李惠華

(湖南大眾傳媒職業(yè)技術(shù)學(xué)院 教務(wù)處，湖南 長沙 410100)

隨著辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大，高職院校的教學(xué)活動日益豐富，教學(xué)內(nèi)容種類繁多，教學(xué)檔案在整個教學(xué)活動中發(fā)揮著越來越重要的作用。如何充分發(fā)揮教學(xué)檔案的作用，更好地服務(wù)于教學(xué)和廣大教職員工，是高等職業(yè)教育需要進一步重視和解決的重要問題。

一、教學(xué)檔案信息化管理是高職院校改革和發(fā)展的一種必然趨勢

教學(xué)檔案是教學(xué)管理的重要組成部分，是高職院校進行教學(xué)研究、教學(xué)改革、教學(xué)發(fā)展的重要依據(jù)，是在教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像載體等不同形式的材料，所涉及的內(nèi)容多、范圍廣。隨著高等職業(yè)教育的迅速發(fā)展，教學(xué)檔案信息化管理是高職院校改革和發(fā)展的一種必然趨勢。其原因有二：

(一)日益龐大的信息量加大了教學(xué)檔案管理人員的工作難度和強度。近幾年來，各高職院校的學(xué)生人數(shù)及教職員工人數(shù)都呈遞增趨勢，原來由一位兼職檔案人員就可以完成的工作任務(wù)現(xiàn)在可能需要一名專職的檔案管理人員才能完成，原來由4個文件柜就可以裝下的一學(xué)年的檔案材料現(xiàn)在可能需要8個文件柜甚至更多才能容納。信息量的增加直接導(dǎo)致人力、物力、財力的增大，而目前各高職院校在教學(xué)資源有限的情況下，一年半載之內(nèi)無法滿足教學(xué)檔案管理方面的需求，基本條件和設(shè)施的不到位直接影響著教學(xué)檔案管理的質(zhì)量。其次，隨著行政辦公軟件及計算機應(yīng)用在各高職院校的普及，很多紙質(zhì)的文件、資料采用電子文檔的形式通過行政辦公軟件進行傳閱、保存?，F(xiàn)有的教學(xué)檔案管理方面的一系列規(guī)章制度均只涉及紙質(zhì)文檔的管理辦法，若將這部分電子文檔打印成紙質(zhì)文檔再進行整理歸檔，似乎太浪費資源，也不符合正在提倡的“無紙化辦公”的理念。電子文檔的普及給檔案管理工作帶來的一系列的難題若不及時得以解決，勢必將導(dǎo)致這些電子文檔在傳閱后不能及時歸檔而流失。

(二)現(xiàn)有的教學(xué)檔案管理手段和技術(shù)已滯后于高職教育發(fā)展的需要。隨著高職院校教學(xué)評估的不斷深入，教學(xué)檔案越來越引起人們的重視，教學(xué)評估中教學(xué)的信息和材料多數(shù)也取自于教學(xué)檔案。而教學(xué)檔案的完整性、準(zhǔn)確性直接影響著評估的結(jié)果和學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。為了準(zhǔn)備評估材料，我們需要通過檔案管理人員在檔案室查找到材料原件，然后通過復(fù)印設(shè)備復(fù)制復(fù)印件，這樣的檔案查詢、復(fù)印、傳閱過程，不僅花費時間長，而且耗費了大量的人力、物力、財力，還有可能導(dǎo)致檔案材料原件的損壞和遺失?？梢?，傳統(tǒng)的手工管理方式和內(nèi)向管理、被動服務(wù)模式已無法滿足高職院?？焖侔l(fā)展的對檔案信息的需求，無法滿足學(xué)校各方面工作的需要，特別是評估工作中要求在最短的時間內(nèi)獲取最準(zhǔn)確、最全面的檔案信息的需要。

二、目前高職院校在教學(xué)檔案信息化管理中存在的問題

(一)教學(xué)檔案信息化管理意識較弱。由于目前高職院校在教學(xué)檔案信息化管理方面的制度不夠健全，與此相關(guān)的技術(shù)和設(shè)備沒有跟上，所以教職員工對檔案的信息化管理意識不強，對在檔案管理中遇到的新問題沒有進行認(rèn)真、仔細(xì)的研究，仍舊按老一套教學(xué)檔案管理制度進行管理，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理方面出現(xiàn)很多漏洞。如學(xué)院下發(fā)的文件均采用電子文檔通過行政辦公軟件進行公布，系部檔案管理員或教職員工在收到這些電子文檔后沒有及時予以存檔，有的人甚至認(rèn)為學(xué)院還會下發(fā)紙質(zhì)文件，看完之后就不再理睬，一旦再次需要這些文件的時候，只好再次向?qū)W院文件的發(fā)送部門索取。有一些教職員工在收集資料的時候由于計算機操作不熟練、粗心大意、網(wǎng)絡(luò)故障等原因，導(dǎo)致所收集的材料不全、缺頁少字等現(xiàn)象。這些在教學(xué)檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)的問題，不僅影響了教學(xué)水平的發(fā)揮，對學(xué)院的教學(xué)改革和協(xié)調(diào)發(fā)展也有一定的制約作用。

(二)缺乏先進的檔案管理手段和技術(shù)。目前，絕大多數(shù)的高職院校仍采用傳統(tǒng)的檔案管理手段和技術(shù)，從文件材料的形成和積累，到文件材料的立卷分類，再到整理組卷，最后擬寫案卷標(biāo)題裝訂成冊、填寫卷內(nèi)備考表，已經(jīng)形成一套比較成熟的以紙張、案卷為載體的收集、歸檔、檢索等方法。但是，隨著電子文件的不斷增加，如果再按照傳統(tǒng)的管理模式，檔案管理工作將需要準(zhǔn)備大量的打印紙、文件檔案柜，還要增加工作人員，所耗成本之大，給教學(xué)管理、教學(xué)組織都帶來一定的壓力。同時，傳統(tǒng)的檔案管理方式還存在信息流轉(zhuǎn)不暢、查詢繁瑣、共享程度低等突出問題?？傊瑐鹘y(tǒng)的檔案管理手段和技術(shù)已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的要求，檔案實現(xiàn)信息化、數(shù)字化已勢在必行。

(三)缺乏高水平、高素質(zhì)的檔案管理人員。管理技術(shù)和管理手段的提高，對管理人員的水平和素質(zhì)相應(yīng)提出了更高的要求。傳統(tǒng)的檔案管理對工作人員的學(xué)識水平、綜合素質(zhì)相對要求較低，甚至對計算機操作上也沒有明確的要求。但檔案信息化管理對檔案管理人員的要求頗高。首先，他們必須對高職教育有一定的了解和認(rèn)識，對高職院校的歷史和現(xiàn)狀有一定的了解和認(rèn)識；其次，必須熟悉檔案管理知識和操作技能；再次，必須熟悉先進的檔案管理手段和技術(shù)；最后，他們還需具備較強的信息處理能力和服務(wù)意識。在高職院校中，能夠符合以上四個條件的檔案管理人員尚屬匱乏。

(四)檔案的合理開發(fā)和利用不足。目前，各高職院校雖然都配備了教學(xué)檔案管理人員和檔案室，注重檔案的收集、整理工作，但往往忽略了檔案的開發(fā)利用價值。一方面，一部分教職員工缺乏獲得檔案信息的渠道，尤其是專職教師。有些教師需查詢相關(guān)教學(xué)資料作科研支撐材料，還得親自到檔案室查詢一本一本的存檔檔案，不僅花費的時間長，而且查準(zhǔn)查全率低。另一方面，檔案信息開發(fā)的廣度和深度與學(xué)院教學(xué)管理決策的需要差距較大。領(lǐng)導(dǎo)決策以信息為基礎(chǔ)，而不少高職院校由于缺少對檔案信息的縱向和橫向開發(fā)，僅僅停留在對校內(nèi)信息的管理水平上，無法為領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)科研工作提供及時、準(zhǔn)確、全面的信息。

三、加強高職院校教學(xué)檔案信息化管理的有效措施

(一)重視教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)利用價值。檔案既是歷史的寫實與記載，也是新的工作起點。高職院校在建設(shè)好教學(xué)檔案的同時，也要注意其信息資源的有效開發(fā)和利用，從而深化教學(xué)改革，強化教學(xué)管理，提高教學(xué)質(zhì)量。比如：將優(yōu)秀教師的課件、電子教案、實驗報告等收集起來，刻成光盤收集入庫，以供年輕教師學(xué)習(xí)和研究，同時也為精品課程建設(shè)提供依據(jù)；將一些優(yōu)秀的畢業(yè)生作品收集成冊或刻成光盤，以供在校生學(xué)習(xí)，同時也為教學(xué)研究和改革打下基礎(chǔ)。高職院校要充分借助校園網(wǎng)絡(luò)這個平臺，加大教學(xué)檔案信息公開力度，運用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資源共享，實行檔案信息遠(yuǎn)程服務(wù)，使廣大教職員工在進行教學(xué)改革和創(chuàng)新研究時少走彎路或不走彎路，提高工作效率。

(二)建立健全教學(xué)檔案信息化管理制度。首先，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對教學(xué)檔案信息化管理引起重視，在全校范圍內(nèi)開展強化檔案意識的宣傳教育工作，統(tǒng)一教職員工的思想認(rèn)識，使教職工充分認(rèn)識到教學(xué)檔案信息化管理對教學(xué)評估、教學(xué)研究與改革、教學(xué)質(zhì)量均有十分重要的影響。其次，科學(xué)、合理、可行的管理制度是教學(xué)檔案信息化管理的基本保障。在認(rèn)真學(xué)習(xí)原有的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》和《高等學(xué)校檔案實體分類法》的基礎(chǔ)上，為嚴(yán)格落實教學(xué)檔案信息化管理責(zé)任制，可以由學(xué)院分管教學(xué)的院長牽頭，教務(wù)處、教學(xué)系(部)均配備檔案管理人員和檔案室，明確各自的分工和職責(zé)，建立有效的檔案管理人員獎懲機制。同時，建立監(jiān)督、檢查機制，上一級檔案管理部門應(yīng)對所轄檔案部門進行定期的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查，對基層檔案部門提出的問題及時處理，對在工作中做得不到位的地方予以指出并督促其按時按質(zhì)完成。

(三)建立一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)的高低直接影響檔案管理工作質(zhì)量的好壞。高職院校應(yīng)有計劃、有步驟、有針對性地組織教學(xué)檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進的管理手段和技術(shù)，提高現(xiàn)代管理能力和計算機運用能力。同時要加強與兄弟院校的溝通和交流，借鑒他們的成功經(jīng)驗，揚長避短，進一步提高自己的教學(xué)檔案管理水平。

(四)創(chuàng)新高職院校檔案管理的技術(shù)手段和方法。先進的管理手段和技術(shù)是實現(xiàn)教學(xué)檔案信息化管理的基本條件。首先，高職院校應(yīng)加強教學(xué)檔案信息化管理的軟件和硬件建設(shè)，重視計算機、打印機、掃描儀等硬件設(shè)備的配備，更要注重檔案管理信息化建設(shè)的軟件技術(shù)開發(fā)。其次，要做好電子文檔的分級管理防護和保密工作。對電子文檔進行合理的分類管理，將會大大提高教學(xué)檔案管理工作效率。電子文檔的防護和保密工作比紙質(zhì)文檔更為重要，為防止由錯誤操作等原因而造成信息的丟失或損壞，收集積累過程的一切變更都應(yīng)記錄在案，對收集積累起來的電子文檔要有備份，對所歸檔的電子文檔應(yīng)作保護處理，使之處于只讀狀態(tài)。此外，還應(yīng)根據(jù)不同的權(quán)限職責(zé)來管理和使用教學(xué)檔案，不論是管理者還是使用者，都可根據(jù)自己的權(quán)限范圍自由地上傳、下載電子文件。某些特殊的或重要的文件，則應(yīng)使用加密管理。