毛東明 上海大屯能源股份有限公司江蘇分公司物資貿(mào)易部

企業(yè)物資采購的相關(guān)問題之我見

毛東明 上海大屯能源股份有限公司江蘇分公司物資貿(mào)易部

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的影響下，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)也越來越激烈，而物資采購是企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)得以持續(xù)進(jìn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，因此，如何加強(qiáng)和規(guī)范企業(yè)物資管理，將是企業(yè)經(jīng)營(yíng)者們共同探討的焦點(diǎn)問題。在競(jìng)爭(zhēng)的壓力下，企業(yè)不得不調(diào)整供銷關(guān)系，實(shí)施與業(yè)務(wù)合作伙伴協(xié)同商務(wù)的供應(yīng)鏈管理。本文將從企業(yè)物資采購成本控制、物資采購內(nèi)部審計(jì)、物資供應(yīng)管理等幾個(gè)方面做詳細(xì)的分析。

企業(yè)物資采購; 成本; 內(nèi)部審計(jì)

一、影響企業(yè)物資采購成本的因素

（一）采購價(jià)格

采購價(jià)格是企業(yè)成本和費(fèi)用的主要組成部分，也是采購成本高低的決定性因素；

（二）采購數(shù)量

采購數(shù)量是建立在批量生產(chǎn)和科學(xué)合理的物品核算定額和儲(chǔ)備定額基礎(chǔ)之上，此外，采購的數(shù)量也是影響采購成本的重要因素；

（三）物品的運(yùn)送方式因素

物品運(yùn)送的路程、費(fèi)用及在最短的時(shí)間內(nèi)能否將物品準(zhǔn)確、安全地在空間轉(zhuǎn)移也是影響采購成本的重要因素；

（四）員工的素質(zhì)

物資采購工作是決定企業(yè)產(chǎn)品開發(fā)，產(chǎn)品質(zhì)量及采購成本的關(guān)鍵性因素，也是決定流通企業(yè)銷售狀況的根本因素，因此，要確保采購工作的順利開展，就需要一批具備一定的業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及豐富經(jīng)驗(yàn)的員工。

二、企業(yè)物資采購的管理模式

從物資采購的管理模式上看，供應(yīng)公司是采購控制程序的歸口管理部門，主要負(fù)責(zé)組織對(duì)供應(yīng)商、價(jià)格、質(zhì)量、儲(chǔ)備等實(shí)行歸口管理；負(fù)責(zé)對(duì)于自行采購物資原產(chǎn)地在國(guó)外、且需動(dòng)用外匯美元的，由國(guó)際事業(yè)公司采購操作，供應(yīng)公司負(fù)責(zé)檢查本程序的實(shí)施情況。供應(yīng)公司應(yīng)該遵從內(nèi)部牽制及不相容原則，計(jì)劃員負(fù)責(zé)收集需求計(jì)劃，進(jìn)行綜合平衡，簽訂合同，辦理物資入庫手續(xù)，做好把關(guān)工作。

三、物資采購的內(nèi)部審計(jì)

（一）物資采購審計(jì)原則

審計(jì)原則是指根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃制定全年的物資采購費(fèi)用計(jì)劃，規(guī)定各類物資的費(fèi)用上限，并實(shí)行費(fèi)用總額限制。對(duì)于采購費(fèi)用來說，要申報(bào)并制定出審批程序，逐級(jí)授權(quán)。

（二）物資采購審計(jì)目標(biāo)

在物資采購的流程中，要保證在預(yù)付款之前，現(xiàn)金支付后獲得相應(yīng)的物品或服務(wù)。在與服務(wù)供應(yīng)商簽訂購買合同時(shí)，應(yīng)明確物資和服務(wù)的供應(yīng)時(shí)間以及不能按時(shí)供應(yīng)的賠償條款，這樣可以保證應(yīng)付賬款的真實(shí)性。此外，還要保證應(yīng)付賬款與應(yīng)收賬款的一致，以防止挪用企業(yè)資金的情況發(fā)生。

（三）物資采購審計(jì)監(jiān)督

1、請(qǐng)購計(jì)劃制度

請(qǐng)購計(jì)劃制度要由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃提出的，倉儲(chǔ)公司材料員在接到請(qǐng)購計(jì)劃后將生產(chǎn)所需的材料數(shù)量、規(guī)格與庫存數(shù)量及定額進(jìn)行核對(duì)，如果確實(shí)超過，簽署同意購買的計(jì)劃數(shù)量，在主管復(fù)核簽字后報(bào)采購部門審批。

2、職務(wù)分離制度

整個(gè)采購過程應(yīng)當(dāng)進(jìn)行職權(quán)或職務(wù)分離，其中包括物資需求計(jì)劃應(yīng)當(dāng)要由非采購部門提出，付款人員不得辦理物資的驗(yàn)收工作；付款人員不得尋供應(yīng)商或索價(jià)；付款人不得兼職付款審核；物資的采購、存儲(chǔ)和使用人員不得從事相關(guān)的賬務(wù)記錄工作等。

3、購入貨物質(zhì)檢驗(yàn)收制度

驗(yàn)貨要由獨(dú)立于請(qǐng)購、采購以及財(cái)會(huì)部、質(zhì)檢部門承擔(dān)，根據(jù)各類物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行質(zhì)檢、填寫質(zhì)檢單并由質(zhì)檢員簽字；質(zhì)檢后應(yīng)由倉儲(chǔ)公司根據(jù)質(zhì)檢的結(jié)果和采購計(jì)劃來檢查入庫手續(xù)，入庫單要由經(jīng)辦人員和復(fù)核人員簽字。

4、訂貨控制制度

訂貨制度所要解決的主要問題是如何經(jīng)濟(jì)合理的確定出采購價(jià)格、數(shù)量級(jí)質(zhì)量等，因此，所購物資數(shù)量和時(shí)間要與生產(chǎn)計(jì)劃的要求相一致，審計(jì)部門負(fù)責(zé)檢查，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)由質(zhì)檢部門確定。購貨單要注明所購物資的規(guī)格、單價(jià)、數(shù)量、總金額及付款條件等情況，按照采購的文件規(guī)定定期開展評(píng)比，及時(shí)的淘汰不合格的供應(yīng)商。

四、加強(qiáng)企業(yè)物資采購內(nèi)部審計(jì)的有效措施

（一）加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)的職責(zé)和地位

企業(yè)擁有健全的內(nèi)部控制體系，就可以保證企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)性、合法性及有效性，因此，要使企業(yè)建立一個(gè)有效健全的內(nèi)部控制體系，促使內(nèi)部審計(jì)部門真正的成為有效的監(jiān)督、管理、咨詢部門，從而為企業(yè)內(nèi)部審計(jì)創(chuàng)造出良好、和諧的發(fā)展環(huán)境，讓內(nèi)部審計(jì)成為企業(yè)及經(jīng)濟(jì)發(fā)展的內(nèi)在需要。

（二）優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部審計(jì)的工作環(huán)境

企業(yè)內(nèi)部審計(jì)的工作環(huán)境可以分為外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境。外部環(huán)境是所有企業(yè)內(nèi)部審計(jì)所面臨的特定的社會(huì)條件和物質(zhì)條件，也是企業(yè)無法改變的環(huán)境因素。企業(yè)內(nèi)部審計(jì)的內(nèi)部環(huán)境，是相對(duì)于企業(yè)內(nèi)部審計(jì)的外部環(huán)境來說，指的是企業(yè)內(nèi)部審計(jì)所處的特定的時(shí)間和內(nèi)部空間的總和，屬于微觀環(huán)境。

1、提高物資采購審計(jì)隊(duì)伍的素質(zhì)

提高物資采購中的審計(jì)人員隊(duì)伍素質(zhì)，是實(shí)現(xiàn)審計(jì)工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵因素。在企業(yè)內(nèi)部，審計(jì)人員所涉及的是企業(yè)管理中的各個(gè)領(lǐng)域，由于內(nèi)部的管理模式，導(dǎo)致了管理人員與審計(jì)人員要實(shí)行同一政策，實(shí)現(xiàn)同一個(gè)目標(biāo)，這就要求了企業(yè)內(nèi)部審計(jì)要向多學(xué)科、高智能的方向發(fā)展。作為審計(jì)人員就要了解數(shù)學(xué)計(jì)算、管理等方面的知識(shí)，以應(yīng)對(duì)實(shí)際需要。

2、設(shè)置獨(dú)立內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行物資采購審計(jì)

企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)具有獨(dú)立性，能按規(guī)定的職權(quán)來辦事，不受其他方面的干涉，這就保證了設(shè)計(jì)工作的公正性和客觀性。物資采購的內(nèi)部審計(jì)工作相對(duì)于其他的審計(jì)工作來說其側(cè)重點(diǎn)不同，審計(jì)工作實(shí)施的好壞要依靠著管理局的重視程度和所賦予的權(quán)力大小進(jìn)行。此外，要保持物資采購內(nèi)部審計(jì)的獨(dú)立性，還要求內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)在單位的組織上有較高的地位，實(shí)現(xiàn)企業(yè)健全自我監(jiān)控自我約束機(jī)制的目的。

五、降低物資采購成本的措施

（一）制定采購預(yù)算與采購計(jì)劃

預(yù)算是計(jì)劃活動(dòng)的一個(gè)方面，是組織政策的一種延伸,它還是一種控制機(jī)制，起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。因此，在制定采購預(yù)算時(shí)，要在具體實(shí)施物資采購行為之前對(duì)物資采購成本進(jìn)行估計(jì)和預(yù)測(cè)，并對(duì)整個(gè)采購資金進(jìn)行理性的規(guī)劃。在采購預(yù)算的約束下，提高采購資金的使用效率，優(yōu)化采購管理中資源的調(diào)配，又能確保采購資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動(dòng)。總之，有效地控制采購資金的流向，能達(dá)到對(duì)物資采購成本的合理控制。

（二）充分利用物資采購的環(huán)境市場(chǎng)

物資采購環(huán)境物資市場(chǎng)供求關(guān)系的外部環(huán)境對(duì)采購策略的制定、采購計(jì)劃的實(shí)施會(huì)產(chǎn)生重要的影響，外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。其中宏觀環(huán)境是指能對(duì)物資采購組織怎樣及如何采購產(chǎn)生影響的外部變化，這其中包括很多因素，如：國(guó)家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的變化、國(guó)家財(cái)政金融政策的調(diào)整、季節(jié)性變化等。而微觀環(huán)境是指采購的過程和程序，一個(gè)好的物資采購策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場(chǎng)環(huán)境為采購部門帶來利益。

（三）企業(yè)物資采購的全成本控制

企業(yè)物資采購的全成本控制是指在整個(gè)物資采購過程中的成本降低，不僅指降低采購物資本身的成本，也要考慮相關(guān)方面的利益。在成本控制時(shí)，不是單一的針對(duì)采購物資的價(jià)格，而是還要獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)及貨源的保證。

六、結(jié)束語

綜上所述，要做好企業(yè)的物資采購工作，不僅要建立起全過程成本控制的觀念，還要從物資采購內(nèi)部審計(jì)、物資供應(yīng)管理等多個(gè)方面入手，研究出企業(yè)物資采購如何降低成本，提高審計(jì)的內(nèi)部環(huán)境，從而減少資金的支出。

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10.3969/j.issn.1001-8972.2010.22.072