李劍
勝利石油管理局 技術(shù)監(jiān)督處 (山東 東營 257001)
質(zhì)量管理在物資供應(yīng)中的應(yīng)用
李劍
勝利石油管理局 技術(shù)監(jiān)督處 (山東 東營 257001)
通過對質(zhì)量管理在物資供應(yīng)中作用的分析思考,從物資供應(yīng)的重要環(huán)節(jié)、過程等方面闡述了質(zhì)量管理的控制途徑和方法,以及抓質(zhì)量管理對更好地完成物資供應(yīng)部門的任務(wù)和提升物資供應(yīng)部門管理水平的促進作用。
質(zhì)量管理 物資供應(yīng) 物資配送
勝利油田是我國東部重要的石油工業(yè)基地,以油氣生產(chǎn)為主,集勘探、開發(fā)、施工作業(yè)、輔助保障和社會化服務(wù)為一體。主體工作區(qū)域分布在山東省東營、濱州、德州、濰坊、淄博等 8個市(地)28個縣(區(qū))境內(nèi),地處渤海之濱黃河三角洲地帶,在環(huán)渤海經(jīng)濟圈和黃河流域經(jīng)濟帶中具有舉足輕重的地位。作為一個特大型石油開發(fā)企業(yè),每年耗用的物資總量價值高達150多億元,物資質(zhì)量的高低直接影響著油田勘探開發(fā)的順利進行。
油田物資供應(yīng)部門的主要任務(wù)就是為油田生產(chǎn)建設(shè)單位按時、按質(zhì)、按量、齊備、經(jīng)濟合理地供應(yīng)所需的物資,并提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。同時,在保證質(zhì)量的前提下,不斷降低物流成本,提高油田的整體效益。勝利石油管理局重組改制后,確定了“歸口管理、集中采購、統(tǒng)一儲備”的物資供應(yīng)管理體制。勝利油田分公司物資供應(yīng)處行使對勝利油田分公司和管理局的物資管理職能,所需物資的采購與供應(yīng)均委托物資供應(yīng)處實施。勝利石油管理局暨分公司要求物資供應(yīng)處對進入油田生產(chǎn)領(lǐng)域的物資質(zhì)量負(fù)總責(zé),不僅要保證統(tǒng)購物資的質(zhì)量,而且要對二級自購物資的質(zhì)量負(fù)責(zé)。在油田的生產(chǎn)建設(shè)中,物資質(zhì)量的好壞關(guān)系重大,它對減少油田損失浪費,降低生產(chǎn)成本,保證產(chǎn)品、工程質(zhì)量,提高最終的經(jīng)濟效益,有著極其重要的影響。
在物資供應(yīng)部門推行質(zhì)量管理,動員物資供應(yīng)工作者同心協(xié)力,采用多種現(xiàn)代化管理方法,對物資供應(yīng)全過程實施質(zhì)量管理,以便有效地利用各種資源,為油田生產(chǎn)建設(shè)提供符合規(guī)定要求的物資和優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
質(zhì)量管理的重點在于研究建立一套質(zhì)量體系。在物資供應(yīng)部門,從物資計劃、供貨廠商的篩選、物資采購、物資檢驗驗收和倉儲的每一個環(huán)節(jié)進行控制,實行物資供應(yīng)全過程的管理,才能有效地保證物資供應(yīng)質(zhì)量。因此,物資供應(yīng)部門除了建立嚴(yán)格的質(zhì)量檢測體系外,還必須加大質(zhì)量監(jiān)督力度,提高全員質(zhì)量意識,不斷完善質(zhì)量檢測儀器和設(shè)備,充實技術(shù)力量,建立健全質(zhì)量管理機制,形成一套完善的質(zhì)量監(jiān)督保證體系[1]。
現(xiàn)代企業(yè)管理的實踐證明,質(zhì)量管理是企業(yè)經(jīng)營管理的核心,質(zhì)量體系是圍繞企業(yè)競爭力的提高而建立、保持和改進的,質(zhì)量經(jīng)營是企業(yè)經(jīng)營活動最主要的內(nèi)容和最直接的手段。從長遠來看,企業(yè)競爭力依靠的是質(zhì)量。“積極倡導(dǎo)用戶滿意的質(zhì)量觀”,不斷提高以用戶為關(guān)注焦點重要性的認(rèn)識,堅持“服務(wù)為本,保質(zhì)保供”,這是物資供應(yīng)處持續(xù)發(fā)展,提升競爭力的需要。物資供應(yīng)處大力貫徹實施ISO 9000標(biāo)準(zhǔn),積極推行整體ISO 9001:2000版質(zhì)量管理體系認(rèn)證工作,并行文督辦。物資供應(yīng)處的整體質(zhì)量體系認(rèn)證工作,在認(rèn)證領(lǐng)導(dǎo)小組、物資檢驗監(jiān)督科和質(zhì)量體系內(nèi)審員的辛勤工作努力下,先后開展了五大過程方面的工作:知識準(zhǔn)備-立法-宣貫-執(zhí)行-監(jiān)督、改進。實施完成了質(zhì)量管理制度體系的識別、診斷,制定了物資供應(yīng)處質(zhì)量方針、目標(biāo),完成了《質(zhì)量手冊》和《程序文件》的編寫(立法),并取得了 ISO 9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書。
物資供應(yīng)過程的每一個環(huán)節(jié),是相互關(guān)聯(lián)、相互依存、相互促進的關(guān)系,質(zhì)量管理活動每循環(huán)一次,所供物資質(zhì)量就會提高一次,進而帶動各項管理水平的提高。通過科學(xué)組織與管理,強化部門人員的質(zhì)量意識與參與意識,不斷挖掘內(nèi)部潛力,從而提高供應(yīng)工作的整體管理水平和經(jīng)濟效益。通過學(xué)習(xí)貫徹ISO 9001:2000質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn),我們體會到實施質(zhì)量管理體系認(rèn)證是一項系統(tǒng)工程。通過建立、完善質(zhì)量管理體系,使我們的各項管理工作形成系統(tǒng)化和制度化,真正體現(xiàn)質(zhì)量管理的八項原則(即:以顧客為關(guān)注焦點、領(lǐng)導(dǎo)作用、全員參與、過程方法、管理的系統(tǒng)方法、持續(xù)改進、基于事實的決策方法、與供方互利的關(guān)系)。實施質(zhì)量管理體系的關(guān)鍵問題是:如何建立完善監(jiān)督考核機制,改變?nèi)藗冊趯嶋H工作中不及時記錄和執(zhí)行制度的隨意性,解決迎檢前現(xiàn)補資料的現(xiàn)象。實施質(zhì)量管理體系認(rèn)證取得證書,不是我們的最終目的。我們要以實施質(zhì)量管理體系認(rèn)證為起點,不斷改進我們的管理工作,提高管理水平,為物資供應(yīng)處可持續(xù)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ),加快向現(xiàn)代物流發(fā)展的步伐。
物資供應(yīng)部門在質(zhì)量管理的實施中,一是要加強計量、標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量管理的基礎(chǔ)工作,推動企業(yè)通過加強基礎(chǔ)工作,提高質(zhì)量水平,增強市場競爭能力;二是加大質(zhì)量監(jiān)督檢查,把好物資入庫檢驗關(guān)口,不給不合格產(chǎn)品和偽劣產(chǎn)品以可乘之機;三是加強信息管理,對市場(用戶)調(diào)研、采購進貨、倉儲、發(fā)放等過程進行管理,對物資供應(yīng)管理的活動進行導(dǎo)向和控制,增強企業(yè)自我調(diào)節(jié)和自我控制的能力,使質(zhì)量體系有效運行,從而保證供應(yīng)物資質(zhì)量,不斷提高服務(wù)質(zhì)量和經(jīng)濟效益。只有結(jié)合油田物資供應(yīng)情況,針對上市公司和存續(xù)公司的不同特點,在上市公司內(nèi)部進一步強化管理職能,逐步開展區(qū)域物資配送制,才能滿足油田進一步深化改革需要。對存續(xù)部分推行專業(yè)化管理,以關(guān)聯(lián)交易為紐帶,以體現(xiàn)集中管理的原則,應(yīng)重點從以下環(huán)節(jié)中抓好質(zhì)量管理。
物資采購計劃是物資資源組織控制過程的第一步,要切實加強計劃管理,做好物資計劃編報,提高準(zhǔn)確率,并強化考核監(jiān)督力度。重視物資資源組織的質(zhì)量工作,在采購前做大量認(rèn)真細致的調(diào)研,詳細制定采購計劃,做到貨比三家,按招標(biāo)采購程序,所采購物資不但質(zhì)量過硬,而且物美價廉,為油田節(jié)約成本。2007年以來,物資供應(yīng)處優(yōu)化采購模式,加強招標(biāo)監(jiān)管,積極實施以框架協(xié)議采購為主導(dǎo)的采購模式,按照集合批量、規(guī)模采購的原則,通過預(yù)測、掌握物資需求,采用集中招標(biāo)的方式確定交易供應(yīng)商和采購價格,逐步建立起長期框架協(xié)議、訂單采購、定期結(jié)算的采購模式,保證統(tǒng)購物資采購質(zhì)量保持良好水平。加強招標(biāo)采購監(jiān)管,嚴(yán)格招標(biāo)工作程序,實現(xiàn)招標(biāo)采購的全過程管理。充分發(fā)揮好專家?guī)斓淖饔茫⒃u標(biāo)專家隨機抽選機制,推進專家采購和專家評標(biāo)。通過招標(biāo)采購每年為油田節(jié)約采購資金逾億元。
物資質(zhì)量的可靠性關(guān)鍵取決于生產(chǎn)企業(yè)的生產(chǎn)制造工藝過程,質(zhì)量保證能力強,管理嚴(yán)謹(jǐn)?shù)纳a(chǎn)企業(yè)其產(chǎn)品質(zhì)量的可靠性應(yīng)好于不具備生產(chǎn)條件或質(zhì)量保證能力差的生產(chǎn)企業(yè)。因此優(yōu)選供貨廠商,考核篩選、淘汰供貨廠商就非常必要,做到從“源頭”抓起,提高油田物資采購質(zhì)量,建立穩(wěn)定的供貨渠道。進一步健全“統(tǒng)一管理、動態(tài)考核、扶優(yōu)汰劣”的供應(yīng)商管理機制,嚴(yán)格供應(yīng)商質(zhì)量資質(zhì)審查、質(zhì)量信譽評價。加強供應(yīng)商質(zhì)量保證能力的現(xiàn)場考查,從源頭增強物資質(zhì)量監(jiān)控能力,將物資質(zhì)量監(jiān)控重心不斷向供方管理延伸,并明確供應(yīng)商選擇不當(dāng)?shù)馁|(zhì)量責(zé)任。著力培養(yǎng)主力供應(yīng)商,按照業(yè)績引導(dǎo)訂貨機制,落實對主力供應(yīng)商的優(yōu)惠政策,繼續(xù)擴大主力供應(yīng)商采購份額。
產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)是物資采購、到貨檢驗及索賠談判的重要依據(jù)。物資驗收、使用過程中的質(zhì)量異議的處理都是按物資合同簽訂的標(biāo)準(zhǔn)類型、具體標(biāo)準(zhǔn)代號、質(zhì)量責(zé)任和違約責(zé)任而執(zhí)行的。目前,有部分生產(chǎn)企業(yè)的法制意識淡薄,不同程度地存在著違反國家法律法規(guī)的行為,其主要表現(xiàn)是無標(biāo)準(zhǔn)生產(chǎn)和繼續(xù)生產(chǎn)未取得國家生產(chǎn)許可證、強制性認(rèn)證的產(chǎn)品,個別油氣產(chǎn)品的個別指標(biāo)尚未完全達到國家強制性標(biāo)準(zhǔn)的要求,不僅給油田造成了不應(yīng)有的損失,而且嚴(yán)重影響了油田的聲譽和信譽。另外油田物資系統(tǒng)仍然存在標(biāo)準(zhǔn)有效文本收集不全,在合同中經(jīng)常出現(xiàn)過期作廢標(biāo)準(zhǔn),標(biāo)準(zhǔn)名稱與代號不對應(yīng)等問題,造成到貨后無檢驗依據(jù),無法判定產(chǎn)品合格與否,一旦發(fā)生質(zhì)量糾紛,給質(zhì)量異議的處理及索賠談判等造成困難。因此必須加強產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)在采購訂貨中的收集運用,在簽訂合同時要注明執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)名稱和代號,必須配備相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)有效文本。對不能形成有效文本的物資,通過協(xié)議、技術(shù)文件(圖紙等)進行約束;對大宗物資和復(fù)雜系統(tǒng)在招標(biāo)前進行技術(shù)交底,簽訂技術(shù)協(xié)議予以規(guī)范。為進一步確保采用標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)行有效,物資供應(yīng)處在ERP系統(tǒng)中增加了自主研發(fā)的QM質(zhì)量管理模塊。目前ERP系統(tǒng)QM質(zhì)量管理模塊已正式上線運行,在ERP系統(tǒng)QM質(zhì)量管理模塊中對照物碼錄入物資產(chǎn)品執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),清理供應(yīng)商違規(guī)使用和刪除廢止的檢驗標(biāo)準(zhǔn),對ERP系統(tǒng)QM質(zhì)量管理模塊的物資技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)實施日常維護,隨時對國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的變更進行(增加、修訂、廢止)更新,確保物資采購合同中的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確有效。
建立和完善物資采購各環(huán)節(jié)的相互監(jiān)督制約機制。實行計劃編制、采購決策、采購實施、價格控制、合同監(jiān)督、資金結(jié)算分段管理,相互制約。計劃員和采購員崗位分設(shè),不能由一人兼任。建立和完善物資采購管理制度,加強物資采購事前、事中控制和事后檢查,防止暗箱操作和人情采購,堵塞漏洞。不斷完善物資供應(yīng)主渠道建設(shè),實施集中采購、實行批量采購、招標(biāo)采購、比質(zhì)比價采購,保證質(zhì)量,滿足需求,最大限度降低物資采購成本。
把招標(biāo)訂貨工作放在突出位置。招標(biāo)訂貨是降低采購成本,提高油田經(jīng)濟效益,防止不正當(dāng)交易行為的有效途徑。對于消耗量大且屬買方市場的物資,采取按月、季度、半年或年度的消耗量進行招標(biāo)。對于單項物資,例如:項目施工所需的機電設(shè)備、專用物資等,可以采取一次性招標(biāo),邀請用戶和技術(shù)部門經(jīng)過技術(shù)談判后,一次整體招標(biāo)的方式完成。
嚴(yán)把物資質(zhì)量關(guān),做好質(zhì)量檢驗是保障油田生產(chǎn)建設(shè)順利進行的前提,是物資供應(yīng)部門義不容辭的職責(zé)。為此,一方面物資檢驗部門要加大物資檢驗的力度,對大宗、重要物資要不斷擴大檢驗范圍和檢驗品種,提高檢測水平。對不具備檢測條件而需要進行檢驗的,可委托檢驗。凡未經(jīng)質(zhì)量檢驗合格的物資產(chǎn)品一律不準(zhǔn)入庫和發(fā)放使用。對于重要關(guān)鍵性的物資要實行駐廠監(jiān)督、監(jiān)造,加強產(chǎn)品事前和制造過程中的質(zhì)量控制,確保物資供貨質(zhì)量。為了強化對物資質(zhì)量的監(jiān)督管理,保證產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)的貫徹執(zhí)行,促進油田在用產(chǎn)品(或物資)質(zhì)量水平的不斷提高,最大限度地杜絕“假冒偽劣”和不合格產(chǎn)品進入油田,依法維護油田正常的生產(chǎn)建設(shè)秩序,質(zhì)量監(jiān)督檢驗機構(gòu)要對油田所屬的企業(yè)生產(chǎn)、采購和使用的產(chǎn)品,依據(jù)有關(guān)規(guī)定進行抽樣、檢驗,并對抽查結(jié)果進行公告和處理。特別是有針對性地組織對質(zhì)量問題突出、用戶反映強烈的重點產(chǎn)品(或物資)實施專項檢查和治理整頓,及時將劣質(zhì)產(chǎn)品及其生產(chǎn)企業(yè)清理出油田市場。另一方面要加強對業(yè)務(wù)行為的監(jiān)督,嚴(yán)格貨款支付,對未質(zhì)量檢驗或達不到驗收標(biāo)準(zhǔn)的物資,財務(wù)部門一律不得辦理結(jié)算或拒付貨款。
建立健全物資儲備的規(guī)章制度、辦法并組織實施,深化代儲代銷業(yè)務(wù)。摒棄大庫存保供應(yīng)的模式,在對油田倉儲物資統(tǒng)一進行微機化管理的基礎(chǔ)上,加強儲備定額的科學(xué)管理,建立上、下線庫存報警制度,達到既合理倉儲,減少資金占用,又能保證生產(chǎn)需要。要充分利用買方市場有利條件擴大利用社會庫存的范圍,采取零庫存、代儲代銷等方式,最大限度降低物資儲備。加大庫房現(xiàn)場管理力度,科學(xué)合理的利用空間,切實提高倉容利用率,降低成本。抓好帳、卡、物、資金“四對口”,定期組織清倉查庫,使庫容庫貌保持良好的狀態(tài)。
把好物資驗收關(guān),堅決杜絕不合格物資出入庫。把住質(zhì)量這個關(guān)鍵點,在物資到貨驗收時,應(yīng)認(rèn)真核對合同、檢驗外觀質(zhì)量、查標(biāo)識標(biāo)志和隨貨資料、進行質(zhì)檢等等,嚴(yán)格“零缺陷”把關(guān)制度,控制好每一個環(huán)節(jié),把好每一個關(guān)口,對不合格的物資堅決拒收,確保為用戶提供質(zhì)量合格、數(shù)量準(zhǔn)確的物資。同時,要加大物資保養(yǎng)工作力度,各級倉儲部門要根據(jù)自己所管物資的料性制定切實可行的保養(yǎng)計劃和措施,堅持保養(yǎng)經(jīng)?;?。
進一步完善物資質(zhì)量信息跟蹤與反饋機制,加強與各單位物資供應(yīng)部門的信息溝通,針對質(zhì)量問題較多的物資品種,不定期對生產(chǎn)企業(yè)和生產(chǎn)現(xiàn)場使用情況進行調(diào)研。定期組織各用戶單位、業(yè)務(wù)科室和部分供應(yīng)商召開物資質(zhì)量情況通報會,形成質(zhì)量安全齊抓共管的新格局。為進一步加強物資采購質(zhì)量監(jiān)控,物資供應(yīng)處在物資供應(yīng)管理系統(tǒng)建立了物資質(zhì)量信息跟蹤及反饋機制,并以文件形式下發(fā)。在管理局層面建立物資監(jiān)督檢驗和供應(yīng)商信譽評價系統(tǒng),對物資和供應(yīng)商進行實時監(jiān)督和評價。質(zhì)量監(jiān)督檢驗部門在收到局監(jiān)督檢驗不合格報告信息后,填報《不合格物資通知單》,經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)審批后,下達給物資供應(yīng)辦公室、市場管理科和財務(wù)資產(chǎn)管理中心。各業(yè)務(wù)科室追溯其采購供貨渠道,市場管理科落實生產(chǎn)企業(yè)該品種的入網(wǎng)情況,財務(wù)資產(chǎn)管理中心暫停不合格物資生產(chǎn)廠商的付款業(yè)務(wù)。同時,督促供應(yīng)商接受不合格物資的處理和整改后的監(jiān)督復(fù)查。對有關(guān)物資質(zhì)量的舉報,質(zhì)量監(jiān)督小組在“服務(wù)承諾”的時限內(nèi)給予調(diào)查、答復(fù)。
隨著油田物資配送工作的深入開展,物資供應(yīng)體制發(fā)生了一些新的變化,在合理設(shè)計檢驗?zāi)J?、?yōu)化檢驗程序等方面還有待于進一步探索和完善。對直達料的質(zhì)量監(jiān)管工作還沒有完全到位,仍存在自行采購、串換大類的現(xiàn)象,產(chǎn)品質(zhì)量得不到保證。同時,部分物資品種零星用料、急用料的質(zhì)量不易控制。物資供應(yīng)處在基地、仙河兩個區(qū)域配送中心成立運行的基礎(chǔ)上,成立濱南、河口區(qū)域配送中心。通過全面推行物資配送,建立物資配送網(wǎng)絡(luò),擴大物資檢驗監(jiān)督的覆蓋面,堵住“變通”采購等違規(guī)采購的渠道。落實配送人員全程跟車配送制度,加強安全運輸管理,配送車輛要安裝GPS衛(wèi)星定位系統(tǒng),且保證系統(tǒng)運行良好,確保全程跟蹤監(jiān)控。同時,對承運車輛出庫前的捆扎、苫蓋情況進行不定期抽查,對不符合要求的車輛及承運司機按規(guī)定進行處罰。嚴(yán)格庫房收料管理,加強標(biāo)識標(biāo)注及隨貨資料的檢查,認(rèn)真核對購貨合同,確保入庫物資及發(fā)放有據(jù)可查,具有可追溯性。
目前,油田部分單位對采購物資的質(zhì)量控制不夠嚴(yán)格,其主要表現(xiàn)是沒有嚴(yán)格按照油田物資市場管理和物資采購、供應(yīng)、使用的質(zhì)量管理有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,存在私自違規(guī)采購的現(xiàn)象,或者通過技術(shù)服務(wù)、勞務(wù)服務(wù)帶產(chǎn)品的形式直達生產(chǎn)使用現(xiàn)場,缺少檢驗把關(guān),規(guī)避監(jiān)督檢驗,結(jié)果造成產(chǎn)品質(zhì)量失控,某些劣質(zhì)化工產(chǎn)品等直接進入油田生產(chǎn)過程,造成了對地層的嚴(yán)重污染和傷害,給油田的勘探開發(fā)、增儲上產(chǎn)帶來了嚴(yán)重影響,甚至引起質(zhì)量事故,造成了巨大經(jīng)濟損失。為了加強物資供應(yīng)的質(zhì)量管理,應(yīng)制定和完善物資供應(yīng)全過程的規(guī)章制度,建立責(zé)任追究制,制定考核獎懲辦法并嚴(yán)格執(zhí)行。對嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度,認(rèn)真履行職責(zé)、嚴(yán)把物資質(zhì)量關(guān),成績顯著突出的單位和個人實行獎勵;對弄虛作假,定人情貨,暗箱操作,采購質(zhì)差價高的假冒偽劣產(chǎn)品,以權(quán)謀私,給油田生產(chǎn)建設(shè)造成經(jīng)濟損失的,應(yīng)給予嚴(yán)厲的經(jīng)濟處罰,構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。
[1]SY/T 6008-94,物資采購?fù)▌t[S].
[2]郎志正.質(zhì)量管理技術(shù)與方法[M].北京:中國標(biāo)準(zhǔn)出版社,1998.
Based on the analysis and reflection about the function of quality management in the material supply,the controlling approach and method are explained from the aspects of important links and process of material supply.It is also presented that strengthening the quality management is beneficial to the accomplishment of task for departments of material supply and the improvement of their management level in material supply.
quality management;material supply;material distribution
??簫鈴
2010-05-17