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        淺談我國(guó)進(jìn)口采辦業(yè)務(wù)的科學(xué)管理

        2010-04-29 00:00:00彭小松
        中國(guó)經(jīng)貿(mào) 2010年24期

        摘要:隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的深入,作為WTO的成員,我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的各個(gè)環(huán)節(jié)都在逐步與國(guó)際接軌。很多企業(yè)事業(yè)單位將目光放在了發(fā)達(dá)國(guó)家的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)成果上,并希望將國(guó)外的優(yōu)質(zhì)材料和先進(jìn)設(shè)備引入國(guó)內(nèi),促進(jìn)國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展。因此。進(jìn)口采購(gòu)業(yè)務(wù)成為連接國(guó)內(nèi)業(yè)主和國(guó)外供應(yīng)商的紐帶。但是國(guó)際業(yè)務(wù),由于受到不同國(guó)家政策和制度的影響,程序相對(duì)復(fù)雜。加之跨國(guó)貿(mào)易,周期較長(zhǎng),其中不確定因素過(guò)多。因此,作為中間承辦方,采辦方同時(shí)承擔(dān)來(lái)自業(yè)主和供應(yīng)商兩方面的風(fēng)險(xiǎn)。因此,加強(qiáng)對(duì)進(jìn)口采辦業(yè)務(wù)的管理,使之更為科學(xué)是降低進(jìn)口采辦項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn),保證成本回收的有效途徑。本文通過(guò)分析采辦項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié),闡述如何更加科學(xué)的管理進(jìn)口采辦業(yè)務(wù)。

        關(guān)鍵詞:進(jìn)口采辦業(yè)務(wù);科學(xué)管理

        一、采辦投標(biāo)及詢(xún)價(jià)階段的科學(xué)管理

        項(xiàng)目初期我們需要在準(zhǔn)確理解業(yè)主提供給的招標(biāo)文件的基礎(chǔ)上,做好采辦業(yè)務(wù)的投標(biāo)報(bào)價(jià)。那么在這個(gè)階段,我們?nèi)绾谓档筒赊k風(fēng)險(xiǎn)呢?首先,要全面解讀招標(biāo)文件對(duì)物資材料要求的技術(shù)信息。如果理解上出現(xiàn)偏差,實(shí)際采購(gòu)與投標(biāo)報(bào)價(jià)之間產(chǎn)生較大差異,就會(huì)增加項(xiàng)目的運(yùn)作風(fēng)險(xiǎn)。因此對(duì)招標(biāo)文件全面而透徹的理解是至關(guān)重要的,這也是降低采辦成本風(fēng)險(xiǎn)和周期風(fēng)險(xiǎn)的前提。其次要了解業(yè)主對(duì)招標(biāo)設(shè)備和材料的要求,有些業(yè)主會(huì)在招標(biāo)文件中對(duì)某些重要的物資提出了特殊的要求,但是由于采購(gòu)物資過(guò)于專(zhuān)業(yè),有些業(yè)主對(duì)具體的技術(shù)條件也不是很了解,因此在招標(biāo)文件中會(huì)出現(xiàn)一些不明確的描述。這種關(guān)鍵性物資常常是風(fēng)險(xiǎn)的高發(fā)區(qū)域,采辦人員務(wù)必與業(yè)主深入溝通,了解業(yè)主的選擇意向,給業(yè)主提供一些可供選擇的廠家。不可擅作主張降低業(yè)主的標(biāo)準(zhǔn),致使業(yè)主不滿(mǎn)而導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目失敗。

        二、報(bào)價(jià)有效期階段的科學(xué)管理

        一些重要的采辦物資在簽訂采辦協(xié)議前需要長(zhǎng)達(dá)數(shù)月的技術(shù)澄清時(shí)間,—般廠家標(biāo)書(shū)報(bào)價(jià)的有效期限最長(zhǎng)為3個(gè)月,經(jīng)濟(jì)不穩(wěn)定的時(shí)期會(huì)更短。因此有很多不確定性因素都會(huì)影響到采辦項(xiàng)目的運(yùn)行,因此我們要在這一階段做好風(fēng)險(xiǎn)管理,以保證后期計(jì)劃的有效實(shí)施。

        1.合理制定采購(gòu)計(jì)劃

        采辦部門(mén)要依據(jù)招標(biāo)文件上相關(guān)說(shuō)明以及業(yè)主提出的要求,同時(shí)考慮材料的供貨周期,合理制定投標(biāo)時(shí)間和采購(gòu)計(jì)劃。對(duì)工藝簡(jiǎn)單但是足以滿(mǎn)足項(xiàng)目需要,但供貨周期相對(duì)較短的材料,可在最終招標(biāo)文件落實(shí)后開(kāi)始招標(biāo),可以有效避免各種不穩(wěn)定因素帶來(lái)的報(bào)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)。而對(duì)于工藝復(fù)雜、一次性提供物資周期較長(zhǎng)的貨物,可以一邊詢(xún)價(jià),一邊與廠家聯(lián)系,根據(jù)具體情況制定階段性采購(gòu)計(jì)劃,逐步實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目要求。

        2.建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)

        進(jìn)口采辦業(yè)務(wù)需要以互聯(lián)網(wǎng)為依托,采辦人員可以在網(wǎng)上發(fā)布招標(biāo)信息,建立與業(yè)主和廠商技術(shù)交流的信息平臺(tái),保證信息對(duì)等,提高辦公效率。

        3.加強(qiáng)與業(yè)主和供應(yīng)商的溝通

        貨主拖延審批時(shí)間,或是要求增加技術(shù)文件升級(jí)的版次都會(huì)延長(zhǎng)采辦周期,影響整個(gè)計(jì)劃的進(jìn)度。而且供應(yīng)商也會(huì)因?yàn)檫^(guò)長(zhǎng)的技術(shù)文件批復(fù)時(shí)間,而向我方提出索賠。因此,我方在提交詳細(xì)批復(fù)程序后務(wù)必與業(yè)主明確審批周期和文件版次等具體要求。如在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)業(yè)主沒(méi)有及時(shí)批復(fù)我方的文件,則我方可向業(yè)主索賠因批復(fù)延遲原因造成工期滯后而造成的成本增加。此外要建立供應(yīng)商檔案,保證與供應(yīng)商之間有良好的長(zhǎng)期合作關(guān)系,從而降低報(bào)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)。此采購(gòu)人員應(yīng)要求廠家對(duì)備件及服務(wù)進(jìn)行報(bào)價(jià)。防止中標(biāo)后廠家坐地要價(jià),提高備件及服務(wù)的價(jià)格。

        三、采辦訂單簽訂階段的科學(xué)管理

        進(jìn)口采辦業(yè)務(wù),除了要考慮價(jià)格和供貨周期因素外,供貨的商務(wù)條款、匯率和付款方式對(duì)項(xiàng)目的影響也是至關(guān)重要的。因此,我們要建立專(zhuān)業(yè)的評(píng)標(biāo)小組,在現(xiàn)有項(xiàng)目的基礎(chǔ)上總結(jié)以往經(jīng)驗(yàn),綜合上述因素,對(duì)供貨廠家進(jìn)行整體評(píng)價(jià)。重要的物資要另當(dāng)別論。對(duì)于復(fù)雜的訂單,采辦人員可先同廠家簽訂授標(biāo)函,同時(shí)向廠家提出主要的技術(shù)條件,廠家可根據(jù)要求組織生產(chǎn)。在生產(chǎn)啟動(dòng)之后的短時(shí)間內(nèi),我方要正式與廠家簽訂合同,同時(shí)交代更為細(xì)節(jié)性的技術(shù)要求。要求交代要全面,不可因?yàn)檫z漏某個(gè)細(xì)小的環(huán)節(jié)而延誤了廠家的交貨日期。

        四、審核廠家圖紙文件階段的科學(xué)管理

        對(duì)廠家提供的圖紙和計(jì)劃變更我們要加大審核力度,眾所周知,進(jìn)口業(yè)務(wù)的運(yùn)輸周期較長(zhǎng),稍有不慎就會(huì)影響整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度。因此,采辦與設(shè)計(jì)密切配合,做好對(duì)廠家圖紙?jiān)O(shè)計(jì)變更的審核。同時(shí),要加大對(duì)業(yè)主、廠家和設(shè)計(jì)部門(mén)三方狀態(tài)信息的掌控,防止其中任何一方的原因?qū)е庐a(chǎn)生圖紙和技術(shù)文件的延交或漏交,影響廠家的供貨進(jìn)度。

        五、采辦督辦及清關(guān)階段的科學(xué)管理

        簽訂正式合同后,采辦督辦的重要性就凸顯出來(lái)了。為了保證督辦工作有效,首先要與廠家之間制定有效的督辦計(jì)劃,按專(zhuān)業(yè)分類(lèi),動(dòng)態(tài)的關(guān)注材料的生產(chǎn)計(jì)劃。及時(shí)與廠家溝通,督促?gòu)S家保質(zhì)保量的完成生產(chǎn),并按時(shí)提交貨物。對(duì)于重要材料,除了要以信函的形式進(jìn)行督促外,還要定期指派專(zhuān)人到現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督、檢驗(yàn)。生產(chǎn)后期,更要加強(qiáng)對(duì)產(chǎn)品的驗(yàn)收管理。成品在包裝前,首先要按照合同規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行出廠驗(yàn)收,同時(shí)要檢查包裝的方式是否符合運(yùn)輸要求,裝箱數(shù)量是否與訂單要求一致等等。不可因?yàn)槲曳蕉睫k不利,造成廠商無(wú)法按時(shí)交貨,或是交貨不符合招標(biāo)要求。此外,對(duì)于長(zhǎng)途海運(yùn)材料,采辦人員要密切關(guān)注其發(fā)貨后的轉(zhuǎn)運(yùn)的情況,及時(shí)與海外運(yùn)輸代理溝通,避免產(chǎn)生滯港問(wèn)題。同時(shí),根據(jù)港口承載量情況,結(jié)合發(fā)貨密度,合理安排各種運(yùn)輸計(jì)劃。避免由于清關(guān)不及時(shí)導(dǎo)致運(yùn)期滯后。

        要科學(xué)管理進(jìn)口采辦業(yè)務(wù),首先要從各重要環(huán)節(jié)入手,加強(qiáng)對(duì)重要環(huán)節(jié)的控制,加強(qiáng)與業(yè)主和供應(yīng)商的溝通,及時(shí)挑戰(zhàn)計(jì)劃,及時(shí)疏解采辦過(guò)程中遇到的各種問(wèn)題才是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn),保證成本回收的有效方法。

        參考文獻(xiàn):

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        [4]王招偉,一份進(jìn)口專(zhuān)用管合同該如何簽訂[J]石油石化物資采購(gòu),2009(11)

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