楊美霞

(天津現(xiàn)代職業(yè)技術(shù)學(xué)院,天津市 300222)

要提高高職院校信息化管理水平

楊美霞

(天津現(xiàn)代職業(yè)技術(shù)學(xué)院,天津市 300222)

隨著高職院校信息化的不斷深入,越來(lái)越多的“信息孤島”現(xiàn)象凸顯出來(lái),“信息孤島”所帶來(lái)的具體不良影響,影響高職院校信息化建設(shè),應(yīng)采取對(duì)策加以解決。

信息化管理;信息孤島;數(shù)據(jù)交換

隨著信息化建設(shè)在高等職業(yè)院校不斷快速發(fā)展,越來(lái)越多的應(yīng)用系統(tǒng)已投入使用。目前大多數(shù)高等職業(yè)院校都已建立了大量的信息應(yīng)用系統(tǒng),例如教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、招生系統(tǒng)、圖書(shū)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等等,這些系統(tǒng)大多功能單一、處于單機(jī)工作狀態(tài),看似基本上滿足了各職能部門(mén)的功能需求。但我們常常會(huì)遇到這樣的問(wèn)題,財(cái)務(wù)處下發(fā)通知某個(gè)學(xué)生兩年未交納學(xué)費(fèi),經(jīng)系部核實(shí),該學(xué)生兩年前就已經(jīng)退學(xué),并且學(xué)籍系統(tǒng)也已經(jīng)按退學(xué)處理了。這聽(tīng)上去似乎有些荒誕,但這類事情相信每個(gè)院校都碰到過(guò),出現(xiàn)這種狀況的根本原因是由于每個(gè)部門(mén)的信息應(yīng)用系統(tǒng)自成管理體系,各應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)相互孤立,缺乏關(guān)聯(lián),使得信息不能有效共享,信息系統(tǒng)之間辦公不能協(xié)同,各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資源不能得到綜合應(yīng)用,逐漸形成了大大小小的“信息孤島”,嚴(yán)重阻滯了高校信息化的深入。

“信息孤島”指的是一個(gè)個(gè)相對(duì)獨(dú)立的應(yīng)用系統(tǒng)相互封閉、無(wú)法進(jìn)行正常的信息交流,猶如一個(gè)個(gè)分散、獨(dú)立的島嶼,因此被稱為“信息孤島”?！靶畔⒐聧u”產(chǎn)生的原因有二,其一是這些高校各部門(mén)的信息應(yīng)用系統(tǒng)是在不同時(shí)期開(kāi)發(fā)的不同應(yīng)用系統(tǒng),當(dāng)時(shí)對(duì)信息資源規(guī)劃的認(rèn)識(shí)缺乏統(tǒng)一,其二是在技術(shù)上缺乏信息資源基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。他們各自采用不同平臺(tái)、不同數(shù)據(jù)庫(kù)、不同編碼,致使各應(yīng)用系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換和信息資源共享存在困難。隨著形勢(shì)的發(fā)展,校園信息化水平的不斷提高,信息孤島問(wèn)題變得尤為凸顯,具體給信息化管理帶來(lái)的不良影響表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

一、信息安全性差

現(xiàn)有的應(yīng)用系統(tǒng)基本上是各部門(mén)相對(duì)獨(dú)立開(kāi)發(fā)出來(lái)的,由于沒(méi)有統(tǒng)一的應(yīng)用平臺(tái),各項(xiàng)應(yīng)用系統(tǒng)的入口不統(tǒng)一,界面不統(tǒng)一,用戶名和密碼不統(tǒng)一,認(rèn)證方式也各異,也使得師生陷入了用戶名和密碼堆中,在這種情況下,用戶訪問(wèn)多套應(yīng)用系統(tǒng)時(shí)要輸入不同的密碼,這就導(dǎo)致了密碼遺忘、丟失等事件的經(jīng)常發(fā)生。如果用戶為了避免帳號(hào)和密碼記憶麻煩,在多個(gè)系統(tǒng)中使用相同的賬號(hào)和密碼,這種做法使攻擊者很容易從低安全等級(jí)的系統(tǒng)中竊取用戶的口令而用來(lái)入侵更高安全等級(jí)的系統(tǒng),因?yàn)榈桶踩燃?jí)的應(yīng)用系統(tǒng)在帳號(hào)密碼的存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)傳輸時(shí)并沒(méi)有采用必要的安全機(jī)制來(lái)進(jìn)行保護(hù),同時(shí)也使得學(xué)校的管理和維護(hù)的成本非常高。

二、數(shù)據(jù)冗余度高,信息無(wú)法合理共享

各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)是在缺乏統(tǒng)一規(guī)劃下,由各部門(mén)獨(dú)自開(kāi)發(fā)和建設(shè)的,由于應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)間不同,開(kāi)發(fā)人員不同,采用的技術(shù)平臺(tái)不同,各部門(mén)的管理信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)資源類型各異、來(lái)源不一,就如我們可以看到那樣,應(yīng)用平臺(tái)的多種架構(gòu)并存,如有B/S架構(gòu)和C/S架構(gòu),而所采用的編程語(yǔ)言也采用不同的技術(shù),如基于.N ET技術(shù),或者JAVA技術(shù)的等,采用的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)也有從Foxpro、Access、到SQL Server、Oracle等層次不一;而且這些應(yīng)用系統(tǒng)通常只關(guān)注一個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)或管理功能,整體集成和溝通程度不高,各應(yīng)用系統(tǒng)相互獨(dú)立運(yùn)行,自成體系,產(chǎn)生的數(shù)據(jù)分散、獨(dú)立,數(shù)據(jù)格式也缺乏統(tǒng)一規(guī)范,各應(yīng)用系統(tǒng)之間不能進(jìn)行信息交換,相互之間沒(méi)有暢通的信息交流與共享的通道。由于各部門(mén)的應(yīng)用系統(tǒng)在建設(shè)時(shí)就各自為戰(zhàn),沒(méi)有統(tǒng)一的應(yīng)用平臺(tái),使得很多高校校內(nèi)各系統(tǒng)之間無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效的數(shù)據(jù)共享,最終導(dǎo)致大多數(shù)可共享的數(shù)據(jù)重復(fù)錄入,無(wú)法統(tǒng)一使用,從而形成了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息孤島。

信息無(wú)法共享還可能出現(xiàn)重復(fù)性建設(shè)等問(wèn)題從而給單位帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失,造成人力、物力、財(cái)力的巨大浪費(fèi)。

三、無(wú)法保證數(shù)據(jù)的一致性、同步性

由于各系統(tǒng)相互獨(dú)立,可能會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的數(shù)據(jù)不一致現(xiàn)象。基礎(chǔ)信息編碼規(guī)則、數(shù)據(jù)的采集過(guò)程、數(shù)據(jù)的組織方式、數(shù)據(jù)類型等的差異都可能造成數(shù)據(jù)的不一致。

例如各應(yīng)用系統(tǒng)中都存儲(chǔ)著學(xué)生基本信息:學(xué)號(hào);姓名;口令;性別;出生日期;身份證號(hào);民族等相關(guān)的信息。這些信息在各自系統(tǒng)中可能采用不同的字段名稱、字段寬度與字段類型,僅僅學(xué)生的姓名就有好幾種叫法:“姓名”、“學(xué)生姓名”、“用戶名”等等,寬度也會(huì)由于設(shè)計(jì)者的決策而采用不同的寬度,如六位、八位、十位等不一。這些信息內(nèi)容一致,但實(shí)際上卻是不同的字段,也就是說(shuō)這些數(shù)據(jù)是不一致的。即使這些信息完全一致,也會(huì)由于各個(gè)部門(mén)的應(yīng)用系統(tǒng)還是處于相對(duì)獨(dú)立的狀態(tài),有關(guān)用戶的一些數(shù)據(jù)會(huì)同時(shí)保留在各自的應(yīng)用系統(tǒng),若其中某一個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)的用戶基本信息發(fā)生增加、刪除、修改等變化時(shí),其他的應(yīng)用系統(tǒng)不能及時(shí)的得到同步,那也會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)不一致。

另外各部門(mén)的信息來(lái)源主要是手工輸入,這種方式錯(cuò)誤率較高,也會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不一致性。所以相互獨(dú)立的各系統(tǒng)無(wú)法保證數(shù)據(jù)的同步性與一致性,由于數(shù)據(jù)的不一致,當(dāng)學(xué)校需要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)時(shí)就可能修改,甚至廢棄原有的系統(tǒng),從而給學(xué)校造成不必要的損失。

四、部門(mén)間的信息傳遞途徑曲折,無(wú)時(shí)效性

系統(tǒng)“各自為政”,信息資源不能合理配置和傳遞。系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)等只能通過(guò)轉(zhuǎn)化為 Excel表格或打印報(bào)表進(jìn)行手工傳遞,嚴(yán)重阻礙了信息通暢的流動(dòng),而打印大量的報(bào)表既浪費(fèi)時(shí)間又對(duì)數(shù)據(jù)分析和統(tǒng)計(jì)帶來(lái)大大的不便,甚至有些統(tǒng)計(jì)分析根本進(jìn)行不了,極大地影響了工作效率。

在信息化管理漸成規(guī)模時(shí),越來(lái)越多的院校意識(shí)到信息孤島已經(jīng)成為制約高職院校信息化發(fā)展的一個(gè)瓶頸,為了不斷提高高職院校信息化管理水平,消除信息孤島已經(jīng)迫在眉睫。

消除信息孤島的方案有兩種。

一種是開(kāi)發(fā)新的信息應(yīng)用系統(tǒng),這是相對(duì)徹底的一種方法,廢棄各部門(mén)原有的已日漸成熟的信息應(yīng)用系統(tǒng),對(duì)全局?jǐn)?shù)據(jù)統(tǒng)一分析,對(duì)全校綜合業(yè)務(wù)統(tǒng)籌設(shè)計(jì),統(tǒng)一開(kāi)發(fā)集成的應(yīng)用系統(tǒng),使各部門(mén)的應(yīng)用系統(tǒng)在同一平臺(tái)上進(jìn)行數(shù)據(jù)的傳遞與共享,實(shí)現(xiàn)高校全面信息化,一體化,從而有效的解決信息孤島問(wèn)題,體現(xiàn)全局?jǐn)?shù)據(jù)共享,有效支持綜合數(shù)據(jù)查詢、協(xié)同工作等高端信息應(yīng)用。但這種方法需要推翻原有的各部門(mén)已經(jīng)成熟化的應(yīng)用系統(tǒng),以前投入的人力、物力、財(cái)力化為泡沫,同時(shí)新開(kāi)發(fā)的統(tǒng)一的應(yīng)用系統(tǒng),在硬件和軟件的投入,對(duì)于高校的資金投入來(lái)說(shuō)是一筆不小的開(kāi)支。由于高校信息化建設(shè)的階段性,隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及高校業(yè)務(wù)的深化,今天的“統(tǒng)一”也許在明天也會(huì)成為新的“信息孤島”。所以我們需要尋找更有效的的方法。

另一種是對(duì)原有應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)整合。按目前的高職院校各部門(mén)的應(yīng)用系統(tǒng)現(xiàn)狀分析,這些系統(tǒng)功能上基本能滿足各部門(mén)的職能需求,且也日趨成熟,他們?nèi)狈Φ氖强绮块T(mén)、多系統(tǒng)的互通協(xié)作。為了充分的利用現(xiàn)有的資源,減少不必要的再次開(kāi)發(fā),考慮到系統(tǒng)的全局應(yīng)用需求以及成本,需要把各部門(mén)原有的應(yīng)用系統(tǒng)連接起來(lái),進(jìn)行信息集成整合。這種方法在保留原有各部門(mén)應(yīng)用系統(tǒng)的基礎(chǔ)上就可以實(shí)現(xiàn)不同數(shù)據(jù)庫(kù)之間數(shù)據(jù)的共享與傳遞,既節(jié)約了成本,也保證了各系統(tǒng)的穩(wěn)定性。

為了實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)整合,連接高校中的多個(gè)“信息孤島”似的異構(gòu)應(yīng)用系統(tǒng),需要建立一個(gè)數(shù)據(jù)交換平臺(tái),該平臺(tái)需要解決數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用程序接口定義、跨系統(tǒng)工作流程控制、信息傳輸協(xié)議等多方面的技術(shù)問(wèn)題,從而實(shí)現(xiàn)異構(gòu)平臺(tái)的互操作、跨系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)交換,不同應(yīng)用系統(tǒng)之間的整合,發(fā)揮各自應(yīng)用系統(tǒng)的不同優(yōu)勢(shì)。

數(shù)據(jù)交換平臺(tái)是為了解決高職院校各種數(shù)據(jù)交換與共享需求而提出來(lái)的一種方案,因此它將能夠解決應(yīng)用系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享和集成問(wèn)題,從而解決校園內(nèi)部的諸多應(yīng)用系統(tǒng)的信息孤島問(wèn)題,讓各種數(shù)據(jù)資源能夠在應(yīng)用系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通,從而對(duì)校園的整體資源進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃,提高資源的利用率。

開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)交換平臺(tái),整合信息資源,形成一個(gè)大范圍內(nèi)的連通的信息環(huán)境,能有效地解決了高職院校各部門(mén)間的信息孤島、數(shù)據(jù)共享問(wèn)題,確保數(shù)據(jù)的權(quán)威性、一致性,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的同步更新,為高職院校信息化管理的深入提供了一個(gè)強(qiáng)有利的數(shù)據(jù)支撐,但這也是一項(xiàng)難度大、復(fù)雜度高、長(zhǎng)期而艱巨的工作,因此做好信息資源管理對(duì)于高職院校的發(fā)展具有深遠(yuǎn)的戰(zhàn)略意義。

[1]羅劍.消除校園“信息孤島”建設(shè)“應(yīng)用集成網(wǎng)絡(luò)”[J].中國(guó)教育網(wǎng)絡(luò),2006,(3).

[2]李希明,梁蜀忠,等.淺談信息孤島的消除對(duì)策[J].情報(bào)雜志,2003,(3).

[3]李杰玲,雷軍程.基于XML消除高校信息孤島[J].懷化學(xué)院學(xué)報(bào),2007,(11).

Information Management Level of Higher Vocational Colleges Should Be Improved

YANG Mei-xia

(Tianjin Modern Vocational Technical Institute,Tianjin 300222 China)

With the continuous deep development of informatization in higher vocational colleges, more and more phenomena of“information island”appear.The bad effects brought by“information is2 land”influence the informatization construction of higher vocational colleges and therefore countermeas2 ures should be taken to solve the problem.

information management;information island;data exchange

G712

A

1673-582X(2010)01-0060-03

2009-09-22

楊美霞(1979-),女,天津市人,天津現(xiàn)代職業(yè)技術(shù)學(xué)院講師,主要研究多媒體、程序設(shè)計(jì)、信息管理。