劉 威

(河北省唐山市中醫(yī)醫(yī)院經(jīng)濟管理科 河北唐山 063000)

我國醫(yī)院電算化存在的問題及對策

劉 威

(河北省唐山市中醫(yī)醫(yī)院經(jīng)濟管理科 河北唐山 063000)

醫(yī)院電算化 問題 措施

隨著科技的迅猛發(fā)展,信息時代已經(jīng)到來。尤其是網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展,各行各業(yè)已進入一個快速、高效的時代。而對于會計行業(yè)來說,實現(xiàn)會計電算化,是對于自身的一場革命。它不僅是代替人工記賬,而且還是社會進入快節(jié)奏的一個重要標志,也是醫(yī)院會計事業(yè)先進與否的重要衡量標準之一。目前,我國醫(yī)院會計電算化正以前所未有的速度向前發(fā)展,在此過程中也產(chǎn)生了許多新問題、新現(xiàn)象、新矛盾。對此,我們根據(jù)電算化會計的實踐,提出了相應(yīng)的解決辦法。

1 醫(yī)院會計電算化對財務(wù)會計工作的影響

1.1 對會計實務(wù)的影響 改變了會計數(shù)據(jù)的處理方法。在手工條件下,會計工作效率不高,會計信息滯后,會計人員素質(zhì)不高,使會計人員的地位大受影響。會計電算化的有效開展,將在這方面給會計實務(wù)工作帶來根本性的改善。實現(xiàn)會計電算化后,利用計算機可以采用手工條件下不愿采用甚至無法采用的復(fù)雜、精確的計算方法,從而使會計核算工作做得更細、更深,更好地發(fā)揮其參與管理的職能。

1.2 對會計人員的影響 在醫(yī)院電算化管理中,會計人員不僅僅是會計數(shù)據(jù)的加工者、會計信息的提供者,同時還是對外來會計信息進行分析的直接參與決策者。醫(yī)院電算化管理的建設(shè)不僅意味著會計本身的一次變革,而且對從事會計這項工作的會計人員也提出了新的專業(yè)知識,同時還要會操作電腦和使用網(wǎng)絡(luò)并且會計人員對網(wǎng)上獲取的會計信息要進行篩選,確保信息的真實可靠。

1.3 對醫(yī)院財務(wù)內(nèi)部控制的影響 會計電算化后,手工條件下對賬簿記錄錯誤的劃線更正法將不再適應(yīng),取而代之的是修改權(quán)限、修改標志、憑證沖銷等方法,對于經(jīng)過審核、記賬甚至結(jié)賬后發(fā)現(xiàn)的錯誤記錄,還可以利用電算化系統(tǒng)提供的反結(jié)賬、反過賬、取消審核等功能進行修正,這在手工條件下是不可想象的。而手工內(nèi)部控制制度則一部分保留,一部分更正,這一部分將轉(zhuǎn)化為實際情況的內(nèi)部管理控制制度。如建筑施工企業(yè)的料具采購管理辦法、資產(chǎn)管理及核算辦法、資金結(jié)算辦法、工程項目成本核算辦法等以及根據(jù)會計基礎(chǔ)工作規(guī)范化的要求制定內(nèi)部會計管理制度,完善財務(wù)處理程序,建立健全這些內(nèi)部控制制度來規(guī)范企業(yè)的會計行為,控制和避免出現(xiàn)會計信息的失真。

2 醫(yī)院電算化目前存在的若干問題

2.1 醫(yī)院管理層在思想上對醫(yī)院會計電算化的重視程度不足在某些醫(yī)院,目前會計電算化開展的程度非常低,究其原因,其中一個重要原因就是單位部門領(lǐng)導(dǎo)和會計人員對會計電算化工作的重視程度不夠。部分領(lǐng)導(dǎo)對計算機網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)重視程度不夠,存在著一種重硬輕軟的思想。實際上,實現(xiàn)會計電算化不僅僅是記賬技術(shù)的革命,重要的是能使會計人員徹底地從繁瑣的記賬、算賬、報賬中解脫出來,將更多的時間和精力用于資金管理、資金分析、資金測評中,進一步深化會計職能,會計電算化系統(tǒng)是一項需要長期的不斷投入和支持的軟件工程,并不是有錢、有軟件就行了,而是要符合醫(yī)院運行規(guī)律的管理思想,需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的直接參與、全體職工的配合和患者的理解,只有這樣,整個工程才能順利地進行下去。現(xiàn)行醫(yī)院會計分工模式不利于會計電算化的發(fā)展手工記賬,財務(wù)處理方式是平行登記法?？傎~和明細賬是根據(jù)原始憑證或記賬憑證進行平行登記,總賬對整個賬簿體系起著控制作用,部分醫(yī)院實行電算化后,會計人員的分工仍舊機械地套用原有的模式,這種傳統(tǒng)的分工模式不利于會計電算化工作的順利開展。

2.2 現(xiàn)行醫(yī)院會計分工模式不利于會計電算化的發(fā)展 手工記賬中,財務(wù)處理方式是平行登記法?？傎~和明細賬是根據(jù)原始憑證或記賬憑證進行平行登記,總賬對整個賬簿體系起著控制作用。部分醫(yī)院實行電算化后,會計人員的分工仍舊機械地套用原有的模式,軟件所提供的報表信息并沒有比以前多,而且有些報表數(shù)據(jù)較繁雜,很多人未能體會到使用財務(wù)軟件的優(yōu)越性。傳統(tǒng)的管理方式始終在會計工作程序中起主導(dǎo)作用,會計電算化除了減少會計人員記賬工作量外,對提高醫(yī)院管理水平并沒有起到多大幫助。這種傳統(tǒng)的分工模式不利于會計電算化工作的順利開展。

2.3 軟件系統(tǒng)內(nèi)部銜接性差 當前許多財務(wù)軟件都注重處理與報表管理功能的開發(fā),而對于諸如成本核算、市場預(yù)測等功能的開發(fā)力度較小,使得在處理此類問題時即從一個處理系統(tǒng)到另一個處理系統(tǒng)時,不能直接使用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行自動轉(zhuǎn)換,這不僅增加了工作量,而且人工核算和輸入等必然增加出錯機率,大大降低了財務(wù)軟件的管理功效和預(yù)算功效,應(yīng)選擇數(shù)據(jù)安全、功能強大、兼容性好的軟件。

2.4 會計數(shù)據(jù)安全性差 很多時候,財務(wù)上的數(shù)據(jù)是醫(yī)院的絕對秘密,在很大程度上關(guān)系著醫(yī)院的生存與發(fā)展,但是會計電算化在安全防范中卻長期出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄密問題。如成都醫(yī)院計算機被盜,內(nèi)存價值百萬元的資料而無任何加密防范措施,該醫(yī)院的損失已遠遠超出了計算機本身的價值。而有些軟件所謂的加密,也無非是對軟件本身的加密,防止盜版,不能真正起到數(shù)據(jù)的保密作用,安全性上,更是難如人意,系統(tǒng)一旦癱瘓,或者受病毒侵襲,或者突然斷電,很難恢復(fù)原來的數(shù)據(jù)。

2.5 會計人員對軟件系統(tǒng)操作性差 雖然大多數(shù)會計人員已接受計算機等級培訓(xùn),但與實際要求還有較大的距離。醫(yī)院在開展會計電算化初期,往往指定一兩名非會計人員負責(zé),而指定的人員又大多對會計制度缺乏了解,因此,軟件的使用效果不理想。同時,會計人員如果沒有起碼的計算機知識。不針對所有軟件參加專門的培訓(xùn),是不可能正確掌握和使用的。許多單位由于沒有重視對會計人員計算機知識的培訓(xùn),加之會計人員本身計算機知識十分缺乏,使得電算化工作無法順利進行。

3 對現(xiàn)存問題采取解決的措施

3.1 提高對醫(yī)院會計電算化的認識 醫(yī)院會計信息系統(tǒng)是一項需要長期的不斷投入和支持的軟件工程,并不是有錢、有軟件就行,而是要符合醫(yī)院運行規(guī)律的管理思想,需要醫(yī)院全體職工的全力配合和患者的理解。同時會計電算化不僅僅是將電子計算機應(yīng)用于會計核算工作中,減輕會計人員的勞動強度,提高會計核算的速度和精度,它最終的目的在于會計工作效率和質(zhì)量的全面提高,轉(zhuǎn)變會計工作職能,推動會計理論的進步,推動了會計理論與會計技術(shù)的進一步發(fā)展完善,促進了會計管理制度的改革,提高整個會計工作水平,進而增加醫(yī)院的經(jīng)濟效益。

3.2 改進醫(yī)院會計分工模式及程序操作控制 ①合理進行崗位設(shè)置和分工,按照內(nèi)部控制的要求,遵循不相容職務(wù)相分離和內(nèi)部牽制的原則,設(shè)立相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機制保障會計信息的真實、可靠,減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性,根據(jù)醫(yī)院實際來設(shè)置崗位,每個崗位分配一個用戶名稱和密碼,不同的操作用戶要牢記自己的密碼,避免他人使用;工作流程設(shè)計時既要避免中間環(huán)節(jié)的重復(fù)或遺漏,又要考慮能否充分調(diào)動會計人員的工作積極性,保證會計信息的時效性。②加強電算化程序操作控制,為了保證會計信息處理質(zhì)量,減少差錯和事故的發(fā)生,應(yīng)制定上機守則與操作規(guī)程,上機守則主要是對電腦機房內(nèi)工作的一般性規(guī)定;操作規(guī)程則是業(yè)務(wù)處理過程的具體操作步驟和要求,包括各種操作命令,各種設(shè)備的使用說明以及非正常情況的處理等。

3.3 加強電算化安全系統(tǒng)控制 首先要加強內(nèi)部控制管理。建立健全內(nèi)部控制制度,是醫(yī)院確保會計核算操作安全,及時、準確提供會計信息的根本保證。完善的內(nèi)部控制可有效減輕由于內(nèi)部人員道德風(fēng)險、系統(tǒng)資源風(fēng)險和計算機病毒所造成的危害。為此我們應(yīng)從組織機構(gòu)的管理和控制、人員的管理與培訓(xùn)、軟硬件管理和維護控制、系統(tǒng)環(huán)境和操作的管理和控制、文檔資料的保護和控制、計算機病毒的預(yù)防與消除等各個方面建立一整套行之有效的制度,從制度上保證會計電算化系統(tǒng)的安全運行。其次要有技術(shù)性防范,它是防止會計電算化信息失真的有效方式之一。為此我們要在技術(shù)上對整個財務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的各個層次都采取安全防范措施和規(guī)則,建立綜合的多層次的安全體系。在財務(wù)軟件中提供周到、強有力的數(shù)據(jù)安全保護,包括數(shù)據(jù)存貯安全性、數(shù)據(jù)操作安全性、數(shù)據(jù)傳輸安全性以及數(shù)據(jù)運用、查詢、分析時的安全性。主要方法有加密技術(shù)、程序安全控制、電子簽名等。目前,電子簽名已立法,這為信息化的安全提供了法律保證。

3.4 提高會計人員業(yè)務(wù)操作能力 在醫(yī)院會計電算化中,為了熟練的掌握業(yè)務(wù)處理程序,減少工作差錯,要求會計人員必須提高自身素質(zhì),更新知識結(jié)構(gòu),必須掌握電子計算機的相關(guān)基礎(chǔ)知識。這就必須大力加強人才培訓(xùn)的力度,培養(yǎng)或聘用一批高級會計技術(shù)人才,推動醫(yī)院電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”轉(zhuǎn)變。各醫(yī)院應(yīng)積極支持及組織會計人員學(xué)習(xí)和提高會計電算化知識,維護軟件正常運行,掌握計算機先進技術(shù),培養(yǎng)復(fù)合型人才,為本單位盡快建立高效的會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。

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(2010-06-04 收稿)(陳 遷 編輯)

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