孟令波

中國(guó)海洋大學(xué) 山東青島 266000

項(xiàng)目管理中的過程性

孟令波

中國(guó)海洋大學(xué) 山東青島 266000

項(xiàng)目是為完成某一獨(dú)特的產(chǎn)品或服務(wù)所做的一次性努力。根據(jù)這個(gè)定義，項(xiàng)目就具有目標(biāo)明確性、活動(dòng)一次性及資源消耗性等特性。換句話說，具備前面3個(gè)主要特性的活動(dòng)，都可以被看做項(xiàng)目。現(xiàn)實(shí)中的項(xiàng)目隨處可見，如設(shè)備消缺、會(huì)議組織、技術(shù)競(jìng)賽以及家居裝修等。在這些項(xiàng)目的實(shí)施過程中，都存在項(xiàng)目管理問題，不過，實(shí)際生活與工作中，可能更多關(guān)注的是事情本身，而對(duì)和做好事情相關(guān)的組織、計(jì)劃、控制等過程相對(duì)缺少關(guān)注，或者沒有經(jīng)驗(yàn)與能力加以關(guān)注。

在實(shí)際完成的許多項(xiàng)目中，多數(shù)只重視項(xiàng)目的進(jìn)度，而不重視項(xiàng)目的成本管理。一般只是在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，才交給財(cái)務(wù)或計(jì)劃管理部門的預(yù)算人員進(jìn)行項(xiàng)目結(jié)算。對(duì)內(nèi)部消耗資源性的項(xiàng)目，往往不做項(xiàng)目的成本估算與分析，使得項(xiàng)目干系人根本認(rèn)識(shí)不到項(xiàng)目所造成的資源浪費(fèi)。因此，對(duì)內(nèi)部開展的一些項(xiàng)目，也要進(jìn)行成本管理。但由于項(xiàng)目是獨(dú)特的，每個(gè)項(xiàng)目都具有很多不確定性的因素，項(xiàng)目資源使用之間存在競(jìng)爭(zhēng)性，除了極小的項(xiàng)目，項(xiàng)目很難最終完全按照預(yù)期的范圍、時(shí)間和成本三大約束條件完成。因?yàn)轫?xiàng)目干系人總是期望用最低的成本、最短的時(shí)間，來完成最大的項(xiàng)目范圍。這3個(gè)期望之間是互相矛盾、互相制約的。

一個(gè)項(xiàng)目的生命周期大概分成概念、開發(fā)、實(shí)施與收尾過程。在概念階段主要是對(duì)成本進(jìn)行分析，對(duì)項(xiàng)目的可行性進(jìn)行研究，其結(jié)果是要拿出一份報(bào)告，并獲得批準(zhǔn)與支持。在實(shí)際工作中，只是有了一個(gè)新的想法與概念，就立即轉(zhuǎn)入開發(fā)過程。在開發(fā)階段，要有項(xiàng)目計(jì)劃書、預(yù)算的成本以及工作分解計(jì)劃。人們做事時(shí)，可能只是拿出一個(gè)簡(jiǎn)單的工作分解與大致的項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)間表就結(jié)束了。在實(shí)施階段，要有底層的工作包與確定的成本估計(jì)，如果沒有，到了這一步，基本上就開始失去控制，沒有明確的里程碑，只是把一個(gè)階段當(dāng)成一個(gè)項(xiàng)目。在收尾階段，經(jīng)常討論每個(gè)項(xiàng)目的教訓(xùn)，但對(duì)完成工作的文檔工作基本上沒能及時(shí)跟上，同樣與用戶之間的交接也未能做好。

項(xiàng)目管理的5個(gè)過程組——啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、控制與收尾，貫穿于項(xiàng)目的整個(gè)生命周期。對(duì)于項(xiàng)目的啟動(dòng)過程，特別要注意組織環(huán)境及項(xiàng)目干系人的分析；而在后面的過程中，項(xiàng)目經(jīng)理要抓好項(xiàng)目的控制，控制的理想結(jié)果就是在要求的時(shí)間、成本及質(zhì)量限度內(nèi)完成雙方都滿意的項(xiàng)目范圍。

1）項(xiàng)目的啟動(dòng)過程。項(xiàng)目的啟動(dòng)過程就是一個(gè)新的項(xiàng)目識(shí)別與開始的過程。一定要認(rèn)識(shí)這樣一個(gè)概念，即在重要項(xiàng)目上的微小成功，比在不重要的項(xiàng)目上獲得巨大成功更具意義與價(jià)值。從這種意義上講，項(xiàng)目的啟動(dòng)階段顯得尤其重要，這是決定是否投資，以及投資什么項(xiàng)目的關(guān)鍵階段，此時(shí)的決策失誤可能造成巨大的損失。重視項(xiàng)目啟動(dòng)過程，是保證項(xiàng)目成功的首要步驟。啟動(dòng)涉及項(xiàng)目范圍的知識(shí)領(lǐng)域，其輸出結(jié)果有項(xiàng)目章程、任命項(xiàng)目經(jīng)理、確定約束條件與假設(shè)條件等。啟動(dòng)過程的最主要內(nèi)容是進(jìn)行項(xiàng)目的可行性研究與分析，這項(xiàng)活動(dòng)要以商業(yè)目標(biāo)為核心，而不是以技術(shù)為核心。無論是領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注，還是項(xiàng)目宗旨，都應(yīng)圍繞明確的商業(yè)目標(biāo)，以實(shí)現(xiàn)商業(yè)預(yù)期利潤(rùn)分析為重點(diǎn)，并要提供科學(xué)合理的評(píng)價(jià)方法，以便未來能對(duì)其進(jìn)行評(píng)估。

2）項(xiàng)目的計(jì)劃過程。項(xiàng)目的計(jì)劃過程是項(xiàng)目實(shí)施過程中非常重要的一個(gè)過程。通過對(duì)項(xiàng)目的范圍、任務(wù)分解、資源分析等制定一個(gè)科學(xué)的計(jì)劃，能使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作有序開展。也因?yàn)橛辛擞?jì)劃，在實(shí)施過程中才能有一個(gè)參照，并通過對(duì)計(jì)劃的不斷修訂與完善，使后面的計(jì)劃更符合實(shí)際，更能準(zhǔn)確地指導(dǎo)項(xiàng)目工作。計(jì)劃是管理的一種手段，僅是通過這種方式，使項(xiàng)目的資源配置、時(shí)間分配更為科學(xué)合理而已，而計(jì)劃在實(shí)際執(zhí)行中是可以不斷修改的。

3）項(xiàng)目的實(shí)施過程。項(xiàng)目的實(shí)施，一般指項(xiàng)目的主體內(nèi)容執(zhí)行過程，但實(shí)施包括項(xiàng)目的前期工作，因此不光要在具體實(shí)施過程中注意范圍變更、記錄項(xiàng)目信息，鼓勵(lì)項(xiàng)目組成員努力完成項(xiàng)目，還要在開頭與收尾過程中，強(qiáng)調(diào)實(shí)施的重點(diǎn)內(nèi)容，如正式驗(yàn)收項(xiàng)目范圍等。在項(xiàng)目實(shí)施中，重要的內(nèi)容就是項(xiàng)目信息的溝通，即及時(shí)提交項(xiàng)目進(jìn)展信息，以項(xiàng)目報(bào)告的方式定期通過項(xiàng)目進(jìn)度，有利開展項(xiàng)目控制，對(duì)質(zhì)量保證提供手段。

4）項(xiàng)目的控制過程。項(xiàng)目管理的過程控制，是保證項(xiàng)目朝目標(biāo)方向前進(jìn)的重要過程，就是要及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏差并采取糾正措施，使項(xiàng)目進(jìn)展朝向目標(biāo)方向?？刂瓶梢允箤?shí)際進(jìn)展符合計(jì)劃，也可以修改計(jì)劃使之更切合目前的現(xiàn)狀。修改計(jì)劃的前提是項(xiàng)目符合期望的目標(biāo)?？刂频闹攸c(diǎn)有4個(gè)方面：范圍變更、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、狀態(tài)報(bào)告及風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)。處理好這4個(gè)方面的控制，項(xiàng)目的控制任務(wù)大體上就能完成。

5）項(xiàng)目的收尾過程。一個(gè)項(xiàng)目通過一個(gè)正式而有效的收尾過程，不僅是對(duì)當(dāng)前項(xiàng)目產(chǎn)生完整文檔，對(duì)項(xiàng)目干系人的交代，更是以后項(xiàng)目工作的重要財(cái)富。在經(jīng)歷的很多項(xiàng)目中，人們更多重視項(xiàng)目的開始與過程，忽視項(xiàng)目收尾工作，所以項(xiàng)目管理水平一直未能得到提高。

10.3969 /j.issn.1671-489X.2010.09.069