周 玲

(水利部水利水電規(guī)劃設(shè)計(jì)總院,北京 100120)

確保檔案安全是檔案管理部門的一項(xiàng)重要職責(zé),也是每個(gè)檔案管理人員的首要任務(wù)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展及檔案管理人員安全意識的提高,目前各級部門檔案管理的水平有了較大提升,檔案安全的形勢也隨之越來越好,但檔案管理仍存在一定程度的安全隱患。主要有以下幾方面原因:一是目前突發(fā)的自然災(zāi)害和社會(huì)事件呈逐漸增多趨勢,加大了檔案遭受直接損毀的風(fēng)險(xiǎn);二是部分檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng),加上檔案人員更換頻繁,檔案管理內(nèi)部混亂,給檔案安全造成潛在危害;三是目前的信息技術(shù)仍存在一定的不完善和漏洞,使電子檔案容易損壞或遭到外界破壞。如果對此不加以重視,將給檔案安全帶來巨大的威脅,也將給國家經(jīng)濟(jì)利益帶來巨大的損失。為了確保檔案安全,減少檔案損壞造成的損失,根據(jù)本人多年檔案工作的經(jīng)驗(yàn),應(yīng)采取以下幾方面措施。

第一,努力改善檔案保管條件。單位在設(shè)置檔案庫房時(shí),一定要考慮檔案長期保管的抗震、防火和防水等措施。檔案建筑物的抗震設(shè)防烈度要高于當(dāng)?shù)仄胀ü媒ㄖ脑O(shè)防烈度。檔案庫房一定要采用防火材料,并安裝防火自動(dòng)報(bào)警裝置或采取其他防火措施。在檔案裝具選擇上要考慮把重要的檔案放在封閉便攜式檔案柜中,便于應(yīng)急處置。對于規(guī)模較大、歷史悠久和檔案數(shù)量較多的單位和部門,應(yīng)設(shè)置專用的檔案館,這樣不僅有利于改善檔案安全保管條件,也有利于優(yōu)化單位檔案資源的配置,同時(shí)有利于提升檔案管理專業(yè)化水平。有條件的單位,對于珍貴檔案可考慮建立珍藏室。同時(shí)要運(yùn)用現(xiàn)代化的監(jiān)控防護(hù)設(shè)施,嚴(yán)密防范問題的發(fā)生。

第二,進(jìn)一步加強(qiáng)檔案內(nèi)部管理。檔案安全最大的隱患在于疏于管理。有的單位檔案未能實(shí)行集中統(tǒng)一管理,檔案借閱記錄不清楚,大量的文件、材料分散保存到各個(gè)部門甚至個(gè)人手中;有些單位部分檔案在借走后長期不還,退休和調(diào)動(dòng)崗位時(shí)未能及時(shí)歸還;有的單位檔案管理人員調(diào)離或退休后沒能及時(shí)辦理檔案交接手續(xù),導(dǎo)致檔案賬目不清;有的單位在搬遷過程中將未經(jīng)鑒定的檔案當(dāng)廢品處理掉,導(dǎo)致涉及國家機(jī)密的文件流失,給不法分子帶來了可乘之機(jī),給國家利益帶來了巨大損失。為確保檔案安全,各級機(jī)關(guān)應(yīng)進(jìn)一步完善檔案管理制度,建立健全崗位責(zé)任制,把安全責(zé)任落實(shí)到人,從嚴(yán)管理,堵塞漏洞。一旦發(fā)生檔案安全事故,應(yīng)嚴(yán)肅追究責(zé)任人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。

第三,逐步提高信息化管理水平。信息化已成為當(dāng)今社會(huì)的時(shí)代特點(diǎn)和發(fā)展方向。隨著信息技術(shù)的發(fā)展,以計(jì)算機(jī)為代表的高新科技廣泛應(yīng)用于各個(gè)方面,目前各級機(jī)關(guān)的電子文件數(shù)量也隨之越來越多。由于目前電子檔案的管理經(jīng)驗(yàn)不足,如果信息化管理水平較低,大量的電子文件記錄就會(huì)存在損壞或丟失的風(fēng)險(xiǎn)。為確保電子文件不受損失,各級機(jī)關(guān)應(yīng)積極推進(jìn)電子化檔案安全設(shè)施的建設(shè),加強(qiáng)電子檔案管理人員的安全培訓(xùn),努力提高檔案管理的信息化水平。檔案管理人員在實(shí)際操作中,要加強(qiáng)對電子文件從生產(chǎn)形成到歸檔保存再到檢索利用全過程的監(jiān)管。

第四,對重要檔案進(jìn)行備份。檔案備份能夠大大提高抗風(fēng)險(xiǎn)能力。對于重要檔案,必須采取備份措施。一是異質(zhì)備份。紙質(zhì)文件可通過掃描,縮微等方式進(jìn)行備份,重要的電子文件要復(fù)制多套保存,也要逐步轉(zhuǎn)成其他載體保存。二是異地備份。對于重要文件,除了本地保存外,還應(yīng)在遠(yuǎn)離本地的其他地區(qū)予以備份。這樣就可以避免因不可抗拒的自然災(zāi)害造成的檔案損失。1998年汶川地震中,銀行系統(tǒng)因建立了異地備份系統(tǒng),檔案安全就得到有效的保證,而有些部門或行業(yè)由于沒有對檔案進(jìn)行異地備份,導(dǎo)致檔案損失嚴(yán)重,教訓(xùn)非常深刻。

經(jīng)過三十幾年的檔案工作經(jīng)驗(yàn),我深深體會(huì)到檔案工作的責(zé)任重大,它不僅能為國家節(jié)省很多資金,還會(huì)給國家?guī)砗芏嗍找?尤其是搞水利檔案工作,我們單位的主要任務(wù)是進(jìn)行全國大中型水庫的審查,一個(gè)項(xiàng)目要進(jìn)行項(xiàng)目建議書審查,項(xiàng)目建議書通過后要進(jìn)行可行性研究審查,評審?fù)ㄟ^后,還要進(jìn)行初步設(shè)計(jì)審查,一個(gè)項(xiàng)目反反復(fù)復(fù)要經(jīng)過五六次的評審,文件資料堆積如山,如果不能按照檔案工作的程序及時(shí)進(jìn)行歸檔,那么文件資料就會(huì)丟失或混亂,水庫建成后就沒有一套完整的資料,這樣就會(huì)在水庫運(yùn)行中出問題,找不到歷史資料,給水庫正常工作帶來影響,甚至?xí)斐扇藛T傷亡事故。給國家造成更大的損失。因此,我們檔案工作者更要認(rèn)真、負(fù)責(zé)地完成好本職工作,在工作中加強(qiáng)基礎(chǔ)理論學(xué)習(xí),認(rèn)真學(xué)好有關(guān)檔案資料的管理知識。近幾年來,在改革開放的大形勢下,各單位檔案制度創(chuàng)新是改革大潮中一股最強(qiáng)勁的洪流,在制度創(chuàng)新過程中,檔案管理也面臨著全面改革。因此,在平時(shí)的工作中既要眼快、手勤、又不怕麻煩,收到審查資料后,按照部門文件的內(nèi)容進(jìn)行分卷、裝訂、打號入庫,準(zhǔn)確及時(shí)的進(jìn)入檔案庫。這是每一個(gè)檔案工作者的重要任務(wù)。另外加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),特別是檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的應(yīng)用。檔案的整理工作就是對零散的檔案材料、文件進(jìn)行分類、排列、編目使之系統(tǒng)化,成為檔案案卷。傳統(tǒng)的方法,管理人員利用手工操作進(jìn)行檔案整理,工藝繁瑣、編目分類容易混亂,而且工作強(qiáng)度大,占有空間大。在實(shí)行計(jì)算機(jī)后,這些工作均可通過計(jì)算機(jī)完成了,利用計(jì)算機(jī)在分類、統(tǒng)計(jì)、查詢等方面的強(qiáng)大功能,通過專門的公文檔案管理系統(tǒng),就可以在系統(tǒng)內(nèi)立卷?xiàng)l目下進(jìn)行組卷了。我單位檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)剛剛步入初級階段,需要每位同志對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)一步學(xué)習(xí)掌握,并在工作中發(fā)現(xiàn)問題,提出寶貴意見,更加完善計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用。

綜上所述,作為國家的檔案工作者,要積極投入到抓緊檔案工作體制逐步完善的工作中去,加快檔案工作制度建設(shè)。做好檔案資料收集整理工作逐步規(guī)范,做到檔案歸檔質(zhì)量的提高。在工作中深入研究檔案工作規(guī)律,努力提高檔案管理水平,加快提高單位檔案信息化和電子文件的管理水平,進(jìn)一步完善檔案安全保管的措施和應(yīng)急預(yù)案,確實(shí)保證檔案的安全。三十多年的檔案工作經(jīng)驗(yàn),讓我體會(huì)到每位檔案工作者責(zé)任的重大和使命的崇高。在新時(shí)期、新階段,檔案事業(yè)正面臨著許多新情況、新問題、新機(jī)遇、新挑戰(zhàn)。在分析總結(jié)前面工作的基礎(chǔ)上,我認(rèn)為,在我們工作中應(yīng)堅(jiān)持和深化落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀,并且必須樹立檔案工作是為人民服務(wù)的理念,以努力實(shí)踐檔案工作服務(wù)科學(xué)發(fā)展與實(shí)踐自身科學(xué)發(fā)展的統(tǒng)一,不斷開創(chuàng)檔案事業(yè)發(fā)展的新局面。