南京師范大學(xué)(仙林校區(qū))圖書館〔江蘇省南京市 210046〕 余堰萍

在圖書館的管理活動(dòng)中,一般是將其內(nèi)部的工作分為決策、執(zhí)行、實(shí)施三個(gè)層次,分別對(duì)應(yīng)著圖書館館長(zhǎng)、部室主任與各具體崗位工作人員。規(guī)模較大的圖書館層次劃分比較明確;規(guī)模較小的圖書館可能存在著中間層次缺少或某一層次同時(shí)肩負(fù)著另一層次工作職責(zé)的現(xiàn)象,層次劃分不太明確。但是,三個(gè)層次的工作劃分仍然存在,圖書館工作人員也相應(yīng)地在這三個(gè)層次的工作中有著明確的對(duì)應(yīng)關(guān)系。在所有的圖書館工作人員中,只有辦公室主任在這三個(gè)工作層次中都有對(duì)應(yīng)的責(zé)任,在三個(gè)層次工作中都發(fā)揮著重要作用。相應(yīng)地,對(duì)圖書館辦公室主任的素質(zhì)也就有著特殊的要求。

一、辦公室主任在圖書館決策過程中的作用

圖書館辦公室主任與館內(nèi)其他業(yè)務(wù)部門的中層干部在業(yè)務(wù)或行政編制上是同級(jí)的,都是在館長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)下、負(fù)責(zé)一個(gè)具體部門的日常工作。辦公室是從屬于決策層并為其提供必要的輔助服務(wù)的部門,它圍繞單位的中心工作,向領(lǐng)導(dǎo)提出決策建議并督促?zèng)Q策的落實(shí),是決策層的延伸。辦公室作為本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、單位的一個(gè)綜合辦事機(jī)構(gòu),處在承上啟下、聯(lián)結(jié)左右的樞紐地位,而辦公室主任則是樞紐的中心。許多實(shí)事證明,一個(gè)辦公室工作的好壞、效率的高低、成效的優(yōu)劣,關(guān)鍵在于有沒有一個(gè)合格的、稱職的辦公室主任。圖書館辦公室主任在館內(nèi)管理決策過程中具有特殊責(zé)任,作為館長(zhǎng)的直接工作助手,可以直接參與圖書館發(fā)展規(guī)劃和各項(xiàng)規(guī)章制度的制定與實(shí)施工作,在館長(zhǎng)決策過程中的作用主要體現(xiàn)為信息作用、參謀作用和督察作用。

信息作用是圖書館辦公室主任在館長(zhǎng)決策中的主要職責(zé)之一。館長(zhǎng)決策直接決定著圖書館的發(fā)展,決定著全館工作任務(wù)完成的質(zhì)量。館長(zhǎng)正確的決策建立在充分的信息保障上,來源于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門,而館內(nèi)各部室與工作人員、讀者及同行業(yè)的信息是館長(zhǎng)做好決策的基礎(chǔ)。但是,這些信息又是煩雜瑣碎的,需要對(duì)它們進(jìn)行分門別類、調(diào)研證實(shí)、去偽存真后,將經(jīng)過嚴(yán)格篩選確認(rèn)的、對(duì)當(dāng)前決策有幫助的高質(zhì)量的精選信息,及時(shí)、準(zhǔn)確地提供給館長(zhǎng)作決策參考。因此,提高信息能力,熟悉網(wǎng)上信息資源,收集與處理信息,分析與鑒別信息,積極傳遞信息,與時(shí)俱進(jìn),增強(qiáng)信息意識(shí),提高信息能力,是圖書館辦公室主任開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。

參謀作用也是圖書館辦公室主任在館長(zhǎng)決策中的主要職能之一。決策是一個(gè)過程,按照美國(guó)經(jīng)濟(jì)組織管理大師赫伯特·西蒙的決策過程劃分理論,決策分為搜集情況階段、擬定計(jì)劃階段、選定計(jì)劃和實(shí)施階段、評(píng)價(jià)計(jì)劃階段四個(gè)步驟。在整個(gè)決策過程中,都存在有信息的不完全、預(yù)測(cè)的困難性和窮盡可行性的困難性,因此僅僅在決策前提供的信息對(duì)整個(gè)決策過程是不夠的,整個(gè)決策過程都需要反復(fù)的信息獲取與反饋,以便對(duì)決策方案作出調(diào)整,這可能需要一個(gè)較長(zhǎng)的時(shí)期和階段。在圖書館決策中,辦公室由于對(duì)本館各個(gè)工作環(huán)節(jié)和相關(guān)工作環(huán)境的信息了解較為充分,因此就需要在這個(gè)過程中做好參謀工作,包括對(duì)決策過程不同步驟與內(nèi)容提供自己的看法和建議,為館長(zhǎng)決策提供不同的可選擇性方案,為每一種不同的決策方案預(yù)測(cè)施行預(yù)期,與館長(zhǎng)決策進(jìn)行深度的結(jié)合,有利于避免館長(zhǎng)決策中出現(xiàn)偏頗,減少?zèng)Q策盲目性。

督察作用也是圖書館辦公室主任在館長(zhǎng)決策中的主要職責(zé)之一。這是因?yàn)?圖書館所有的管理決策都要最終付諸于實(shí)施,在決策(包括規(guī)章制度和具體的工作指示)實(shí)施過程中需要認(rèn)真地進(jìn)行監(jiān)督。然而,作為決策者的館長(zhǎng),不可能直接投入大量時(shí)間與精力進(jìn)行全過程的監(jiān)督,而具體實(shí)施部門的中層管理者的監(jiān)督可能因工作領(lǐng)域的部門性和知識(shí)能力的專門性而存在一定的局限性,因部門自身利益關(guān)系而有意或無意地破壞工作的全局性,部門之間可能會(huì)在決策的執(zhí)行上存在相應(yīng)的銜接問題甚至?xí)l(fā)生沖突。基于這些現(xiàn)實(shí)可能性的存在,圖書館辦公室主任在館長(zhǎng)決策實(shí)施過程中的監(jiān)督責(zé)任便具有了不同尋常的意義:通過對(duì)館長(zhǎng)決策實(shí)施過程的縱向全過程監(jiān)督與部門間協(xié)作的橫向指導(dǎo),圖書館辦公室主任可以比其他人能更完整地了解館長(zhǎng)決策的實(shí)際效果,從而能夠及時(shí)地發(fā)現(xiàn)決策中存在的問題,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)后及時(shí)地反饋給館長(zhǎng)。在我國(guó)很多高校圖書館中,辦公室主任的工作是貫串于館長(zhǎng)決策整個(gè)過程的。

二、辦公室主任在圖書館管理過程中的作用

狹義的管理是圖書館通過對(duì)工作的調(diào)控,保證各項(xiàng)工作符合法規(guī)、政策和館長(zhǎng)決策的完整過程,屬于決策的下一層次,是具體協(xié)調(diào)圖書館各崗位工作的活動(dòng)。在圖書館的業(yè)務(wù)管理過程中,辦公室起著本單位對(duì)外聯(lián)系紐帶、上下溝通中樞、部門協(xié)調(diào)關(guān)鍵的作用,而辦公室主任具體負(fù)責(zé)辦公室工作的管理實(shí)施,在這三類工作中發(fā)揮著特殊的作用。

(一)對(duì)外聯(lián)系工作

在圖書館,除采編等部門的日常業(yè)務(wù)工作需要對(duì)外聯(lián)系外,圖書館辦公室要承擔(dān)更多的對(duì)外聯(lián)系工作,這包括與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的聯(lián)系、與各相關(guān)職能部門的聯(lián)系、與其他兄弟單位的聯(lián)系、與各類有業(yè)務(wù)關(guān)系的社會(huì)單位的聯(lián)系等。在對(duì)外聯(lián)系的過程中,辦公室主任經(jīng)常要代表圖書館處理各種外部關(guān)系,其個(gè)人綜合素質(zhì)、學(xué)識(shí)、談吐和辦事能力在一定程度上代表了圖書館的形象。在圖書館,辦公室主任就是一個(gè)圖書館的外交名片,一個(gè)睿智干練的辦公室主任,可以讓館外單位能更容易地與圖書館實(shí)現(xiàn)溝通,擴(kuò)大圖書館的影響,為圖書館建立一個(gè)和諧的外部工作環(huán)境。對(duì)外,圖書館辦公室主任的重要作用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

1.圖書館的發(fā)展需要外部的支持。因此,辦公室主任與館外各單位的良好聯(lián)系協(xié)作可以為本館營(yíng)造一個(gè)良好的外部環(huán)境。圖書館辦公室主任經(jīng)常與各職能部門聯(lián)系工作,經(jīng)常與他們溝通,增加互相了解與互相信任,通過溝通使這些部門了解圖書館的性質(zhì)并支持和協(xié)助圖書館的工作,減少協(xié)作過程中的困難。

2.加強(qiáng)與兄弟單位的協(xié)作。由于形勢(shì)的發(fā)展,圖書館要越來越多地參加各種協(xié)作網(wǎng)絡(luò)(如各地區(qū)、各系統(tǒng)的協(xié)作網(wǎng)),各圖書館之間也越來越多地開展文獻(xiàn)信息資源的共建、共知、共享。除文獻(xiàn)信息資源建設(shè)協(xié)作外,還在人力資源培養(yǎng)、技術(shù)建設(shè)、科研創(chuàng)新等領(lǐng)域進(jìn)行越來越多的合作。這些合作交流協(xié)作活動(dòng)很多都需要由各館辦公室進(jìn)行協(xié)調(diào)。這項(xiàng)工作做得好可以使本館與各兄弟館建立良好的合作關(guān)系,通過工作聯(lián)系交流感情,溝通信息,取長(zhǎng)補(bǔ)短,共同提高。

3搞好與業(yè)務(wù)協(xié)作單位的合作。圖書館在完成大量日常工作時(shí),經(jīng)常需要有關(guān)單位的配合,如辦公用品的采購(gòu)需要涉及多種商業(yè)性公司,館內(nèi)水、電、暖等固定配套設(shè)備的年度維護(hù)與應(yīng)急修理,以及防盜、防水、防火等安全方面的工作需要與各類單位進(jìn)行配合,計(jì)劃生育和職工醫(yī)療工作需要與醫(yī)院和計(jì)生辦協(xié)作,館務(wù)接待需要與餐飲住宿及旅游服務(wù)公司合作等。這些工作的開展都需要由辦公室主任來統(tǒng)一協(xié)調(diào)才能妥善完成任務(wù)。通過建立縱向和橫向的層層遞進(jìn)的多層次服務(wù)鏈,才能夠充分保證圖書館整個(gè)系統(tǒng)正常運(yùn)行。

(二)館內(nèi)上下溝通工作

在圖書館的內(nèi)部管理過程中,上下級(jí)之間的上情下達(dá)和下情上達(dá)是保證圖書館工作正常開展的基本條件。辦公室職能之一就是發(fā)揮信息雙向溝通的管道作用,其中辦公室主任的作用是關(guān)鍵性的。有效地實(shí)現(xiàn)館內(nèi)信息的全方位溝通,做好上傳下達(dá)工作是辦公室主任的當(dāng)然職責(zé)。上情下達(dá),是指辦公室主任在全面掌握和深刻領(lǐng)會(huì)館長(zhǎng)決策意圖的基礎(chǔ)上,將各種決策傳遞給各部門,使全館了解與理解館長(zhǎng)決策的意圖并達(dá)成共識(shí),形成貫徹執(zhí)行圖書館辦館方針和施政政策的合力。下情上達(dá),是指對(duì)各業(yè)務(wù)部門在督導(dǎo)、檢查的基礎(chǔ)上,將各部門對(duì)館長(zhǎng)決策與有關(guān)規(guī)章制度的意見和建議、員工在工作實(shí)踐中提出的問題集中起來,進(jìn)行加工、整理后及時(shí)準(zhǔn)確地反饋給館長(zhǎng),對(duì)館長(zhǎng)快速了解掌握全局,進(jìn)行科學(xué)合理指揮和作出正確決策具有重大的作用。

(三)部門橫向協(xié)調(diào)工作

圖書館工作是一個(gè)整體,館內(nèi)各部門、各工作崗位間通過密切配合與協(xié)作共同完成工作任務(wù)。但是,由于現(xiàn)代圖書館文獻(xiàn)信息種類和數(shù)量的增加、工作崗位的細(xì)分、對(duì)提高工作效率的追求,使部門間、工作崗位間和工作流程間按制度進(jìn)行區(qū)分成為必然,必須通過充分協(xié)調(diào)和綜合管理,引導(dǎo)各部門的工作服務(wù)于整體效能的最優(yōu)化。辦公室工作相當(dāng)大的一部分就是要通過協(xié)調(diào),促進(jìn)各部門的相互溝通、相互了解、相互支持,更好地貫徹執(zhí)行館長(zhǎng)決策與規(guī)章制度。這就要求辦公室主任要在日常工作中與各部室充分交流溝通,準(zhǔn)確把握各部門的工作動(dòng)態(tài),了解其工作需要,向其提供其他部門的相應(yīng)信息,協(xié)助各部門解決工作中的實(shí)際問題,并將部門和崗位協(xié)調(diào)中難以解決的問題及時(shí)反饋給館長(zhǎng)。要在遵循圖書館服務(wù)大目標(biāo)的前提下,樹立為各業(yè)務(wù)部門服務(wù)的意識(shí),協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)部門的工作,做好后勤服務(wù)工作,保障業(yè)務(wù)工作的順利開展。

三、圖書館工作對(duì)辦公室主任的素質(zhì)要求

圖書館管理具有綜合性、依附性、協(xié)調(diào)性、組織性、變革性、科學(xué)性、藝術(shù)性、經(jīng)濟(jì)性等特點(diǎn),圖書館辦公室是一個(gè)綜合了組織、管理、服務(wù)職能的辦事機(jī)構(gòu),在圖書館管理活動(dòng)中處于承上啟下、溝通內(nèi)外的樞紐地位。作為館長(zhǎng)決策的參謀、助手和主要承辦人與執(zhí)行人,圖書館辦公室主任比其他部室主任更能在全局上影響全館工作,所以其素質(zhì)也因?yàn)楣ぷ鞯奶厥庑远哂辛烁叩囊蟆?/p>

(一)政治素質(zhì)要求

圖書館是社會(huì)文獻(xiàn)信息服務(wù)體系的具體形式之一,它在總體上是一種制度的安排,具有強(qiáng)烈的時(shí)代特征。一方面,圖書館制度提示圖書館發(fā)展過程和實(shí)踐活動(dòng)中的規(guī)律,約束和規(guī)范與之相關(guān)聯(lián)的人們的實(shí)踐活動(dòng);另一方面,圖書館制度又是在所處環(huán)境的政治制度、經(jīng)濟(jì)制度、文化制度、科技制度、教育制度體系中形成的,圖書館工作的各個(gè)方面都要體現(xiàn)這種政治與特征。例如,在我國(guó)的圖書館事業(yè)實(shí)踐中,在館際協(xié)作、館內(nèi)工作、業(yè)務(wù)管理及人員管理等活動(dòng)中,都要體現(xiàn)時(shí)代的政治要求,要能夠協(xié)助館長(zhǎng)貫徹落實(shí)黨和國(guó)家的各項(xiàng)方針政策,搞好圖書館的思想建設(shè)、組織建設(shè),做好員工的思想政治工作,加強(qiáng)對(duì)群眾的思想政治領(lǐng)導(dǎo)。一位具有良好政治素質(zhì)的辦公室主任,在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)中要能較完整地掌握鄧小平理論、“三個(gè)代表”重要思想和科學(xué)發(fā)展觀,能較完整準(zhǔn)確地了解黨和國(guó)家的方針政策,能準(zhǔn)確地把握不同時(shí)期的政治工作重點(diǎn)。這樣,就能保證做到處理各種工作事務(wù)時(shí)方向準(zhǔn)確,做到看事無惑、做事清醒。

(二)專業(yè)素養(yǎng)要求

圖書館工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性,文獻(xiàn)的采訪、分編、典藏、利用、咨詢和現(xiàn)代信息技術(shù)在圖書館工作中的應(yīng)用,都具有較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)要求和理論要求。現(xiàn)在,許多圖書館都是由“集成了信息數(shù)字化、數(shù)據(jù)組織管理、多媒體數(shù)據(jù)檢索、Internet信息傳輸、通信安全和知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理等多項(xiàng)技術(shù)”的數(shù)字圖書館和傳統(tǒng)圖書館而形成的復(fù)合圖書館。在這樣的復(fù)合圖書館工作,需要更專業(yè)化的知識(shí)技能。但是,現(xiàn)在的圖書館辦公室大多數(shù)只能算作“收發(fā)室”、“傳達(dá)室”或“勤務(wù)室”。辦公室主任的工作也不過是帶著一班人做一些跑腿打雜的工作。在煩瑣的辦公室事務(wù)性工作外,要求辦公室主任能夠協(xié)助館長(zhǎng)正確進(jìn)行管理決策、協(xié)調(diào)各業(yè)務(wù)部門的工作、溝通全館的工作信息、實(shí)現(xiàn)全館事業(yè)的準(zhǔn)確管理。是否具有對(duì)館內(nèi)業(yè)務(wù)工作的全面性了解,是否具有一定的專業(yè)知識(shí),都影響著辦公室主任開展工作的質(zhì)量。例如,辦公室主任如果具有一定的采編專業(yè)知識(shí)和技能,在和采編部門溝通時(shí)便會(huì)減少許多障礙;如果自身具有一定的圖書館學(xué)理論修養(yǎng)、在圖書館界具有一定的知名度和影響力,在與其他的圖書館進(jìn)行聯(lián)絡(luò)時(shí),無疑也會(huì)增加和同行聯(lián)系的能力,并提高本館在專業(yè)領(lǐng)域的聲望。

(三)情商素質(zhì)要求

情商(EQ)素質(zhì)又稱情緒智力,是近年來心理學(xué)家們提出的與智力和智商相對(duì)應(yīng)的概念。它主要是指人在情緒、情感、意志、耐受挫折等方面的品質(zhì)。情商素質(zhì)直接決定著人的社會(huì)能力,情商素質(zhì)高的人能夠?qū)ι鐣?huì)事務(wù)具有敏捷的觀察能力和高超的應(yīng)對(duì)處理能力。若社交能力強(qiáng),外向而愉快,不易陷入恐懼或傷感;若對(duì)事業(yè)較投入,為人正直,富于同情心,情感生活較豐富但不逾矩,無論是獨(dú)處還是與許多人在一起時(shí)都能怡然自得。圖書館辦公室這樣的綜合功能部門,不但具有一般黨政管理部門的行政事務(wù)性質(zhì),又具有圖書館事業(yè)的專業(yè)管理性質(zhì),對(duì)辦公室主任的要求更高。具有較高情商素質(zhì)只是辦公室主任應(yīng)具備的一個(gè)基本條件,作為辦公室主任,還需要有意識(shí)地培養(yǎng)鍛煉自己其他方面的能力,在日常管理活動(dòng)中,要做到“以人為本”,堅(jiān)持一切從人出發(fā),以調(diào)動(dòng)和激發(fā)人的積極性和創(chuàng)造性為根本手段,以提高管理效率和人的不斷發(fā)展為目的。一個(gè)具有較強(qiáng)人際交往能力、性格陽(yáng)光開朗、待人接物禮貌得體的辦公室主任,會(huì)使辦公室工作充滿活力和生機(jī),提高圖書館的社會(huì)影響力。辦公室主任所具有的良好的人格形象,會(huì)使圖書館與外界的接觸變得順暢簡(jiǎn)單。

(四)學(xué)習(xí)能力要求

圖書館辦公室主任要想履行好自己的工作職責(zé),就需要有敏銳的觀察能力和獨(dú)立思考能力,有超前意識(shí)和創(chuàng)新精神,不斷豐富自己的知識(shí)儲(chǔ)備。現(xiàn)代圖書館事業(yè)發(fā)展的主要特征之一,就是圖書館工作的技術(shù)含量越來越高,對(duì)員工理論知識(shí)、技術(shù)能力和服務(wù)意識(shí)的要求越來越高,這就要求圖書館辦公室主任在工作中要有進(jìn)取精神,不但要能夠結(jié)合工作需要不斷學(xué)習(xí)相應(yīng)的專業(yè)技能,還要不斷跟蹤信息科學(xué)的新發(fā)展,有選擇地學(xué)習(xí)各種相關(guān)知識(shí)和技能,在緊張的工作過程中持之以恒地提高自己,以適應(yīng)辦公室工作不斷出現(xiàn)的新情況和新要求,并能在學(xué)習(xí)中聯(lián)系實(shí)際、深入思考,能提出自己的見解和設(shè)想。

(五)勤政要求

圖書館辦公室工作具有輔助性、服務(wù)性、綜合性等特點(diǎn),辦公室的很多工作都是瑣碎的、突發(fā)的、不重復(fù)的,對(duì)圖書館整體工作的完成影響很大,對(duì)辦公室工作完成的質(zhì)量和時(shí)效性要求很高,但這些工作往往又很難以被統(tǒng)計(jì)、被總結(jié),一些工作甚至?xí)〉奖缓鲆?但這些極為平凡而瑣碎的工作卻來不得半點(diǎn)疏忽,它需要有高度的責(zé)任心和耐心,需要有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)和大量的時(shí)間投入,需要事無巨細(xì)地親身投入和身體力行,需要縝密的計(jì)劃和不斷的階段性總結(jié)。在圖書館中,職稱高、學(xué)歷高的高級(jí)專業(yè)技術(shù)人員不一定能做好辦公室主任的工作。辦公室主任工作的德能勤績(jī)要求中,“勤”是外在的,更是內(nèi)在的,勤政是圖書館員工對(duì)辦公室主任的一般印象,也是做好辦公室工作首先要達(dá)到的,這就要求圖書館辦公室主任在工作中要具有較強(qiáng)的主動(dòng)意識(shí)、超前意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、質(zhì)量意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。

(六)廉政要求

辦公室是圖書館的關(guān)鍵部門,參與館內(nèi)大多數(shù)日常工作中人、財(cái)、物、事的管理,因此工作中的廉政制度建設(shè)和辦公室主任的自身清正廉潔便是必然的要求。廉政制度建設(shè)包括強(qiáng)化廉政制度意識(shí)、制定科學(xué)合理的廉政制度、嚴(yán)格的執(zhí)行制度,按照黨的十六屆三中全會(huì)確立的“以教育為基礎(chǔ)、以法制為保障、以監(jiān)督為關(guān)鍵”的教育、制度、監(jiān)督有機(jī)統(tǒng)一的懲治和預(yù)防腐敗體系的要求,認(rèn)真貫徹黨的十六屆四中全會(huì)提出的“堅(jiān)持標(biāo)本兼治、綜合治理、懲防并舉、注重預(yù)防”的十六字方針,從制度上杜絕各種超越規(guī)范行為的發(fā)生,從自身要求自覺做到在履行公務(wù)、處理問題的過程中廉潔而公正、廉潔而正直,不貪污、不受賄、不枉法,錘煉清廉無私的品德節(jié)操。

(七)管理技能要求

總攬一個(gè)事務(wù)性部門的工作并且完成得比較好,對(duì)于任何一個(gè)主管人員都是一種挑戰(zhàn)。然而,對(duì)身體、心理、專業(yè)能力、社會(huì)能力的考驗(yàn),可以通過其管理效能反映出來。圖書館辦公室工作千頭萬(wàn)緒、煩雜瑣碎,很多辦公室主任都是在疲于奔命的狀態(tài)中履行自己職責(zé)的,能將工作做得得心應(yīng)手,大小事務(wù)應(yīng)付自如,處理事務(wù)時(shí)舉重若輕,這是很多辦公室主任多少年來都在追求的目標(biāo),但并不是每個(gè)人都能輕松地做到。管理是一門科學(xué),是一種技能,更是一種素質(zhì),做好管理工作對(duì)一個(gè)人的智商和情商都具有極大地挑戰(zhàn)性。要做好圖書館辦公室主任的工作,既要求有較豐富的相關(guān)管理知識(shí),又要求有較高的調(diào)研能力、協(xié)調(diào)能力和化解各種矛盾的能力,這就要求圖書館辦公室主任建立科學(xué)的管理制度,包括制定分工明確的崗位責(zé)任制、規(guī)范工作流程和工作方法、建立監(jiān)督檢查制度、提高辦公室工作人員的素質(zhì)等。

(八)技術(shù)能力要求

隨著數(shù)字化建設(shè)的不斷加快與加深,圖書館工作中越來越多地應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)是圖書館發(fā)展的主要特點(diǎn)之一。辦公室工作也逐步實(shí)現(xiàn)了信息化,傳統(tǒng)的文書工作、人事管理、物資管理、考勤管理等都實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理。辦公室主任作為圖書館辦公室工作的管理者,需要全面掌握這些工作的計(jì)算機(jī)操作技能。除此之外,還需要對(duì)圖書館工作的自動(dòng)化管理系統(tǒng)和圖書館數(shù)字文獻(xiàn)信息資源建設(shè)情況和使用方法有全面的了解,以期對(duì)全館現(xiàn)代化服務(wù)有全面的掌握。對(duì)一些傳統(tǒng)型的需要專門技能的工作,如水電、設(shè)備、辦公設(shè)施的使用與維護(hù)也應(yīng)該具有一定的相關(guān)知識(shí)。

總而言之,辦公室是一個(gè)組織(單位或部門)內(nèi)直接為領(lǐng)導(dǎo)和中心工作服務(wù)、承上啟下、協(xié)調(diào)左右的綜合辦事機(jī)構(gòu)。辦公室參與政務(wù)、協(xié)調(diào)事務(wù)、做好服務(wù),是組織(單位或部門)運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐,是對(duì)內(nèi)、對(duì)外的窗口。作為一個(gè)圖書館的辦公室主任,是館長(zhǎng)指揮全局、溝通上下、聯(lián)系各方的橋梁,同時(shí)也是館長(zhǎng)決策的參謀、助手和主要承辦人與執(zhí)行人,是圖書館各業(yè)務(wù)部門的中介和協(xié)調(diào)者,是圖書館辦公室日常工作的主持者。作為綜合性工作崗位,辦公室主任需要承擔(dān)不同的職責(zé),在不同的工作環(huán)境和工作場(chǎng)合中能清楚認(rèn)識(shí)自己所承擔(dān)的職責(zé),對(duì)所要處理的工作能有清醒的思路,在復(fù)雜的工作中能迅速理清思路,以最有效率的辦法迅速調(diào)度人力和各種資源解決問題,減少對(duì)工作的不利影響,將圖書館人、財(cái)、物的效益發(fā)揮到極致,對(duì)圖書館辦公室主任的自身素質(zhì)自然有非常高的要求。這一方面要借助于建立健全規(guī)章制度,實(shí)現(xiàn)制度創(chuàng)新;另一方面要充分發(fā)揮辦公室主任的個(gè)人能動(dòng)性,以高素質(zhì)保證高水平的工作,保證圖書館各項(xiàng)工作的順利開展,提高圖書館的工作效益和服務(wù)水平。

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