顏小紅

(湖南廣播電視大學黨政辦，湖南長沙410004)

淺析新形勢下高校檔案收集工作的發(fā)展思路

顏小紅*

(湖南廣播電視大學黨政辦，湖南長沙410004)

本文提出了新形勢下高校檔案收集工作的發(fā)展思路:即:加強對專、兼職檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)，建立激勵機制;增強服務(wù)意識，提高服務(wù)水平，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視;把開拓創(chuàng)新與依法治檔統(tǒng)一起來，以檔案利用促檔案收集;根據(jù)情況及時調(diào)整各門類歸檔范圍;做好用戶需求登記，以用戶需求為導(dǎo)向開展收集工作;做好非紙質(zhì)載體檔案的收集工作。

高校檔案;收集;激勵機制;工作思路;歸檔范圍

檔案管理是學校管理工作的一個重要組成部分。一個學校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學特色，常常可以從檔案資料的收集整理中反映出來。筆者認為，除了做好檔案宣傳工作，增強社會檔案意識以及加強制度建設(shè)以外，還應(yīng)從以下幾方面入手做好工作:

一、加強對專、兼職檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)，建立激勵機制

專職檔案人員應(yīng)懂電腦且熱愛檔案事業(yè)，具備較強的工作責任心和積極性，熟悉各職能部門的工作流程，立足全局，超前控制，真正堅持“業(yè)務(wù)精通、愛檔如珍、維護歷史、兢兢業(yè)業(yè)、服務(wù)現(xiàn)實”理念，使學校的檔案工作為教育、教學、科研和學生管理工作服務(wù)。這樣才能在收集工作中發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。對兼職檔案人員要定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，向他們介紹檔案管理基本知識，明確各部門應(yīng)當收集的檔案材料內(nèi)容。在檔案收集方式上，變坐等上門的被動收集為主動要求的默默奉獻，變單一收集為多樣化的收集方式;在檔案收集的服務(wù)態(tài)度及服務(wù)語氣上，要做到主動、熱情、耐心、周到、及時，文雅禮貌。應(yīng)建立專、兼職檔案人員激勵機制，每年對兼職檔案人員完成歸檔工作的情況進行評比，對責任心強，成績突出者要提出表揚，給予獎勵;對工作完成不力者要分析原因，加強指導(dǎo)，以充分調(diào)動大家積極性，形成合力，更好地開展工作。在可能的情況下可組織兼職檔案人員外出參觀學習，以便與同行進行工作交流，取長補短。

二、增強服務(wù)意識，提高服務(wù)水平，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視

高校檔案收集工作涉及面廣，內(nèi)容繁雜，單靠檔案部門及其工作人員是很難做好的。因此，高校檔案部門應(yīng)在工作中引入新的理念即“公關(guān)理念”，重視人際關(guān)系的溝通和協(xié)調(diào)。首先要協(xié)調(diào)好與主管領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，盡力發(fā)揮檔案部門在黨、政管理中的“參謀”作用，多匯報檔案工作的進展以及存在的困難，爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視與支持;其次，協(xié)調(diào)好與學校各職能部門及兼職檔案人員的關(guān)系，與他們常聯(lián)系，多交流，及時了解部門工作動態(tài)，尊重他們的工作安排，在他們需要時及時提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)與幫助，使檔案收集工作在一種相互理解、相互配合、相互支持的良好公共關(guān)系中展開;再次，積極宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)增強檔案管理意識。檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對本單位的益處，使領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案工作。

三、把開拓創(chuàng)新與依法治檔統(tǒng)一起來，以檔案利用促檔案收集

在一般人的印象中，檔案部門就是一個材料收集存放的場所，檔案工作人員也只是簡單的保管員。而這種傳統(tǒng)的認識觀點也使檔案工作人員意志消沉、工作動力不足，長期拘泥于單調(diào)枯燥的工作方式之中，缺乏創(chuàng)新意識，墨守成規(guī)，對檔案工作是否適應(yīng)于當前的社會發(fā)展和學校建設(shè)不甚清楚，觀念上的落伍直接導(dǎo)致行動上的落后。掌握各門類檔案的利用率高低情況，可以為下一步檔案收集工作提供參考。如果經(jīng)過對學校各門類檔案利用的統(tǒng)計分析，掌握學校黨群、行政類檔案在學校黨政管理、重大決策、建章立制、校慶活動、編史修志等工作中肯定要發(fā)揮著重大作用。針對檔案利用的情況與特點，在開展收集工作時要特別注意對利用率高的類別進行重點收集，確保其收集、歸檔。

四、做好用戶需求登記，以用戶需求為導(dǎo)向開展收集工作

高校檔案部門的工作宗旨，就是為學校的教學、科研、黨政管理提供服務(wù)，使檔案在學校的發(fā)展中發(fā)揮作用、體現(xiàn)價值。由于各種原因，檔案工作與目前高校的要求差距還比較大，要堅持做好檔案查、借閱情況登記工作，查到的檔案要登記，查不到的內(nèi)容更要登記，以此為導(dǎo)向開展檔案收集工作，以確保學校各門類檔案的統(tǒng)一管理和有效利用。

五、根據(jù)情況及時調(diào)整各門類歸檔范圍

高?！皻w檔范圍和保管期限表”是開展檔案收集、整理工作的重要依據(jù)，高校的各種職能活動處在動態(tài)的發(fā)展變化之中，有些職能在增強，有些職能在削弱，隨之也帶來了檔案內(nèi)容與價值的變化，因此，高校檔案工作者必須具有敏銳的洞察力，要用發(fā)展的眼光來分析、調(diào)整各門類歸檔范圍、保管期限，為檔案收集工作提供強有力的專業(yè)支撐。

此外，高校檔案部門應(yīng)重視并做好非紙質(zhì)載體檔案的收集工作。隨著社會活動的日益增多，信息處理技術(shù)和辦公自動化的普及，檔案的載體形式越來越呈現(xiàn)出多樣化趨勢，光、電、磁、聲等新型載體檔案具有紙質(zhì)檔案無法比擬的優(yōu)勢，即信息含量大，檢索方便快捷。檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)變思想觀念，加強業(yè)務(wù)建設(shè)，在紙質(zhì)檔案歸檔制度的基礎(chǔ)上，逐漸把以電子文件為代表的照片、實物等非紙質(zhì)載體檔案的收集、歸檔納入制度化、規(guī)范化軌道，以實現(xiàn)新形勢下高校檔案工作的全面協(xié)調(diào)，可持續(xù)發(fā)展，為學校的建設(shè)發(fā)展提供檔案信息保障。

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Abstract:This article has mentioned a new situation of university archives collection development ideas:that is to strengthen the full－time and part－time staffs＇construction，establish effective system，improve the service consciousness，improve the service level.The innovation combine with the law，file using follicle－stimulating archives collection，According to the situation，adjusted the scope of filing，careful registration for users.Do well the job for non－paper files collection.

Key words:document;collection;incentive mechanism;ideas;the scope of collection

Analysis the Development of Document Collection in New Situation

YAN Xiao－h(huán)ong

G647

A

1009－5152(2010)03－0095－02

2010－06－15

顏小紅(1966－)，女，湖南廣播電視大學教師。