□嵇秋紅

隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，各種政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化、外事等重大活動日益增多。重大活動照片因其具有真實(shí)性、形象性和紀(jì)實(shí)性等特點(diǎn)而成為重大活動檔案的重要組成部分。太倉市圖片中心庫自2003年建立以來，擁有各類照片6萬多張，其中重大活動照片近4萬張，并探索建立起一個高速便捷的照片整理利用體系。本文結(jié)合太倉市圖片中心庫建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，以社會廣泛應(yīng)用的數(shù)碼照片為對象，對縣級市重大活動照片檔案的管理模式進(jìn)行探討。

一、重大活動照片檔案的內(nèi)容及特點(diǎn)

重大活動照片檔案，是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織及個人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化、教育、衛(wèi)生、體育和外事等重大活動，形成的具有保存和利用價值的照片，主要應(yīng)該包括以下幾方面：黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人在本市的公務(wù)活動；省委、省人大、省政府、省政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)在本市的公務(wù)活動；市委、市人大、市政府、市政協(xié)及市紀(jì)委召開的全市性重要會議，如黨代會、人代會、政協(xié)全會、市委全會和市紀(jì)委全會等；市委、市人大、市政府、市政協(xié)主要負(fù)責(zé)同志的重要公務(wù)活動；國內(nèi)外知名人士在本市參加的具有重大影響的活動；本市重大建設(shè)工程的奠基儀式、竣工落成典禮；在本市舉辦的國際性、全國性重要會議及具有重大影響的經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、教育、衛(wèi)生、體育等活動；本市重大突發(fā)事件；其它重大活動及事件。

因本文所探討的重大活動照片檔案以數(shù)碼照片為主要載體，因此首先它具有其他數(shù)碼照片所共有的易被改動、易被竊取、易于傳播、易于消失，以及必須依靠特定的設(shè)備和軟件才能讀取的特點(diǎn)。

其次從重大活動照片形成的主體和內(nèi)容，以及各地在實(shí)際操作中的情況來看，它又具有一些獨(dú)有的特性。一是照片形成主體相對集中但管理不夠規(guī)范。重大活動照片涉及的主要內(nèi)容是全市性的大型活動，涉及的人物以各級領(lǐng)導(dǎo)為主，因此其歸屬及責(zé)任者主要是政府或相關(guān)職能部門，特別是外事接待部門、報社、臨時重大活動組成機(jī)構(gòu)等，照片的形成主體相對比較集中。但由于缺乏一套相對完整而規(guī)范的管理制度，使得重大活動照片檔案出現(xiàn)歸檔不及時、漏歸現(xiàn)象嚴(yán)重、整理不規(guī)范等問題。二是照片利用價值廣泛但檢索查閱、開發(fā)利用較難。重大活動照片通過形象、紀(jì)實(shí)的手段記錄下重大活動的過程，是一種特殊載體的檔案，具有依據(jù)憑證作用和文獻(xiàn)史料價值，是社會各界進(jìn)行宣傳教育、回顧總結(jié)、編史修志的重要史料，更是領(lǐng)導(dǎo)決策、社會發(fā)展、經(jīng)驗(yàn)借鑒的重要參考。但一旦數(shù)碼照片缺乏規(guī)范的整理，導(dǎo)致的將是查找和利用效率的直接降低，電腦中成千上萬的數(shù)碼照片，讓搜索和尋找變得如同大海撈針一樣，開發(fā)和利用更是無從下手。

二、重大活動照片檔案的收集應(yīng)從“源頭”入手

重大活動照片檔案的收集工作比其它類別照片和傳統(tǒng)紙質(zhì)照片的收集都要復(fù)雜，應(yīng)緊緊抓住照片產(chǎn)生的“源頭”，采取集中收集與捕捉信息隨時收集、零散收集相結(jié)合，定期收集與不定期收集、針對需求重點(diǎn)收集相結(jié)合，專題收集、利用收集與針對性收集、跟蹤收集相結(jié)合等多種方式，通過接收、征集、復(fù)制、購買、捐贈等多種手段，多渠道、多途徑地開展重大活動照片檔案的收集歸檔工作，以保證照片的完整和豐富。

1、以完善的制度管好“基本源頭”。各單位和職能部門是重大活動照片檔案產(chǎn)生的最廣泛的源頭，他們組織或承辦的全市性活動或具有重要影響的活動，以及各條線領(lǐng)導(dǎo)的視察調(diào)研活動是重大活動照片檔案的重要內(nèi)容，因此應(yīng)加強(qiáng)對各單位重大活動照片的管理指導(dǎo)和征集接收。根據(jù)各地實(shí)際情況，可制定和下發(fā)重大活動檔案的實(shí)施意見、管理辦法等，明確各形成部門應(yīng)負(fù)責(zé)對重大活動照片進(jìn)行收集、整理和移交。同時檔案部門要加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)，在檔案執(zhí)法年檢中加大對重大活動檔案的檢查指導(dǎo)力度，定期開展重大活動照片的征集接收工作。

2、以發(fā)展的眼光抓住“重點(diǎn)源頭”。因各單位和部門之間的職能不同，在產(chǎn)生重大活動照片中，存在著量和質(zhì)的差異。政府接待部門、重大活動或重大事件的臨時機(jī)構(gòu)、重要的經(jīng)濟(jì)、文化部門等是產(chǎn)生重大活動照片的“重點(diǎn)源頭”。要通過溝通聯(lián)系、主動介入、典型示范等方式加強(qiáng)對這些部門的重點(diǎn)指導(dǎo)和服務(wù)，要用發(fā)展的眼光及時抓住和調(diào)整“重點(diǎn)源頭”。太倉市外事接待辦是太倉市政府各項(xiàng)接待的主要負(fù)責(zé)部門，在其工作中能積累大量的重大活動照片。太倉市檔案局通過專項(xiàng)培訓(xùn)、現(xiàn)場指導(dǎo)、定點(diǎn)服務(wù)的形式，在其內(nèi)部形成了一套科室定期整理移交、檔案員及時匯總上傳的管理模式，科學(xué)完整地保存了接待過程中形成的大量重大活動照片檔案。

3、以互利的合作贏取“直接源頭”。報社記者和一些攝影家是重大活動照片的直接拍攝者，他們的照片因?qū)I(yè)性、完整性、紀(jì)實(shí)性等特點(diǎn)而更具競爭力和價值，是重大活動照片檔案的重要組成部分。檔案部門要通過各種方式積極爭取這種高質(zhì)量的照片，提高重大活動照片檔案的利用價值。太倉市檔案局以合作共贏為目的，與報社記者和一些攝影家簽訂了照片征集協(xié)議，明確了雙方在照片的版權(quán)所有和宣傳價值等方面的問題，建立了長期、穩(wěn)定的合作機(jī)制，為社會贏取了大量重要而豐富的照片檔案資源。

三、從實(shí)際出發(fā)，突破傳統(tǒng)照片檔案的整理模式

日益增長的重大活動照片檔案如何在整理和利用中做到方便快速、簡單準(zhǔn)確呢？傳統(tǒng)的照片整理模式顯然無法滿足這個要求。太倉市圖片中心庫以平均每年1萬張照片的速度不斷壯大，如果按照傳統(tǒng)照片以“張”為單位的整理方法，那么在照片命名、目錄輸入、檢索利用中將消耗大量的人力和物力，并且很難達(dá)到科學(xué)管理的目的。太倉市檔案局從實(shí)際出發(fā)，突破傳統(tǒng)照片檔案的整理模式，探索建立了以“活動”為單位的整理利用模式，極大地提高了重大活動照片檔案的管理成效。

1、以“活動”為單位做好初步整理。首先以時間和活動主題等要素為依據(jù)建立該項(xiàng)活動照片的文件夾，持續(xù)時間較長或主題較多的活動盡量細(xì)化到單個簡單活動。同一個文件夾中若有兩個以上攝影者，應(yīng)該用批量重命名的形式區(qū)分?jǐn)z影者。其次對文件夾中的照片進(jìn)行鑒定，對于沒有歸檔價值的照片應(yīng)該刪除，同一場景的多張照片選取最佳的1－2張歸檔，涉及重要活動和重要人物的可以適當(dāng)多保留幾張。再次對有需要的照片進(jìn)行命名。突破每張照片都需要詳細(xì)命名的傳統(tǒng)觀念，挑選部分照片做簡單的人物、地點(diǎn)、事情的注明，對于同一個文件夾中的同一個人物只需進(jìn)行一次命名，上級領(lǐng)導(dǎo)、國際友人等重要人物應(yīng)注明其職務(wù)，一些照片本身能清晰顯示活動內(nèi)容的就無需命名了。這種以一個活動為基本單位的挑選式命名法既快速方便，又簡明扼要地注明了該活動的基本信息，省去了傳統(tǒng)命名法中基本要素重復(fù)命名的繁復(fù)費(fèi)時。整個活動文件夾的命名將在編制目錄時以實(shí)際檔號給定。

2、以“活動”為單位編制目錄。利用數(shù)字檔案館系統(tǒng)、PDE量子軟件、Excel表格等工具都可以進(jìn)行目錄編制。目錄編制同樣以一個活動為基本單位，即一個活動編制一條目錄的方式進(jìn)行，目錄中應(yīng)包含檔號、題名、拍攝時間、攝影者、張數(shù)、主要人員等幾個基本要素。其中檔號編制采用年度分類法，結(jié)構(gòu)為“全宗號－目錄號－年度－流水號”，確定后要將這個檔號作為該項(xiàng)活動文件夾的命名；題名的編寫非常重要，要全面準(zhǔn)確、直觀清楚地反映該項(xiàng)活動的時間、主題、地點(diǎn)等基本要素，便于準(zhǔn)確檢索。另外針對重大活動照片的特點(diǎn)，突出以人為本的理念，在目錄編制中增加了“主要人員”這一基本要素，將該項(xiàng)活動中出現(xiàn)的市四套班子以上領(lǐng)導(dǎo)及重要人物編寫進(jìn)去。當(dāng)檢索太倉市委書記“浦榮皋”這一關(guān)鍵詞時，所有“浦榮皋”參加的活動將全部顯示出來，通過這種目錄編制法所檢索得到的目錄條數(shù)要大大地少于傳統(tǒng)以張為單位編制目錄而得到的條數(shù)，檢索出來的結(jié)果更加清晰明了，不會出現(xiàn)魚目混珠、茫然一片的現(xiàn)象。

3、以“活動”為單位掛接原文。將已經(jīng)以檔號命名的文件夾掛接至相對應(yīng)的目錄下，當(dāng)檢索至該條目錄需要查看原文時，通過點(diǎn)擊即可打開該項(xiàng)活動的文件夾，顯示全部照片。太倉市檔案局利用數(shù)字檔案館系統(tǒng)將全部重大活動照片進(jìn)行原文掛接，極大地提高了檢索利用的效率。例如市委宣傳部想查找歷年太倉舉辦航海節(jié)活動的照片，利用數(shù)字檔案館系統(tǒng)檢索“航?！?，立即會出現(xiàn)“2004年第二屆鄭和航海節(jié)文藝晚會”、“2005年第三屆鄭和航海節(jié)開幕式”、“2008年中國航海日黑龍江黑河采水儀式”、“2008鄭和與航海國際論壇”等相關(guān)目錄，通過點(diǎn)擊即可出現(xiàn)該條目錄的原文管理頁面，包括照片的縮略圖、文件名、文件大小、查看原文等要素，市委宣傳部便可根據(jù)需要選擇活動主題，挑選理想的照片。

四、重大活動照片檔案管理中應(yīng)注意的其它問題

重大活動照片檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的科學(xué)管理后，可以大大提高服務(wù)利用效率。檔案部門要充分挖掘這一資源優(yōu)勢，做好重大活動照片檔案的開發(fā)利用。

太倉市檔案局通過建立重大活動照片檔案專題庫，為鄭和航海節(jié)紀(jì)念活動、全國文明城市創(chuàng)建、科學(xué)發(fā)展觀學(xué)習(xí)等全市重大活動提供服務(wù)利用；在太倉檔案信息網(wǎng)圖片中心專欄中定期展出重大活動照片，同時編輯出版《長江第一港》、《太倉民營企業(yè)》等宣傳冊，為招商引資、推介太倉提供生動素材；建立各級領(lǐng)導(dǎo)視察太倉、市四套班子領(lǐng)導(dǎo)活動等專題數(shù)據(jù)庫，定期制作市領(lǐng)導(dǎo)工作照片集、光盤冊等贈送領(lǐng)導(dǎo)，爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的支持。

重大活動照片檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的科學(xué)管理后，也給檔案的安全保密工作帶來了新的挑戰(zhàn)。檔案部門在用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)時，要充分考慮到系統(tǒng)的先進(jìn)性、穩(wěn)定性和安全性。要采取相應(yīng)的軟件、數(shù)據(jù)庫安全保護(hù)措施，設(shè)置開機(jī)密碼和登錄權(quán)限等，并且建立完善的管理制度，嚴(yán)格整理移交、查閱利用等各項(xiàng)手續(xù)。要建立完備的數(shù)字化照片檔案備份系統(tǒng)，提供適合光、磁介質(zhì)保存的庫房及工作條件，防止因系統(tǒng)故障或載體保存不善造成檔案影像信息丟失。同時為徹底消除數(shù)碼照片保管的不安全因素，對于一些重要照片還是應(yīng)該采取異質(zhì)保存的方式，通過沖印紙質(zhì)照片來進(jìn)行歸檔保存。