□丁杰

南京汽輪電機(jī)(集團(tuán))有限責(zé)任公司是國(guó)家機(jī)械工業(yè)大型骨干企業(yè),是國(guó)家、江蘇省和南京市高新技術(shù)企業(yè),位列中國(guó)機(jī)械工業(yè)500強(qiáng)、南京市工業(yè)企業(yè)40強(qiáng)，先后被授予國(guó)家二級(jí)企業(yè)、國(guó)家級(jí)安全企業(yè)、國(guó)家級(jí)計(jì)量先進(jìn)企業(yè)、國(guó)家檔案管理一級(jí)企業(yè)。多次榮獲國(guó)家、江蘇省、南京市文明單位及“重合同、守信用”企業(yè)、建設(shè)新南京有功單位等一系列榮譽(yù)稱號(hào)。集團(tuán)公司主導(dǎo)產(chǎn)品為重型燃汽輪發(fā)電機(jī)組、熱電聯(lián)產(chǎn)汽輪發(fā)電機(jī)組和大中型同、異步交流電動(dòng)機(jī)等，并被評(píng)為中國(guó)及江蘇省名牌產(chǎn)品。

隨著我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，電力需求不斷增加，電網(wǎng)建設(shè)規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，電力工業(yè)的建設(shè)將繼續(xù)朝著高參數(shù)、大容量、低能耗、節(jié)約資源和環(huán)境保護(hù)的方向發(fā)展。集團(tuán)公司為了進(jìn)一步提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，擴(kuò)大經(jīng)濟(jì)規(guī)模，提高經(jīng)濟(jì)效益，適應(yīng)生產(chǎn)需要，在充分利用原有生產(chǎn)條件的基礎(chǔ)上進(jìn)行技術(shù)改造。集團(tuán)公司在2001年至2004年期間開(kāi)展了《發(fā)展燃?xì)庹羝?lián)合循環(huán)電站設(shè)備》技術(shù)改造項(xiàng)目，原有廠房的翻新，新增多臺(tái)先進(jìn)設(shè)備及原有設(shè)備改造等一系列技改項(xiàng)目的開(kāi)展，形成了大量的技術(shù)文件材料。我們檔案管理工作與技改項(xiàng)目工作同步展開(kāi)，從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始就派專人參加到此項(xiàng)活動(dòng)中去，確保了該項(xiàng)目通過(guò)“南京市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目(工程)檔案資料的驗(yàn)收”，為項(xiàng)目順利地竣工驗(yàn)收打下了基礎(chǔ)。

2006年3月，集團(tuán)公司根據(jù)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和市場(chǎng)需求開(kāi)始進(jìn)入風(fēng)力發(fā)電領(lǐng)域，籌措資金開(kāi)展“雙饋異步風(fēng)力發(fā)電機(jī)生產(chǎn)基地生產(chǎn)項(xiàng)目”。2008年2月組建“南京長(zhǎng)風(fēng)新能源股份有限公司”。風(fēng)力發(fā)電是一種可再生能源技術(shù)，作為一種清潔能源，風(fēng)力發(fā)電代表著21世紀(jì)能源產(chǎn)業(yè)的發(fā)展方向。風(fēng)力發(fā)電生產(chǎn)項(xiàng)目在2009年被列為南京市50大工業(yè)項(xiàng)目之一。今年是“雙饋異步風(fēng)力發(fā)電機(jī)”技改項(xiàng)目全面實(shí)施的一年，為了該項(xiàng)目實(shí)施階段的順利進(jìn)行、文件材料歸檔渠道的暢通，我們根據(jù)“事前介入、事中控制、事后核查、驗(yàn)收把關(guān)”的管理原則，為保證技改項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確，為公司今后各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展提供積極有效的服務(wù)，采取了以下做法：

一、事前介入，開(kāi)展學(xué)習(xí)培訓(xùn)

技改項(xiàng)目檔案主要由項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目竣工文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件三大部分組成，要確保上述文件材料的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性，必須加強(qiáng)前端控制，理順歸檔流程，疏通歸檔渠道，從技改項(xiàng)目文件材料形成的源頭進(jìn)行控制。項(xiàng)目文件是建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的文字、圖表等形式的全部文件。項(xiàng)目文件的歸檔工作涉及的部門(mén)和單位多而且廣，既有建設(shè)單位內(nèi)部有關(guān)項(xiàng)目投資、設(shè)計(jì)、工程、設(shè)備采購(gòu)等管理部門(mén)，又有外部參加項(xiàng)目建設(shè)的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位；既有國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)、設(shè)備制造單位提交的隨機(jī)技術(shù)資料，又有引進(jìn)設(shè)備、合作制造廠商提供的設(shè)備資料。檔案部門(mén)從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始就參與到整個(gè)項(xiàng)目的活動(dòng)中去：制定管理制度，明確管理職責(zé)，在該項(xiàng)目開(kāi)工之前，組織風(fēng)電技改項(xiàng)目相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案培訓(xùn)，從項(xiàng)目檔案管理基本概念、項(xiàng)目文件的跟蹤管理、檔案的系統(tǒng)整理等方面進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)，還向負(fù)責(zé)技改項(xiàng)目的有關(guān)部門(mén)提出了檔案歸檔的具體要求，確保各類項(xiàng)目文件材料歸檔環(huán)節(jié)暢通。

二、事中控制，收集服務(wù)并舉

技改項(xiàng)目管理體系由計(jì)劃投資管理、工程設(shè)計(jì)管理、設(shè)備采購(gòu)、檔案管理、財(cái)務(wù)審計(jì)管理、安全環(huán)保管理、消防管理以及生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)等多部門(mén)組成，作為體系成員之一的檔案管理部門(mén)則在整個(gè)管理體系中起著承上啟下的作用，檔案管理部門(mén)對(duì)技改項(xiàng)目中所形成的文件材料及時(shí)收集并主動(dòng)提供復(fù)印件為各職能部門(mén)服務(wù)。在大型燃?xì)廨啓C(jī)轉(zhuǎn)子國(guó)產(chǎn)化項(xiàng)目中，我們引進(jìn)了三臺(tái)大型設(shè)備，一臺(tái)德國(guó)西斯公司的數(shù)控動(dòng)梁龍門(mén)銑床、一臺(tái)德國(guó)西斯公司的數(shù)控定梁立式車削中心、一臺(tái)意大利數(shù)控臥式車削中心；這三臺(tái)設(shè)備進(jìn)公司后，我們檔案人員到安裝現(xiàn)場(chǎng)參加設(shè)備開(kāi)箱，及時(shí)收集隨機(jī)技術(shù)文件材料并制作電子目錄，隨時(shí)為技術(shù)部門(mén)、安裝現(xiàn)場(chǎng)及生產(chǎn)車間提供復(fù)印件及電子文件的復(fù)制件使用，既確保原始資料歸檔的完整、安全，又保證不影響生產(chǎn)技術(shù)部門(mén)的使用，對(duì)日后技術(shù)改造和設(shè)備維護(hù)有著舉足輕重的作用。檔案人員還經(jīng)常到安裝現(xiàn)場(chǎng)跟蹤收集安裝調(diào)試過(guò)程中所產(chǎn)生的技術(shù)文件，以防遺失和損壞，這樣一方面能及時(shí)掌握設(shè)計(jì)、施工、設(shè)備安裝等動(dòng)態(tài)信息，根據(jù)建設(shè)進(jìn)度、節(jié)點(diǎn)把好文件材料形成、編制、歸檔等各道工序質(zhì)量關(guān)，另一方面也能將過(guò)程管理中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提請(qǐng)各職能部門(mén)協(xié)同解決。

三、事后核查，及時(shí)糾正問(wèn)題

在建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，我們將檔案工作融入工程建設(shè)過(guò)程，與工程實(shí)體質(zhì)量同等重視。檔案人員對(duì)收集來(lái)的每份文件材料一一過(guò)目，核查技術(shù)文件材料是否存在復(fù)印件、漏簽字的現(xiàn)象；核查各類變更技術(shù)文件的記錄是否完整、準(zhǔn)確；核查大型設(shè)備在安裝調(diào)試過(guò)程中所形成的技術(shù)文件材料是否規(guī)范。對(duì)不符合歸檔要求的技術(shù)文件材料退回整改，為技改項(xiàng)目提供及時(shí)有效服務(wù)的同時(shí)也保證了歸檔技術(shù)文件材料的質(zhì)量。我們借助信息化手段，把歸檔文件材料掃描成電子文件，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)把這些信息傳輸給各相關(guān)的職能部門(mén)，最大限度有效地為各職能部門(mén)提供信息資源。各施工、監(jiān)理單位將施工監(jiān)理文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入施工、監(jiān)理的計(jì)劃管理工作及考核范圍。監(jiān)理單位除對(duì)自身形成的文件進(jìn)行積累整理外，還負(fù)責(zé)監(jiān)督施工文件材料的形成、管理情況，審查竣工文件材料編制質(zhì)量。檔案部門(mén)通過(guò)對(duì)他們進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，把檔案工作的監(jiān)督職責(zé)落到實(shí)處，這是檔案工作全程管理的關(guān)鍵所在。

四、驗(yàn)收把關(guān)，確保檔案質(zhì)量

技改項(xiàng)目檔案自檢是項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的前奏曲，檔案專項(xiàng)驗(yàn)收不僅僅是驗(yàn)收檔案和檔案工作，更是從側(cè)面檢驗(yàn)企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)管理是否扎實(shí)，業(yè)務(wù)流程是否順暢，部門(mén)之間的協(xié)同管理是否和諧?？梢哉f(shuō)通過(guò)檔案驗(yàn)收可以折射出一個(gè)企業(yè)的整體管理水平，為此，我們要在完工前會(huì)同企業(yè)各個(gè)部門(mén)以及監(jiān)理單位、施工單位等共同做好（組織）技改項(xiàng)目檔案的自檢工作。監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對(duì)竣工文件完整性、準(zhǔn)確性的檢查，施工單位配合檢查；建設(shè)單位各職能管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目前期文件、竣工驗(yàn)收文件、設(shè)備采購(gòu)及隨機(jī)技術(shù)文件的完整性、準(zhǔn)確性以及整個(gè)項(xiàng)目系統(tǒng)性的檢查；檔案部門(mén)不僅要對(duì)檔案管理范疇內(nèi)的內(nèi)容進(jìn)行檢查，還要對(duì)施工文件中的變更記錄、打樁記錄及竣工圖進(jìn)行核對(duì)等等，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改、及時(shí)補(bǔ)救，確保歸檔技改項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，為“雙饋異步風(fēng)力發(fā)電機(jī)生產(chǎn)基地生產(chǎn)項(xiàng)目”順利通過(guò)驗(yàn)收奠定基礎(chǔ)。

筆者參與了企業(yè)技改項(xiàng)目檔案工作的實(shí)踐，有兩點(diǎn)較深體會(huì)：

一、“事前介入、事中控制、事后核查、驗(yàn)收把關(guān)”實(shí)際上就是講的“全過(guò)程”管理。要做到“全過(guò)程”管理，檔案部門(mén)就要必須改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立與知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相適應(yīng)的知識(shí)型企業(yè)檔案工作新的理念，從幕后走向前臺(tái)，采取“人走出，物請(qǐng)進(jìn)”的工作方法，深入到技改項(xiàng)目一線去跟蹤收集技術(shù)文件。為了適應(yīng)新形勢(shì)下企業(yè)對(duì)檔案工作的要求，我們重新修訂了檔案工作的管理標(biāo)準(zhǔn)和電子文件歸檔與電子檔案的管理規(guī)定，使制度管理更加完善。

二、做到“全過(guò)程”管理最重要的環(huán)節(jié)是全員的檔案意識(shí)。我們注意抓住企業(yè)發(fā)展的各種契機(jī)，利用企業(yè)內(nèi)部報(bào)紙等各種渠道加強(qiáng)檔案知識(shí)的宣傳，提高全體員工的檔案意識(shí)。在人員少任務(wù)重的情況下，抽出時(shí)間舉辦專、兼職檔案員培訓(xùn)班，通過(guò)他們把檔案工作的要求向各個(gè)角落延伸，能對(duì)檔案的管理工作起到事半功倍的作用。