_肖偉才

2009年年初,國家電網(wǎng)公司出臺黨組1號文件《關于建設優(yōu)秀企業(yè)文化促進公司科學發(fā)展的意見》,把建設企業(yè)優(yōu)秀文化作為公司加快實現(xiàn)“兩個轉變”、促進“四化”工作、推進公司可持續(xù)發(fā)展的重要手段。

2009年9月,河南省電力公司辦公室工作會議確立“建設國家電網(wǎng)公司系統(tǒng)一流辦公室”的整體工作目標。作為公司基層辦公室,如何創(chuàng)新管理手段,用先進企業(yè)管理理念引領辦公室工作向一流辦公室目標邁進,是辦公室工作的一項重要課題。商丘供電公司將“精細化管理”作為探索辦公室工作管理方式的新方法、新途徑,對實現(xiàn)一流辦公室目標管理進行了有益探索。

把精細化管理制度化

用精細化管理文化促進企業(yè)發(fā)展,是目前企業(yè)管理界已達成共識的最佳管理方式。但精細化管理如何體現(xiàn),怎樣培養(yǎng)員工良好、自覺的精細化文化意識？通過實踐,筆者認為,以“規(guī)范化、制度化、流程化”建設為手段,以精細、規(guī)范的內(nèi)部制度管理為基礎,以辦公室員工嚴謹、流程化的工作行為作保證,就能營造出以“文精細、會精益、事精確、隊精干”為核心理念的辦公室文化氛圍。

精細化工作能力不是與生俱來的,而是靠實踐一點一滴地積累而成。辦公室管理應首先從精細化管理制度入手,依靠精細管理制度提升工作能力,把在工作中形成的管理經(jīng)驗升華為工作制度,依靠嚴格執(zhí)行,在實踐中摸索、完善,進一步提升辦公室員工的精細化工作能力。

如何在實際工作中進行精細化管理,從商丘供電公司辦公室一份小小的會務工作流程圖就可以反映出來。這份工作流程囊括了從會議召開的目的、作用到會議會場的申請、會場布置的標準、會議內(nèi)容、會議簽到、會務管理以及會議召開后相應責任人員對會議召開效果簽字等十幾項內(nèi)容。經(jīng)過實踐,辦公室工作人員表示:“有了這樣一套規(guī)范、細化的會務工作流程,在工作執(zhí)行過程中想不精細都難。”這份流程圖僅是商丘供電公司辦公室工作十幾項業(yè)務流程圖中的一項,雖然微不足道,卻折射出了商丘供電公司辦公室精細化文化建設及管理的內(nèi)涵。

通過制度建設,辦公室工作人員的精細化、規(guī)范化意識顯著增強,各個工作環(huán)節(jié)、每個工作行為都做到了嚴謹規(guī)范、可控在控,有效提高了辦公室的工作效率和工作質(zhì)量。通過強化責任意識,每位同志都明確了自己擔負的責任。通過執(zhí)行力建設,全體人員的規(guī)范意識、精細意識和執(zhí)行意識得到有效加強。

把精細化工作能力內(nèi)化為工作習慣

精細化能力的提升,關鍵在于素質(zhì)的提高,每位員工精細化工作能力提升一小步,辦公室的整體工作素養(yǎng)就會提高一大步。通過精細化建設來提高辦公室員工的整體素質(zhì),將為辦公室發(fā)展提供不竭的發(fā)展動力。

工作實踐中,應注重培養(yǎng)和激發(fā)員工精細工作的態(tài)度,多鼓勵、多表揚、多壓擔子,同時注重業(yè)務技能的培養(yǎng),可邀請專家進行精細化管理培訓,定期對具體業(yè)務工作進行講評,通過培訓學習開拓員工視野,進一步提高辦公室員工的精細化工作能力,同時倡導“辦公室工作無小事”的理念,無論是接聽電話、辦理會務、處理公文,還是提出建議、答復問題、擬制文稿,都要求精益求精。

商丘供電公司辦公室在員工中提倡:辦公室工作代表著公司的形象,辦公室人員的一舉一動都代表著辦公室內(nèi)在的管理素養(yǎng),代表著整個公司的管理形象和作風。如果在辦公室所在辦公區(qū)域出現(xiàn)煙頭或紙屑,路過的辦公室員工都會不動聲色隨手撿起,放入垃圾箱內(nèi)。看似不經(jīng)意的動作,是細節(jié)管理的良好體現(xiàn),精細化工作能力已然內(nèi)化為員工的工作習慣。

把精細化工作提升為管理理念

從商丘供電公司辦公室員工行為細節(jié)的轉變,可以得出建設辦公室精細文化的實踐經(jīng)驗:建設精細化文化,首先要確定精細化管理的工作理念,并要求員工堅決地執(zhí)行、貫徹這一理念,精細化理念一旦轉化為辦公室員工內(nèi)心需求,員工的積極性和創(chuàng)造性就會持續(xù)不斷地迸發(fā)出來,演變?yōu)閱T工自覺的工作行為。

在總結精細化文化建設經(jīng)驗的基礎上,商丘供電公司辦公室努力用“制度化、流程化、規(guī)范化”全面提升辦公室精細化管理的品質(zhì),針對“公文管理、會務組織、接待管理、信息報送、督察督辦、值班管理、信訪接待”等辦公室工作逐項制定出標準化流程。通過規(guī)范管理,通過嚴謹?shù)墓ぷ髁鞒?辦公室工作人員各司其職,辦公室精細化管理工作逐步由制度約束向文化約束的方式轉變,為辦公室整體精細工作能力的提高提供了有力的支撐。

如何強調(diào)辦公室文字精品意識,如何在公司發(fā)展不同時期,及時把不同的發(fā)展觀念和思路進行提煉、總結和完善,形成公司發(fā)展的文化支撐,是辦公室工作的重要任務之一。去年商丘地區(qū)狂風自然災害發(fā)生后,商丘供電公司辦公室及時根據(jù)抗災搶險工作的特點,結合當時公司拉動內(nèi)需、抗旱保苗、農(nóng)田機井通電、應急體系建設等主要工作,按照領導的工作思路,總結、提煉出非常切合公司實際的八大抗災搶險精神,并將其升華為公司的優(yōu)秀企業(yè)文化理念,不但使公司的發(fā)展方向更為明確,也使公司干部職工較好地領會了公司今后的工作方向。

得益于精細化管理理念,公司檔案管理也得到了大大的完善。2009年2月,商丘供電公司確立“加強檔案管理,檔案管理確保通過國家二級驗收”的工作目標,為實現(xiàn)這一目標,辦公室以檔案工作的精益化管理、標準化建設為重點,在檔案升級達標過程中,采用了落實各級責任、明確目標任務、細化時間進度、納入績效考核等管理方式,對檔案達標各個時間節(jié)點進行定期考核,使檔案升級達標工作細化成為責任明確、分工合作的工作機制。由于管理措施的精細、合理、得當,僅用半年時間公司的檔案目標管理就以優(yōu)異的成績一次性通過檔案專家組的驗收。

精細化文化建設并非一朝一夕就可以完成,而是一個由認知到認同,再到實踐的逐步深化的過程。文化建設重在實踐,只有結合自身工作實際引導員工積極參與其中,才能真正體現(xiàn)出企業(yè)文化對于公司發(fā)展戰(zhàn)略的促進、支撐與傳承作用。