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（廣東輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院廣東廣州510300）

論檔案管理在示范性高職院校建設(shè)中的作用

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（廣東輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院廣東廣州510300）

對廣東輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院在創(chuàng)建全國示范性高職院校的準(zhǔn)備、申報和建設(shè)過程中檔案工作所暴露出的一些問題進行分析，提出學(xué)校檔案管理工作應(yīng)該加強的幾個方面。

檔案管理；示范性高職院校；評估

教育部決定從2003年起建立五年一輪的普通高等學(xué)校教學(xué)質(zhì)量評估制度，并且成立了高等學(xué)校教育教學(xué)評估中心，這標(biāo)志著我國高等教育教學(xué)評估邁入規(guī)范化、制度化的發(fā)展階段。具體到高職高專院校，可以這樣認(rèn)為：高職院校的評估既是對一所高職院校整體工作的全面檢查，又能對高職院校的各項工作起到“以評促改、以評促建、以評促答、評建結(jié)合、重在建設(shè)”的積極作用，促進高職院校進一步明確辦學(xué)指導(dǎo)思想，發(fā)揮主體性和主動性，有利于高職院校辦學(xué)自主權(quán)的發(fā)揮，加快落實高職院校教育工作中心地位、改善辦學(xué)條件、深化教育教學(xué)改革等，具有極其重要的現(xiàn)實意義。

正是在這樣的背景下，我校從2006年開始正式啟動“全國示范性高職高專院校”的評估準(zhǔn)備工作，經(jīng)過全校教職工的努力工作，于2008年提出申請，接受全國高職高專院校人才培養(yǎng)教學(xué)水平“全國示范性高職高專院?！钡腻噙x工作，經(jīng)過準(zhǔn)備建設(shè)、預(yù)審、論證、推薦、評審，最終成為第三批“國家示范性高等職業(yè)院校”。從創(chuàng)建和評審的全過程看，科學(xué)、規(guī)范的檔案管理和完整、齊全的檔案材料是教學(xué)評估的必備條件和重要依據(jù)。

示范性高職院校建設(shè)是對學(xué)校發(fā)展各個方面的評價與總結(jié)，因此，在示范性高職院校的申報和建設(shè)過程中，必然會形成在建設(shè)、管理、服務(wù)和教學(xué)等各個方面、專門為示范性建設(shè)工作提供支持的文件材料，這是對學(xué)校辦學(xué)歷史、辦學(xué)理念及辦學(xué)水平的一次梳理、總結(jié)和提煉。而這些檔案材料是院校建設(shè)的歷史資料，不論是在示范性建設(shè)預(yù)審、論證、推薦、評審中，還是在驗收考核中，都是最直接的證據(jù)。齊全、完整的檔案材料集中地反映了學(xué)校工作的歷史與現(xiàn)狀，是專家正確評價學(xué)校人才培養(yǎng)工作水平的重要依據(jù)。高質(zhì)量的檔案材料，能充分體現(xiàn)出學(xué)校教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)管理水平和辦學(xué)水平以及辦學(xué)特色等情況。因此，做好檔案管理工作就顯得尤為重要。

高職院校檔案在評估工作中的作用

高校檔案是指高校在辦學(xué)過程中直接形成的對學(xué)校和社會具有保存價值的各種文字、聲像、實物等不同形式的歷史，記錄。要完整和準(zhǔn)確地記錄歷史，就必須及時、盡可能全面地保留原始資料，并經(jīng)過整理形成檔案。高校檔案涉及面十分寬泛，涉及教學(xué)、科研、管理、人事、基本建設(shè)、對外協(xié)作和學(xué)生學(xué)習(xí)生活等方方面面的工作，涉及全校師生員工。因此，準(zhǔn)確、完整、全面地做好高校檔案工作對記錄學(xué)校發(fā)展有著非常重要的意義。

在評估實施過程中，學(xué)校檔案是評估專家組借以考察、了解學(xué)校辦學(xué)情況的一種非常重要的信息媒介。因此，檔案建設(shè)對于高校評估能否順利開展至關(guān)重要，具體而言，檔案在評估中的作用體現(xiàn)在以下幾方面：

高職院校檔案客觀地再現(xiàn)了高職院校的發(fā)展歷史，是高職院校發(fā)展的歷史憑證這是檔案的原始特性，是其他任何事物不能代替的。廣東輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院是1999年經(jīng)教育部批準(zhǔn)成立的全日制高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院，是一所致力于為地方經(jīng)濟發(fā)展培養(yǎng)應(yīng)用型技術(shù)人才和高技能人才的高職院校，前身是創(chuàng)建于1933年的“廣東省立第一職業(yè)學(xué)?！?，至今已有76年的職業(yè)教育歷史。在建校初期，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)就十分重視檔案工作。與此同時，成立了隸屬于院長辦公室的學(xué)院綜合檔案室。從檔案室成立之日起，就注重從最基礎(chǔ)的檔案收集工作抓起，形成了大量不同時期的反映各個方面工作的檔案資料，其中包括教學(xué)、行政、科研、外事、設(shè)備、基建、財會等，既有文字載體，又有聲像、圖片、數(shù)字、照片等載體。在示范性院校評估中，這些在學(xué)校辦學(xué)、發(fā)展過程中形成的原始檔案材料，真實記錄了學(xué)校的成長歷程，反映了學(xué)校工作的成就與辦學(xué)特色，客觀地再現(xiàn)了每一項工作的歷史面貌，成為評估專家組了解學(xué)校工作的重要渠道和開展評估工作的基礎(chǔ)和重要憑證。

高職院校檔案的真實性為高職院校評估工作提供了可靠保證，是評估專家組的重要參考依據(jù)學(xué)院檔案不僅記錄了學(xué)院歷史活動的事實經(jīng)過，而且記錄了人們在各項活動中的思想發(fā)展、經(jīng)驗教訓(xùn)以及創(chuàng)造成果。比如評估中準(zhǔn)備的教學(xué)建設(shè)與改革佐證材料中，教學(xué)檔案至關(guān)重要，它所提供的專業(yè)設(shè)置、教學(xué)大綱、教學(xué)計劃等，都是學(xué)院師生員工智慧和經(jīng)驗的結(jié)晶，是學(xué)院教學(xué)工作的真實反映。學(xué)院的榮譽檔案也是評估學(xué)院各項工作取得優(yōu)異成績的真實佐證。檔案的參考依據(jù)作用就在于它的可靠性，檔案的真實性是檔案的特征之一。對許多工作來說，它是一種寶貴的資料，對于高職院校評估工作而言是不可缺少的參考依據(jù)。

高職院校檔案可為社會教育和知識傳播提供生動的素材我院的改革、建設(shè)和發(fā)展，在辦學(xué)理念、學(xué)校特色方面的探索，在人才培養(yǎng)模式諸多方面的建設(shè)經(jīng)驗和創(chuàng)新，尤其是專業(yè)課程、實踐教育基地建設(shè)、工學(xué)結(jié)合和學(xué)生思想政治工作等方面的探索，具有較強的推廣價值和借鑒意義。學(xué)院綜合檔案室積極服務(wù)于學(xué)院評估工作，開展了形式多樣的服務(wù)宣傳工作。如設(shè)立檔案陳列室、舉辦專題展覽、開展檔案編研工作等。

高職院校檔案管理在示范校建設(shè)中的問題

盡管檔案在我校的評估工作中起到非常重要的作用，但同時我們也看到了檔案工作在示范建設(shè)過程中暴露出來的一些問題：

原始性問題在以往的教學(xué)管理工作中，人們對教學(xué)基礎(chǔ)檔案重視不夠，以至在考察和總結(jié)學(xué)校辦學(xué)歷史時缺乏相應(yīng)的印證材料，這在一定程度上影響了學(xué)校的整體形象。在高職院校示范建設(shè)過程中，要加強在日常工作中對檔案材料的管理，特別是原始檔案材料的建設(shè)。檔案材料以原始的第一手材料為構(gòu)建主體，只有原始性的檔案材料才能如實反映學(xué)校原貌，才具有說服力和憑證作用。但在實際工作中，由于很多教師及檔案管理人員平時不注意搜集或者平時不注重積累，以至于不能及時歸檔，造成有些原始資料的丟失。

非職責(zé)性問題我校教學(xué)單位產(chǎn)生的檔案材料有很大的非職責(zé)性，即這些材料都分別產(chǎn)生于不同科室、不同系部、不同專業(yè)、不同課程的不同教師工作環(huán)境中，分散在日常的教學(xué)工作和管理過程中，如果教師及教管人員檔案意識較強，對本職工作中產(chǎn)生的材料就會自覺積累保存；如果檔案意識薄弱，做過的工作就會有結(jié)果而沒有過程材料。這種忽視檔案材料的積累和歸檔的現(xiàn)象，在各部門相當(dāng)普遍。因此，出現(xiàn)了為評估而臨時補救拼湊評估檔案的做法。

檔案管理不夠規(guī)范在評估材料的準(zhǔn)備過程中，由于各部門的兼職檔案員對檔案管理不熟悉，在檔案的整理和歸檔過程中普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號不規(guī)范；第二，案卷標(biāo)題不規(guī)范；第三，大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄；第四，組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

科研檔案開發(fā)利用不夠科研檔案的開發(fā)和利用是科研檔案工作的終極目的。理論上，作為高新科技信息和科技知識主要載體的科研檔案的開發(fā)與利用應(yīng)該受到人們的高度重視，但目前學(xué)校對科研檔案存在“重保管、輕利用”的做法。

提升檔案管理水平的對策

示范性院校建設(shè)極大地推動了我校的檔案建設(shè)，但檔案管理與建設(shè)仍然是學(xué)校創(chuàng)建示范性院校的薄弱環(huán)節(jié)。檔案工作在評估過程中首當(dāng)其沖，故學(xué)校應(yīng)把檔案資料建設(shè)視為“迎評促建”的重頭工作，這就為高校檔案工作提供了很好的發(fā)展契機。針對評估中暴露出來的問題，筆者認(rèn)為，學(xué)校檔案工作應(yīng)該以此為契機，在以下幾方面下工夫：

增強檔案管理現(xiàn)代化意識在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，檔案工作人員要更新與我國現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模和方法不相適應(yīng)的思想和觀念，尤其要樹立依靠科技進步和科學(xué)管理的觀念。把檔案服務(wù)方式從傳統(tǒng)的被動服務(wù)改變?yōu)橹鲃臃?wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù)，使檔案工作適應(yīng)知識經(jīng)濟時代的需要，適應(yīng)社會發(fā)展的需要。

加強對人才的培養(yǎng)檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過程。在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質(zhì)的提高。檔案工作人員，特別是各個部門的兼職檔案員要提高素質(zhì)，包括思想意識、知識結(jié)構(gòu)和操作技能等內(nèi)容，還要培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，又懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型管理人才。

加快硬件設(shè)施建設(shè)，實現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化現(xiàn)代技術(shù)手段在檔案管理中的應(yīng)用還不盡如人意，我們要在樹立檔案信息資源共享意識的前提下，加快設(shè)施（設(shè)備）和技術(shù)現(xiàn)代化步伐，全面提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。要及時配備檔案現(xiàn)代化所必備的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分利用現(xiàn)代科技，發(fā)揮縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。

重視檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化為防止檔案管理中出現(xiàn)無章可循、無法可依、重復(fù)繁雜的混亂局面，檔案管理現(xiàn)代化首先要實現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，沒有標(biāo)準(zhǔn)化就沒有現(xiàn)代化管理。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是建立最佳檔案工作秩序、取得最優(yōu)經(jīng)濟效益和社會效益的保障，同時也是促進檔案理論研究發(fā)展的重要手段。

總之，學(xué)校檔案工作是學(xué)校建設(shè)、教學(xué)、科研等諸方面工作狀態(tài)的真實記錄，是反映學(xué)校發(fā)展歷史、教學(xué)理念、教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)管理水平的重要依據(jù)。示范性建設(shè)對學(xué)校檔案工作提出了更高的要求，也為檔案建設(shè)帶來了契機。學(xué)校檔案部門應(yīng)不失時機地利用“迎評促建”的強大助推力，切實提高檔案工作的管理和服務(wù)水平，使學(xué)校的檔案管理工作邁上新臺階。

[1]陳凱俠．從高職院校評估談高職院校檔案工作建設(shè)[J]．職業(yè)圈，2007，（20）．

[2]倫鳳梅．通過高校教學(xué)評估促進高校檔案建設(shè)[J]．黑龍江科技信息，2007，（3）．

[3]呂鴻．以教學(xué)工作水平評估為契機促進高校教學(xué)檔案規(guī)范化建設(shè)[J]．中國大學(xué)教學(xué)，2007，（6）．

G717

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1672-5727（2010）01-0068-02

?，b（1969—），女，河南浚縣人，廣東輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院經(jīng)濟師，主要從事機要秘書、統(tǒng)計工作。