摘要：會計電算化.主要是應用計算機代替人工記賬、結賬、報賬以及對會計信息的處理、分析和判斷的過程。隨著我國會計電算化的深入發(fā)展，如何加強和完善會計電算化檔案的管理工作，是一個值得探討的重要課題。本文著重闡述了會計電算化檔案管理的現(xiàn)狀，并結合實際工作中的特點，提出如何做好會計電算化檔案管理的相關措施。

關鍵詞：會計電算化；會計檔案；檔案管理

會計電算化與檔案管理之間是相互聯(lián)系、密不可分的。會計電算化拓寬了會計檔案管理的范圍，提高了會計檔案管理的效率與水平。同時，會計檔案管理也針對會計電算化提出了新的要求，并且產(chǎn)生了許多新的問題，這應引起會計工作人員和檔案管理人員的高度重視，切實加強電算化會計檔案的管理工作。

一、會計電算化檔案管理的現(xiàn)狀

1.會計檔案管理制度不完善。會計已進入電算化時代，網(wǎng)絡技術應用領域的拓寬使會計電算化檔案管理出現(xiàn)許多新的特征，過去紙質的檔案管理制度在內(nèi)容、方法及管理目標上都顯得較為狹隘，好多單位沒有及時地修訂本單位的會計檔案管理制度，沒有明確相關的檔案管理職責，以致影響了會計電子檔案的整理和應用，從而使電算化檔案管理出現(xiàn)簡單化、形式化的現(xiàn)象。

2.企業(yè)自身的內(nèi)部控制不完善。在電算化下，由于會計人員操作流程不規(guī)范、職責不清等原因，經(jīng)常造成會計檔案在不知覺的情況下被修改，導致會計人員舞蔽事件時有發(fā)生。例如會計檔案的任意篡改、業(yè)務數(shù)據(jù)的任意修改和刪除、程序的無故破壞等，都使得電算化會計檔案的管理工作受到人為的破壞，甚至嚴重影響了企業(yè)會計報表的真實性、可靠性和完整性。

3.電算化會計資料保存不完整。一方面，在電算化下，有些單位對于所有的電算化會計資料并沒有完整地進行保存。會計檔案的管理，是指對存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)以及其它磁性介質或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形式的全部的會計數(shù)據(jù)。另一方面，由于會計電算化的軟件升級換代很快，在不同的版本下會計數(shù)據(jù)有可能不同，有的單位沒有把會計軟件的版本及軟件系統(tǒng)很好地保存，造成會計電算化檔案不能被調(diào)闊。

4.會計電算化專業(yè)人才缺乏。會計電算化不僅涉及會計方而的知識，還包括了計算機和管理等多方面的專業(yè)知識。老的財務人員不能適應會計電算化發(fā)展的需要，而新的財務人員又沒有足夠的實際經(jīng)驗應對日益復雜的賬務處理，財會人員只能對日常的會計核算進行處理，對計算機進行維護、開發(fā)和利用及如何提高會計管理水平則無能為力。因而導致用戶在選擇會計軟件時，只注重會計軟件仿真程度，不注重軟件在會計管理方面的功能與現(xiàn)行會計法規(guī)相違背的功能存在。

二、加強和完善會計電算化檔案管理的措施

1.領導應重視會計電算化檔案的管理。領導重視是提高企業(yè)會計電算化檔案管理工作的重要前提和關鍵保證，只有建立和落實各級會計電算化檔案管理工作責任制，職責明確，在“軟件”和“硬件”設施方面都加強監(jiān)督，才能使電算化會計檔案收集、歸檔、保管等工作得到順利落實。

2.企業(yè)應制定一套切實可行的檔案制度。為了更好地管理會計電算化檔案，使其發(fā)揮更大的作用，企業(yè)必須制定一套切實可行的檔案制度。此制度應包括存檔手續(xù)，分類管理辦法，使用審批手續(xù)，保存期限及銷毀手續(xù)等內(nèi)容，以使對會計電算化檔案實施制度化管理。別處，我們還必須對整個計算機系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做些工作，如計算機病毒的防范等。

3.企業(yè)應確保檔案的真實性、可靠性和完整性。企業(yè)應實行紙質檔案和電子檔案雙重保管。一方面，應定期將會計電算化系統(tǒng)產(chǎn)生的會計憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)用統(tǒng)一紙質打印并裝訂成冊進行存檔，由專人負責向檔案室移交。在交接時要認真清點，保證歸檔數(shù)量準確，確保電算化會計檔案真實、完整。另一方面，應定期將會計電子檔案拷貝并且加密后進行保存。

4.企業(yè)應確保檔案的安全管理。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，因此，對這些檔案進行保存時應根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時取雙備份的形式進行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護，盡量使用存儲量大、優(yōu)質的光盤備份會計數(shù)據(jù)。

5.企業(yè)應健全約束機制、合理設崗。會計工作內(nèi)容繁雜，只有科學地進行崗位分工，使之規(guī)范化、科學化，并落實崗位責任制，才能使整個會計系統(tǒng)高效、協(xié)調(diào)地運作。同時，企業(yè)應健全約束機制，防止有些會計人員圖省事，違犯操作規(guī)定，從而導致會計檔案原始資料不真實等情況的發(fā)生。

6.企業(yè)應培養(yǎng)電算化會計檔案專業(yè)管理人才。針對會計電算檔案管理的特殊性，企業(yè)應培養(yǎng)既有豐富的會計業(yè)務知識和檔案管理專業(yè)知識，又要精通信息技術，能夠熟練應用會計電算化軟件，這就要求在人才培養(yǎng)上下功夫，有針對性地加強“會計一計算機—檔案管理”的復合型人才的培養(yǎng)，為電算化會計檔案的規(guī)范、安全、科學管理提供人才保障。

7.按照一定程序對電算化會計檔案進行銷毀。保管期滿的會計電算化檔案，應該按照一定的程序由檔案保管人員向單位負責人提出銷毀意見，然后編制會計電算化檔案銷毀清冊，列明應當銷毀的檔案名稱、編號、數(shù)量、起止年度、應保管期限等內(nèi)容。單位負責人在會計電算化檔案銷毀清冊上簽署意見，實施銷毀時，應當由單位檔案機構、會計機構及主管部門派人監(jiān)銷，并將實際銷毀內(nèi)容與銷毀清冊進行準確核對。銷毀后監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字，并將監(jiān)銷情況報告單位負責人。