左小英 李 玲 黃如福 梁 博

(1.遼寧工程技術(shù)大學(xué)工商管理學(xué)院,葫蘆島 123000;2.中國(guó)建筑科學(xué)研究院軟件所,北京 100013)

1 引言

施工企業(yè)物資采購(gòu)有多種方式,涉及多方參與,整個(gè)物資采購(gòu)活動(dòng)比較復(fù)雜,信息誤差、差旅費(fèi)導(dǎo)致物資成本增加。如何使用信息技術(shù)降低施工企業(yè)的物資采購(gòu)成本,規(guī)范采購(gòu)流程,國(guó)內(nèi)外很多研究機(jī)構(gòu)和商業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行了研究和實(shí)踐。

在發(fā)達(dá)國(guó)家,已經(jīng)建立電子商務(wù)平臺(tái)進(jìn)行建筑材料的采購(gòu)。訂單以及合同的訂立全部在網(wǎng)上進(jìn)行。美國(guó),B2B的建筑網(wǎng)站在整個(gè) B2B行業(yè)中排在第三,有 84家上規(guī)模的網(wǎng)站[1]。這些網(wǎng)站的運(yùn)營(yíng)者有大型建材商、大型建筑商和第三方。特納公司和貝克特爾集團(tuán)等美國(guó)最大的建筑承包公司,通過(guò)電子商務(wù)網(wǎng)站購(gòu)買(mǎi)材料和進(jìn)行投標(biāo)。日本在 1989年成立建設(shè)產(chǎn)業(yè)信息化推進(jìn)中心,會(huì)員單位超過(guò) 100家,包括了主要的承包商和材料供應(yīng)商[2]。

我國(guó)的施工企業(yè)目前還沒(méi)有建立企業(yè)級(jí)的物資采購(gòu)平臺(tái)。雖然大部分特級(jí)資質(zhì)施工企業(yè)建立了門(mén)戶網(wǎng)站和企業(yè)項(xiàng)目綜合管理系統(tǒng),但門(mén)戶網(wǎng)站僅僅是展示企業(yè)業(yè)績(jī)、企業(yè)形象的窗口,沒(méi)有處理企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)。同時(shí)企業(yè)綜合項(xiàng)目管理系統(tǒng)的應(yīng)用范圍在企業(yè)內(nèi)部,某些需要多方參與的業(yè)務(wù)只能進(jìn)行數(shù)據(jù)的記錄。

國(guó)家和地方性政府建立一些招投標(biāo)網(wǎng)站,如中國(guó)建設(shè)招標(biāo)網(wǎng)、中國(guó)建材網(wǎng)等,但是這些都僅是提供一個(gè)發(fā)布招投標(biāo)信息的平臺(tái)。

目前國(guó)內(nèi)進(jìn)行施工企業(yè)信息化開(kāi)發(fā)的商業(yè)機(jī)構(gòu),對(duì)施工企業(yè)物資采購(gòu)的研究取得了一定的成果。如某知名公司建立了第三方的物資采購(gòu)平臺(tái),會(huì)員可以進(jìn)行物資信息發(fā)布,招投標(biāo)信息發(fā)布,其發(fā)展方向是建立全國(guó)性的施工企業(yè)材料采購(gòu)平臺(tái),實(shí)現(xiàn)訂單、合同、支付等網(wǎng)上處理功能。

綜上,國(guó)內(nèi)對(duì)建筑物資采購(gòu)平臺(tái)的建設(shè)一般獨(dú)立于施工企業(yè),沒(méi)有與施工企業(yè)已經(jīng)具備的信息化建設(shè)基礎(chǔ)結(jié)合,建立施工企業(yè)自己的物資采購(gòu)平臺(tái)。

2 施工企業(yè)物資采購(gòu)平臺(tái)的建設(shè)

施工企業(yè)利用信息技術(shù)進(jìn)行物資采購(gòu)主要有三種方式:

第一種:在第三方招投標(biāo)網(wǎng)進(jìn)行招標(biāo)。這種方式見(jiàn)效快,只需要繳納一定的費(fèi)用就可以到專(zhuān)門(mén)網(wǎng)站發(fā)布信息,不需要維護(hù)。但功能窄,業(yè)務(wù)處理能力弱,如不能進(jìn)行詢、報(bào)價(jià)文件的編制、傳遞,在線訂立合同等。

第二種:建立企業(yè)專(zhuān)門(mén)的電子商務(wù)網(wǎng)站。網(wǎng)站具有訂單操作、合同訂立、在線支付等功能。國(guó)內(nèi)某安裝公司正在開(kāi)發(fā)這樣的網(wǎng)站,具有供應(yīng)商管理、價(jià)格管理(包括招標(biāo)、詢價(jià))、采購(gòu)管理(申購(gòu)、訂單、收發(fā)貨)功能。這樣的網(wǎng)站對(duì)安全性要求高,而且需要企業(yè)內(nèi)部規(guī)范工作流程,確定組織結(jié)構(gòu)職責(zé)。

第三種:建立企業(yè)級(jí)集成的采購(gòu)平臺(tái)。平臺(tái)具有采購(gòu)信息管理、供應(yīng)商管理、招投標(biāo)管理、合同管理、權(quán)限管理、交流平臺(tái)等功能。著名電子商務(wù)專(zhuān)家梁春曉先生曾把電子商務(wù)與 ERP的關(guān)系形容為:“一個(gè)硬幣的兩個(gè)側(cè)面,是一體二面的關(guān)系?！盵3]目前特級(jí)資質(zhì)的施工企業(yè)一般都具有門(mén)戶網(wǎng)站、企業(yè)級(jí)綜合項(xiàng)目管理系統(tǒng)。企業(yè)綜合管理信息系統(tǒng)是基于 Internet的 ERP系統(tǒng),包括招投標(biāo)管理、合同管理、物資管理、成本管理等功能。通過(guò)在企業(yè)門(mén)戶網(wǎng)站建立采購(gòu)平臺(tái)進(jìn)行外部信息的處理,通過(guò)綜合項(xiàng)目管理系統(tǒng)進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部信息處理,通過(guò)接口、權(quán)限分配等,實(shí)現(xiàn)采購(gòu)平臺(tái)和綜合項(xiàng)目管理系統(tǒng)的集成。下圖為集成式采購(gòu)平臺(tái)功能圖:

圖1 采購(gòu)平臺(tái)功能圖

3 采購(gòu)平臺(tái)功能的實(shí)現(xiàn)

采購(gòu)平臺(tái)具有供應(yīng)商管理、采購(gòu)信息管理、投標(biāo)報(bào)價(jià)管理、合同管理四個(gè)主要功能模塊,目的是吸引更多的供應(yīng)商參與投標(biāo)報(bào)價(jià),用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)虛擬采購(gòu),優(yōu)化采購(gòu)流程,減少采購(gòu)成本。

3.1 采購(gòu)信息管理

采購(gòu)信息管理是采購(gòu)詢價(jià)開(kāi)始的第一步工作,首先在采購(gòu)平臺(tái)外訂立采購(gòu)計(jì)劃形成詢價(jià)單,詳細(xì)描述下面內(nèi)容:

? 物資名稱(chēng)、型號(hào)規(guī)格、單位、數(shù)量、質(zhì)量要求

? 收貨地址,交貨時(shí)間,支付方式

? 評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、流程

采購(gòu)小組負(fù)責(zé)人審核采購(gòu)計(jì)劃,通過(guò)審核的采購(gòu)計(jì)劃在平臺(tái)公開(kāi)發(fā)布。工作流程如下:

圖2 采購(gòu)信息發(fā)布流程

3.2 供應(yīng)商管理

公布采購(gòu)信息后會(huì)有供應(yīng)商參與投標(biāo)報(bào)價(jià),采購(gòu)平臺(tái)首先要對(duì)參加報(bào)價(jià)的供應(yīng)商進(jìn)行管理,保證供應(yīng)商報(bào)價(jià)的可信度和物資質(zhì)量。投標(biāo)的供應(yīng)商分兩類(lèi)進(jìn)行管理:合格供應(yīng)商和非合格供應(yīng)商。合格供應(yīng)商只需要通過(guò)供應(yīng)商名單審核員的一輪審核,非合格供應(yīng)商需要通過(guò)兩輪審核。供應(yīng)商管理流程圖如下:

圖3 報(bào)價(jià)供應(yīng)商管理流程

非合格供應(yīng)商首先要在線注冊(cè)填寫(xiě)資料,進(jìn)行第一輪的資格審查。在線注冊(cè)時(shí)需要填寫(xiě)以下主要資料:

? 供應(yīng)商類(lèi)型,如生產(chǎn)商、流通商、代理商。

?所屬單位(哪個(gè)單位的供應(yīng)商),如集團(tuán)供應(yīng)商、分公司供應(yīng)商。作用是每個(gè)分公司管理本單位的供應(yīng)商,集團(tuán)采購(gòu)中心能管理所有供應(yīng)商。

?供應(yīng)商信息,如工商注冊(cè)地,國(guó)稅號(hào),營(yíng)業(yè)

執(zhí)照號(hào),法人,聯(lián)系方式等。

通過(guò)資格審查的供應(yīng)商進(jìn)入供應(yīng)商名單列表,和合格供應(yīng)商一起參與第二輪資格審查。通過(guò)后就可進(jìn)行報(bào)價(jià)。當(dāng)需要進(jìn)行多次詢價(jià)時(shí),供應(yīng)商會(huì)有多個(gè)報(bào)價(jià)信息。

3.3 招標(biāo)報(bào)價(jià)管理

招標(biāo)報(bào)價(jià)是采購(gòu)平臺(tái)的核心功能,由于涉及保密性,平臺(tái)需要嚴(yán)格的權(quán)限管理和數(shù)據(jù)加密技術(shù)。

首先供應(yīng)商在報(bào)價(jià)截止時(shí)間前以自己的賬號(hào)登錄,進(jìn)入供應(yīng)商操作界面,選擇詢價(jià)單進(jìn)行價(jià)格填寫(xiě)形成報(bào)價(jià)單。為了保證詢價(jià)的公平、公正,設(shè)立多名審核員,分別授予不同的賬號(hào)和密碼,在報(bào)價(jià)時(shí)間截止后需要所有審核員都登陸系統(tǒng)才能開(kāi)標(biāo)。評(píng)審的標(biāo)準(zhǔn)按照詢價(jià)文件公布的標(biāo)準(zhǔn),一般采用最低評(píng)標(biāo)價(jià)法,在滿足詢價(jià)文件各項(xiàng)重要參數(shù)和基本要求前提下,按照質(zhì)量、服務(wù)相等且有效報(bào)價(jià)合理最低者確定成交人。選定供應(yīng)商后發(fā)布中標(biāo)通知書(shū),供應(yīng)商在采購(gòu)平臺(tái)都能看到,在規(guī)定時(shí)間雙方簽訂合同。

供應(yīng)商登陸后可以查看賬戶信息,從賬戶信息可以看到所處投標(biāo)階段,如是否通過(guò)審核,報(bào)價(jià)是否被接收,是否中標(biāo),以及合同簽訂情況和合同執(zhí)行履約情況。

圖4 招投標(biāo)流程

圖5 合同管理流程

3.4 合同管理

合同管理包括合同簽約、執(zhí)行履約管理兩方面內(nèi)容。合同簽約的主要工作是合同文本的訂立。采購(gòu)合同員根據(jù)詢價(jià)文件、報(bào)價(jià)文件在線編制合同,采購(gòu)負(fù)責(zé)人審核后發(fā)布轉(zhuǎn)入相應(yīng)供應(yīng)商賬戶內(nèi),供應(yīng)商審閱同意即可進(jìn)行簽約,采購(gòu)平臺(tái)提供兩種簽約方式,可以在線電子簽約,也可以下載后簽約再上傳至平臺(tái),采購(gòu)負(fù)責(zé)人以賬號(hào)登陸進(jìn)行簽字蓋章,雙方簽字蓋章后的合同進(jìn)入采購(gòu)合同列表,雙方都可以查看。

合同簽約流程如下:

合同執(zhí)行管理的重點(diǎn)是到貨管理和支付管理。主要有四個(gè)步驟,流程如下:

圖6 合同執(zhí)行管理

采購(gòu)員在采購(gòu)平臺(tái)編制訂購(gòu)單,包括物資名稱(chēng)、規(guī)格、單位、數(shù)量、交貨地點(diǎn),收貨人信息;供應(yīng)商登陸平臺(tái)后看到訂購(gòu)單,進(jìn)行處理信息記錄,如訂單打印、揀貨、發(fā)貨等;配送信息按照合同規(guī)定負(fù)責(zé)貨運(yùn)的一方填寫(xiě),包括運(yùn)輸單位名稱(chēng)、配送員聯(lián)系方式、貨物在途信息等;付款信息由施工企業(yè)物資采購(gòu)負(fù)責(zé)人填寫(xiě),到貨時(shí)驗(yàn)收成員根據(jù)訂購(gòu)單、購(gòu)貨發(fā)票、采購(gòu)合同等相互核對(duì)檢查物資品種、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等級(jí)、數(shù)量等[5],對(duì)驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行登記,按照合同的規(guī)定進(jìn)行付款,記錄付款信息,本步驟形成驗(yàn)收單以及付款記錄。

4 與施工企業(yè)綜合管理系統(tǒng)的集成

4.1 集成的必要性

施工企業(yè)采購(gòu)涉及多方參與,施工生產(chǎn)、采購(gòu)、財(cái)務(wù)部門(mén)、外部的供應(yīng)商,甲供材時(shí)還有業(yè)主,以及物資款支付涉及到的銀行部門(mén),如圖7所示:

圖7 施工企業(yè)物資采購(gòu)參與方

在圖7中,企業(yè) ERP進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部信息的傳遞。項(xiàng)目部采購(gòu)一般有限制條件,只能在限制的額度或物資種類(lèi)中采購(gòu)。大部分物資采購(gòu)需要上報(bào)分公司。項(xiàng)目部物資部形成采購(gòu)需求,然后上報(bào)分公司物資采購(gòu)分中心,分中心根據(jù)庫(kù)存情況綜合計(jì)劃,訂立采購(gòu)計(jì)劃,然后通過(guò)面談、電話、傳真等聯(lián)系供應(yīng)商,進(jìn)行招投標(biāo)采購(gòu)。某些物資超過(guò)一定額度需要分公司向集團(tuán)總部傳遞采購(gòu)計(jì)劃,集團(tuán)進(jìn)行采購(gòu)。物料需求、采購(gòu)計(jì)劃的制定以及在項(xiàng)目部、分公司、集團(tuán)傳遞,都可以通過(guò)企業(yè)內(nèi)部的 ERP實(shí)現(xiàn),但是涉及到與供應(yīng)商交流的業(yè)務(wù),如采購(gòu)需求信息發(fā)布和詢價(jià),供應(yīng)商的報(bào)價(jià)等就不能通過(guò)企業(yè)內(nèi)部的 ERP實(shí)現(xiàn)。采購(gòu)平臺(tái)與企業(yè)內(nèi)部 ERP集成后,內(nèi)外數(shù)據(jù)流得到延伸和銜接,整個(gè)物資采購(gòu)過(guò)程完整實(shí)現(xiàn)。

4.2 采購(gòu)平臺(tái)施工企業(yè)綜合管理系統(tǒng)的集成

采購(gòu)平臺(tái)在界面上與企業(yè)門(mén)戶網(wǎng)站集成,在數(shù)據(jù)上與企業(yè) ERP(綜合項(xiàng)目管理系統(tǒng))集成,企業(yè)ERP作為數(shù)據(jù)處理后臺(tái),兩者共用數(shù)據(jù)庫(kù),實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)流的延伸。如圖8所示:

項(xiàng)目部、分公司和集團(tuán)總部的采購(gòu)小組在采購(gòu)平臺(tái)發(fā)布采購(gòu)信息,上傳詢價(jià)單;供應(yīng)商看到需求信息在線報(bào)價(jià);采購(gòu)小組根據(jù)評(píng)審原則確定供應(yīng)商,在線向供應(yīng)商發(fā)布成交通知書(shū);雙方在線簽訂合同,合同轉(zhuǎn)入綜合管理系統(tǒng)的合同管理模塊,進(jìn)行后續(xù)的企業(yè)管理;根據(jù)合同和到貨情況財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行支付,支付信息供應(yīng)商可以在采購(gòu)平臺(tái)查看。

圖8 采購(gòu)平臺(tái)與 ERP的集成

4.3 數(shù)據(jù) /功能交互

采購(gòu)平臺(tái)與企業(yè) ERP要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換,通過(guò)在施工企業(yè)綜合系統(tǒng)中生成采購(gòu)計(jì)劃,采購(gòu)平臺(tái)從數(shù)據(jù)庫(kù)中直接調(diào)取進(jìn)行發(fā)布、招投標(biāo);供應(yīng)商通過(guò)采購(gòu)平臺(tái)獲取采購(gòu)信息,進(jìn)行報(bào)價(jià)、投標(biāo)等,中標(biāo)通知在采購(gòu)平臺(tái)發(fā)布,雙方在采購(gòu)平臺(tái)訂立合同,支付手續(xù),合同履行執(zhí)行控制在綜合管理系統(tǒng)中完成。這樣,采購(gòu)平臺(tái)和綜合管理信息系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)外信息處理,真正實(shí)現(xiàn)多方參與;同時(shí)很好地利用企業(yè)已有的軟硬件基礎(chǔ),擺脫信息化建設(shè)各系統(tǒng)分離、投資大的現(xiàn)象。以下表格是兩個(gè)系統(tǒng)間需要交互的主要數(shù)據(jù):

表1 采購(gòu)平臺(tái)與綜合管理信息系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交互

5 關(guān)鍵技術(shù)

1)數(shù)據(jù)/文件交互[6]

XML技術(shù)。XML可以簡(jiǎn)單快捷地在任何應(yīng)用程序中讀寫(xiě)數(shù)據(jù),是目前數(shù)據(jù)交換的唯一公共語(yǔ)言。目前施工企業(yè)的綜合管理信息系統(tǒng)大部分采用 B/S結(jié)構(gòu),信息系統(tǒng)和采購(gòu)平臺(tái)的數(shù)據(jù)、文件交互通過(guò) XML技術(shù)實(shí)現(xiàn)。

2)安全技術(shù)

采購(gòu)平臺(tái)的報(bào)價(jià)和簽約具有很高的保密性要求,需要使用加密技術(shù)。加密技術(shù)把重要的數(shù)據(jù)變?yōu)閬y碼(加密)傳送,到達(dá)目的地后再用相同或不同的手段還愿(解密)。加密技術(shù)包括兩個(gè)元素:算法和密鑰。算法將普通的文本(或者可以理解的信息)與數(shù)字(密鑰)結(jié)合,產(chǎn)生不可理解的密文。密鑰是用來(lái)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行編碼和解碼的一種算法。在安全保密中,可通過(guò)適當(dāng)?shù)拿荑€加密技術(shù)和管理機(jī)制來(lái)保證網(wǎng)絡(luò)的信息通訊安全。密鑰加密技術(shù)的密碼體制分為對(duì)稱(chēng)密鑰體制和非對(duì)稱(chēng)密鑰體制兩種。

2)數(shù)據(jù)共享

應(yīng)用程序接口:采用.NET平臺(tái),面向?qū)ο蠼M件式開(kāi)發(fā),將平臺(tái)合理劃分,良好的接口設(shè)計(jì)可以降低系統(tǒng)各部分的相互依賴(lài),提高組件內(nèi)部的內(nèi)聚性,降低組件間的耦合程度,提高系統(tǒng)的維護(hù)性和擴(kuò)展性,以及與企業(yè) ERP系統(tǒng),如綜合管理信息系統(tǒng)的集成性。

6 總結(jié)

本文總結(jié)了施工企業(yè)物資采購(gòu)信息化的國(guó)內(nèi)外現(xiàn)狀,在此基礎(chǔ)上提出利用施工企業(yè)已有信息化水平建設(shè)物資采購(gòu)平臺(tái),并對(duì)平臺(tái)的功能,以及與ERP功能集成和集成技術(shù)方面進(jìn)行了分析。隨著施工企業(yè)對(duì)信息技術(shù)的逐漸了解,企業(yè)的需求將越來(lái)越明確,系統(tǒng)功能分工以及系統(tǒng)間的集成將成為一種趨勢(shì)。

[1]任吉魁.李晨洋.國(guó)內(nèi)外建筑行業(yè)電子商務(wù)應(yīng)用現(xiàn)狀比較.建筑.2003,10.

[2]張朝暉,勞幗齡.國(guó)內(nèi)外建筑業(yè)信息化現(xiàn)狀比較分析[J].信息經(jīng)濟(jì)與國(guó)民經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)方式的轉(zhuǎn)變,2006.

[3]郭宇明.中國(guó)石化:電子商務(wù)與 ERP聯(lián)姻正顯示效能[J].電子商務(wù)掃描.

[4]陳瓊.淺談企業(yè)詢價(jià)采購(gòu)[J].商場(chǎng)現(xiàn)代化,2008.

[5]俞峰.船舶物資采購(gòu)網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)平臺(tái)的開(kāi)發(fā)及應(yīng)用[J].06'MIS/S ＆A學(xué)術(shù)交流會(huì),2006.

[6]Strategic Actions for Realising the Vision of ICT in Construction.www.strat-con.org.2010.