到流通環(huán)節(jié)少, 一旦采購回來, 進入目錄庫, 就可立即上架進入流通?？梢钥焖俸蜏蚀_傳送到需求者手上,它的服務方式靈活多樣,能更好地滿足讀者的需求。

首先,專業(yè)資料室在地理位置上具有天時地利人和的極大優(yōu)勢,它設在本系的辦公樓里,可隨時隨地為教員提供服務。其次,它貼近教學、科研活動,能夠最準確、最快速、最全面地掌握教學、科研的文獻信息需求,易于開展定題跟蹤服務;其三,與科研活動及學科帶頭人保持密切聯系, 可及時得到教師、科研人員的交流與反饋,有利于將信息服務工作做得更深更細,更有針對性,更好地為教學和科研服務。

三、采取措施,實現全院文獻資源共建共享

學院應在深入調查研究和分析論證的基礎上,對圖書館與系資料室的職能進行科學規(guī)范,以達到二者合理分工、各司其職,要嚴格協調和控制圖書館和資料室圖書文獻資料的采集,明確劃分圖書館與資料室各自的收藏范圍和重點,資料室在不斷收集新的文獻信息資料的同時,也將一些有價值的文獻資料移交給圖書館做系統(tǒng)收藏,形成一個既聯合又合理分工的整體協作系統(tǒng)。那么,經費嚴重不足與浪費、文獻信息資源重復收藏、嚴重短缺和閑置的問題,不僅能夠得到一定程度的解決,還能使圖書館的文獻信息資料更全、更廣,系資料室的文獻資料更專更深。

1.協調圖書館和院系資料室之間的文獻采集工作,合理使用經費、確保文獻收藏質量

為了鼓勵各院系參與共同建設院內文獻信息體系的積極性、發(fā)揮資料室的原有優(yōu)勢, 仍應繼續(xù)保留各院系資料室獨立支配文獻購置經費的權限。本系研究用的具有深、新特點的專業(yè)圖書,可由本系購買收藏。

系資料室因地處院系之中,資料員比較熟悉本系的教學安排、課程設置,熟悉教師的教學進度、科研課題及進展情況,熟悉本專業(yè)的知識優(yōu)勢,在訂購圖書資料、專業(yè)報刊、雜志時,可直接征求教師的意見,或直接讓教師根據書目劃出自己所需的專業(yè)圖書資料目錄,然后提供給圖書館甚至直接隨圖書館一起外出采購。

2.配備專業(yè)人才管理系資料室

由于編制體制調整,有多位圖書館人員需要調整到教學系工作,這部分人員具有多年的圖書館工作經驗,面臨著工作上的轉型。建議由原來的圖書館員擔任系資料員。各系資料員對圖書館的組織結構、業(yè)務流程熟悉以及感情深厚, 進入教學系后,從編制上歸屬于教學系,屬于教學系的一分子,與教學系各教員密切接觸,利于人員思想穩(wěn)定、才能得到發(fā)揮,專業(yè)文獻信息服務得到保障。

3.建立健全書目數據庫,實現資源共建共享

由學院統(tǒng)一動員,圖書館具體負責,成立專門項目小組,由圖書館統(tǒng)一調度,清點系專業(yè)圖書資料,建立健全書目數據庫,數據庫建設執(zhí)行統(tǒng)一格式、統(tǒng)一標準。

首先是由系資料員核對庫藏、將原資料室的藏書經過篩選,可將非專業(yè)文獻資料移交給圖書館做系統(tǒng)收藏,整庫排架,建專業(yè)書目數據庫,提供全院范圍內的公共查詢服務,實現全院聯機合作編目和院系之間文獻互借和傳遞,為全院文獻保障體系的全面實施、滾動發(fā)展打下良好的基礎。

圖書館對資料室的管理主要在業(yè)務工作和資源配置上, 系部的管理主要是在人事、行政、經費的管理上, 如果配合好的話, 這應該是一種最理想的管理模式。它的建設目標是一方面建立起校內的文獻保障體系,建立本校的文獻資源共享網絡, 共建一體化學科文獻資料中心。

總之,加強教學系資料室建設,以圖書館為中心, 以校園網為依托, 使圖書館與各院系資料室共同形成一個看似分離、實則緊密的文獻實體, 從而把分散在各院系的資料室連接成為一個互相協助、互相開放、密切聯系、聯機檢索、資源共享的, 并能夠提供多功能、全方位、多層次服務的有機文獻情報網絡系統(tǒng),為重點學科建設及學院總體目標的實現提供有力的文獻信息保障。(作者單位:武警指揮學院圖書館)